プロジェクト管理手法を公開!プロジェクトを成功に導くには

 2017.07.18  株式会社システムインテグレータ

プロジェクト成功の定義とは、顧客が求める要件を満たし、プロジェクトを予算内に収め、納期を守ることです。この“QCD(品質、コスト、予算)”の考え方は、時代が変わっても色褪せないプロジェクト成功の3要素と言っていいでしょう。

このQCDに加えて顧客の期待を上回るものを提供したり、付加価値を提供できれば、お客様にとっても企業にとっても成功以上の価値を生むことができます。

では、プロジェクトを成功させるためには何をすれば良いのでしょうか?

多くのプロジェクトマネージャーが常にこのことを考え、経験や知恵を絞ってプロジェクトを成功へ導こうとします。しかし、それでも失敗してしまうことはあるかもしれません。

ここではプロジェクトを成功へ導くために、企業やプロジェクト現場に取り入れてほしいプロジェクト管理手法と、プロジェクトを成功させるためのポイントについてご紹介します。

代表的なプロジェクト管理手法

まずは代表的なプロジェクト管理手法について紹介していきます。

プロジェクト管理手法には実に様々なものがありますが、すべてを取り入れればいいというわけではありません。プロジェクトの規模や種類、特徴に応じていずれか、あるいは複数を取り入れます。

PMBOK(Project Management Body of Knowledge)

プロジェクト管理のノウハウや知識を初めて体系立ててまとめたもので、ガイドブックも出版されプロジェクト管理の“教本”として知られています。

PMBOKの基本はプロジェクトの最終目標であるQCDをそれぞれ1つのエリア(計3エリア)として分け、その目標に至るまでの管理項目として「スコープ管理」、「要員管理」、「コミュニケーション管理」、「リスク管理」、「調達管理」、「ステークホルダー管理」を設定します。

さらにすべてを管理する「統合管理」をプラスして計10の知識エリアによって、プロジェクト管理を行っていくのです。

PMBOKではプロジェクト管理の基本概念から様々なノウハウ、知識がまとめられていますが実践的ではありません。従ってPMBOKのノウハウや知識を実装してシステムの導入が必要となります。

CCPM(Critical Chain Project Management)

「10人分のカレーライスを作る」というプロジェクトがあったとします。野菜を下ごしらえするのに20分、豚肉と切った野菜を炒めるのに10分、水を入れて煮込むのに15分、最後にルーを入れてとろみが出るまで15分間煮込みます。

このプロジェクトにかかるトータル時間は60分です。通常、各工程の作業時間はある程度“余裕”を含んでいます。その割合が20だとすると、余裕を取り払ったギリギリの計画は野菜の下ごしらえは16分、豚肉と野菜を炒めるのは8分、煮込むのに12分、そしてとろみが出るまで12分、トータルで48分となります。

CCPMではこうして各工程の締め切りをギリギリに設定して、12分という余分な時間を「プロジェクトバッファ」として管理します。各工程はギリギリの計画なので、いずれかの計画では遅れが出るかもしれません。そのときはプロジェクトバッファから必要な分の時間を調達します。

なぜこのような管理手法を取るかというと、多くの人は設定された締め切りギリギリにタスクを完了させようとします。そのとき万が一にトラブルが発生すれば、プロジェクトの遅れはまぬがれません。また、各工程の余裕を統合管理することで、工程ごとの遅れに応じて時間を割り振れるようになるのもメリットの一つです。

WBS(Work Breakdown Structure)

「作業分解構成図」と言って、プロジェクト全体を細かな作業に分断して、構成図を作成します。作成した構成図からプロジェクト全体の概要を掴んだり、作業の流れを確認するために大切な管理手法です。

また、WBSによってプロジェクト全体を構成図化すれば、プロジェクトが始動する前に問題になるであろう作業を特定することができます。

PPM(Project Portfolio Management)

