IT化が進む昨今、ビジネスで使われるツールにも様々なものが登場しています。例えば、タスク管理ツールや社内の連絡ツール、スケジューリングをスムーズにしてくれるものなど様々です。
こうしたツールは一部の業務セクションだけが切り取られ、一点に特化しているものが多いですが、会社として円滑にプロジェクトを進めるためには、複数の要素を横断的に管理できる仕組みが必要となります。
そんなときに役立つのが「プロジェクト管理ツール」です。
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトを進行・管理するためのスケジューリング機能や共有機能、タスク管理機能やアラート機能など、便利な機能が多数搭載されています。大規模のプロジェクトを進めるために、すでに活用経験のある方も多いのではないでしょうか。
今回は「プロジェクト管理」をテーマに、基礎的なことからプロジェクトを成功に導くための管理のポイント、おすすめのツールまで一挙にご紹介します。
プロジェクトの管理に悩まれている方、テレワークが始まって管理体制に課題を感じ始めた方は必見です。
そもそも"プロジェクト"とは何なのか？
そもそもプロジェクトとは何なのでしょうか。プロジェクトの定義について簡単に整理しておきましょう。
プロジェクトの定義
プロジェクトは目的達成のために構築する計画です。納期や売上目標などの明確な目的を定め、計画的に実行する業務のことを指します。
プロジェクトは社内でチームを構成して実行するものから、企業単位でチームを組み協働で実行するものまで様々です。
プロジェクトの管理者はPM（プロジェクト・マネージャー）と呼ばれ、プロジェクトチームが実行するタスクを管理してプロジェクトの目的達成を目指します。
プロジェクトにおける「成功」の定義とは？
プロジェクトの成功は「クライアントの求める成果物を期日までに納品する」ことです。
プロジェクトは、プロジェクト要件・納期・予算を満たさなければ成功となりません。
成功させるためには、チームとしてゴールを共通認識し、メンバーがパフォーマンスを発揮してそれぞれのタスクをクリアする必要があります。
以下の記事にて詳細に解説しておりますので、合わせてご覧ください。
プロジェクトとは？その意味とタスクとの違い
プロジェクト管理をしない場合のリスク
プロジェクト管理を行わないと、プロジェクトを計画通りに遂行できなくなるなど、以下のような様々なリスクがあります。
・納期遅延
・品質不備（求められる品質を満たせない）
・予算超過
結果、クライアントからの信頼を失うだけでなく、取引そのものを失ってしまう可能性もあります。コストをかけすぎることで、自社の赤字要因にもなりえます。また、管理が行われないことでプロジェクトに関わるメンバー間のコミュニケーションも上手くいかなくなり、トラブルを引き起こしかねません。
プロジェクト管理は義務ではないものの、プロジェクトの炎上や赤字といった致命的な失敗を未然に防ぐために重要な業務です。適切な知識やツールによって管理することをおすすめします。
プロジェクト管理の目標と成功させるためのポイント
プロジェクトを成功させるためには重要なポイントがいつか存在します。ここからは起こりがちな失敗例と共に、プロジェクトを成功に導くうえで重要なポイントについてご紹介します。
期限内に遂行するためのスケジュール管理を徹底
目の前のタスクをこなすことしか意識できずに、プロジェクト全体の完成度が下がってしまうことがあります。これらの原因の多くは、プロジェクトスタートの段階でスケジュール管理が十分に行われていないことにあります。
プロジェクトのスケジュール管理ではマイルストーンの設定が効果的です。目的達成までの間にいくつかのチェックポイントを設け、マイルストーンごと期日と成果物の進捗度を設定することで、タスクあたりの所要時間を割り出せます。
これにより細かなスケジュール管理の徹底が可能になり、プロジェクトをつつがなく進行することができます。また、各ステップのクオリティチェックなどもしやすくなるでしょう。
予算金額内に収めるコストマネジメント
プロジェクトの予算は限られています。しかし、コストマネジメントが適切に行われなかったために、限られた予算内で目的を達成できないケースが発生する場合があります。
プロジェクト初期段階ではプロジェクト全体像を見通すことが難しい場合があり、見積もり通りにコストマネジメントができないこともあるでしょう。そのため、プロジェクト実行段階においては再評価と制御によってプロジェクトを監視しなければなりません。
こうしたコストマネジメントを適宜実行することで、限られた予算内でのプロジェクトの完遂が可能になります。
期待レベルの品質・技術成果の提供
成果物がクライアントの期待する品質を担保できていないなど、失敗の要因はプロジェクト状況が正確に把握できていないケースが多いとされています。プロジェクトにおける品質とは、クライアントの期待レベルを満たす要求を成果物の機能・性能が満たしていることを指します。
