便利なプロジェクト管理機能を知ろう~厳選4機能紹介~(Vol.74)

 2020.02.17  株式会社システムインテグレータ

昨今働き方改革や生産性向上、同一労働同一賃金などにより労働環境は変化しています。
特にIT業界は業務における過重な負荷による脳・心臓疾患や、業務における強い心理的負荷による精神障害が多い業界として厚生労働省にも取り上げられています。
IT業界では、プロジェクトの成否はプロジェクト・マネジメントと人材の総合的な能力が鍵となります。そのような環境の中で効率よくプロジェクト管理をすることがとても重要なポイントです。
プロジェクト管理が楽に、便利になれば、その分開発の作業に時間をとれますし、PMやPLなどの管理する側も、状況がわからないが故のストレスや管理業務作業の低減ができるので、メンバーとのコミュニケーションの時間を確保することができます。

プロジェクト管理は、Excelやフリーツール等で管理していることがほとんどです。Excelも便利ではありますが限界があります。これから働き方改革や生産性向上を実現するためにも、本格的なプロジェクト管理ツールを導入して楽に、便利に管理する必要があると考えます。そこで本ブログでは、弊社のプロジェクト管理ツール「SI Object Browser PM (以下、OBPM)」で特に便利な機能を4つ紹介します。

役割別プロジェクト管理が便利になる機能

プロジェクト管理としてどのような機能があるのか下記にいくつか挙げてみます。

  • 原価・採算管理機能
  • 見積管理機能
  • 進捗管理機能
  • スコープ管理機能
  • リスク管理機能
  • ドキュメント管理機能
  • 課題・障害管理機能
  • 要員管理機能

ざっと上げただけでもこれだけの機能があります。
プロジェクト管理で便利になるのは、それぞれの立場で違います。現場のメンバーであれば、日々のスケジュールや課題、障害管理が便利になればいいですし、管理する立場であれば、PJの採算や進捗状況をリアルタイムで確認したいでしょう。PMOであれば品質状況、部門長や経営層であれば全社の状況を確認できればとても便利になります。

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役割により便利機能は違いますが、つまり管理機能がばらばらではなく、1つで管理して現場から経営層まで全社で利用できることが重要です。
OBPMはプロジェクト管理に必要な機能が統合化された便利なプロジェクト管理ツールです。早速、次からOBPMの便利機能を紹介したいと思います。

便利なプロジェクト管理機能 その1:原価・採算管理機能

プロジェクト管理で一番重要な管理項目は? と聞かれればほとんどの方が、原価・採算管理と答えるのではないでしょうか。
原価・採算管理が便利にできれば、PMやPLは報告用のレポートを作成する手間も減りますし、状況がわかるので原価超過の傾向を早めに察知できるので早急に対応を打つことができます。また部門長や経営層も状況が見えるので、「月初しか最新状況がわからない」などといった不満もなくなります。

原価・採算管理を便利にするためにも①プロジェクトが開始される前の予定原価、②プロジェクト開始からの実積原価、③想定着地予想の3つ視点で原価・採算管理をしていかなければプロジェクト管理ツールが便利になるとは言えません。
OBPMでは、各プロジェクト単位でのリソース計画、外注費等を元に、各メンバーが実積工数を入力し、かかった外注費や経費など実積を積み重ねていくことで、上記3つの視点をリアルタイムに確認することができます。プロジェクト単位では、「プロジェクト別採算登録」、全社や部門単位では、「プロジェクト一覧」にて状況が確認できます。EVMグラフでの確認もできるのでとても便利です。OBPMでは、月中でもその時点での実績を集計した着地予測もでき、ユーザ様にも評価されています。

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プロジェクト管理に関するお役立ち資料

便利なプロジェクト管理機能 その2:進捗管理機能

進捗管理はExcelやフリーツールなどプロジェクトや部署によって様々なツールが利用されていることがほとんどです。工夫して便利に管理している方もいれば、お客様指定でこのフォーマットでないと管理できないけど管理しにくいといった悩みを抱えているなんて声もよく聞きます。
より手軽に、楽に、便利に進捗管理をしていくには、WBS、ガントチャートを統一して管理していくことが重要だと考えます。

