プロジェクト管理 「見える化」の極意と落とし穴!(Vol.86)

 2020.08.27  株式会社システムインテグレータ

プロジェクト管理をするうえで「報連相」は欠かせないものです。特に報告では、「今のプロジェクトの進捗状況を教えて」「現段階での課題状況を総数、解決済み、未解決の分類で報告して」など、突然の依頼を受けることもしばしばです。プロジェクトにかかわる情報をしっかり整理し「見える化」が実践できている人は、それらの依頼に対して的確に答えることができています。(逆に「見える化」が実践できていない人は報告を正しくすることができていないことが大半です。)このことからプロジェクト管理をするうえで「見える化」が重要であることが分かるのではないでしょうか?

ここからはプロジェクト管理をしっかり実施していくために、「見える化」の重要性やその極意(何をどのようにするべきなのか?)、注意してもらいたい落とし穴などを紹介していきたいと思います。ぜひ参考にしてください!

プロジェクト管理における「見える化」の重要性とは?

複数の人が関与しながら物事を進め、最終目標を達成していく、いわゆる“プロジェクト”は以下を実施することで初めて円滑に進めていくことができます。

  • 参画メンバー全員で目的やゴールをしっかりと共有する
  • 常に変化する状況を把握できるようにする

この2つを実施するために、目に見える表現としてしっかり表すことが重要になってきます。(各個人の頭の中にあって表現できていないものは、他人には理解されないですよね、、、)

これが「見える化」の重要な部分であり、プロジェクトを円滑に進めていくために欠くことができないものだと言えます。

ではこの「見える化」は具体的に何を実施するべきなのでしょうか?具体的に解説していきたいと思います。

プロジェクト管理における「見える化」の極意ってなに?

「見える化」と単純に言っても、何もかもをただ見えるようにしたらいいわけではありません。(「見える化」という言葉自体が抽象的で何をするべきか明確になっていないため、分かりづらいんです!)

「見える化」では、本当に見せたい(見たい)ものを表現として表すことが非常に重要で、以下の3つを実施する必要があると考えられています。

数値やグラフなどを用いて視覚的に分かりやすく表現する

あいまいな表現を排除し、正確な数値や視覚的に分かりやすいグラフなどを用いてプロジェクトの状態を誰でもわかる形に表現しましょう。

個人で抱えている問題を明らかにして全体共有する

個人レベルでは解決に導くことが困難な事象を全体共有することで、新たな発見を促して解決へ導きましょう。

他へ展開することで改善が見込まれるやり方を全体共有する

より良いプロジェクト運営に対しての新たな手法を全体展開していくことで効率をあげ、成果を創造していきましょう。

 

上記の内容で「見える化」で何をするべきか整理できましたか?「見える化」はそれだけではダメで、さらにいろいろな事象をしっかりと判断・比較していくために統一したルールや仕組みも必要となります。

【具体例】

  •   何を「見える化」するのか?(見たい内容の設定)
  • 「見える化」をどのような形で実施するのか?(情報の手入力や自動処理などの検討)
  • 「見える化」したことにより、何をどのように判断するのか?(KPIの設定)
  • 「見える化」したものを共有する方法?(メール、ポータルへの情報アップロードなど)

「見える化」で何をするべきなのかをしっかりと理解し、それを下支えする仕組みも併せて検討していくことで、プロジェクトを進めるうえ正しい判断ができるようにしていきましょう。

プロジェクト管理において「見える化」するべきものとは?

ここまでは「見える化」の重要性や、実施するべき点、陥りやすい問題点などを整理してきました。ここからは実際のプロジェクトを円滑に運営していくうえで「見える化」するべきものと、それがもたらすメリットをご紹介していきたいと思います。

  1. タスク
    日常における具体的な作業をWBSにより洗い出し、整理を実施することができます。作業漏れや忘れなどへの対策を講じることができます。
  2. スケジュール
    作業予定の立案や進捗状況の確認を実施することができます。作業に対する平準化や、遅延発生時の対応に対して容易な計画実施のサポートを可能にします。
  3. コスト
    どの工程(もしくは作業)にどれぐらいの費用が発生するかを明確化できます。また当初計画コストと実績コストに乖離が発生した際などは、その詳細を確認し、コスト超過などへの対応をとるための基礎情報として活用することができます。
  4. 品質
    作業を行う上での課題や障害の明示化や、対応記録の保存を可能にします。またその記録からこの先の再発防止や改善、抑制につなげていくことを可能にします。
  5. コミュニケーション
    プロジェクト関係者と課題や要望、QA等を共有することを可能にします。
    統一した管理により、メンバー間の齟齬などを排除し、QA等への回答のレベルを安定させることを可能にします。
  6. 要員
    各作業に対する要員の関わりを把握、記録することを可能にします。
    未来の状況を管理することで、要員の負荷調整や増減員計画などを補助します。

しっかりと「見える化」することにより、プロジェクトの運営に大きく寄与する情報となっていきます。上記6つの視点でぜひ「見える化」を実施してみてください。

「見える化」の落とし穴とは?

