プロジェクト管理でよく利用されている重要な機能ベスト3(Vol.63)

 2019.10.15  株式会社システムインテグレータ

プロジェクト管理をする際には、原価・採算や進捗、リスク、障害、課題、要員など管理するべき様々な項目があります。弊社のプロジェクト管理ツール「SI Object Browser PM (OBPM)」は、上記機能が統合されたツールなので、プロジェクト管理に必要な機能はそろっています。

プロジェクト管理の悩みを持ったお客様へ提案にお伺いすると、管理項目ごとにExcelやフリーツール、自社開発のシステム等で管理していることがほとんどです。今まで管理項目ごとにばらばらで管理されていたものが1つのツールで管理できれば非常に有効です。しかし、現場も混乱しますし、ルール作りなども必要になるのでなかなかすぐに全社に適用するのが難しく、どの機能から利用していこうかと皆様悩まれます。

今回OBPMを導入されたユーザ様が、プロジェクト管理のどの機能を重要視していて、実際どの機能を利用しているかをまとめてみました。プロジェクト管理のどの管理項目(機能)を他社が利用しているのか参考にしたい方やプロジェクト管理ツールを検討されている方はぜひご覧ください。

プロジェクト管理にはどのような機能があるのか?

そもそもプロジェクト管理にはどのような機能が必要なのか下記にいくつか挙げてみます。

  • 原価・採算管理機能
  • 見積管理機能
  • 進捗管理機能
  • リスク管理機能
  • ドキュメント管理機能
  • 課題・障害管理機能
  • 要員管理機能

少し考えただけででもこれだけありますし、もっと細かい機能に落とし込んでいけばまだまだ機能はたくさんあります。自社にとってなにがプロジェクト管理をする上で必要な機能なのか、優先順位をつけることがやはり必要になると考えます。

OBPM利用ユーザに聞いた利用機能ベスト3

OBPMは現在190社の企業に導入いただいています。OBPMはPMBOKに準拠した統合型プロジェクト管理ツールであり、お客様が求めている機能より多くの機能があるので、まずはスコープを絞って利用を開始してその後、2次フェーズ、3次フェーズといった形で利用機能を増やしていく計画を立てられることがあります。

そんなプロジェクト管理ツールの機能を多く利用されているユーザ様に先日アンケ―トを実施しました。その中の1つの質問で、「利用している機能について教えてください」というのを聞いてみました。細かい機能単位ではなく大きなくくりの機能として以下を選択肢として挙げてみたところ、やはりそうだよねという感想と、なるほどといった少し意外な回答が返ってきました。

利用機能選択肢

  • 原価管理
  • 要員管理
  • 工数管理
  • 進捗管理
  • 品質管理(リスク、課題、障害など)
  • マイルストーン

OBPMユーザが利用している機能 NO.1:工数管理機能

プロジェクト管理においては基本であり重要な機能が一番利用されている結果になりました。

プロジェクト管理における労務費の実積管理のために工数管理は必要となりますし、予定工数に対しての予実管理も重要です。また、最近は働き方改革をテーマに社員の作業・時間管理、負荷状況管理が重要視されているのでプロジェクト管理における機能として工数管理を重要視していると考えます。

OBPMでは、勤怠時間(OBPMで入力もしくは外部勤怠システムからの取込)に対して、工数実積を入力できるので、差異のないように入力できます。また、ガントチャートと連携しているので、作業工程、タスク単位にも工数入力ができ、作業の予定・実積を比較して、生産性を確認できる事も重要なポイントになっています。

別ブログ【プロジェクト管理における工数管理のメリット(Vol.54)】で工数管理について詳しく説明しているのでご興味ある方は是非こちらもご覧ください。

OBPMユーザが利用している機能 NO.2:進捗管理機能

一番利用されている機能が工数管理機能であれば、2番目は原価管理機能と思っていたところ、進捗管理となりました。進捗管理はプロジェクトや部門によってフォーマットが違っていることや、Excelやフリーツールなどばらばらで管理されることが多いので、進捗管理機能を利用して統一のWBS、ガントチャートフォーマットで管理していくことが重要視されている証です。

