プロジェクト管理とドキュメント(Vol.18)

 2017.12.11  株式会社システムインテグレータ

プロジェクト管理とドキュメント

日々の業務の中では、さまざまなドキュメントが作成されます。そのドキュメントは自分の業務を確認するものから社内への報告資料、取引先とのビジネスを推進するものまで多岐にわたります。

筆者は、IT企業でプロジェクト管理ツールの営業を担当しておりますが、提案フェーズにおいては、顧客との打ち合わせを進める過程で提案書を何版も作成し、その間にQA表や概算見積等を何度も更新します。一緒に提案を進めるメンバと、常に最新の情報が共有できていないと、良い提案をすることができません。

プロジェクト管理においては、営業の提案フェーズとは比較にならないほど、たくさんのドキュメントや成果物が作成されます。プロジェクトには、たくさんのメンバがアサインされ、作業を分担しながら完成を目指すため、各工程・タスクで作成したドキュメントが、次の作業担当者へ最新の情報として引き継がれていなかったり、各工程で作成した成果物のレビューが不十分だと、プロジェクトの成功が難しくなります。

ITのプロジェクトでは、プロジェクトのスタートにあたり「プロジェクト管理票」を作成し、そのプロジェクトの管理レベルを規定しますが、このコラムでは、統合管理型のプロジェクト管理ツール OBPMを使って、次のドキュメントを効率的に管理できる仕組みを紹介します。


プロジェクト管理表で規定されるドキュメント

計画フェーズ:プロジェクト計画書/総合スケジュール/体制図/開発工数見積/詳細スケジュール/品質基準書/リソースヒストグラム

設計フェーズ:基本設計書/機能別スケジュール/詳細設計書/レビュー報告書

製造フェーズ:単体テスト仕様書/結合テスト仕様書/レビュー報告書

単体テスト:単体テスト報告書/総合テストスケジュール

結合テスト:結合テスト報告書/総合テスト仕様書/総合テストスケジュール

プロジェクト完了時:プロジェクト完了報告書

計画フェーズにおけるOBPMのドキュメント管理機能

OBPMはPMBOKに準拠した統合管理型のプロジェクト管理ツールです。
プロジェクトメニューは、立上→計画→実行→管理→終結とPMBOKの5つのプロセスと10の知識エリアに体系化されたメニュー(画面1)になっています。

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画面1:OBPMプロジェクトメニュー


新規のプロジェクトは、立上メニューのPJ登録(①)からスタートします。

PJ登録では、プロジェクトコードを始め、プロジェクトの基本情報、契約金額、期間、実行予算、検収条件など、プロジェクトの契約に関する各種情報を登録します。

プロジェクト登録が完了すると、計画メニュー(②)の各機能で、プロジェクトの計画をたてていきます。計画フェーズでは、プロジェクトの作業スコープを確定し、スケジュール管理の「ガントチャート機能」でスケジュールを決めたあと、要員管理ではメンバ登録を行い、「リソースヒストグラム機能」で要員計画を登録します。

コスト管理の「見積管理機能」では、原価見積や実行予算を作成します。

OBPMでは、計画の各機能を使って、総合スケジュール、詳細スケジュール、リソースヒストグラム、開発工数見積、品質基準書等のドキュメントを作成し、一元管理することができます。

計画で作成したドキュメントは、立上メニューのPJ登録の画面(画面2)から、ドキュメントを取り出すことができますので、プロジェクトメンバや関係部門へ、常に最新の情報を共有することが可能です。

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画面2:プロジェクト登録画面

画面左下のプロジェクト計画書ボタン(③)を押すと、契約期間や契約金額、プロジェクトの目的や工程ごとに納品する成果物が記されたプロジェクト計画書が出力されます。計画が変更された時もリアルタイムに更新された情報を取り出すことができます。

