課題管理表とは、業務で発生した問題を把握し、改善するために作成するものです。業務やプロジェクトの遂行にあたり、さまざまな課題が発生するケースは珍しくありません。顕在化した課題を放置してしまうと、さらなる悪影響を及ぼすおそれがあります。このような問題の解決には、課題管理表の利用が有効です。本記事では、課題管理表の概要や作成するメリット、作成方法、運用のポイントなどをご紹介します。
課題管理表について
業務で生じる課題は多々あります。情報共有がうまくいかない、タスクに漏れがある、スケジュール管理ができないなど、挙げればきりがありません。こうした課題の把握と改善に役立つのが、課題管理表です。
課題管理表とは?
課題管理とは、業務で発生した問題の記録や共有を行い、改善に活かすことを指します。業務ではさまざまな課題が発生し、それらが業務のスムーズな進行を妨げることも珍しくありません。
顕在化した課題を放置すると、再度同じ問題が発生する可能性があります。場合によっては、放置することで状況が余計に悪化する可能性もあります。このようなリスクを回避し、適切に改善を行うために実施するのが課題管理です。
課題の記録と共有に適した文書のことを課題管理表といいます。企業によって書式は異なりますが、一般的には課題の名称や背景、内容、担当者名、優先度、期限、ステータスなどの情報を記載します。情報を文書に整理することで把握しやすくなり、チームで課題を共有しやすくなるメリットがあります。
課題とは?
「課題」とは、「手掛けているプロジェクトで発生した、未だ解決に至っていない問題」のことをいいます。これは、プロジェクト管理に関する知識を体系化したガイドライン「PMBOK」で定義づけられています。
以下の記事では、PMBOKについて詳しく解説しています。
【第１章】PMBOKを理解しよう：PMBOK とは
アメリカの非営利団体が作成したPMBOKはプロジェクト管理の世界基準です。PMBOKを学んで理解すれば、効率的にチームを運営するスキルを身につけられるでしょう。
課題管理表をつくるメリット
課題管理表の作成により、顕在化している課題への対応を確実に行えるメリットがあります。また、社員の対応状況を正確に把握できるほか、チームの連携強化や個人の負担軽減につながる点もメリットです。
課題の対応を確実に行える
課題管理表を作成すれば、問題の具体的な内容や重要度、対応状況などをひと目で把握できます。そのため、課題への確実な対応を行えるのです。
問題が発生していても、対応状況がよくわからないとそのまま放置してしまうリスクがあります。その結果、小さな問題が大きな問題に発展し、プロジェクト全体の進行に影響を及ぼす可能性も否めません。
管理表を作成してチームで共有すれば、迅速かつ適切な対応を行えます。マネジメント担当者は、表に記載された内容に基づき、リソースを適切に割り振れます。
社員の作業状況を把握できる
管理表を運用すれば、社員の作業状況を把握できます。管理表には、課題への対応状況も記載するためです。そのため、その問題の解決に誰が動いているか、作業の進捗などを正確に把握できます。
大きなプロジェクトになるほど関わる人の数は多くなり、作業状況を正確に把握できていないと、作業の抜けや漏れが発生する可能性があります。抜けや漏れがあとから見つかると、手戻りが発生して納期に間に合わなくなる、といったことも考えらます。
課題管理表を作成するには
課題管理表を作成するには、対応期日を決定したうえでタスクの優先順位を付ける必要があります。課題管理表作成のプロセスはこちらの記事を参考にしてください。
課題管理表のテンプレートを公開しているWebサイトも多くあるので、それらを活用するのも一つの方法です。
課題管理表に項目を作る
課題管理表に設定すべき項目は、業務やプロジェクトなどによって異なります。一般的には、記入者名や担当者名、課題の名称、ステータス、対応期日などを設定します。また、優先度や対応の結果、完了条件、影響内容、範囲なども設定しておくと、効果的な管理を行えるでしょう。
優先度は重要度とも置き換えられます。課題への優先順位をつけるために設定します。対応の結果は、課題に対する具体的な対処の内容と結果です。完了条件は、完了したと判断するときの条件を示します。影響内容や範囲は、プロジェクトに課題がどのような影響を与えるのか、どの範囲に影響を及ぼすのかを記載する項目です。
優先順位をつける
優先順位をつけずに対応を始めてしまうと、急ぎでない問題から対処してしまい、早期の解決が望まれる課題を後回しにしてしまうおそれがあります。その結果、プロジェクトの進行に悪影響を及ぼすおそれがあるため、課題には優先順位をつけたうえで対処しなくてはなりません。
優先順位づけは、重要度と緊急度を軸に決めます。たとえば、プロジェクトへの影響が小さい、影響を受ける範囲が少ない、といったものは重要度が低いと考えられます。また、期日が迫っている、顧客を待たせている、といった課題は緊急度が高いと判断できます。
なお、抽出した課題のなかには、対処する必要がない ものが含まれている可能性があります。そのため、最初に課題の取捨選択を行い、対応しないものを選り分けておくとよいでしょう。
タスク化する
対応に優先順位をつけたら、タスクとして設定します。担当者を決めておくことで、責任の所在が曖昧にならずに済みます。また、期日を明確にしておくことで、確実にタスクを消化できます。
