プロジェクト管理の仕事を、改めて見直してみよう(Vol.67)

 2019.12.02  株式会社システムインテグレータ

プロジェクト管理の仕事を、勘違いしていませんか?
業務の忙しさにかまけて本質を見失っているのでは?という方を、たまに見かけます。

今回は、プロジェクトマネージャーを経験したことのある方に、改めて「プロジェクト管理の仕事」がどんな仕事なのか?を考えていただこうというブログです。
では、はじめます。

プロジェクト管理の仕事あるある

プロジェクト管理の仕事をしていて、こんな経験はないですか???

  • メンバーの進捗がなかなか見えない
  • 割り込みが発生し、スケジュールが遅れる
  • 進捗が悪く、メンバーを急遽増員し利益圧迫
  • プロジェクト工数の集計漏れがよく発生する
  • プロジェクトの週次報告に、毎週時間をとられる
  • プロジェクト管理用のExcelが壊れる

などなど、プロジェクト管理をしていると、いろいろなトラブルが発生します。

なにごともなく、すんなりプロジェクトが完了したなんてことのほうが少ないのではないでしょうか?
ただ、このようなトラブルの多くは、「プロジェクト管理の仕事」を理解していれば、回避できたりします。
では、「プロジェクト管理の仕事」って何なのか、改めてひとつひとつ確認していきましょう。

そもそも「プロジェクト」とは?

「プロジェクト」とは、ある目的を達成するための計画の策定とその遂行のことです。
特に、期限が定まっていたり、具体的な目標を達成したら終了するような限定性を持っていたりする計画のことを指します。。
   
「プロジェクト」の特徴としては、下記のようなものがあります。

  • 明確に定義された目標
  • 必ず開始と終了がある
  • 永続的でない一時的な組織である
  • 1人のプロジェクトマネージャーと複数のメンバーから構成される
  • 目的達成のための予算が与えられる
  • いくつかの工程から成り立つ
  • 工程毎に必要資源が変化する
  • 予期できない事態が発生することがある
  • 後工程になるほど変更・修正の難易度が増す

ここでのキーワードは、「目標」「開始・終了」「メンバー構成」「予算」「工程」「予期できない事態」などです。

では、「プロジェクト管理」とは?

「プロジェクト管理」とは、プロジェクトを成功裏に終わらせることを目指して行う活動のことです。
プロジェクト各活動の計画立案から工程表の作成、および進捗管理が含まれ、成功させるためには、プロジェクトを適切に管理することが求められます。
ここでのキーワードは、「適切なプロジェクト管理」です。

プロジェクト管理の仕事をする上で、この「適切なプロジェクト管理」ができているかが、非常に重要なポイントとなります。

では、適切なプロジェクト管理とは何でしょう?
それは、「プロジェクトを成功するための管理活動」を行うことにあります。

プロジェクトが成功するための管理活動の条件

  • 期限内に
  • 予算金額内で
  • 期待レベルの技術成果のもと
  • 割り当て資源を有効活用し
  • 顧客が満足する状態で完了する

プロジェクトを成功させることが、プロジェクトマネージャーの仕事だとすると、上記の内容を定義して管理することがプロジェクト管理の仕事だと言えます。

そしてプロジェクトを管理するには、ツールが非常に重要になってきます。

プロジェクト管理の仕事で必要なツール群

主だったプロジェクト管理ツールとしては、下記のようなものがあります。

  • プロジェクト計画書:プロジェクトの目的がわかる
  • WBS:プロジェクトの工程・タスクがわかる
  • ガントチャート:プロジェクトの進捗がみえる
  • EVM:プロジェクトの先の予測がみえる
  • メンバーアサイン表:メンバの負荷・余力がみえる
  • プロジェクト別採算表:プロジェクトの採算見通しがわかる
  • プロジェクト週次報告書:プロジェクトの状況・課題がわかる
  • 課題・リスク・障害管理表:プロジェクトの課題・リスク・障害を共有・対応できる

                                  etc...

プロジェクト管理をする上で、上記のようなツールは何かしら使われていたのではないでしょうか?もし、ないものがあったら、その部分でトラブルが発生したのではないでしょうか?

