プロジェクトにおけるドキュメント管理の現状
企業のプロジェクトでは数多くのドキュメントが作成されます。例えば、ITシステムの開発プロジェクトでは「プロジェクト憲章」から始まり、計画工程では「プロジェクト計画書」、「要員計画書」、「原価見積書」が作成されます。計画工程が承認され設計工程に入ると、「基本設計書」や「機能別スケジュール表」、「詳細設計書」、「タスク作業完了時のレビュー報告書」、製造工程では「単体テスト仕様書」、「結合テスト仕様書」、「不具合報告書」・・・と工程が進むにつれてドキュメントが増えていきます。
他にも、製造業の製品開発プロジェクトであれば、企画段階の「新製品企画書」から始まり、構想設計では「構想設計図」、「コンセプトデザイン」、「企画判定書」、試作設計、量産設計と工程が進むにつれて、「試作図」、「設計仕様書」、「各種図面」、「部品表」、「試験表」、「採算表」・・・と企業のプロジェクトで作成されるドキュメントは多種多様です。
ご訪問時に、プロジェクトで作成されるドキュメント管理の方法を尋ねてみると、命名規則やフォルダ構成を決めたファイルサーバで管理をしている。ドキュメント管理ツールを導入している。スクラッチでドキュメント管理システムを構築している。といった具合に仕組みは様々ですが、一元管理をしている企業が多いようです。しかし、システムで一元管理をしていても、「ほしい情報がなかなか探せない」とか、「他プロジェクトのドキュメントが活用できていない」といった課題を多くのお客様が持っております。
プロジェクト管理ツールを使うとドキュメントが効率的に管理できる
弊社では、同時並行で進められる企業のプロジェクトを統合的に管理できる「SI Object Browser PM（以下OBPM）」を開発・販売しておりますが、提案をさせていただく、ほぼすべてのお客様から、「プロジェクト情報が点在化していて状況がつかめない」といった課題をいただきます。この章では、点在化するプロジェクトの情報から、OBPMではドキュメントをどのように管理できるかをご紹介します。
次の画面（図１）は、プロジェクトの立上から完了までを管理するOBPMのプロジェクトメニューです。画面左から、立上 → 計画 → 実行 → 管理 →終結 とプロジェクトの流れに合わせて５つのプロセスが体系化されております。
図1：OBPMプロジェクトメニュー
プロジェクト立上
新規プロジェクトは、「PJ登録」から登録します。メニュー選択すると登録画面（図2）が表示されます。ここではプロジェクトの基本情報（顧客、契約種別、期間、主管部門など）を登録していきます。この画面右下には「ファイル添付」のボタンがありますが、例えば「プロジェクト体制図」、「契約情報」などプロジェクトメンバ全員に共有しておきたい情報はここに添付しておくことができます。
図2：OBPMプロジェクト登録画面
契約情報タブに切り替えると、顧客との契約情報（契約金額、検収条件など）、プロジェクトの原価見積書、実行予算の登録画面（図3）が表示されます。
OBPMではプロジェクトの原価を見積もる機能が提供されております。原価見積はプロジェクト立上時、計画変更時などプロジェクトの中で何度か変更されますが、OBPMでは見積作成履歴を管理することができます。また、この画面でどの原価見積もりを適用するかを指定すると、原価の情報は採算管理機能の原価目標にリアルタイムに反映されます。
ファイル管理で原価見積書（採算表）を管理する運用だと、版を管理するための命名規則や、見積変更による採算表の更新漏れ、二重入力による負荷が懸念されますが、OBPMでは、統合管理の仕組みによってこれらの課題を解決しております。
図3：OBPMプロジェクト登録画面
プロジェクト計画
プロジェクト登録が完了したら、次は計画の作成です。
プロジェクトの計画機能は、図1：プロジェクトメニューの「計画」の下に
スコープ管理 → リスク管理→ スケジュール管理 → コスト管理 → 品質管理と、一般的な計画の立て方の順序でメニューが並んでおります。
ここでは、プロジェクトで作成される成果物を、OBPMではどのように管理できるかをご紹介します。スコープ管理の中にある「工程タスク成果物登録」を選ぶと（図4）が表示されます。
図4：工程タスク成果物登録画面
この画面では、各タスクとタスクで作成される成果物を登録しますが、成果物の欄には作成された成果物の保管先を指定することができます。保管先にファイルサーバのフォルダや文書管理システムのURLを指定しておくことで、プロジェクトメンバは見たい成果物がある時には、「開く」ボタンを押すだけで検索する事なく内容を確認することができます。
|
工程タスク成果物は、毎回新規作成するのではなく雛形として登録しておくことができます。 |
プロジェクト実行
計画が承認されてプロジェクトが実行段階に入ると、当初想定していなかった課題や問合せが、メンバや顧客からあがってきます。課題や問合せ管理は、図1：プロジェクトメニューの「実行」の下に機能が配置されております。画面イメージは割愛しますが、これらの各機能でも課題や問合せを補足するための資料を添付することができます。
OBPMドキュメント管理機能まとめ
プロジェクトでは進捗に応じて様々なドキュメント・成果物が作成されます。OBPMでは成果物や添付資料などを同じ仕組みで参照するのではなく、種類に応じて呼び出し方法を変える事により効率的なドキュメント管理を可能にしております。
また、複数のシステムやファイルに分かれてドキュメントが保管されることで管理・集計工数に費やしている時間を、統合管理機能によって大きく削減することができます。
ドキュメントレビューの共有がプロジェクトの成否をわける
最近、プロジェクト管理ツールを提案するお客様の中には、情報共有の強化、プロジェクトの見える化をテーマに、いわゆる全社の情報系ツールの位置づけで検討される企業が増えております。
先ほどは、OBPMによるドキュメント管理の機能をご紹介しましたが、この章では、一歩進んだプロジェクト管理におけるドキュメント管理事例をご紹介します。 次の図（図5）は、量産に入る前の製品開発の工程です。各工程は次の工程に移る前に成果物に対するレビューが行われますが、レビュー管理はOBPM（赤背景）で管理されており、成果物はドキュメント管理システム（紺背景）で管理されています。
図5：製品開発における工程管理とドキュメント管理
例えば、構想設計のデザインレビューでは、構想設計図、部品リスト、デザイン仕様書、採算表などが評価・判定されますが、製品開発の図面や関連書類は機密性が高く、ドキュメントに関連性を持たせて保管するといったニーズがありますので、OBPMの中でドキュメントを保管するのではなく、ドキュメント管理システムに任せた方が効率的に管理できます。
OBPMの中からプロジェクトの権限に応じて、レビュータイミングでドキュメントが参照できれば、ドキュメントの機密性を維持しながら情報共有がとてもやりやすくなります。
事例：https://products.sint.co.jp/obpm/case/tamadic
OBPMでは、上記機能を備えた「SI Object Browser PMエンジニアリング版」をご用意しておりますので、詳しくはホームページをご覧ください。
まとめ
プロジェクト情報やドキュメントが此処彼処に保管されていると、最新のプロジェクトの状況がすぐにわかりません。当然、手を打つのが遅れて採算が悪化したり、損益予測の精度が悪くなったり、品質精度が上がらないなど多くの課題があがってきます。
そういった課題を回避したい、解消したいという方向けにプロジェクト管理に関する詳しい資料もご用意していますので、ぜひご活用ください。
