プロジェクト管理を円滑に進めるために、カレンダー活用の5つのポイントとは?(Vol.68)

 2019.12.11  株式会社システムインテグレータ

みなさんは、朝会社に来たら先ず何をされますか?
PCを起動して、

  • メールをチェックする
  • スケジュール表(社内ツールなど)を確認する
  • 今週中にやるべきことや今日やるべきこと、TODOリスト・メモ帳を確認する など

全てに共通することは、カレンダーを意識して、今日は何曜日だからとか何日だからとか考えながら行動をおこしますよね。
プロジェクト管理においても、カレンダーは重要で、納期はいつか?とか発注期限はいつか?期日から逆算していつまでに準備を整えておく必要があるかなど、カレンダーを見ながら業務を遂行しているといっても過言ではありません。
また、プロジェクトが大きくなると、プロジェクトのメンバーだけなく部門長やPMOなどプロジェクトに関わる全員のカレンダー(行動予定)を共有することで、情報の伝達不足によるトラブルが発生しないよう注意することが必要となってきます。

プロジェクト管理を円滑に進めるために、カレンダーをうまく活用するには5つのポイントがあります。

①カレンダーは全員で共有する

前述の通り、少なくともプロジェクトの関係者については、カレンダーを共有して行動予定を把握しておくことが大切です。
関係者(特にプロジェクトメンバー)の出張や休暇予定もわかっていれば、事前に共有してもらいましょう。また、お客様の都合(不在など)についても、共有しておくこと効率よく情報のやり取りができます。

情報の伝達不足(知ってる/知らない)によるトラブルが発生しないようすることが第一の目的となります。

②期日・イベントをしっかりと明記しておく

プロジェクトには必ずゴールがあります。期日やイベントはわかりやすく何か印をつけておきましょう。
また、印をつけておくだけでなく、何を満たす必要があるのか、チェック項目や条件を記載しておくと最終チェックに役立ちます。

③1ヵ月先の作業予定まで書き出しておく

1ヵ月以上かかるプロジェクトであれば、もっと先のスケジュールについても、大まかでよいので作業予定を書き出しておきましょう。
これは、メンバーにこの先どんな作業があるのか明示するだけでなく、スケジュールを計画した本人(プロジェクトリーダ)が全体スケジュールを把握し、作業ボリュームや作業手順・流れを確認することにも役立つからです。

スケジュールを作成した時点で、プロジェクトの難易度や実現可能なものかどうか、その妥当性が明確になります。
3ヵ月以上かかるプロジェクトだと、GWや年末年始など大型連休が重なり、メンバーの予定もあるため、これらカレンダーを意識したスケジュール作成が重要となります。
また、早くにプロジェクトの山場がどの辺りになりそうか、メンバー全員でしっかりと共有して遅れの発生しないようコミュニケーション良くプロジェクトを進めていきましょう。

④週単位で作業目標を立てる

作業をある程度の粒度で区切り、できるだけ週単位で作業をリスト化できるよう工夫しておきましょう。
また、それぞれ作業には必ず主たる担当者をアサインしておきましょう。
そうすることで、週単位でメンバーの作業目標が立てられ、進行状況が把握し易くなります。

週単位で作業管理をするのではなく、週単位でチェックポイント(作業区切り)を設けるよう意識することがポイントです。
土日・祝祭日を跨ぐような作業計画があった場合、休み明けは手戻りや前週までの状況の確認があり、生産性は上がりませんよね。
また、週末までに終わらせないといけないこと、週明けからやらないといけないこと、作業にメリハリをつけることでメンバーの士気も違います。

⑤予定変更があったら、必ずプロジェクトリーダへ報告する

他業務支援や休暇などメンバーのカレンダーに変更が発生したら、なるだけ早くにプロジェクトリーダへ報告するよう徹底しましょう。
「すみません、報告するの忘れていましたが…」とか「カレンダーには一応入れておきましたが…」と後々報告されるとプロジェクトリーダはとても悲惨な目にあうことがあります。
予定変更の発生したメンバーやそのタイミングによっては、替えが利かず、他タスクへ影響を及ぼしたり、プロジェクト全体へも影響を及ぼすこともあります。急遽、予定変更が発生したならば仕方ないですが、できるだけわかったタイミングで報告・共有することが大切です。

これら5つのポイントを抑えることで、プロジェクト管理を円滑に進めていけるだけでなく、成功に導いてくれるはずです。

カレンダー活用をもっと充実させるためには

①~⑤を満たそうとすると、スケジュール表(社内ツールなど)だけではさすがに限界がありますよね。
弊社では、個人のスケジュール表とObjectBrowserPM(OBPM)というプロジェクト管理ツールを活用しています。
これらツールを使うことで、プロジェクトと個人のカレンダーを共有・見える化を実現しています。

プロジェクト管理に関するお役立ち資料

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いかがでしょうか。 少人数で小規模・短期間のプロジェクトであったとしても、複数のプロジェクトを回そうとするとExcel管理だと限界がありますよね。
OBPMのガントチャートを上手く活用することで、プロジェクトと個人の進捗状況・期限を明確にし、プロジェクトを円滑に進められます。

弊社はこのツールを導入し、11年が経過しました。今では、このツールなしではプロジェクト管理がまともにできないといっても過言ではありません。

ご興味がありましたら、下記リンクより製品ページにアクセスしてみてください。

OBPM製品ページ:https://products.sint.co.jp/obpm

ツールを上手く活用して、成功プロジェクトを増やしていきましょう!

プロジェクト管理ツール:OBPMイラスト図解でよくわかるガイド

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