プロジェクトの時間管理(タイム・マネジメント)のコツを掴んで「やりくり上手」になろう!(Vol.75)

 2020.02.25  株式会社システムインテグレータ

日々のプロジェクトの膨大な管理業務に追われ、あっという間に時間が過ぎているにもかかわらず、するべき仕事があまり進んでいない、、、(どうしよう) と言うような事を皆さんも経験されたことがあるのではないでしょうか?
その一方で、膨大な業務があるにもかかわらず、なぜかゆったりとした時間が流れていて、かつするべき仕事を確実に終えている方が世の中にいらっしゃるのも事実です。
・この両者にはどのような違いがあるのでしょうか?
・またどうすればいわゆる時間の「やりくり上手」になれるのでしょうか?

ここからは「時間管理:(タイム・マネジメント)」にフォーカスを当て、どのような意識を持ち、どのようなやり方を実践すると、時間の「やりくり上手」になれるのか紐解いていきたいと思います。

プロジェクトの時間管理(タイム・マネジメント)は時間を管理する事ではないのです!

まず「時間」について考えてみたいと思います。
「時間」は全ての人に共通で、1日24時間しかありません。当然ながらその時間を増やしたり減らしたりすることはできません(分かり切った当然のことですよね?)

では、その万人に共通の「時間」を「管理」するとはどういう事なのでしょうか?
「時間管理」(タイム・マネジメント)という言葉から、画期的な時短のテクニックを用いて時間軸を管理し、納期を基準として各タスクを当てはめて最適化していくこと自体を想像してしまうのではないでしょうか?

確かにそのような面を持っている事も否めませんが、「時間管理」の本来の意味は、
限られた時間を有効に使うため、意識や行動を変えてマネジメントする
なんです。
ここからは、「意識や行動を変えてマネジメントする」を実践する際のコツやその方法について具体的にお伝えしていきたいと思います。

プロジェクトの時間管理(タイム・マネジメント)実践のコツと方法

確実なタスクの洗い出しと優先順位付けをしよう

まずはやるべきこと(=タスク)をしっかり洗い出し、漏らさない事が重要です。
また、そのタスクには優先順位が必ず存在します。
有名なパレードの法則(別名 80:20の法則)にもあるように、全体の80%をしっかり管理するためには、20%の優先順位の高いタスクが影響していると言えるため、しっかりと優先順位の高いタスクを見極めましょう。
優先順位については、アイゼンハワーマトリックス(「重要度」と「緊急度」の2つの軸を基準に考えるフレームワーク 下記図)を用いると整理しやすくなります。

1

優先順位の高いタスクをしっかりと見極め、そのタスクに対してより時間を費やし、限りある時間を有効に使っていくことが重要です。

しっかりと「見える化」しよう

タスクの洗い出しや優先順付けがしっかりできていたとしても、その内容がしっかりと見えていないと全体像が把握できません。
全体像を把握できていないと、突発的な予定変更などのイレギュラー対応が非常に厳しくなり、結果として時間管理ができていないという評価になってしまいます。
時間管理をしっかりしていくためにもタスクの見える化は必ず実施しましょう。
また、単にタスクだけを見える化するのではなく、スケジュールという時間軸も併せて見える化することが大事です。
月単位から週単位、日単位へと細かくすることで確実に見える化していきましょう。

高い意識(=目標)をもって行動しよう

プライベートにおいて、先の楽しみ(旅行など)が控えていると、その為に少し前から仕事や習い事などの予定を調整した経験はありませんか?
常日頃からこのような調整を実施していく(=意識を高く持つ)事が出来れば、時間管理は自ずと実践できていきます。
但し、調整だけに意識を高くするだけでは時間管理ができているとは言えないのです。
それは、タスクには成果(出来高)が付きまとうからです。
「いつまでに」「何を」「どうする」かを常に意識した目標を掲げ、その実現に向けてより生産性を高めて仕事をする意識を常に持ち続けましょう。

