元々働き方改革によって導入が進んでいたテレワークですが、新型コロナウイルスの流行による緊急事態宣言があり、導入がさらに加速している状況です。
従来、プロジェクトはメンバーが同じ場所で集まって作業をするのが一般的でした。しかし、テレワークは離れた場所・環境で作業を進める必要があり、様々な課題が発生しているのではないでしょうか？
本ブログでは、テレワーク環境におけるプロジェクト管理のコツをご紹介いたします。
テレワークの導入状況
テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことを指しています。
テレワークは働く場所によって３つに分類されます。
１． 自宅利用型テレワーク(在宅勤務)
２． モバイルワーク
３． 施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)
（引用元：https://japan-telework.or.jp/）
元々働き方改革の施策の一つとして注目されていたテレワークですが、2020年4月の緊急事態宣言に伴い、上記3分類の中でも、特に「自宅利用型テレワーク(在宅勤務)」を急ぎでご検討・導入されたお客様も多いのではないでしょうか。
内閣府が2020年6月に発表した「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」では、テレワーク実施状況について、下記のような調査結果が報告されています。
(引用元：https://www5.cao.go.jp/keizai2/manzoku/pdf/shiryo2.pdf)
上記の通り、調査対象全体の約35%がテレワークを導入しているという結果が出ています。
総務省の「通信利用動向調査」調査結果によると、2019年の発表時点では、テレワークの導入率は19.1%となっていますので、調査対象などの違いはあることを考慮しても、企業のテレワーク導入率は確実に増加していることがわかります。
テレワークが増えている中でのプロジェクト管理について、緊急事態宣言前からテレワークを導入していた企業ではある程度整理されていたかと思いますが、緊急でテレワークを導入せざるを得なかった企業では、準備が追いつかず、プロジェクト管理が上手くいっていない・テレワークに対応できていないというケースも多いと想定されます。
テレワークにおけるプロジェクト管理の課題
テレワークにおけるプロジェクト管理における課題として、下記のような内容をよく耳にします。
・プロジェクトメンバー間でコミュニケーションがとりづらい
・生産性が維持できない
・プロジェクトの状況がリアルタイムで把握できない
それぞれの課題について、詳細内容を見ていきたいと思います。
１．プロジェクトメンバー間でコミュニケーションがとりづらい
従来、会社やプロジェクトルームなどにメンバーが集まり、対面でコミュニケーションをとりながらプロジェクト作業を進めるというのがスタンダードでした。しかし、テレワークではメンバーが自宅などバラバラの場所で仕事をすることになり、今まで通りのコミュニケーションができない状況となりました。
緊急事態宣言に伴い、急ぎでチャットツールやWeb会議ツールを導入された企業も多いかと思います。コミュニケーションは言葉ではなく文字でのやり取りが中心となり、ちょっとしたことを聞くだけでも、対面と比べて時間が多くかかってしまったり、言いたいことが上手く伝わらなかったり、不便・ストレスに感じることも多いのではないでしょうか。
電話やWeb会議では会話はできますが、相手が自宅にいることもあり、気を遣ってしまい、やはりチャット中心のコミュニケーションになってしまっていることも想定されます。
２．生産性が維持できない
１で挙げたようなコミュニケーションの取りづらさ、また、勤務環境の変化や各家庭の事情などにより、生産性が低下していると感じることも多いと思います。会社では、仕事に集中できる環境があり、わからないことは周りのメンバーに聞いたり、周りの状況を見ながらプロジェクト作業をより効率的に進めたりすることができます。
テレワークでは、基本的に毎日１人の環境で作業を進めることになり、自分のペースで仕事を進めることができます。こちらの方が会社で仕事をするより集中することができるという人もいれば、周りを気にせず自分のペースで仕事を進められるということで、あっという間に時間が経ってしまい、予定していた仕事が終わっておらず焦るという人もいます。
本ブログの冒頭でご紹介した「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」では、テレワークにおける生産性の変化に関する調査結果も報告されています。
この調査結果より、全体の47.7%、約半数の企業にてテレワークによる生産性の低下が発生していることがわかります。
３．プロジェクトの状況がリアルタイムで把握できない
会社などでプロジェクトメンバーが揃っている状況では、プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーが、各プロジェクトの進捗状況や課題などをすぐにメンバー確認することができます。メンバーも、気になることがあればすぐにプロジェクトリーダーなどに報告・相談することができます。
しかし、テレワークでは、メンバーが揃っておらず、バラバラの場所でプロジェクト作業を進めることになります。各プロジェクトに関する工数・進捗・課題などをバラバラのExcelやツールでプロジェクトを管理している場合、通常勤務においても集計や報告資料作成などに膨大な時間がかかっている可能性があります。
さらに、テレワークとなると、すぐにプロジェクト状況の確認ができず、メンバーの資料記入やツール入力が漏れている場合や、一人一人にチャットや電話などで状況確認しなければならず、情報を集めるだけでも時間がかかり、リアルタイムでプロジェクト状況を正確に把握することができません。
その結果、問題に気づくのが遅れ、赤字や納期遅延など、失敗プロジェクトの発生にもつながります。
テレワークにおけるプロジェクト管理のコツ
テレワークにおけるプロジェクト管理の課題について３点挙げましたが、弊社統合型プロジェクト管理ツール「SI Object Browser PM(OBPM)」の活用を中心とした、解決方法の一例をご紹介いたします。
