プロジェクト管理に重要な項目について(Vol.13)

 2017.10.16  株式会社システムインテグレータ

プロジェクト管理の「項目」

今回は、プロジェクト管理における「項目」についてのお話です。

「項目」といっても、PMBOK体系における知識エリアやプロセスで区分けされる管理項目のことではなく、もっと具体的な、プロジェクト管理上の入力項目や表示項目といったレベルの「項目」のことです。 

そう、このブログのメインタイトル「プロジェクト管理は現場で起きているんだ!」に則し、現場で実際にやりとりされている「項目」のことについて書いてみます。

「項目? 何だかプロジェクト管理のテーマとしては大した話ではなさそうだなぁ」と思われるかもしれませんが、そんなことはありません。「項目」はプロジェクト管理の肝でもあるのです。

プロジェクト管理の「項目」が解れば業務が解る

例えば、ある会社のプロジェクト管理がどうなっているのか、現状どうしているのか、今後どうしたいのか、を知る必要があったとしましょう。

その時、まず聞くべき質問は次の3つです。

・プロジェクト初期計画書にはどのような「項目」がありますか?
・プロジェクト状況報告書にはどのような「項目」がありますか?
・プロジェクト完了報告書にはどのような「項目」がありますか? 

そしてそれらを次のように掘り下げていけば、その会社のプロジェクト管理業務が見えてきます。

・その「項目」の意味、定義は何ですか?
・その「項目」の元は何ですか? 用途は何ですか?
・どの「項目」が必須ですか? 重要度の軽重を教えてください。
・今はないけど必要な「項目」、あったら便利な「項目」は何ですか?

どうでしょう。「項目」はプロジェクト管理の肝、という気がしてきませんか?

[RELATED_POSTS]

プロジェクト管理の「項目」へのツールのアプローチ

プロジェクト管理の肝である「項目」は、プロジェクト管理ツールにとっても肝になります。どの「項目」を標準で用意し、個別の要件に合わせるための柔軟性をどうするのか、その辺りがツールの悩みどころです。

特に悩ましい柔軟性については、次の2つのアプローチが考えられます。

・標準項目にないけど必要な項目は追加できるようにする。
・標準項目にあるけど不要な項目は削除できるようにする。 

OBPMではその2つのアプローチを、いくつかの重要機能において実装しています。

必要な項目を追加できる「汎用項目」

初期のOBPMには「必要な項目を追加できる」という機能はありませんでした。しかし導入事例が増えていくにつれ、各社に個別の重要項目が多様にあることを理解し、柔軟性をもって応えるべきと判断しました。そして「汎用項目」という名の機能として実装しています。

2019年3月現在の最新バージョン(5.5.0)では、次の5つの画面機能において「汎用項目」が用意されています。

・「プロジェクト登録」画面
・「障害登録」画面
・「課題登録」画面
・「リスク登録」画面
・「質問・回答登録」画面

プロジェクト管理に関するお役立ち資料

「汎用項目」の画面イメージ

「汎用項目マスタ設定」画面で、追加する項目の選択と、属性の定義を行います。

13_1.png

利用する画面ではこのように表示され、入力することができます。

13_2.png

追加した項目は、OBPMからデータを出力する「汎用データ出力」機能においても出力、保存することができます。

13_2_2.png

出力データは「Excel形式」「CSV形式」等で保存できますので、プロジェクトデータの分析・統計や、外部システムへのデータ連携の場面においても、追加した項目を標準の項目と同じように扱うことができます。

OBPMではこのようなアプローチで、「標準項目にないけど必要な項目は追加できるようにする」という柔軟性を持たせております。

それでは次に「必要な項目は追加」とは逆の、「不要な項目は削除」についてのアプローチを見ていきましょう。

不要な項目を削除できる「ガントチャート項目」

OBPMでは、進捗管理の要として「ガントチャート」画面を利用します。進捗管理といえば原価管理と並び、プロジェクト管理における肝中の肝です。進捗管理だけに特化したツールが作られるほど、世の需要は高く、またその使い方や管理の仕方は多様でもあります。 

OBPMの「ガントチャート」画面は、進捗の推移が「EVMグラフ化」できることを前提に設計され、そのための要素項目はひと通り標準の画面項目として用意されています。しかし会社によっては必ずしも全ての項目が必要ではなく、またその着眼点や焦点も各社で異なるケースがあります。その個別要件に対応するため「ガントチャート」画面では、「不要な項目は削除できる」という2つ目のアプローチを採っています。

「ガントチャート項目」の画面イメージ

「ガントチャート項目設定」画面で、利用する項目の選択を行います。

13_3.png

「ガントチャート」画面では、チェックを付けた項目だけが表示されます。

13_4.png

プロジェクト管理 たかが「項目」、されど「項目」

いかがでしたでしょうか。
「項目はプロジェクト管理の肝」であることを判っていただけましたでしょうか。 

もし今、御社のプロジェクト管理がうまくいっていない、あるいはもっと向上させたい、という気持ちがおありでしたら、一度、次のように自問してみてはいかがでしょうか。

・プロジェクト初期計画ではどのような「項目」が必要か?
・プロジェクト状況報告ではどのような「項目」が必要か?
・プロジェクト完了報告ではどのような「項目」が必要か? 

たかが「項目」ですが、改めて見直してみることで、皆様のプロジェクト管理がより良くなるためのひとつの手掛かりになれば幸いです。

以上、現場からのお話でした。

recruit

ranking

プロジェクト管理ツール:OBPMイラスト図解でよくわかるガイド

RELATED POST関連記事


RECENT POST「プロジェクトは現場で起きているんだ!」の最新記事


この記事が気に入ったらいいねしよう!
プロジェクト管理ツール比較ガイド:全7製品を10項目で徹底調査
ブログ購読のお申込み

RANKING人気資料ランキング

RECENT POST 最新記事

RANKING人気記事ランキング