そのため、プロジェクト成功に向けて品質管理が行われます。PMが中心となり品質をキープする計画を策定し、必要に応じて業務プロセスの改善などの修正を実施します。
これによりクライアントの期待する品質・技術成果を満たした成果物の提供が可能になります。
割り当て資源を有効活用する
割り当てられた必要な資源を計画的にマネジメントできないプロジェクトは、失敗する確率が高くなる傾向にあります。その要因の多くは、割り当てられた資源を管理する権限がPMに与えられていないことにあります。
プロジェクトの達成と人を軸とした資源管理は切っても切れない関係です。割り当て資源管理において決裁スピードは非常に重要な意味を持ちます。
プロジェクトの全容を把握・管理しているPMが割り当て資源管理の権限を持ち、最小限の人的資源有効活用してプロジェクトを完遂することが理想です。
顧客が満足する状態で完了する
プロジェクトにおいて成果物だけが納品物とは限りません。場合によっては運用マニュアルや中間成果を含めて納品物として求められことがあります。これに適切に応じることができない場合、顧客満足度を下げる要因となってしまいます。
実際、プロジェクトや成果物の証拠にあたる途中経過報告などを納品物として求められる場合は少なくありません。そこで、成果物を一定のルールで管理しておく必要があります。成果物管理に関してもプロジェクトチームを内でルールを徹底して運用することが重要です。
プロジェクト管理の流れと手順
プロジェクト管理の大まかな流れは以下です。
目的を確認
まずはプロジェクトの目的を明確化しましょう。目的の明確化はプロジェクトの指針となります。またチーム全体の意思統一に繋がり、モチベーションのアップも期待できます。
目的が曖昧なままでは優先事項がわからず、適切な判断ができない可能性があります。さらにプロジェクト終了時、目的が達成できたかどうかを評価できません。適切な評価を行うために、目的に具体的な数字を設定しておきましょう。
タスクの洗い出し
目的を達成するために必要な作業をタスクとしてリストアップします。作業内容や重要度、着手する順番などを整理します。
タスクを整理する際は担当者や期限の設定が大切です。担当者を設定すればタスクの責任者を把握でき、期限を設定すれば進捗状況も把握しやすくなります。
タスクの割り振りは、メンバーの適性や希望を考慮して適切なボリュームのタスクを与えることが重要です。
進捗の把握・修正
プロジェクトの進捗状況を把握し、必要に応じてタスクの修正をしましょう。進捗管理はプロジェクトの目標や納期を確認しながらメンバーの作業の進行状況を把握し、進捗状況のズレを修正する業務です。
QCDを守るためにも常に進捗状況を把握し、問題があれば適切に対処しなければいけません。そのためにはミーティングを開き、メンバーの作業状況を聞き出すことが大切です。問題が生じた場合はプロジェクト全体のバランスを考慮しながらタスクを修正しましょう。
事態によってはタスクを追加する必要もあります。タスクの追加によりプロジェクト全体に影響が及ぶ場合は、スケジュールの見直しかメンバーの追加も検討すべきです。
プロジェクトの成功にはツールの活用が必須！
予算・品質・納期を正しく管理しながらプロジェクトを成功に導くためには、「プロジェクト管理ツール」の活用が必要不可欠です。プロジェクト管理ツールには役割ごとに複数の機能・性能が備わっています。
ここからはプロジェクト管理ツールに備わる主な機能の詳細についてご紹介します。
プロジェクト計画書
プロジェクトを成功に導くためには、予算・品質・納期などを定めたプロジェクト計画書の作成が必須です。
プロジェクト計画書のフォーマットには特別な決まりはありません。計画書は表計算ソフトなどを使用して作成する方法が一般的ですが、プロジェクト管理ツールに備わった作成機能を使用すれば効率的に作成できます。
プロジェクト計画書の詳細は以下の記事で解説しています。
プロジェクト計画書とは
WBS
WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトに必要な工程を細分化して構造化を行う手法です。
WBSを作成するメリットは工程の構造化によってプロジェクト全体を可視化する点です。これによりPMはプロジェクト全体の進捗管理が容易になり、各タスクの担当者も今の作業と次の作業が明確になります。
WBSの詳細は以下の記事で解説しています。
WBSの基礎知識と書き方のコツを伝授
ガントチャート
ガントチャートは縦軸にWBSで洗い出したタスクを、横軸に日時を並べて各タスクの進捗状況を管理する帯状のグラフです。
タスク進捗状況や担当者をひと目で確認できることが、ガントチャートを使って進捗管理を行うメリットです。
