プロジェクト管理とは?担当者がおさえておきたい10か条

 2019.10.15  株式会社システムインテグレータ

「プロジェクトに失敗した」という経験がおありでしょうか?「ない」と答えられるハッピーな人も中にはいるかと思いますが、多くのプロジェクトマネージャーや担当者は大なり小なりプロジェクトに失敗した経験を持っています。しかしその失敗も、次に活かすことができれば価値ある失敗となるでしょう。プロジェクトは管理してこそ成功に近づくことはいうまでもありません。特にプロジェクトが大規模になればなるほど管理は必要不可欠です。

本稿では、このプロジェクト管理の基礎を整理しつつ、担当者が押さえておきたいプロジェクト管理の10カ条についてご紹介します。誰でも失敗はしたくないものですが、失敗の確率を最小化するためにも本稿でご紹介するプロジェクト管理をぜひ参考にしてください。

プロジェクト管理とは?

まず、プロジェクトとは企業の新商品開発企画やソフトウェア開発、システムインテグレーションなど、新しいものを開発して世に送り出したり、クライアントが望む成果物を作り出したりする事業を指します。これらのプロジェクトは得てして全社を巻き込むような巨大なプロジェクトになりがちで期間が1年を超えるものも数多く存在します。もちろんプロジェクトは巨大なものばかりではなく、瞬時に終わる比較的軽いプロジェクトも存在します。

プロジェクトマネジメントの国際標準とされるPMBOKは「プロジェクト」を以下のように定義しています。「プロジェクトとは、独自の製品、サービス、所産を創造するために実施される有期性の業務である。」。つまり、会社などの通常業務や、継続的な運用管理、あるいは改善活動などは、特に開始と終了が定義されていないため、「プロジェクト」とは呼ばない。ただし、特定の期限までに特定の建築を行う、製品を開発する、システムを構築する、などは個々のプロジェクトになりうる。

出典:Wikipedia

では、プロジェクト管理とは何か?一般的にはプロジェクトの最終的な目標達成に向けて、そこに至るまでの手順・人材・設備・資金・資材などを総合的に管理し、プロジェクトのQCD(品質・コスト・納期)を守るための管理業務を指します。

プロジェクトごとに、完了してから「利益はいくらでした」というような体制を取っていては、いつ赤字プロジェクトが発生するかは分かりませんし、プロジェクトの利益を最大化することも難しくなります。プロジェクトの開始から終了まで、一貫した体制でプロジェクト利益を最大化するために、プロジェクト管理が欠かせせん。

プロジェクトに必要な10カ条

プロジェクトを失敗させず、成功へと導くためには何が必要か?すべてを説明できるわけではありませんが、ここでは担当者が必ず押さえておきたい10カ条についてご紹介します。

1.とにかく“人”とそのコミュニケーションを大切にする

プロジェクトを推進するのは人であり、コンピューターではありません。さらに、プロジェクトには複数人の関係者がかかわるため、そこには必ずコミュニケーションが発生します。「人とコミュニケーション」、これがプロジェクトを構成するすべてと言っても過言ではないほど、プロジェクトの成功に欠かせない要素です。だからこそ、担当者は常に“人”とそのコミュニケーションを大切にする必要があります。

プロジェクトにかかわるすべてのメンバーを尊重し、その能力を認め、適当な仕事を与え、正しく評価すること。これこそメンバーのモチベーションを最大限に高め、プロジェクトを成功へ導く要因の1つです。

2.正しいプロジェクト管理手法を採用する

プロジェクト管理を実施するにあたり様々な手法が用意されています。担当者は新しくプロジェクト管理手法を発案するのではなく、既に用意されたフレームワークから正しいものを採用することが効率的にプロジェクトを成功させるためのポイントです。

代表的なプロジェクト管理手法としては「PMBOK(Project Management Body of Knowledge)」や「CCPM(Critical Chain Project Management)」などがあります。詳細については、『プロジェクト管理手法を公開!プロジェクトを成功に導くには』をご確認ください。

3.プロジェクトの「目的と目標」をメンバー間で共有する

失敗するプロジェクトの中には、プロジェクトメンバーと最終的な「目的と目標」が共有されていないケースが多々あります。プロジェクトの着地点をプロジェクトマネージャーの脳内だけで思い描いていても、そこに向けて真っすぐ突き進むことはできません。メンバー全員が同じビジョンを描いてこそのプロジェクトです。

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの最終的な「目的と目標」をメンバー全員と共有し、かつ理解を得るための努力が必要です。

4.「チームを育成する」という意識を持つ

プロジェクトごとに新しいチームが発足される中、どんなに優秀なメンバーが揃ったとしてもチームとしてはまだまだ未熟です。多くのプロジェクトマネージャーは、高いスキルを持ったメンバーを確保できたことに安堵しますが、プロジェクトはチームで推進するものなので、特定のメンバーのスキルに依存するのは非常に危険です。

担当者は常に「プロジェクトと一緒にチームを育成する」という意識を持ってプロジェクト管理にあたることが大切です。

5.経営陣やステークホルダーの支援を得る

プロジェクトを成功させるためには周囲の支援も欠かせません。特に経営人やステークホルダーから信頼され、支援を受けられる関係を築くことは、プロジェクトを成功させる大きな要因になります。彼らの支援を受けられれば、優秀なメンバーを効率良く収集できますし、プロジェクトに関する説得も行いやすくなります。

6.メンバーごとの責任範囲をハッキリとさせる

メンバー1人1人が責任感を持ってプロジェクトにあたれるよう、モチベーションを向上するには責任範囲をハッキリさせる必要があります。何があっても言い逃れができないような責任範囲を明確にすることで、メンバーごとのモチベーションが向上し、プロジェクトを円滑に推進できるでしょう。

7.問題の兆候を見逃さない

一見上手く推進しているプロジェクトも、少し掘り下げると多くの問題が潜んでいることがあります。プロジェクトを失敗させないためには、まずそれらの問題の兆候を見逃さず、早期段階で排除することが大切です。

8.適切なツールを選んで、活用する

プロジェクトを推進するにあたり、様々なツールを活用します。担当者には無数にあるツールの中から、適切なツールを選び有効活用するための方法を模索することが求められます。

9.プロジェクトが計画通りに進まなかった場合のシナリオを用意する

プロジェクトが当初の計画通りに進むことはほとんどありません。従って、問題が発生した際のシナリオも用意しておき、失敗や赤字を回避するための対策が必要になります。

10.プロジェクトの原価管理を徹底する

「プロジェクトに原価管理?」と思われるかもしれませんが、プロジェクトの利益を最大化するには、原価を徹底管理し、プロジェクトの予算を達成するための管理が必要です。原価管理の手法は多数あるため、適切な手法を選ぶのもポイントです。

いかがでしょうか?皆さんも、本稿でご紹介したプロジェクト管理の10カ条を参考に、失敗せず、成功するプロジェクトを目指していただきたいと思います。

 

プロジェクト管理ツール:OBPMイラスト図解でよくわかるガイド

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