プロジェクト管理 Excel利用例
プロジェクト管理ツール「SI Object Browser PM(以下、OBPM)」を扱う当社では、さまざまな業種の企業に提案に行く機会があります。訪問する多くの企業では、企業規模・業種の違いによって使い方は異なりますが、プロジェクト管理ツールとしてExcelが採用されています。
最も訪提案機会の多い IT企業と、エンドユーザー情報システム部門のプロジェクト管理のExcel利用例を紹介しましょう。
＜利用例１＞
「弊社では、プロジェクトの計画書、各種設計書、進捗管理表や報告書まで、プロジェクト管理に必要な情報はExcelの標準テンプレートで管理しています。テンプレートは、過去の成功したプロジェクトやベテランPMの意見を参考に標準化をしました。」
＜利用例２＞
「弊社では、オープンソースのプロジェクト管理ツールとExcelを組み合わせて管理しています。オープンソースのプロジェクト管理ツールには、ガントチャートやEVMのプラグインモジュールも用意されており進捗管理を中心に利用しています。プロジェクトの実績や報告レポートは、プロジェクト管理ツールからExcelにデータを出力して作成しています。」
OBPMシリーズには、３月にリリースした「OBPMライト版 for 製造業」という製品があります。この製品の販売を開始してから、製造業のお客様からの問い合わせが増えています。そんな中で、訪問機会が多いのが、生産設備メーカーで、利用例３は、製造業のプロジェクト管理の一例です。
＜利用例３＞
「弊社では、受注が入ると生産管理システムで新規製番を登録するところからプロジェクトがスタートします。製番が登録された後、生産計画部門は計画をたてていきますが、計画はExcelシートで管理しています。すでに受注している製番の工程表や要員計画表を見ながら要員やスケジュールの調整を行います。」
プロジェクト管理 Excelを採用するメリット
Excelは、すでにプロジェクトメンバーのPCにインストールされているツールです。導入コストが不要で、使い慣れたツールなのでメンバーに操作教育をしなくても展開が可能です。展開スピ―ドが早く、多くの企業のプロジェクト管理に利用されています。また、その他にもExcelを利用するメリットは多いと思います。
＜メリット＞
・直感的で分かりやすい定型フォームが、誰でも簡単に作成できる。
・定型フォームはインプット画面として利用できて、データが入った状態で出力すると報告資料にもなる。
・セル形式の入力は、専用システムに比べて効率がよく入力ができて、コピペも簡単。
・マクロや関数を利用すれば、色々な制御やコントールを入れることができる。
・共有サーバーやメールで、社内外のプロジェクトメンバーに簡単に共有ができる。
・CSVでデータを出力すれば、他システムとの連携もできる。
プロジェクト管理 Excel管理の限界
Excelによるプロジェクト管理はメリットが多いはずですが、訪問をさせていただく企業では、「そろそろExcelによるプロジェクト管理が難しくなってきた」という声が多いと感じます。どの企業にも共通していえることは、仕事の量と難しい案件が、以前よりも増えているという事が背景にあるようですが、その他、よく聞く課題を紹介しましょう。
「過去に、Excelで標準テンプレートを作り全社に展開したが、各プロジェクトや部門ごとにカスタマイズがされており、今では複数の版が存在している。部門ごとに報告の粒度も異なり、複数のフォーマットの情報を集計するのにとても時間がかかっています。」
「限られたリソースで、以前よりも増えた仕事を計画通りに完了しなければなりません。一方で、働き方改革など、以前よりもメンバーの負荷の管理を厳しく求められるようになっています。そのためには要員管理が重要だが、複数のプロジェクトにアサインされているメンバーは突発的な割り込み仕事もあり、正確に状況把握することが難しくなってきています。」
「原価管理の精度向上が求められている。以前は、日報システムでプロジェクトコードに実績工数を登録していましたが、原価に参入する工数と、間接工数やロス工数を細かく管理しなければならなくなってきました。また、実績は生産管理システムで管理していますが、計画はExcelシートで管理しているため、予実績の集計に時間がかかっています。」
Excel管理の弱点のひとつがファイル管理です。各プロジェクトで、進捗管理、要員管理、採算管理など、数多くのExcelシートが作成されてフォルダに保管されます。
部門や全社の状況を把握しようとすると集計作業が必要になる。Excelで管理が可能なプロジェクト数を超えると現場の負荷が高くなってしまいます。
統合管理型ツールOBPMによる課題解決
OBPMでは、製品開発や保守業務など各部門の業務の違いや、プロジェクトの規模の違いをドメインマスタでテンプレート化することができます。新規にドメインを作成すると、工程・タスクを中心に、工程ごとの進捗や品質基準など、プロジェクトの１５のプロセスを標準化することができるのです。
＜業務タイプ別にドメインを登録＞＜各ドメインで１５のプロセスを標準化＞
業務タイプごとにドメインが登録されているため、ある業務のやり方を変更した時は、該当するドメインのプロセスを変更すればよいわけです。他のドメインに影響を与えないため、Excelテンプレートで発生する標準崩れを防ぐことが可能になります。
統合管理型のプロジェクト管理ツール
OBPMは、統合管理型のプロジェクトです。各プロセスがデータベースで一元管理されているので、計画を変更すると関連するプロセスの情報も自動的に更新されます。ここでは、全社のリソース状況が把握できる、「開発メンバアサイン状況」で説明したいと思います。各プロジェクトで作成された要員計画は、リアルタイムに集計されています。メンバーが登録する実績工数も同様で、集計された結果は、ヒートマップで表示されるので、先の予定も含めて、どのタイミングで誰が忙しいか、空いているかが一目でわかります。
Excelでは、ファイル単位に情報が分かれているため集計が発生し負荷が発生する作業です。要員計画と進捗管理が別ファイルで管理されている場合は、ファイルの更新もれによる不整合も懸念されます。
他システムとの連携を前提に設計されている
企業には、プロジェクト管理に関係する様々な業務システムがあります。例えば、勤務実績は勤怠システム、旅費や出張費はワークフローや経費管理システム、原価管理は生産管理システムと、プロジェクト管理と連携する情報が外にあるケースが多いです。
プロジェクト管理ツールを導入する際、勤務実績と工数実績の時間を合わせたい、経費実績をプロジェクト原価に反映させたい、プロジェクト管理の工数実績を生産管理システムと連携したいといった要件は結構多いと思います。
OBPMは、外部システムとデータ連携を可能とする、入出力のインターフェースを用意されています。オンプレミス環境については、フォルダ管理で自動取込みも可能です。
Excelで同様の要件が発生した場合は、外部で作成されたCSVファイルを取り込んでからマクロでプロジェクト管理シートに反映させたり、手動で入力したりと、ここにも負荷のかかる要因があります。
今回は、Excelをテーマに、課題解決ができる機能の一部しか紹介ができていませんが、プロジェクト管理全般に関する資料もご用意しています。ぜひご活用ください。