また、プロジェクト完了時にプロジェクト完了報告書ボタンを押すと、原価見積、実行予算に対する原価や利益、プロジェクトの評価要因を出力することもできます。

次に契約情報タブ(④)タブでは、プロジェクトの契約情報を確認することができます。

契約情報画面では、契約金額や検収条件等が登録されているほか、このプロジェクトの原価見積や実行予算(画面3)も登録されています。計画変更で複数見積もりが作成された場合も、現在どの見積もりが適用されているかを簡単に把握することができます。さらにリソースヒストグラム見積からリソースヒストグラムを出力することも可能です。

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画面3:契約情報画面の実行予算登録

ファイル添付(⑤)には、プロジェクトメンバに共有したい情報をファイルで添付することができます。OBPMでは、報告画面など複数の機能にファイル添付の機能が提供されておりますが、PJ登録画面では、契約に付随する情報や体制図などを登録し、メンバへ共有しているケースが多いようです。

OBPMによる各工程のレビュー管理機能

基本設計書の作成が完了したら、レビューを実施し、レビュー報告書が作成されますが、OBPMでは、各工程にチェックポイントを設けて、レビュー評価や品質評価を行い、結果を記録する機能が提供されています。 

【マイルストーンタイプマスタ登録】
社内レビューや客先レビュー、入荷判定や出荷判定など、各工程の作業が完了した時点でチェックが必要なタイプをあらかじめ、マイルストーンタイプ(画面4)として登録します。

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画面4:マイルストーンタイプ設定画面

【マイルストーン登録】
次に、OBPMのガントチャート(画面5)のスケジュール上に、チェックをしたいタイミングでマイルストーンを置いていきます。マイルストーンを置いたら、詳細画面でタイプや名称、実施予定日を設定します。次の例では、基本設計工程の2017年9月24日~25日に基本設計書レビューが設定されています。

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画面5:ガントチャート

【レビュー管理】
ガントチャート上に設定したマイルストーンは、プロジェクトごとにマイルストーン管理機能(画面6)に登録されます。予定日に対して、マイルストーンが実施されているか、またサブタイトルをクリックすると実施したレビュー結果を確認することができます。

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画面6:マイルストーン一覧画面

OBPMには、プロジェクトタイプ別に15のプロセスを標準化するドメインマスタという機能があります。ここまで紹介した、計画フェーズで作成する工数見積もりや品質基準、レビューパターン等は、予めドメインにテンプレートとして登録ができます。

新規プロジェクト登録時は、テンプレートを読み込みプロジェクトごとに修正することで簡単に抜け漏れのない計画をたてることができます。これらの機能を活用することで、EXCELで管理していたドキュメントのほとんどは、OBPM内で一元管理ができるようになります。

OBPMによる成果物管理機能

最後に各タスクで作成される成果物の管理について紹介します。プロジェクトでは、様々な成果物が作成されますが、計画メニューの工程タスク成果物登録機能(画面7)に保管先を設定することができます。例えば、前工程で作成された成果物を確認して作業を行いたい時は、工程タスク成果物画面で「開く」ボタンを押すと保管先フォルダのファイルを確認することができます。ただし、OBPMには構成管理の機能がないため、ドキュメントのバージョン管理や閲覧権限については、他のツールを組み合わせる事をお勧めしております。

3月にリリースされたエンジニアリング版では、OBPMの権限情報を引き継ぎ、文書管理ツールと連携できる機能も提供されております。

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まとめ

プロジェクト情報を複数のツールで管理していると、データの保管方法がシステムごとに異なり、データも点在化してしまいます。リアルタイムに最新の情報を共有することが難しく保管場所などの管理など運用面でも課題が発生します。

OBPMは、“脱EXCEL“を目指した統合管理型のプロジェクト管理ツールで、関係部門や協力会社も含めてドキュメントを一元管理するための機能が用意されているため、常に最新の情報を共有することができます。本日、ご紹介した機能は、OBPMのデモサイトで確認することができますので、ぜひ一度実機を使って確認いただけると幸いです。

OBPMデモサイト申し込みURL:
https://products.sint.co.jp/obpm/demo

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