日々プロジェクトに携わっているみなさん、こんにちは。今このブログを読んでいる方の中には、日々のプロジェクトの進捗管理で悩まれている方もいるのではないでしょうか。
進捗管理というと、「ガントチャートを更新しなきゃ！」「納期に間に合わない…」「進捗が遅れていることが上司にバレたらどうしよう・・・」「今日は進捗が良いから早く帰れる」などさまざまなことを思い浮かべることかと思います。
そんな進捗管理で「イナズマ線」という言葉が頭に思い浮かんだ方もいるのではないしょうか。イナズマ線は要約をすると、「各タスクを表す長方形内で現在の進捗率を示す位置を結ぶ点を定めてそれぞれの点を結ぶ線」を指します。
イメージとしては、以下の画像の黄色の線です。
雷が落ちた時によく目にするイナズマのようにも見えてきますね。現在時点よりも進捗が遅れている場合、以下①のように左側に突き出す線、現在時点よりも進捗が進んでいる場合、以下②のように右側に突き出す線のことを指します。
このイナズマ線ですが、プロジェクトの進捗管理を上手く行うことができている人ほど意識していることを耳にします。例えば、弊社プロジェクト管理ツール「SI Object Browser PM (以下OBPM)」を利用しプロジェクト管理を実施しているユーザの中には、1つのプロジェクトで作成するWBS(Work Breakdown Structure)の件数が、1000を超えるものも多数存在します。そんな時にどこを意識して進捗管理を行っていたのかを尋ねると「イナズマ線」というワードをたくさん耳にします。
このブログでは、普段プロジェクトの進捗管理を実施している人に向けて、なぜ進捗管理が上手くいく人はイナズマ線で意識しているのかについて紹介するのと同時に、イナズマ線を意識することのメリットについても考察をしていきたいと思います。
なぜ進捗管理が上手くいく人は、イナズマ線を意識しているのか？を考察する
なぜ進捗管理が上手くいく人はイナズマ線を意識しているのかを、OBPMの機能を通して、以下3つ（その１～その３）の項目に分けて紹介をします。
その1：明らかに遅れているタスクをピンポイントで見つけだすとことができるため
前述でも紹介したように、１つのプロジェクトで作成したWBSが、1000件を超えてくる場合、1つ1つのタスクの進捗管理は非常に困難になります。例えば、進捗管理をしていく中で以下のようなCASEがあるかと思います。
CASE１：基本設計の〇〇タスクの進捗が実は遅れていたけど、登録されたタスクが多すぎて見逃していた。
CASE２：遅れているタスクが複数あって、どのタスクに対して対策をすれば良いのかを管理することができていない。
上記のようなCASEで便利になるのが、イナズマ線です。
以下OBPMのガントチャート上には、たくさんのタスクが登録されております。その中で点線の赤枠部分に注目してみると、黄色の線が左向きに突き出していることが確認できるかと思います。
以下のように、進捗が遅れているタスクについて、「あそこのタスクが遅れている！」と「ピンポイントで特定」することができます。ピンポイントで特定することで、対応しなければならないタスクに焦点を当てることができ、作業効率化にも繋がります。
その２：どのくらい遅れているのか、どのくらい進んでいるのかがイメージしやすいため
各タスクで日々進捗率の更新をして、進捗管理は行っているけれど、実際にそれがどれくらい遅れているのか、進んでいるのかを見分けることができないといった状態もあるのではないでしょうか。ここはイメージの部分になってくるかとは思いますが、人間の嗅覚は数字だけではなかなか働かないものです。それはプロジェクト管理においても同じことが言えます。
そこで以下の画像で考察してみます。
点線の赤枠の部分を見てみると、現在日は7月上旬なのに対して、5月下旬に終了予定のタスクが終了していないことがわかります。
イナズマ線で見てみると、黄色の線が大幅に左向きに突き出しているため、進捗が大幅に遅れていることがわかります。正直ここまでの状態になっては、手遅れという見方にもとらえられますが、この線を確認することで、どのくらい遅れているのか、どれくらい進んでいるのかのイメージが即座につきやすいかと思います。自身がプロジェクトリーダを務めていたならば、各メンバの遅れているタスクに焦点をあててフォローすることにも繋がってきます。
このような観点から、遅れているタスクについてのおおよその状況を「即座に判断」することができるというメリットがあるため、これまでプロジェクト管理において重要な管理機能として扱われてきたことでしょう。
その３：「線」という人にとって見やすい・わかりやすいという観点から、進捗遅れの原因特定をしやすいため
CASE１：タスクのステータスの更新漏れ
上司「毎日帰る前にイナズマ線を見て左右突き出てるものだけピックアップしといて！」
部下「はい！わかりました」
次の日
部下「Aタスクの線が左に、Cタスクの線が右に突き出ていました。それ以外は、特に目立った突き出しはございません」
上司「よし、わかった。ありがとう。Aタスクについては対策が必要だな。」
・・・
上司「あれ、でもこの前Aタスクは終わったって言ってなかったっけ？」
部下「あっ、そういえばそうですね。」
・・・
部下「確認したところ、タスクのステータスを「完了」にするのを忘れてました」
上司「おい、おい（笑）まぁでも原因が特定できて良かったよ！」
CASE２：遅れた原因の追究と対応①
上司「ちょっとこのタスクもう完了予定日過ぎているけど、まだ終わってないようにみえるね」
部下「申し訳ありません。そのタスクは顧客都合により中断したタスクになります。スケジュールを更新してなかったので、遅れた状態になってました。」
上司「そうか。よかったよかった。。。こういうの心臓に悪いな（笑）」
CASE３：遅れた原因の追究と対応②
上司「このタスク大幅に遅れているのように見えるけど大丈夫？」
部下「そのタスクですが、実は技術的に対応が難しい部分があり、進捗が遅れております。」
上司「そうか。対応できる見通しは立ってる？」
部下「今のところ立っておりません」
上司「なるほど。じゃあちょっとお客様と相談して、やり方を変えてみようか。」
上記の会話からもわかるように、「線ベースでタスクの状況を確認しやすい」というメリットがあります。線ベースで確認できることで、口頭での会話を容易に行うことができ、問題解決の糸口にも繋がるかと思います。
もちろん口頭ベースでの確認だけでは、対応したことにはならないため、そのあと会議や相談の場を設け、きちんと原因分析をしていくことが必要です。
進捗管理をする上で、「イナズマ線」は意識すべきか？
ここまでOBPMの機能を通して、イナズマ線をなぜ意識するのかとそのメリットについて考察してきました。
いかがだったでしょうか。最終的に「進捗管理をする上で、イナズマ線は意識すべきか？」という観点で考えてみると「意識した方が望ましい！」ということが答えになります。
進捗管理をする中でイナズマ線を意識すると、
- 遅れたタスクをピンポイントに特定できる
- 遅れたタスクを即座に判断できる
- 遅れたタスクを線ベースでわかりやすく確認できる
という3つのメリットがあることから、多少なりとも進捗管理が容易になることが推測できます。進捗管理が容易になることで、遅れているタスクについて今以上に特定・エスカレーションしやすい状況を作り出すことができるのではないかと考えます。
最近の傾向として、タスク（WBS）が膨大になったプロジェクトをよく見かけます。タスクは増えれば増えるほど、管理がしづらくなりますし、あわせて対応するスピードも求められます。そのため進捗管理をする際は、「イナズマ線」を意識し、可視化しやすい状況が作れればと考えております。
今回の考察は以上となります。またどこかでお会いしましょう。