プロジェクト管理ツールを検討されている企業様も進捗管理機能を利用して見える化をしたいといった希望を多く伺います。OBPMでは、ドメイン機能(テンプレート機能)を利用して、例えば、開発手法や製品、顧客単位で、標準WBSを作成することで標準化が可能な為、ベテランから新人まで誰がプロジェクト計画を立てても抜けもれなくスタートできることや、計画作業時間の削減ができるので効果絶大です。

OBPMユーザが利用している機能 NO.3:原価管理機能

どんなに成果物が良くてお客様に評価されても、原価が予定よりオーバーしてしまっては、成功プロジェクトとは言えません。プロジェクトが開始される前の予定原価、開始してからの実積原価、想定される着地予想の3つの視点で原価管理をしていかなければプロジェクト管理ツールの機能としては十分とは言えません。

OBPMでは、プロジェクトの計画時には人別の計画工数を立てて、経費や外注費を含めて実行予算の作成、プロジェクト開始後は入力された値を元に実積を集計して、現状の着地点まで一覧で確認することができます。また、当月は締めてみないとどうなっているかわからないといった企業様も多いですが、OBPMでは、月中でもその時点での実績を集計して着地予測もできることがユーザ様にも評価されています。

要員管理機能も重要視している

原価、工数、進捗管理機能といったプロジェクト管理では誰もが重要と思う機能がベスト3に入りましたが、この3つの機能はOBPM導入企業様やプロジェクト管理に困っている企業様の多くも何かしらのツールを利用して管理されていることがほとんどです。

僅差で惜しくも4番目になった、要員管理機能については、ツールを利用せず、リーダーや部門長が何となく状況を見て、個別にヒアリングして管理している企業様が多いように思われます。働き方改革や限られた時間で生産性をあげていくためにはプロジェクト管理における要員管理機能は、最近重要視されています。工数管理機能だけ検討したいといった問い合わせも少し増えています。OBPMでは、プロジェクトごとに人別にリソース計画を立てて、工数管理機能から実積を入力することで、人別、プロジェクト別に予定と実積の対比で管理することができます。

閾値を設定して色分けでみることができることで、視覚的に負荷状況をみることができるのが好評です。またユーザ様からは、工数管理機能をうまく利用したことで、最適な人員配置ができて、余計な外注費を削減できて利益に貢献できたといった声も聞いているので、プロジェクト管理をする上ではぜひ実施したい機能だと考えます。

プロジェクト管理の重要機能を利用して成功プロジェクトを増やす

いかがでしたでしょうか。プロジェクト管理ツールでよく利用されている機能は、工数管理機能、進捗管理機能、原価管理機能ということになりました。やはり、プロジェクト管理では原価・採算管理と進捗管理が最も重量な管理項目であることがわかりました。また、要員管理機能が僅差でランク外になりましたが、要員管理機能もプロジェクト管理においては外せない機能の1つです。

自社開発で原価管理システムを作る、進捗管理ツールを導入して管理してみる、Excelでテンプレートを作って工数管理をしてみるなど、まず始めてみるものいいかもしれません。しっかりとルールや体制を作って利用できれば成果が出るかもしれません。しかし、自社開発であればメンテナンスの問題や、進捗管理ツール以外はまた別になるのでバラバラ管理になる。テンプレートがいつの間にか崩れているなどの問題もしばしば聞くことがあるので、OBPMのような統合型のプロジェクト管理ツールを導入して管理することをお勧めします。

まずは、工数管理機能、進捗管理機能、原価管理機能から取組んで、成功プロジェクトを増やしていきましょう。

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プロジェクト管理ツール:OBPMイラスト図解でよくわかるガイド

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