工程管理システムは、プロジェクト成功の重要なポイント
システム開発や製造業、建設業などさまざまな業種でプロジェクトを開始する際には品質、リスク、メンバーなどを管理しますが、もっとも重要な管理項目として挙げられるのは、「原価管理」と「工程管理」です。私もいろいろなお客様のプロジェクト管理に関する悩みを聞くと、この2つの管理をうまく見える化して成功プロジェクトを増やしたいということをよく聞きます。現場から、経営層まで一番気になる管理項目です。
工程管理をするためには必ずスケジュール表を作成しますが、プロジェクトの成功に工程管理はとても重要です。工程管理をしないとメンバーはどのような作業をするべきで、いつまでに実施して、完成すればよいかもわかりません。自分の作業だけではなく、プロジェクト全体のスケジュールもわかりませんし、他メンバーも何をしているのかわかりません。
いくつもの工程を適切に管理して、作業工程を明確にしておくことも求められます。そうしないと余計な費用や時間がとられてしまい成功プロジェクトとはかけ離れてしまいます。
大規模プロジェクになるほど多くのメンバーが関わり、作業工程も複雑になるので、効率よく工程管理を実施していくことがプロジェクトの成功を左右します。
そのためにもExcelではなく、システムを導入して管理することをおススメします。もちろんコストはかかりますが、利用していけば管理する時間が短縮でき、状況もすぐに把握できるので素早い対応も可能になります。また、ノウハウもどんどん蓄積されるので、分析してよりよい工程管理に改善していくこともできます。
今回は、工程管理システム導入のメリットや工程管理のシステムを導入するとできることを弊社の「SI Object Browser PM (OBPM)」を例に挙げて紹介したいと思います。
工程管理を理解しよう
工程管理とは、納品物として完成するまでに必要な作業や人、物、設備など完成までのプロセスの中で必要なものを管理することであると考えます。例えば製造業であれば、設計、調達、組立、生産といったいくつかの大きな工程があり、工程ごとにより細かい作業工程（タスク）がいくつも存在します。その作業工程（タスク）に対して、人やスケジュール、作業時間が割り当てられます。このような工程を集約して、最終的にはプロジェクト全体スケジュールとなり管理を進めていきます。また、工程には工程間の関連も含まれていますし、紐づく機械などいくつもの要素で成り立っています。
工程管理をしっかりすることによって作業の全体図が見えると、メンバーの状況や役割が明確化します。工程ごとの課題や問題点もつかめるので、業務を改善することが可能です。効率的にプロジェクトを進めていくことで、製品やサービスの納期や品質を向上させ顧客満足の向上も期待できますし、コストも削減させることが可能になります。
工程管理システムの導入効果
工程管理を理解すると、やはり重要であることが再度認識いただけたと思います。別にお金をかけてシステムを導入しなくてもExcelで管理すれば問題ないでしょうと思われる方もいらっしゃるかもしれません。確かにExcelや紙で管理することもできます。
しかし、いつの間にかフォーマットが崩れていったり、最終更新者がわからなくなったり、最新版がどれかがわからなくなったり、複雑なマクロを組んだExcelで管理が大変になったりといったことが頻繁に発生することが想定されます。現にお客様からもそのような悩みをお聞きすることもあります。管理するための管理で手間と時間が大幅にとられてしまうので、プロジェクトやその他の重要な作業に注力できない状況となってしまいます。人数やプロジェクト数が増えるにつれてこのような悩みを抱える会社が多くなります。
工程管理システムを導入すれば、このような悩みは解消されます。導入効果として以下が挙げられます。
導入効果1 工程が見える
工程管理システムを導入すれば、進捗率や生産性、消化工数など、状況がすぐにわかります。進捗遅延がどこで発生しているのか、今日までに終わっていないといけない工程はどれか、作業に無駄がないかなどを見ることができれば、早急に対処することができます。システムなので、その画面を見れば最新の情報もわかりますし、更新者もわかるのですべての情報を見ることが可能です。
導入効果2 全社で管理共有できる