ガントチャートの詳細は以下の記事で解説しています。
ガントチャートとは
EVM
EVM（Earned Value Management）は、人件費や労務費がいくら発生するかといった予算を軸にした進捗管理の手法です。
EVMはプロジェクト進捗が順調かどうかを、計画値（PV）・出来高（EV）・実績値（AC）をグラフで管理します。
各要素をグラフで比較することによって、予算のかかり具合とプロジェクト進捗を明確に把握・管理することが可能になります。
EVMの詳細は以下の記事で解説しています。
EVMとは
メンバーアサイン表
メンバーアサイン表はどのタスクに、どの担当者が、いつまでに完了するか、といった項目を示す表です。
メンバーアサイン表を使用することで、作業の分担と個々の責任を明確にすることが可能です。
メンバーアサイン表については以下の記事でも解説しています。
リソースヒストグラムはコスト管理の要
プロジェクト別採算表
プロジェクト別採算表では、月別に労務費・委託費・経費など原価分類毎に採算の管理を行います。
プロジェクトの原価管理（採算管理）の詳細は以下の記事で解説しています。
プロジェクト原価管理
プロジェクト週次報告書
プロジェクト週次報告書は、一週間に実施したタスクを総括するためのものです。各担当者の報告書を集計し、今後のプロジェクト進行度合いの調整などを行います。
また、プロジェクト週次報告書は単なる業務報告以上の役割があり、報告の結果からPDCAサイクルを回し、課題解決や改善に役立てることができます。
報告書については以下の記事でも解説しています。
テンプレートを活用したプロジェクト管理
課題・リスク・障害管理表
課題・リスク・障害管理表は、プロジェクト進行で障害となる課題やリスクを認識するためものです。
プロジェクトにおける課題・リスク・障害の発生は、プロジェクト目的達成に悪影響を及ぼします。そこで、課題や課題を生む要素を特定・管理し、被害を未然に防いだり、最小限にしたりする施策を実施します。
課題管理の詳細は以下の記事で解説しています。
課題管理はプロジェクト成功における肝
代表的なプロジェクト管理ツール4選
ここまでプロジェクトを成功に導くためのポイントと、プロジェクト管理ツールの機能について解説を行いました。
では実際にプロジェクト管理を円滑に進めることができるツールにはどのようなものがあるのでしょうか。ここからはプロジェクト管理における代表的なツールをご紹介します。
OBPM Neo
OBPM Neoは、国内で唯一プロジェクトマネジメントの世界標準「PMBOK」に準拠したプロジェクト管理ツールです。
210社を超える導入実績があり、IT企業に特化したプロジェクト管理はもちろんのこと、製造業の工事進行基準にも対応しています。
OBPM Neoはプロジェクト管理機能に加えて、プロジェクトを最高の状態で成功に導く「要員管理」や「コミュニケーション管理」といった強力な機能も数多く搭載されています。
https://products.sint.co.jp/obpm
Trello
Trelloは誰でもすぐに使いこなすことができる、シンプルなインターフェースが特徴的なプロジェクト管理ツールです。Trelloボードとリスト・カードによってタスク管理やコミュニケーションの共有・確認を容易に行うことができます。
こうした機能を使いPMと各タスク担当者の双方が効率良く作業できる仕組みになっています。
Redmine
Redmineはオープンソースソフトウェアの無料プロジェクト管理ツールです。無料ながらもガントチャートなどのプロジェクト管理に役立つ機能が搭載されています。
これにより、プロジェクト管理から課題管理まで、幅広い用途で活用することが可能となっています。
Backlog
BacklogはITエンジニアからバックオフィスの方まで、どんな部署でも直感的な操作によってプロジェクト管理を行うことができるタスク管理ツールです。
ガントチャートやマイルストーンなどプロジェクト管理するサポートする機能のほか、Wiki機能やスケジュール管理機能が備わっています。
プロジェクト管理ツールを選ぶポイント
上記した4つの製品以外にも多数のプロジェクト管理ツールがリリースされています。そのため、どのプロジェクト管理ツールが自社のプロジェクト管理に最適なのかを比較検討することが難しい場合もあるでしょう。搭載されている機能が多すぎたり、使い勝手が悪かったりしてはプロジェクト管理の妨げになってしまいます。
そこでここからは、プロジェクト管理ツールの最適な選び方についてご紹介します。
クラウド型か、オンプレミス（インストール）型か
プロジェクト管理ツールはクラウド型とオンプレミス型のに2つに大別されます。
クラウド型は外部サーバに保存したデータをインターネットを介して共有を行います。情報共有のしやすさや、端末を選ばない利便性の高さが特徴です。インターネット接続環境があれば様々な機能を利用できるメリットがある一方で、外部にデータを保存するリスクも考慮しなければなりません。
