「プロジェクト管理ツール」を検索すると数え切れない程たくさんのツールが出てきます。
フリーで利用出来るものや有償のもの、クラウド型やアプリインストール型、単機能のものから複数の機能を持っているものなど様々あります。企業の担当者様はそれら多くの選択肢から自社に最適のツールを選ぶべく、多くの時間を費やし様々な基準で「比較」を行なっています。
時間をかけて「比較」し導入したにも関わらず、思い通りの効果を得られていない企業様も多いように思います。
今回はしっかりと効果を出すためのプロジェクト管理ツール比較のポイントをお伝えします。
比較の前に
当たり前のことですが、「比較」をする前に、まずそもそも何のためにプロジェクト管理ツールを導入するのかという目的を定める事が重要です。目的を定めないと「比較」の基準を決めることが出来ないからです。
・赤字プロジェクトや遅延プロジェクトを減らすため。
・プロジェクトの見える化を実現するため。
・会社のプロジェクト管理業務を標準化するため。
・プロジェクト管理レベルを上げるため。
・プロジェクト管理業務（集計、報告、共有etc）を効率化するため。
といった全社的な取り組みに通じる目的もあれば、
・要員の空き状況を正確に把握するため。
・課題やタスクの抜け漏れを防ぐため。
・スケジュールを一元管理するため。
といった現場寄りの目的もあります。
例えば、赤字プロジェクトを減らしたいという目的であれば、当たり前ですが工数管理、原価管理の機能を持ったツールを選ばなければなりませんし、課題やタスクの抜け漏れを防ぎたいという目的であれば、高機能なガントチャートを持ったツールは必要ないかもしれません。
プロジェクト管理ツール 比較の基準
目的を定めたうえで、「比較」の基準を考えていきます。弊社はプロジェクト管理ツールを提供する側として、「比較」される側にあるわけですが、お客様への提案時によく聞く「比較」基準に以下のようなものがあります。
・目的を達成するための機能があるかどうか。
（工数、進捗、品質、PJ承認、進行基準対応、EVM、データ出力、etc）
・導入コストはどれぐらいか。
・導入にかかる時間はどれぐらいか。
・導入実績が豊富にあるかどうか。
・セキュリティは担保されているか。
・カスタマイズは可能か。
おそらくこのブログをご覧の皆様も上記のような基準で何かしらのツールを「比較」したことがあるのではないでしょうか。これらの「比較」基準は重要なものだと思いますが、もう一つ忘れてはいけない重要な「比較」基準があります。それは、
・導入支援サービスがあるかどうか。
です。
どれだけ目的に見合ったツールを選んだとしても、現場に定着させることが出来なければ何の意味もありません。ツールはあくまでも手段でしかありません。プロジェクト管理ツールで最大の効果を出すためには、プロジェクト管理ツールを開発した側が意図する使い方をして頂く必要があります。
低価格やオープンソースのプロジェクト管理ツールの多くは、運用ルールや使い方をお客様が自分たちで考え決めなければなりません。
忙しい業務をこなしながら、運用ルールを考え、マニュアル等を作成するのは大きな負担ですし、時間をかけて考え作った運用ルールやマニュアルが本当にベストなものなのかもわかりません。現場とのギャップにより意図されていない使い方がされ、ルールが守られず、結果思うような効果をあげられず、使われなくなってしまうことがあります。
多くの時間をかけて「比較」し導入したにも関わらず、投資が無駄に終わってしまうわけです。
導入支援サービスについて
弊社では統合型プロジェクト管理ツール「SI Object Browser PM（OBPM）」をお客様に提供する際、導入支援サービスを必須で行なっています。目的の確認にはじまり、現状のプロジェクト管理業務の詳細なヒアリング、当該業務をOBPMに移行した場合の運用方法の説明や提案、運用ルールやマニュアルのひな形提供、稼働開始後のギャップを埋めるための改善提案、他のお客様への導入で積み上げてきたノウハウの提供等々、効果を出すための支援を実施しています。
導入支援サービスは不要です・・というお客様には申し訳ないですが導入をお断りしています。理由は先に述べた通り最大の効果を発揮することが出来なくなるからです。
「支援がないと使えないようなツールはダメ」という意見を頂くことがあります。わからなくは無いですが、プロジェクト管理業務は組織で行なう業務である以上、決して簡単なものではないと思います。
■まとめ
技術やクラウドの発展により今後も多くの新しいツールやサービスがリリースされます。
ユーザーはこれまで以上に多くの選択肢を「比較」し、ベストなものを選ばなければなりません。目的を定め、その目的を達成できるツールを機能やコストだけではなく、効果を出すための「導入支援サービスがあるかどうか」という「比較」基準を加え、考えてみてはいかがでしょうか。
ツール比較の詳しい資料もご用意していますので、こちらもぜひご活用ください。