OBPMには、「ドメイン機能」という開発手法やお客様、製品などによって違うWBSなどをテンプレート化して登録する便利機能があります。ベテランと新人の管理粒度の差をなくす、抜け漏れをなくすことができるので標準化が可能です。計画作業時間の削減ができるのでとても便利です。
ガントチャートも直感的に操作できたり、担当者や期間、生産性や遅れ日数がわかったり、進捗率の定義もマスタ設定できるので使いこなせば便利であることは間違いありません。

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便利なプロジェクト管理機能 その3:要員管理機能

要員管理は、管理者が何となく○○さんは空いている、△△さんは多分来月まで空いてないな、といった何となく状況を見て個別にヒアリングして管理していることや、要員管理表を作成したものの、変更があった場合の修正を怠り、結局最新にならないといった悩みを多く聞くので、管理者からすると原価管理に匹敵するくらい便利に管理したいことかもしれません。
働き方改革や生産性向上のためにも限られた時間と人数でプロジェクトを成功に導くための要員管理機能は、最近重要視されています。

OBPMでは、プロジェクトごとに人別のリソース計画を立ててることができます。また、メンバーごとに単価を持っているので、予定原価も把握できます。さらに工数入力機能から実積を入力することで、予定/実積の対比で人別、プロジェクト別に要員状況を管理することもできます。
これだけでも便利になりますが、閾値を設定して3段階で色分けができることで、視覚的にも負荷状況をみることができるのが大変便利です。要員管理機能をうまく利用したことで、効果を挙げる企業様が多くいます。

  • 人員配置がうまくできたことにより、稼働率が高くなった。
  • 余計な外注費を削減できて利益に貢献できた。
  • 部門間のメンバーの調整が便利になった。

上記は管理者向けの視点ですが、現場からしても「大丈夫です」「きついです」といった感覚的な報告ではなく、数値に基づいて話せるようになったので助かり、便利になりましたといった声もいただいているので、プロジェクト管理をする上ではぜひ便利に利用したい機能だと考えます。

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便利なプロジェクト管理機能 その4:品質管理機能(リスク、障害、課題、レビュー)

品質管理は特に企業様ごとにチェックしたい項目や指標が変わってきます。
レビューや品質チェックのほとんどはExcelで自社標準シートを作成して実施、課題や障害はお客様とやりとりするのでExcelやフリーツールを使って実施しています。
Excelだとどこまでやっているのか把握しにくいですし、課題、障害管理もノウハウがたまっていきません。
OBPMは、リスク、障害、課題管理機能があるので各プロジェクトで起票した内容の状況は一覧で管理できますし、全社のノウハウとしても集約することができます。例えば、過去発生した類似障害を検索して対応の参考にするなどできますし、保守案件であれば障害を引き継いでいくことでどのような問合せが発生しているかなど管理も便利にできます。

便利機能として品質レビューや成果物レビューもあります。品質レビューでは、ドメイン機能(テンプレート)で、レビュー項目をテンプレート化できますし、成果物レビューでは、こちらもドメイン機能で設定した評価項目に対して実積を記載して、指摘があれば担当者を割り当てて対応状況も確認できます。この便利機能があれば、ExcelやフリーツールをやめてOBPMで統合管理することのメリットは絶大です。

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便利機能を活用して成功プロジェクトを増やす

いかがでしたでしょうか。プロジェクト管理で便利機能を4つ挙げましたがどれも必ずプロジェクトでは管理することになります。必ず管理する内容であれば、楽に、便利にできたほうが効率もいいですし、管理者からすると管理に使っていた時間がプロジェクトに関することにまわすことができます。
これからの労働環境の変化や新技術への対応など変化する環境でプロジェクトを進めていくには、OBPMのような統合型のプロジェクト管理ツールを導入して管理することをお勧めします。楽に便利にプロジェクト管理をして成功プロジェクトを増やしていきましょう。

プロジェクト管理ツール:OBPMイラスト図解でよくわかるガイド

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