課題管理表を運用するポイント
課題管理表の運用においては、優先順位の高いものから順番に対処することが基本です。また、課題への対応方法や完了条件を明確にする、日々更新する、メンバーで共有するなども大切なポイントです。
優先順位の高いものから対応する
課題の優先順位が高いものから対応しないと、業務やプロジェクトの進行に悪影響を及ぼすおそれがあります。本来、後回しにしてもまったく問題がない課題へ先に着手してしまい、期日が差し迫ったものが間に合わなくなる、といった事態も考えられます。
基本的には、重要度と緊急度の双方が高いものから対処します。そのためには、管理表へきちんとどの程度の優先度かを課題ごとに記載しておかなければなりません。たとえば、優先度「高」や「低」といった具合に記載しておけば、優先的に着手すべきかどうかの判断材料にできます。
課題への対応方法を明確にする
管理表には、課題への対応方法を記載する項目も設けます。対応方法を記載する際には、課題を細分化したうえで具体的な内容にしなくてはなりません。
対応方法が不明確では、タスクを割り振られた担当者も困惑してしまいます。何度も管理者に聞き直す羽目になり、業務効率も低下してしまうでしょう。そのため、個々が問題なく対処できるよう細分化したうえで具体的な方法を記載する必要があります。
課題の終了条件を明確にする
課題の終了条件が明確でないと、実際には完了していないのに終わったと勘違いしてしまう人が出てくるかもしれません。同じ業務内容であっても、人によって完了したと感じるポイントは異なるためです。
上記のようなことが起きないよう、終了条件を明確にする必要があります。たとえば、「顧客のデータを整理する」といった内容では、どのデータをどこまで整理すればよいのかわかりません。「顧客の属性情報と過去の取引情報をすべて整理しデータベース化する」のように、明確な終了条件を設定しましょう。
日々更新する
課題管理表を作成しても、情報をきちんと更新しないと成果につながりません。情報の漏れが生じないよう、日々更新を行いましょう。
基本的には、顕在化した課題は漏れなく記載します。あまり重要でないから、影響が小さいからと放置はせず、すべて記載しましょう。
情報は日々更新しないと、古い情報が残ってしまいます。その結果、すでに完了済みの課題なのに、ステータスが「対応中」になっており、リソースを有効に活用できない、といったことも起こりかねません。情報を適宜更新するには、そのための体制や環境づくりも求められます。
メンバー全員に共有する
個々の社員に割り振ったタスクは、ひとつのプロジェクトから分裂したものです。それぞれのタスクは密接に結びついており、すべてが完了することでプロジェクトも完遂します。
ほかの社員には全く関係ないと思えるタスクも、実は深いところで関わっている、といったケースも珍しくありません。そのため、管理表の情報はメンバー全員できちんと共有する必要があります。
メンバーで情報共有することで、プロジェクトもスムーズに進みます。個々の進捗をチェックしつつ作業を進められるためです。進捗が悪い社員を把握して素早くフォローに入ったり、アドバイスを送ったりすることも可能となり、チームが一丸となってプロジェクト 完了を目指せます。
課題管理表のテンプレート
課題管理表を一から手作りするのもよいですが、テンプレートを利用すると効率よく作成できます。もちろん、項目をそのまま利用できない可能性もあるため、自社に合うようカスタマイズして利用しましょう。便利なテンプレートはいくつもありますが、おすすめなのは「Microsoft Office」と「Googleスプレッドシート」の2つです。
Microsoft Office
Microsoft Officeといえば、オフィスワークに欠かせないソフトのひとつです。そのMicrosoft Officeの公式サイトでは、さまざまな種類のテンプレートを配布しています。
WordやExcelなどで利用可能なテンプレートをダウンロードできるのが特徴です。デザインに凝った豊富な種類のテンプレートが用意されているため、あらゆる業界にマッチします。
課題管理そのものに特化したテンプレートは扱っていませんが、課題管理表に流用できるテンプレートは提供されているため、項目をカスタマイズすれば自社に合った表を作成
可能です。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、Googleが提供しているツールです。Excelと同じように利用でき、複数での同時編集や情報共有を行えるのが魅力です。Googleスプレッドシートにも、さまざまなテンプレートが用意されており、多彩な用途に利用できます。
また、Googleスプレッドシートにアクセスし、テンプレートギャラリーから任意のテンプレートを選べます。To-Doリストや予算表、スケジュール、顧客関係ツールなど、ビジネスに役立つさまざまな種類のテンプレートをダウンロード可能です。
課題管理表のテンプレートもあるため、項目や課題などを入力すればすぐにでも利用できます。無料で利用できるため、手軽かつ低コストで管理表を導入・作成したいと考えている企業に適しています。
まとめ
課題管理表の作成においては、必要な項目を設定したうえで課題に優先順位を設け、タスク化して管理を行いましょう。
プロジェクト管理力強化に関する資料もご用意していますので、こちらもぜひご活用ください。