対してオンプレミス型は、プロジェクト管理ツールに必要な構成を自社システムやPCにインストールします。オンプレミス型はセキュリティ面は強固になりますが、社外と情報共有を行うことが難しくなります。
情報共有のスピード感を重視する場合にはクラウド型を、データ漏洩のリスクを最小限にしたい場合にはオンプレミス型を選択しましょう。
必要な機能が搭載されているか
プロジェクト管理ツールにはIT企業のプロジェクト専用のものから、汎用性が高いものまで様々です。そのため、自社プロジェクト進行に必要な機能、課題解決に役立つ機能が過不足なく搭載されているかがポイントになります。
一般的には、以下のような基本機能が備わっているかをチェックするようにしましょう。
リアルタイムでの情報反映
ガントチャートなどで進捗状況を管理する際には、リアルタイムで情報更新が行われる必要があります。リアルタイムで情報反映を行う機能によって、プロジェクト進捗の把握と今後の予測が可能になります。
特に複数の部署や関連会社などと共同で進めるプロジェクトや、各メンバーの動きが煩雑化しやすいようなプロジェクトにおいては必須の機能と言えるでしょう。
分析機能
分析機能は管理ツールに蓄積されたデータの可視化と共有を可能にします。この機能によって具体的な課題解決の施策立案が可能になります。
中には顧客情報などの行動データの蓄積や、他のCRMツールのデータと連携して分析が行えるツールも存在します。
コストマネジメント機能
コストマネジメント業務は膨大なデータを集計しなければならないケースもあり、作業者の負担になりがちです。コストマネジメント機能では労務管理システムなどとの連携によって、工数の集計を自動化します。
手動でデータの入力と集計を行う手間がなくなるため、プロジェクトメンバーの負担を削減できます。
社外からのアクセス・コラボレーション機能
社外とプロジェクトを協働する際にはアクセス・コラボレーション機能が必須です。
一般的にはクラウド型ツールが社外からのアクセス・コラボレーションと相性が良く、共同作業がスムーズになります。
ツールによってはメンバーやドメイン毎に管理権限を変更することも可能です。
他ツールとの連携機能
他ツールとの連携もツールを選ぶうえで重要なポイントです。
例えばチャットツールやカレンダーツール、SFA・CRM・MAツールなど、すでに社内で取り扱っているものとシナジーを生めるか、事前に確認しておくと良いでしょう。
ツールによっては連携してデータをつなぎこむだけで、プロジェクトの下準備の工数が一気に解消できるケースもあります。
導入費用
忘れてはならないのが導入費用です。導入後は、長期間使い続けるツールですから、費用対効果がしっかりと出ていないと導入の意味がありません。
導入前後できちんと成果が出ているか否かを確認するべく、事前に課題を整理して効果を測ってみましょう。
使いやすいインターフェースになっているか
使いやすいUIUXになっているか否かも重要なポイントです。
特に大人数が関わる大規模なプロジェクトでは、ITツールの利用に慣れている人以外も利用する可能性があります。また、会社をまたいで利用するような場合は社外のリテラシーを推し量れないため、なるべく誰もが使いやすいツールを利用するに越したことはないでしょう。
プロジェクト管理ツールは運用しなければ始まりません。直感的に操作できる、なるべくシンプルなものを選ぶのがおすすめです。
無料体験期間の有無
ツールによっては無料体験期間を提供しているものもあります。特に前述した操作性やコストパフォーマンスを理解したうえで判断するためには、この無料体験期間をフルに活用することが欠かせません。
無料体験期間中はなるべくツールを活用し、多くの人から使用感を聞いてみましょう。
セキュリティ
セキュリティも重要な観点です。どのプロジェクトにおいても言えることですが、内部情報の流出はコンプライアンスに関わります。
また、外部のCRMツールなど顧客情報と連携していたり、管理ツール内部に顧客情報が蓄積されていたりする場合、会社の信用問題や存続にも関ります。
堅牢性が高く、ネットワークの強度が高いツールを選ぶよう心掛けましょう。
まとめ
今回はプロジェクト管理をテーマに、成功のポイントや具体的なツールなどをご紹介しました。
2020年の新型コロナウイルス流行の影響により、テレワークを実施する企業が急増しています。対面でのコミュニケーションが減ったことで、より情報が属人化しやすく、管理がしにくいという課題も生まれてきています。
その中で、今回ご紹介したプロジェクト管理ツールは非常に役立ちます。
プロジェクトの管理方法に悩まれている方、いまいちツールの導入に踏み切れていなかった方は、ぜひ一度ツールを活用して効率化を図ってみてはいかがでしょうか？
