プロジェクトを成功に導くために、最低限押さえなければならない3つの管理項目があります。それが、「スケジュール管理」、「課題管理」、「成果物管理」です。
例えばスケジュール管理なら、“管理”という言葉が付くことから単に計画を立てることではないことが分かります。他2つの管理項目も同様で、“管理”という言葉には様々な要素が含まれているのです。
今回はこのプロジェクト管理の“肝”でもある、3つの管理項目について詳しく紹介していきます。
スケジュール管理初期計画と計画変更に対するシナリオ作成
プロジェクトのスケジュールは付き物です。顧客の要望に応じたソフトウェア開発なら“納期”というスケジュールがまず決まります。社内プロジェクトにおいても期限を付けるのが当たり前ですから、プロジェクトには必ずスケジュール管理という管理項目が存在するのです。
では、具体的に何を管理するのか単純に考えれば、納期や期日を基準にしてプロジェクト計画を立て、実績を記録して進捗を管理していきます。しかし、それだけではプロジェクト管理を徹底したことにはなりません。
プロジェクトはまさに“生き物”で、プロジェクト中は常に変化します。残念ながら生き物の変化のように喜ばしいものではなく、むしろその変化に対応できないことで、プロジェクトが失敗してしまうリスクがあるのです。
従ってプロジェクト管理とは、この進行中の計画変更を的確に管理してこそ、本来の目的を果たしたと言えます。そのために必要な要素が“リスクマネジメント”ということになるわけです。
初期計画立案時にはプロジェクト進行中に発生しうるトラブルを想定し、計画変更の可能性を探ります。特に可能性の高い計画変更に対しては、予め対応できる環境を整えておく必要があるでしょう。予想する計画変更に応じて別のシナリオを用意しておくことで、円滑なプロジェクト進行を目指すのです。
例えば国内旅行を計画したとします。移動手段は主に自動車で、目的地までは高速を中心に移動します。このとき「連休だから高速は渋滞するかもしれない」「下道で行くにはどうしたらいいだろう」と考えるのがリスクマネジメントです。
ただし、リスクマネジメントはプロジェクトマネージャー以外の関係者の関心度が高くない場合があります。皆、目に見えないリスクへの対応コストをできるだけ下げたいと考えているので、プロジェクトマネージャーとの温度差が生じることも少なくないのです。
そうしたことを踏まえると、プロジェクトマネージャーは自身だけでなく周囲のリスクマネジメントに関する関心度を高め、スケジュール管理に臨まなくてはならないでしょう。
課題管理課題の洗い出しからタスク化、状態管理まで
プロジェクト管理の現場では“課題”と“問題”はほぼ同じ意味で使われています。問題が生じればそれを解決することがそのまま課題となるので、言葉の違いを意識する必要はあまりないでしょう。そんな課題を管理する工程は、主に次のような流れになります。
1.課題の発見、洗い出し
2.メンバー間で課題を共有
3.課題の優先付け
4.タスクへの落とし込み
5.課題の状態管理
以上のように、課題管理は単に課題を見つけるだけでなく、タスク化や監視といった作業も重要です。
課題発見のためにはまず、プロジェクトにあるタスクを全て把握しなければなりません。主にWBS (Work Breakdown Structure)などを活用した、作業の分解構成図を作成します。さらにタスク間の繋がりを把握した上で、何がプロジェクトを妨げる原因になっているか、あるいはなる可能性があるかを洗い出し、それを課題として認識します。
メンバー間で課題を共有したら、優先して解決すべき課題を決定していきます。すべての課題に対して同時に対処することはまず不可能なので、優先度を付けていくのです。
優先度の高い課題からタスクに落とし込んでいきましょう。一人では解決が難しそうな課題なら、タスクを分散して複数人で対応します。このとき、一つ一つのタスクに期限と目標値を設定することが大切です。
ここで重要なポイントは、スケジュール管理は成果物を中心にWBSに落としていくことです。タスクは成果物を完成させるためのタイム管理であることを忘れないようにしましょう。
最後に、新たに作られたタスクがスケジュール通りに進捗しているかを監視します。監視の結果問題があれば、さらに微調整を行い、課題解決を目指します。
このように課題管理とは根気が大切な管理項目です。また、上手くタスクを振り分けるには、プロジェクトメンバーの負荷状況を把握することも大切です。
成果物管理最終目標に対する、中間成果物を管理する
成果物とは主に「完成した製品」を指す言葉であり、ソフトウェア開発なら仕様設計に沿ったシステムや、製造業なら完成品を意味します。しかし、成果物管理において最も管理すべきなのが、中間成果物です。
カレーを作るというプロジェクトがあった場合、材料を調達する、野菜をカットする、肉と野菜を炒める、煮込むといった複数の工程があります。それぞれが完了した時点を中間成果物として管理するのが、成果物管理の基本です。
材料調達ならばリスト通りの材料を仕入れることができたか、予算内に収めることができたか。野菜カットなら規定の切り方に沿ったカットになっているか、カットが完了するまでの時間は予定内に収まっているかなど、成果物を数値として表します。
こうした中間成果物を細かく管理すれば、結果として成果物の管理につながり、QCDを維持したプロジェクト完了が実現するのです。ちなみに中間成果物を管理するためには主に「KPI(重要業績評価指標)」を用います。
KPIは最終目標に対して設定される中間目標のようなもので、数値と期間によって設定するのが基本です。
プロジェクト管理の“肝”（ポイント）
プロジェクトを成功させるためには「スケジュール管理」、「課題管理」、「成果物管理」という3つの管理項目を徹底することはもちろんのこと、知っておかなければならないプロジェクト管理の“肝”というものがあります。それが次の2つのポイントです。
プロジェクトは“小さなプロジェクト”の積み重ね
一つの大きなプロジェクトは、いくつもの小さなプロジェクトの積み重ねです。つまり、プロジェクトを成功させるためには小さく細分化されたタスクの一つ一つをプロジェクトとして考え、徹底的に管理するような姿勢が大切です。
また、一つ一つの小さなプロジェクトに対して評価指標を用意し、評価と改善を行うための環境を整えましょう。
逆算して考えることをクセにする
一つ一つのプロジェクトを立てる上で、物事を逆算して考えるクセが重要になります。目標に対して順序立てて物事と考え計画を立てていくのは、プロジェクト失敗の原因です。必ず、最終目標から逆算して考え、数々の枝分かれした目標を設定していき、計画を立てていきましょう。
まとめ
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを成功させるために、実に様々な項目を管理しなければなりません。これを大変負担に感じる方も多いでしょう。事実、プロジェクトマネージャーの負担はメンバーやトップよりも重いものです。
そうした負担を軽減するにはやはり、プロジェクト管理ツールの導入が効果を発揮します。様々な管理項目をシステム上で完結させることができ、かつプロジェクト管理に特化した機能を備えているので、思考を自動化することも可能です。
プロジェクト管理全般に関する資料もご用意していますので、ぜひご活用ください。
