タスク漏れを防ごう!プロジェクト管理 todo(Vol.57)

 2019.07.25  株式会社システムインテグレータ

みなさん、「todo」という言葉はご存知ですか?
「todo管理」「todoリスト」「todoチケット」など単語として耳にすることはあっても、本当の意味までは理解していない、よくわからない!という方が多いのではないでしょうか。

プロジェクト管理 todoとは?

まず「todo」を要約すると、
「やらなければいけないこと」「忘れてはいけないことなどを一覧化したリスト」
という意味になります。
お題にある「プロジェクト管理 todo」とは、文字通り、プロジェクトを遂行していく中で発生する「やらなければならない期限付きの対応事項」「タスク管理」「プロジェクトの備忘録」などが該当します。

プロジェクトを実施していく中で、以下のような場面がみられるかと思います。

CASE1

部下:「すみません。さきほど完了したタスクに漏れがあることに気が付きました…」
上司:「わかった。お客様に謝罪して、そのあと早急に対応して!」

CASE2

部下:「すみません。作業内容を完全に失念しておりました…」
上司:「わかった。次から気を付けてな!」

これらのCASEの多くは、todo管理を怠っていたことが原因であるかと推測できます。そして、このようなミスを防ぐことができれば、プロジェクトもスムーズに進むようになるのではないかと思います。 今回は、プロジェクトの現場で起きているリアルな「プロジェクト管理 todo」の問題点、それらを踏まえた「プロジェクト管理 todo」を実施方法について、弊社のプロジェクト管理ツール「SI Object Browser PM(以下OBPM)」の機能を通して考察していきたいと思います。

プロジェクト管理 todo:「期限付き対応」の問題点

ある日

部下:「すみません。この作業でいつまでに何をやるべきかよくわかりません…」

上司:「よし、わかった。きちんと説明するからメモをしっかりと取ってな!」

上司:「○○プロジェクトで出た障害の対応、PC故障の問題の課題解決、それから昨日の会議の議事録をすべて明日中に。それとあと・・・ねぇ聞き取れてる?」

部下:「はい!聞いてます!しっかりと理解しました!!」

翌日

上司:「昨日口頭で説明したこと全部やった?」

部下:「はい、やりました!○○プロジェクトで出た障害の対応と、会議の議事録を仕上げました」

上司:「あれ、PC故障の問題の課題解決は?」

部下:「あぁぁ。忘れてました!!すみません…」

上記のような会話、オフィスの中では痛いほど飛び交っているのではないかと思います。
上司と仕事に不慣れな新入社員や若手社員との間でよく耳にする会話ですね。
このような会話を仕事中に聞くと、周囲の空気が悪くなりますしできる限り聞きたくはないですよね。

そんな話はさておき、ここで上記の問題点について考察してみましょう。

まず、上司の問題点から。
一気にさまざまなタスクについて、口頭で伝えすぎです。
人間には、対応できる量・聞き取れる量には限界があります。仮に伝えたとしても、それは「伝えただけ!」で終わっているかもしれません。
もしこれが、メールや管理ツールなど「文字」として残すことができていたら展開はどうなったでしょうか?

次に、部下の問題点。
これはシンプルで、理解したつもりになっていたこと、再度やるべきタスクの確認を怠ったことですね。新入社員や若手社員にはありがちなことですね。

このような問題、防ごうと思えば防げると思っていても、学生上がりで仕事に不慣れな新入社員を部下につけた場合や、いざジュースの一口も飲むことのできないくらい多忙な毎日を過ごしている方なら、どうしても抜けてしまう部分かもしれません。

このような問題を防ぐためには、私自身「いつまでに何をやるかを何度も確認できる状況にあること」「対応するタスクを一元管理できること」「タスクの終了有無を管理できること」が重要であると日々感じております。

次項からは、プロジェクト管理「todo」の活用例を、OBPMを通して具体的に解説していきます。

自分が担当するプロジェクトの期限付きタスクを todo管理してみる

前述の通り、プロジェクト管理を実施していく中で、いつまでに何をやるべきかを管理できていれば、タスク漏れや上司に怒られる回数も少なくなるのではないかと思います。

OBPMでプロジェクト管理を行う際は、「チケット(TODO)管理」「未完了チケット(TODO)」という機能を使えば、これらを実現することができます。

以下、OBPMの「未完了チケット(TODO)」の画面です。
【障害】【質問・回答】【課題】【リスク】【レビュー】など、プロジェクトの進行中に起こるさまざまなタスクやイベントごとを、期限や優先度付きのチケット(todo)として管理できる機能になっております。また各個人の未完了タスクについて、通常は各資料や個人のメモなどバラバラに管理されていることがほとんどですが、OBPMではこれらを「一元管理」できるようになっております。

