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課題管理はプロジェクト成功における肝(Vol.16)

  • 2017.11.27
  • 株式会社システムインテグレータ
課題管理はプロジェクト成功における肝(Vol.16)

OBPMユーザ会から聞いた課題管理

先日、「OBPMユーザ会」というOBPMを導入したお客様が一同に集まって意見交換していただくイベントが開催されました。
お陰様で、今年で9回目を迎えることができ大変感謝しております。

毎年、テーマを決めてディスカッションしていただき、このツールをうまく利用するための各社の工夫など意見交換して、自社に持ち帰りフィードバックしていただけるようなイベントです。

今年は、「うまくいくプロジェクトを増やす」というテーマで議論を行っていただきました。
ディスカッションの中で印象的だったのが、うまくいくプロジェクトは、リスクマネジメントができて、課題をしっかりと抑えて問題解決しているというご意見をいただきました。

(当然なのですが)確かにそうだなぁと思いました。

OBPMを導入されるお客様は、このツールを使って課題管理をしっかりとやりたい。

 ・どんな課題が発生しているのか?
 ・どういう状況なのか?
 ・誰がボールを握っているのか?
 ・課題発生に伴う影響範囲は?
 ・課題解決するための対策は? etc...

これらを、関係者で共有して、監視していきたいといわれます。

課題管理をしっかりやる、とありますが、「リスク」「課題」「問題」それぞれの違いは何でしょうか。OBPM活用を紹介させていただく前に、定義について少し整理してみたいと思います。

プロジェクト管理 「課題管理」とは?

■「リスク」と「課題」の違いは?

感覚的に何となくわかりそうですが、ネットで辞書や用例を検索してみました。
辞書によって記載内容が少し異なりますが、まとめると

 ▼リスクとは

  ・潜在的事象、危険性
  ・予想通りにいかない可能性や危険度。

 ▽リスク管理

  ・防止策や軽減策を考えタスク化して監視する。

 ▼課題とは

  ・顕在化した事象、問題。
  ・解決しなければならない問題。

 ▽課題管理とは

  ・あるべき姿にするために、解決策を考え計画し実行する。

 
なるほど、リスクとはまだ起きていない事象における危険性を示し、課題とは、すでに起きてしまった事象における問題を示すことがわかりました。
プロジェクト管理におけるリスク管理と課題管理について、色分けのイメージができたのではないでしょうか。 

■「課題」と「問題」の違いは?

課題の解釈において問題というキーワードがでてきました。
確かに、課題と問題という言葉は、セットのような感じがしますね。

 ▼問題とは

  ・解決すべき事柄。課題。

 掘り下げていくと、問題は発生している状況が、ビジネスや組織へネガティブな影響を及ぼすものを定義すると記載がありました。が、ここではあまり掘り下げず、問題と課題はひとまず一緒に考えていきたいと思います。

課題管理とOBPMの活用

言葉の定義は理解できましたが、課題をきちんと管理するためにどのようにして進めていけばよいのでしょうか。まずは現状をきちんと分析して、本質的な問題とあるべき姿を明確にしていきましょう。そして、問題を解決するためにはどんな対策が必要か?最善策はないか?関係者を入れて検討します。

解決策(最善策)が見つかったら、期日を設定し、計画(タスク)を作成します。
タスクごとに期日と担当者(責任者)を設定して、計画を実行に移します。
定期的に関係者を集め、課題解決に向けた状況を共有します。

これらプロセスを図にしてみました。

161.png


OBPM
は、プロジェクト管理機能において「課題管理」があります。
OBPMを導入されたお客様によく利用されている機能の一つです。

先ほど定義したプロセスをOBPMの機能に当てはめてみましょう。すると以下のようになります。

162.png

163.png

いかがでしょうか。
Excelで管理するもの良いと思いますが、こちらのほうが、対応状況がよくわかりますよね。

課題管理はプロジェクト成功における肝

うまくいくプロジェクトは、リスクマネジメントができて、「課題をしっかりと抑えて問題解決している」これは確かなことです。スケジュール・進捗管理だけでは、なかなか気付き難い事です。
プロジェクトを成功に導くために、ギャップを感じたならば速やかに課題票を起こして管理することが大事です。
お客様へも気付きとしてお伝えし、同時に解決策を提案してなるだけ早い段階から課題共有して進めていきましょう。そうすることで、お客様からの信頼があつくなり、プロジェクト成功への近道となるかもしれません。また、プロジェクトメンバや関係者からも信頼され、自身の成長にもつながるのではないかと考えます。

本当は、課題なんてない方が良いのですが、そんなプロジェクトには滅多に出会いません。
課題管理をきちんと行って、成功プロジェクトを増やしていきましょう!

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