計画に対する振り返りをしょう

優先順位を付け、見える化したタスクを日々こなしていくだけでも十分に大変ですが、 実施したタスクを振り返ることで、新たな発見ができるようになります。
簡単な例として、1つのプログラムを作成することを想像してみてください。
何度も書き直しをして完成まで漕ぎつけたソースを最終的に眺めてみると、「ここをこうすればもっと効率が良かったな」と振り返りができ、この結果を、次のプログラム作成により良く生かしていけるという事があります。
振り返りから次回へ生かす流れとしてKPTを意識して進めていくとよいと思います。
KPTとは、「Keep(うまくいったこと)・Problem(改善点)・Try(次回への工夫)」の3つの要素で考える振り返りの手法です。
この手法を意識して、振り返りから見えてきた次回への工夫を実践しながらより良い時間管理を進めていきましょう。

※振り返りを実施する際の注意点
振り返りはタスクを直接進める作業ではないため、重荷になってはいけません。
自分自身やプロジェクトのメンバーで無理のない振り返りのレベルを見極めましょう。
(突き詰めた「なぜなぜ分析」まではしないようにしましょう!)

プロジェクト管理に関するお役立ち資料

集中してタスクをこなす時間を作りましょう

日々の業務ではいろいろな割込みや、予定変更が発生するのが実情です。
そんな中で優先順位の高いタスクばかりに目を向けてしまうと、全体のバランスを失う事にもなりかねません。
バランスよく仕事を進めていくためにも、優先順位が低い、重要度が小さいタスクを集中して処理する時間を作りましょう。
そうすることでバランスよく時間管理ができるようになると思います。

周りの仲間で時間管理がうまい人を真似してみましょう

自分自身の中でコツを意識し、改善したとしてもなかなか思い通りに進まないことが色々と出てくるかもしれません。
そんな時は自身の周り(主に職場でしょうか?)の人と悩みなどを共有し、時間管理がうまい人を真似することで、効果をより上げる事ができると言われています。
料理の世界では「料理(味)は盗むもの」とも言われているかと思いますが、時間管理でも同じだと思います(盗むのではなく良いところを参考にする意味です)。
ぜひ周りの時間管理がうまい人を探して、やり方を真似してみてはどうでしょうか?

プロジェクトの時間管理(タイム・マネジメント)にソフトウェアを活用しよう

ここまでは時間管理とはどういうことなのか、その時間管理をする上での実践方法やコツをご紹介してきました。
ここからは時間管理を実践していくうえで有用な弊社ソフトウェアであるSI Object Browser PM(略称:OBPM)をご紹介していきたいと思います。

タスクの洗い出しに対してサポートする機能があります

OBPMではタスクをあらかじめ雛型として定義し、その雛型を利用してプロジェクトが作成できる機能があります。
この機能を利用することで、1からタスクを洗い出す手間の削減や、不慣れによるタスク漏れを防ぐことができます。
この雛型を定期的にブラッシュアップする(=振り返りと次回への工夫)ことでタスクの漏れを防いでいくことが会社全体として可能となります。

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しっかりとした「見える化」を実現し、進捗率を定量的に管理する機能があります

OBPMでは先のご紹介した雛型を基にガントチャートが作成されますので、プロジェクトのメンバー全員にしっかりと見える化を実施する事ができます。
また進捗率の設定は各メンバーでの揺らぎをなくすことができるよう、選択リストから指定することも可能となっています。

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弊社ソフトウェアのOBPMをうまく利用して頂き、時間管理を少しでも効率的に実施して頂くことで、より優先度の高いタスクへ時間を多く割いて頂く事ができると考えております。

プロジェクトの時間管理(タイム・マネジメント) まとめ

いかがでしたでしょうか?
時間管理にはいろいろなコツや方法がある事などをご紹介してまいりました。
改めて時間管理(タイム・マネジメント)とは、
限られた時間を有効に使うため、意識や行動を変えてマネジメントする
事であり、そのコツや方法には、

  • 確実なタスクの洗い出しと優先順位付け
  • しっかりと「見える化」
  • 高い意識(=目標)をもって行動
  • 計画に対する振り返り
  • 集中してタスクをこなす時間を作る
  • 周りの仲間で時間管理がうまい人を真似してみる

があります。

また、この時間管理を支えるソフトウェアとして弊社のOBPMもご紹介させて頂きました。

上記に記載した時間管理のコツや方法をしっかり掴み、プロジェクトを優雅に旗振りする時間の「やりくり上手」を目指していきましょう!

今回ご紹介させて頂いた内容が皆様の業務の一助になることと、弊社パッケージのOBPMにご興味を持っていただければ幸いです。

プロジェクト管理ツール:OBPMイラスト図解でよくわかるガイド

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