組織内で進行している複数プロジェクトを総括して管理し、全体の状況管理や分析を行い、組織全体のプロジェクトを効率よく進行するための管理手法です。複数プロジェクトの情報を一元管理することで、追加での人員・予算投下といった意思決定を迅速行え、プロジェクト全体のスピードをアップさせます。

P2M(Project & Program Management)

プロジェクト管理に加えて、プログラム管理の思想を取り入れた管理手法です。プログラム管理とは複数のプロジェクトを統合して捉え、全体管理を行うための管理手法であり、PPMに近い概念を持ちます。

プロジェクトの監視・管理といった意味合いが強いPPMに対し、P2Mには個々のプロジェクトを制御するという違いがあります。

プロジェクト管理に関するお役立ち資料

プロジェクトを成功へ導く6つのポイント

複数あるプロジェクト管理手法も、ただ取り入れればいいというわけではありません。また、上記で紹介したプロジェクト管理手法はあくまで“手段”なので、それ自体が目的になってもいけません。プロジェクトを成功へと導くために守るべきポイントがあります。

チームとプロジェクトを同時に成長させる

プロジェクトはその都度メンバーが変わることが一般的です。新たに結成されたチームはコミュニケーションもしたことがないもの同士の可能性があります。どんなに高いスキルを持ったメンバーが集まっても、チームとしての成熟度は0であることを考慮する必要があるでしょう。従って、チームはプロジェクトと共に成長していかなければならないのです。メンバー1人1人が、チームを成長させるという意識が大切です。

十分なリソースを確保する

プロジェクトを成功させるためには十分な予算、十分な期間、十分な人員という“十分なリソース”が欠かせません。このリソースを確保することはプロジェクトマネージャーとしての使命です。利益を確保しながら、このリソースを効率的に最大限活用していくことが成功には必要不可欠と言えるでしょう。

マネジメントと外部関係者からの信頼を得る

先の「十分なリソースを確保する」にもつながりますが、マネジメントや外部関係者から信頼を得ることができれば、協力を得ることもできます。つまり十分なリソースが確保しやすかったり、プロジェクトをスムーズに進行できる環境を整えることができます。

チーム内の1人1人がリーダーの意識を持つ

チームを引っ張るのはプロジェクトマネージャーの役目ですが、プロジェクト自体はチーム全体で引っ張る必要があります。このため、チーム内の1人1人が責任感をもち担当分野のリーダーだという意識を持ち、率先してタスクをこなしていくことが大切です。

優れたプロジェクト管理ツールを活用する

プロジェクトは、多くの人で構成されます。プロジェクトの規模はまちまちですが、すべてのプロジェクトは人々が協調しながら一つの目的に向かっていきます。

そして、残念ながら人はミスを犯す生き物です。ちょっとしたコミュニケーション不足のせいでタスクが遅延し、プロジェクト全体の工数が大きく膨らむことも考えられます。また、当初の見積もりミスのせいでプロジェクト収支が赤字になる場合もあるでしょう。

プロジェクト全体をステークホルダーごとに見渡せるプロジェクト管理ツールを導入することで、人々のミスを減らすことが可能になります。

プロジェクトを動かすのは“人”であることを忘れない

最後のポイントは“人”を大切にするということです。プロジェクトを動かすのも、何かを作り出すのもつまるところ“人”です。マネジメントの基本は「ヒト、モノ、カネ、情報」ですが、そのいずれも“人”がいなければ生まれません。

プロジェクトチーム1人1人、経営者、上司、顧客、顧客担当者、委託先企業、そして自分自身を大切にしなければプロジェクトは成功しないでしょう。

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まとめ

プロジェクト管理を徹底して、プロジェクトを成功へ導くためには多くのポイントがあります。熟練のプロジェクトマネージャーも、新米のプロジェクトマネージャーもそのポイントに違いはありません。ぜひ今回の内容を思い出し、プロジェクトを成功へと導いてください。

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