＜課題１：プロジェクトメンバー間でコミュニケーションがとりづらい＞
プロジェクトの推進にあたっては、それぞれの工程や規模に応じて、社内で定期ミーティングやスタンドアップミーティングなどを設定されているかと思います。テレワークでは、プロジェクトメンバー全員での対面ミーティングはできませんが、代わりにWebミーティングを毎朝、もしくは週の始め・終わりなどに短時間で設定することにより、なるべく従来通りの運用を継続し、プロジェクトメンバー間で進捗状況・課題の共有や相談をする場を設けることが大切です。
また、個々のやり取りはチャットなどが中心になりますが、社内のあらゆるやり取りがチャットで行われるため、いつ、どの個別チャット・グループチャットで、どのメンバーで、どのような内容のやり取りをしたかを管理することが難しくなってきます。
さらに、共有すべきメンバーが実はチャットグループには入っておらず、重要事項の共有が漏れていたということも起こる可能性があります。そのため、プロジェクトに関する調整事項については、プロジェクト管理ツール内でやり取りし、記録しておくとともに、プロジェクトメンバーが随時参照できるようにしておき、メンバーが各自で定期的にチェックすることで、コミュニケーションロスの発生などを防ぐことができます。
プロジェクト内のコミュニケーションツールとして活用できる機能の１つとして、問い合わせ管理機能があります。
メンバー間のやり取りの履歴が残り、期日や対応ステータスなども管理できるため、QAだけではなく、簡単な対応依頼などにも使うことができます。
＜課題２：生産性が維持できない＞
テレワーク中心の勤務となり、生産性が下がっていると悩まれている企業・プロジェクトはとても多いというデータがありますが、この課題を解決する方法の１つに、「セルフマネジメントの強化」があります。
各プロジェクトにおける生産性が下がった場合、プロジェクトマネージャー・リーダーなどの管理側は、メンバーの作業状況を「監視」するようになってしまうことが想定されます。
監視方法の一つとして、決められたExcelフォーマットで細かい作業内容・それぞれにかけた時間、進捗状況などを毎日細かく報告することを義務化するなどが挙げられます。
確かに、何もルールがない状態よりも、この運用の方が(報告するという目的があるために)作業は進むかもしれません。しかし、プロジェクト作業だけでも工数がかなりかかっているメンバーも多い中で、報告書を作成するとなるとさらに工数が膨らみ、負荷が上がります。
さらに、「義務化・強制化されている」という感覚になり、時間が経つにつれてモチベーションが下がって行ったり、ルールが守られなくなったりという結果につながってしまう可能性もあります。このような結果にならないためにも、テレワークにおいて生産性をしっかり維持するためには、管理者による「監視」ではなく、各メンバーにおける「セルフマネジメント」が大切です。
例えば、月曜日の朝に１週間の計画を立てます。プロジェクトメンバーに振り分けられたタスクについて、各自で詳細のタスクに落とし込み、プロジェクトスケジュール通りに進めるためには、それぞれで使える時間はどの程度かなども各自で考え、その計画に沿って作業を進めていきます。
そして、管理者は、個人の細かいタスク単位の状況を常に監視するのではなく、プロジェクト毎で進捗・採算状況などを確認し、気になる部分については各メンバーに確認していきます。計画作成については、個々がバラバラのExcelなどで作成するのではなく、プロジェクト管理ツールの中で作成・管理することにより、管理者などが必要時にすぐに確認することができます。
セルフマネジメントで活用できる機能の１つとして、週報機能があります。
例えば、週の初めに、何曜日にどのタスクを実施するかという大まかな計画を立てます。そして、その計画に沿って作業を進め、週末に自分自身で振り返りを実施します。
また、上司のコメント欄もありますので、簡単なコミュニケーションツールとしても利用可能です。
このように、各メンバーのセルフマネジメントを中心に、管理者がプロジェクト単位で管理を進めていくことにより、それぞれ無駄な工数も発生せず、プロジェクトがうまく回り、生産性の維持、さらには向上にもつながります。
＜課題３：プロジェクトの状況がリアルタイムで把握できない＞
課題詳細でも記載した通り、プロジェクトの状況がリアルタイムに把握できない原因の一つには、プロジェクトに関する情報(工数・進捗・採算・課題など)をバラバラのツール・Excelで管理しているということが挙げられます。バラバラの管理では、各プロジェクトの正確な状況把握が難しく、さらに部門・事業部・会社全体の採算状況などもリアルタイムに把握できないため、部門長やPMO、経営層でも課題として感じられていることもあるかと思います。
この課題を解決する方法として、統合型プロジェクト管理ツールの導入・活用があります。統合型プロジェクト管理ツールでは、工数・進捗・原価(労務費や各種経費)・採算・課題・障害など、プロジェクト管理に必要な情報を、ツール内で一元管理することができます。そのため、情報の集計にかけている工数が削減でき、メンバーを中心に、必要最低限の情報を確実に入力することにより、テレワークの環境であっても、時間・手間をかけることなくプロジェクトの状況をリアルタイムで正確に把握できます。
プロジェクト状況をリアルタイムに把握するために活用できる機能の１つとして、プロジェクト別採算機能があります。
プロジェクトにおける月ごとの採算状況、今後の予測や最終着地見込みもこの画面で確認することができます。原価については、労務費・外注費・その他経費なども含まれますので、手集計する必要もなく、リアルタイムで、より正確な採算状況を把握できます。
まとめ
今回は、テレワークにおけるプロジェクト管理の課題と、各課題解決に対する解決策、管理のコツを3点ご紹介させていただきました。
・プロジェクトメンバー間で状況/課題が共有できる環境を設ける
・メンバーのセルフマネジメントを強化できる仕組みをつくる
・必要最低限のインプットでリアルタイムかつ正確に状況把握ができるようにする
プロジェクト管理について、テレワークの導入に伴い、ご紹介させていただいた課題以外にも、企業毎に様々な課題を抱えられているかと思います。
プロジェクト管理全般に関する詳しい資料もご用意していますので、ぜひご活用ください。