実際に「見える化」へ取り組みを開始していくと、誰もが落ちる落とし穴があります。その落とし穴に落ちないために、「見える化」する前段階でしっかり注意をしていきましょう。

「見える化」した数値だけに固執しない

プロジェクト管理において「見える化」するものにはどうしても数値として表現する情報が多くなってしまいます。それらの情報はプロジェクトを円滑に進めるための重要な情報となるのですが、数値以外の情報にも重要な「見える化」するべき情報はたくさん存在するため、そういった情報を漏らさずに判断材料にすることが重要です。(数値以外の「見える化」した情報もプロジェクトを支えていることが多いです。)

【具体例】

  • 今後の進捗に対するPM/PLの所感、展望、意気込み
  • 顧客の現在の心情
  • プロジェクト内メンバーの意識

「見える化」は最終ゴール(=目標)ではない

「見える化」することに固執して作業を進めていくと、それがゴールであるかのような錯覚にとらわれがちです。「見える化」はプロジェクトを円滑に進めていくために必要な手段の1つに過ぎません。(目標はあくまでプロジェクトを円滑に進め成功させる(=成果を上げる)ことです!)そのことを常に頭の中に置いたうえで作業を実施していくよう心掛けていきましょう。

「見える化」すること自体を形骸化させない

いろいろな情報を「見える化」するため工夫を凝らしていくことも多くなりますが、意味のない形骸化をさせてしまうことも「見える化」する際に陥りやすい落とし穴の1つです。しっかりと目的を忘れることなく、形骸化しない「見える化」を実施していきましょう。

 

記載した以外にも落とし穴はいろいろあるかと思います。それらに引っかからずに「見える化」をしっかりと進めてプロジェクトを円滑に進めていきましょう。

「見える化」にはソフトウェアを活用しよう!

ここまでに見てきた「見える化」作業は簡単な作業ではありませんが、その作業の助けとして有用なソフトウェアがあります。ここからはその作業の助けとなる弊社ソフトウェアであるSI Object Browser PM(略称:OBPM)をご紹介していきたいと思います。

「見える化」するべきものの管理が統合的に実施できる

OBPMではプロジェクト管理において「見える化」するべき情報を一元的に管理することができます。これはOBPMが統合型プロジェクト管理ツールである最大の利点です。(ツールが分断されることなく、すべてが同じ土台の中で管理可能です。)

【管理項目例】OBPM

管理メニューでは、プロジェクトの進捗や課題をEVMや報告ですぐに把握でき、プロジェクトの採算も月別に原価の内訳レベルで把握できます。

統合型プロジェクト管理ツールOBPMを活用して頂くことで、「見える化」の難しい問題点などの解決を図り、プロジェクトを円滑に進めることが出来ると考えております。

「見える化」実施のまとめ

いかがでしたか?最後にご紹介してきた内容をもう一度おさらいします。プロジェクト管理の「見える化」で重要なことは2つ

  •  参画メンバー全員で目的やゴールをしっかりと共有する
  •  常に変化する状況を把握できるようにする

見える化する上での極意とは以下になります。

  •  本当に見せたい(見たい)ものを表現として表す
      ・数値やグラフなどを用いて視覚的に分かりやすく表現
      ・個人で抱えている問題や、展開することで改善が見込まれるやり方を全体共有
  •  しっかりとした仕組みを構築する
  •  極意を極める過程では、落とし穴に注意し、意識して行動する

また、この「見える化」を推進し、プロジェクト管理を支援するソフトウェアとして弊社のOBPMも紹介させて頂きました。「見える化」をしっかりと実施し、プロジェクトを円滑に進めていくことができるプロジェクトマネージャーを目指していきましょう!

今回ご紹介させて頂いた内容が皆様の業務の一助になることと、弊社パッケージのOBPMにご興味を持っていただければ幸いです。

 

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