イメージは、下記の画像の赤枠の通りです。

1

todoの管理レベルは様々です。 あるプロジェクトでは【リスク】【課題】までわざわざ管理しない!というものもあれば、 設計書の【レビュー】は、一文単位から行うというものもあります。

どこまで細かくやるかはプロジェクトの規模や、担当者によって異なりますが、 上記の機能はどのレベル感にも合わせることができます。 このように一元管理できることは、各個人のやるべきことが明確になりタスク漏れを防ぐことに繋がります。

またOBPMのプロジェクト管理todoは、いつまでに対応するかの「期限」を設けることができ、終了していないタスクは画面上に表示され続けます。 ここで、実際にtodoタスクが発生してから完了までの道のりをイメージしてみましょう!

システム開発で【障害】が発生した場面の一例です。 障害が発生した際、OBPM上に対応希望者を指定して「障害登録」をします。 すると対応希望者の画面上には、以下の赤枠のように期限付きのタスクが表示されます。 この時、対応希望者には「対応をお願いします!!」の意味を込めて、障害登録をした旨を一声かけておきます。何も声をかけずに、対応者が障害だけこっそり登録されているのを見ると、少しドライな気持ちになるかもしれません(汗)

少し脱線しましたが、本題に移ります。 ここからは対応者が登録された障害について、対応完了とするまでのイメージを記載してみました。

2

登録された障害の青色のリンクボタンを押すと・・・ 障害登録画面に遷移します。そして、以下1~3に順に作業を実施します。

  1. 障害が発生したら、まず「障害内容」と「対応内容」、それからを「対応期限」や「優先度」を確認します。※以下青枠を参照
  2. 次に1の対応作業に移ります。
  3. 2が完了したら、「対応日」「対応内容」「原因」を記入します。※以下赤枠を参照

3

以上がtodoタスク完了までの流れです。 3を対応すると、障害対応が完了したことになり、「未完了チケット(TODO)」画面の一覧から、個人の【障害】対応のタスクが消えます。
※画面の一覧からタスクが消えた = todoタスクが完了したことになります。

4

ここまでの流れを見て、いかがだったでしょうか。
タスク発生から完了までスムーズだったのではないかと思います。画面上にやるべきことが明確に表示され、そのタスクの対応が完了すると一覧から消えるというわかりやすくシンプルな管理方法を実現することができました。 このtodo管理機能を利用すれば、新入社員や忙しい方にもタスク漏れが防げるのではないかと思います。またこのレベル感での管理ができれば、プロジェクト管理todoは上手くいくことでしょう。

プロジェクト管理todoに一工夫を!

「プロジェクト管理 todo」は、前述でも考察した通り、細かい視点で管理をしていなければどうしても抜けてしまうものです。

  • 一気にさまざまなことを伝える。
  • 口頭だけでタスク内容を伝える。

など抜け漏れが起こりやすい状況は、周囲に山ほどあります。

そのような状況の中でも、プロジェクトを遂行していく方ならば、各個人に適応するtodo管理方法を身に着け、それを習慣化することが必要なのではないかと思います。管理を徹底していたのにタスク漏れが生じたという場合には、管理方法自体が悪いのではなく、管理方法に「プラスα」が必要なのではないかと思います。

「プラスα」は意外に簡単です。
例えば、引っ越しをするために賃貸契約をした時のことです。
不動産から「○○までにお金を振り込んでください!」と言われたとします。
そこまでだと忘れる人ときっちり振込をする人に2極化するかと思います。
しかし、これに加えて不動産からのリマインドメールや、個人のスケジュール帳に「この日までに振り込む!」と記入したとしましょう。
すると、結果はおのずと変わってくるのではないかと想像できます。
ここでの話の「プラスα」は、「文字に残す」という点です。

プロジェクト管理todoを実施することは、その場のタスク漏れを防ぐことだけではありません。過去にどのようなタスクがあったのか?その時にどのような対応をしたのか?を確認することができます。todo管理をした量が多ければ多いほど、今後プロジェクトを遂行していく上での資産となります。そのため今実施している管理方法に一工夫を加え、todo管理が漏れないようにしていきましょう。

最後になりますが、
弊社で成功したプロジェクトでその要因が何だったのかを担当者に聞くと、そのほとんどが「手戻りやタスク漏れが少なかった」ということを耳にします。手戻りやタスク漏れをなくすために日々行ったこととして、「todo管理」を徹底していたということを聞きました。「todo管理」が失敗した場合は、そこに一工夫を加えるということを実践していたそうです。

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