プロジェクト管理の仕事でよくある問題

さて、このプロジェクト管理ツールについて、よくある問題があります。
それは、プロジェクト管理を行うシステムがそれぞれ独立して、バラバラ状態になってしまっているということです。
部門やプロジェクト単位で属人化してしまい、集計・分析に毎週相当な時間を要し、集計もれなどで結果正確な状況が把握できないなんてこともあります。

バラバラなプロジェクト管理では、効率も悪く管理コストもかかり、生産性も上がりません。
人によっては、この非効率な作業自体が、プロジェクト管理の仕事だと、毎週疲弊しながら対応しているプロジェクトマネージャーを結構多く見かけます。

ただ、プロジェクトの目的は、「期限内に予算金額内で顧客が満足する状態で完了する」ことでしたよね?毎週の集計作業が仕事ではありません。
プロジェクトの状況を把握して終結に向けて確実にコントロールすることが、プロジェクト管理の仕事です。

そのためには、いかに正確に簡便に状況把握できるかが、プロジェクトの成功への大きな要因となります。
そこで、必要なのが統合型のプロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理の仕事にかかせない統合型プロジェクト管理ツール

弊社が自信をもってお薦めする統合型プロジェクト管理ツール「SI Object Browser PM(以下、OBPM)」は、プロジェクトに関する情報を一元管理でき、「プロジェクトの標準化」「採算の見える化」「進捗の見える化」「メンバアサイン状況の見える化」ができます。

プロジェクトを採算レベルまでリアルタイムに確認できますし、プロジェクトメンバー全員で同じ状況を共有できるので、本来のプロジェクト管理の仕事に専念できます。

ツールを最大限活用するための2つのポイント

ただし、ツールを導入するだけでは、適切なプロジェクト管理はできません。
ツールをきちんと活用することが重要です! そのために、

<ポイント1>ツールに必要な情報を、確実に入力することが重要!

OBPMは統合型なので、入力は最低限で済むよう各機能が連携しています。
ただし、すでにOBPM以外のシステムも社内にいくつも存在しているかと思います。
二重入力が多いとメンバーの負担が大きく、なかなか入力してくれません。

そこで、OBPMでは「システム連携」を行っています。
勤怠システムから勤務実績を取込み、各プロジェクトに工数を配賦し、プロジェクトに原価が自動反映され、採算がリアルタイムに見られます。
また、月締めでの完成仕掛別の原価を会計システムに連携したり、プロジェクトコードを取り込んだりなど、いろいろなシステムと連携ができるように 考えられています。

1<図:システム連携イメージ>

<ポイント 2>ツールの設定と 使い方が重要!

ツールを購入したけど効率的に使用できず、ただただ入力の負担だけが増えている、効果的な見方がわからないなどといった経験はないですか?

OBPMは、ライセンス売りっぱなしで終わらせはしません。
10年の自社活用実績と約200社への導入実績をもとに、OBPM活用のノウハウを伝授します。
導入支援を必ず実施させていただき、現在のプロジェクト管理方法を確認、貴社にあった設定と運用をご提案します。

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<図:導入支援イメージ>

まとめ

最後に、「プロジェクト管理の仕事」のまとめです。

  • 「プロジェクト管理の仕事」は、プロジェクトを成功に終わらせることを目指して行う活動
  • 適切なプロジェクト管理が必要で、ツールが非常に重要
  • プロジェクト管理ツールがバラバラだと非効率なため、統合型プロジェクト管理ツールが理想
  • ツールを最大限活用するためには、「入力負荷の削減」と「導入支援」が必要

「集計」がプロジェクト管理の仕事ではなく、「分析してコントロール」することこそがプロジェクト管理の本当の仕事です。
だからこそ、プロジェクトの状況把握は、正確に簡単にできなくてはなりません。

もし、まだバラバラのツールで管理しているようなら、統合型プロジェクト管理ツールを検討してみてはいかがでしょうか?

本当のプロジェクト管理の仕事を理解し、より生産性の高い仕事をしていきましょう!

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プロジェクト管理ツール:OBPMイラスト図解でよくわかるガイド

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