仕事の中で「プロジェクト」や「タスク」という言葉を使うのは日常茶飯事です。しかし、それらの言葉はなんとなく「仕事の単位」と認識されていますが、それらの意味を正確に理解しているというビジネスパーソンは、意外と少ないかもしれません。言葉への理解を深めると、その本質を捉えることができ、ビジネスに対する姿勢が変わります。
本稿ではプロジェクトとは？をご紹介し、その意味とタスクとの違いについて説明します。
プロジェクトとは？
まず、プロジェクトについて確認していきましょう。
＜プロジェクトの定義＞
- 複数の業務の集合によって1つの目標を達成する
- 目標の規模が小さくても、大きくても構わない
- 人間の手によって遂行されるものである
- 社内だけでなく、他社と協力して遂行することが多い
- 目標達成までの期限が決まっている
- スタート地点とゴール地点が必ずある
- 中間地点を管理し、進捗状況を確認する
- ほとんどの場合集団で取り組むものである
次に、「プロジェクト」と検索してみると、次のような説明があります。
“組織、業務本来の組織とは別に、目的を達成するために臨時で構成される組織やその業務のこと。コンピューターシステムの開発において、大規模な開発では、プロジェクトを組む場合が多い。”
「プロジェクトチーム」という言葉について、誤解している方が多いようです。ある講座のワークショップにて、プロジェクトの組織図を描いてもらうと7割ほどのグループが「プロジェクトマネージャーの下に、営業部門、製造部門、技術部門、マーケティング部門、品質保証部門がいる」という組織図を描きます。しかしこれは、プロジェクトチームではなく実質的な部門を意味しています。
プロジェクトチームにはITチーム、マーケティングチーム、試作・量産化チーム、販促チーム、設計チームなど複数のチームが関わっています。その上で、各部門から適任者が集まり、1つのチームを結成しています。日本企業の多くは縦割り組織なので、このプロジェクトチームの概念が浸透していないケースが多く、故にプロジェクトに障壁が生じることも少なくありません。
タスクとは？
タスクは英語で「課された努め」という意味があるように、日本では「プロジェクトを遂行するための、1つ1つの作業」という意味や単位で使用させることが多い言葉です。ちなみに、海外でもタスクという言葉を使用すると、同じような意味で通じます。
具体的に言えばタスクとは「やるべき仕事」のことです。「タスクを割り当てる」という表現をすれば、プロジェクトマネージャーがチームごとに仕事を振り分けることを意味し、「タスクが完了した」という表現をすれば、その仕事が完了したことを意味します。
これ以外の意味としては、ソフトウェア関連で使用されることが多いでしょう。ソフトウェアにおけるタスクとは「実行すべき処理」や、「アプリケーションが稼働している状況」を意味します。皆さんが使用しているパソコンがWindows 10の場合、タスクバーを右クリックすると「タスクマネージャー」という項目があるので、クリックすると現在稼働しているアプリケーション（タスク）を一覧で表示できます。Macを使用している場合は「アクティビティモニター」がタスクマネージャーに相当します。
このように、タスクは言葉を使うシーンによってその意味が変化するので注意しましょう。
プロジェクトとタスクの関係性・違い
プロジェクトはビジネス上の目標（例：新商品の量産開始、ERPの導入など）を達成するために、様々な業務で構成され、それに必要な人材や設備を計画するものです。プロジェクトを達成するための業務をタスクと呼び、タスクを1つ1つ完了させることで1つのプロジェクトを達成できます。1つ例を挙げてみましょう。
＜プロジェクト＞
ERP（Enterprise Resource Planning）の構築及び本格稼働
＜タスク＞
- 業務実態調査
- 業務課題分析
- リスク分析
- ERPシステム要件定義
- 運用計画立案
- ERPシステム外部設計
- ERPシステム内部設計
- プログラム開発
- 定例進捗会議
- プログラム単体テスト
- プログラム結合テスト
- ERPシステム総合テスト
- ERPシステム運用テスト
- ERPシステム本格稼働
上記は「ERP（Enterprise Resource Planning）の構築及び本格稼働」というプロジェクトに対する大まかなタスクです。実際のプロジェクトにはもっと細かいタスクが存在し、それをチームごとに分担して実行することでプロジェクトを完成へと近づけます。プロジェクトの大小やそこにかかわる人材の数はさまざまですが、プロジェクトとタスクの関係に違いはありません。
プロダクトとは？プロジェクトとの違い
プロジェクトが「業務」を指す語句なのに対し、プロダクトとは「生産物、成果物」という意味合いを持ちます。
両者の意味をまとめると、プロジェクトとは「プロダクトを生み出すための活動」と定義できるのではないでしょうか。
プロジェクトマネジメントとは？プロジェクトとの違い
これもタスク同様、プロジェクト内の要素の一つです。簡単に説明すると「プロジェクトを円滑に進めるための管理」を指す語句となります。
この業務を行う人はプロジェクトマネージャーと呼ばれることが多く、計画決めからチーム員の状況把握、ケアなど多岐に渡る業務を遂行する必要があります。
プロジェクトが失敗する要因
企業の中には大小様々なプロジェクトが点在し、同時進行で取り組まれています。残念ながら、それらすべてのプロジェクトが成功するわけではありません。プロジェクトの中には様々な要因が重なり、失敗することもあります。その要因とは何でしょうか？
要因1. チームのコミュニケーション不足
多くのプロジェクトはチームのコミュニケーション不足によって失敗に陥ります。コミュニケーションが滑らかに行われないチームでは、情報共有が促進されず、プロジェクト推進に必要な情報が滞り、結果としてプロジェクトが遅延します。さらに、品質に関する情報などに錯誤が生じると、出来上がった成果物は品質基準を満たすことができません。
要因2. プロジェクトの明確な指針がない
プロジェクトを発足したにもかかわらず、明確な指針が定まらずに途中で方針がズレてしまうケースも少なくありません。明確な指針がないと進捗管理も難しいので、プロジェクトはどんどん目標から遠のいていきます。
要因3. 指揮系統が乱れている
プロジェクトの中に複数の管理者が存在し、彼らのコミュニケーションが円滑に取れていないとチームの指揮系統が乱れ、現場は混乱します。特に政治的要素が強く絡むようなプロジェクトは、大半が失敗します。
要因4. プロジェクトスケジュールがタイト
プロジェクトの中には顧客からの無理な納期により、スケジュールがかなりタイトになる可能性があります。そうすると品質管理がおろそかになりがちで、結果としてスケジュールを達成できなかったり、品質の悪い成果物を生み出したりします。
以上のような要因から、プロジェクトが失敗することも少なくありません。製造業でも、IT業界でもほとんど同じ要因で失敗します。まず大切なのはチームコミュニケーションを円滑にするような仕組みを作ることです。そして、プロジェクトを俯瞰するような管理ツールも必要でしょう。
プロジェクトの言葉の意味を理解したら、次にプロジェクトを成功させるために何が必要なのか？を考えてみましょう。
プロジェクトを成功させる方法と5つのポイント
ここでは、プロジェクトの成功につながるポイントをそれぞれ解説します。
1.ゴール・目的を明確にする
まずはプロジェクトのゴールをしっかり設定してあげることが重要です。
我々何の目的で何をどういった状態にすれば達成とするのか、をハッキリと明確にすることで、目的意識を統一させる意図を持ちます。
この共通認識をもつ・明確にするということが非常に重要です。きちんと認識を合わせることで、プロジェクトの長期化などが引き起こすトラブルを避けることができます。
ゴールが明確になっていれば、何があっても、同じ場所を目指してプロジェクトを推進することができるのです。
2.プロジェクトマネジメントを徹底する
プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトマネジメントを徹底しなければいけません。期限を伴うプロジェクトでは、さまざまなトラブルによるスケジュールの遅延は大きな問題です。スケジュールの遅延によりコストがかさみ、結果的に赤字プロジェクトとして失敗に終わる可能性が高くなります。
このようなリスクを抑えるために、プロジェクトマネジメントが大切です。さまざまな状況を勘案してヒト・モノ・コスト・スケジュールの管理をします。このプロジェクトマネジメントによってリスクの最小化が図れます。そのため、円滑なプロジェクト運営が期待できるでしょう。
3.プロジェクトチームの連携を重要視する
メンバーにチームへの帰属意識やプロジェクトへの責任意識をもたせることが、プロジェクト成功につながります。
チームメンバーは複数の部署から集められるため、その中に非協力的なメンバーがいることもあるでしょう。そのようなメンバーを切り捨てるのではなく、丁寧に接して信頼関係を構築することが大切です。これにより、非協力的なメンバーのチームへの帰属意識を高めることが期待できます。
また、メンバーのスキルアップを図るための勉強会を開催し、講演会などへも出席させましょう。そして、上司との個人面談を実施し評価のフィードバックを行うことも重要です。
PMは指示を出す立場であるため、メンバーとの意思疎通は図りにくいかもしれません。しかし、メンバーの育成を行いながら互いの存在を尊重することも重要です。時にはチームの補完的立場に回り、プロジェクトを牽引することも大切でしょう。
4.プロジェクトメンバー個人の意識を高める
メンバーそれぞれが意識を高め、求められた品質と期限でタスクを完成させなければいけません。そのためには、各メンバーが自分の役割を理解したうえで、責任意識をもつことが重要です。
また、自分のタスクが完了しても他のメンバーの作業が遅れているとスケジュールの遅延につながります。PMの判断を仰ぎながら率先して作業を行い、メンバーをフォローしましょう。メンバーはプロジェクトに携わっている以上、当事者意識・責任意識をもつよう心がけることが大切です。
5.リスクの予防
最後にリスクの予防です。予めプロジェクトメンバーで起きうるリスクについて議論をすることが重要です。
業務を行う以上、どこかで不測の事態が発生してしまう可能性が100％ないとは言えません。
そのため、プロジェクトを進める上で想定されるリスクは、予めチームメンバー全員で共通認識を持っているのが良いでしょう。
何か起きてからではなく、起こる前からある程度想像がついていれば、対応にかかる時間も少なく留められ、円滑にプロジェクトを進めることができます。
まとめ
今回はプロジェクトの意味とタスクなどのさまざまな関連語句との違い、また気を付けるべきポイントをご紹介しました。
プロジェクトを上手く進めるためには、各個人の意識も勿論大切ですが、プロジェクトマネージャーを筆頭に行うプロジェクトマネジメントも重要な要素になってきます。
また自分達だけで行うのが難しいと判断した場合は、プロジェクト管理ツールなどを用いてより効率的な運営を行っていくのも一つの手です。