システムを活用すれば、どのプロジェクトでも同じシステムで工程管理をするので、全社同じ管理指標で状況を把握することができます。Excelのように報告を集計したり加工したりする手間もありません。それぞれ管理すべき内容が関係しているので、管理も簡素化することができます。プロジェクトメンバーは、システムに状況を入力すれば報告は完了します。
プロジェクトマネージャーはシステムを見ればメンバーが入力した情報がわかるので、もし入力していなければ促すこともできますし、先週から進捗が止まっていて遅れている工程も、なぜそうなっているのかもすぐわかるので即座に対処することが可能になります。部門長、経営者は、進捗率が遅れているプロジェクトから見てみようなど、見たい切り口で状況把握できるので現場から経営層まで活用することが可能になります。
導入効果3 メンバーの状況把握や調整が楽にできる
プロジェクトでは、決められた予算や期間などいくつかの制約があります。必要なメンバーを何人も登録できるとは限りません。制約の中で、適正なメンバーで最適なパフォーマンスをあげることが大変重要になります。
システムを導入すれば、各プロジェクト、工程にメンバーを登録して工数などをしっかり計画していくことで、メンバーの負荷状況もわかるので最適なメンバー調整をかけることができます。例えば、木村さんは設計書作成ができるので、この工程をやってからこちらの工程をやってもらおうなどメンバー調整もできますし、各プロジェクトの工程計画を集約して全社でのメンバー負荷状況管理も可能になります。
導入効果4 作業効率化と品質の向上
工程管理システムを導入すれば、無駄な作業を省くことができます。その分、やるべき作業に集中できるので作業が効率化できます。また、最適な工程でプロジェクトを進めることができるので、時間短縮や品質向上、生産性を保つことができます。余計な手戻りやコストも減りますし、最終的には顧客満足度を高めることにつながります。
その他メリットはあると思いますが、やはり管理するのはあくまでも人です。工程に対して各メンバーが目的意識を持って作業に取り組み生産性を意識してコストや納期意識を持つことが、プロジェクトの目標を達成するために大切なことですし、工程管理システムを導入する一番のメリットではないでしょうか。
工程管理システム「SI Object Browser PM（OBPM）」
工程管理システムの重要性はわかったけど具体的にどんなツールがあるのか？どんな機能があるのか？そう思われている方も多いと思います。ここでは、弊社のプロジェクト管理ツール「SI Object Browser PM（OBPM）」をご紹介したいと思います。OBPMは、工程管理はもちろんですが、プロジェクト管理に必要な機能（原価管理、品質管理、要員管理など）が統合されたシステムです。プロジェクト管理の知識体系であるPMBOKに準拠しているので、システムを利用することでプロジェクト管理を学びながら実施することができます。現場から経営層まで役割に応じて必要な情報を把握することができます。 具体的にOBPMの工程管理機能をいくつか紹介したいと思います。
工程管理機能1 ドメイン（テンプレート）
Aさんの工程管理は細かいけどBさんは工程管理が荒く抜け漏れが多い。ベテランと新人でノウハウの共有がうまくできない、勘や経験で工程管理をしているなどの課題を多く聞きます。 OBPMでは、そのような悩みを解消する「ドメイン（テンプレート）機能」があります。開発手法、製品、顧客などにより管理する工程や成果物、工程でチェックするレビュー項目などはある程度パターン化されていると思います。OBPMでは、WBSや進捗率の定義、品質チェック項目、リスク項目など17項目をテンプレート化することができます。
プロジェクト開始時にテンプレートを選択することで抜け漏れを防ぐことができるので、誰でも一定基準でプロジェクトをスタートすることができます。システムを活用することでノウハウもどんどんたまっていきますし、成功プロジェクトのノウハウもテンプレート化できるなどシステムならではのメリットです。
工程管理機能2 工程タスク成果物：WBS
プロジェクト開始時に選択したドメイン（テンプレート）が設定されます。すべてテンプレート通りに工程管理ができればよいですが、お客様の要件や開発内容により必ずしも同じ工程で管理することができません。テンプレートをもとに、工程やタスク、成果物、レビュー内容などをそのプロジェクトに合わせて調整することができます。
システムで作成できるので、計画にかかる手間や時間を短縮して作業負荷を軽減できますし、工程、タスクなどの抜け漏れの防止になります。
工程管理機能3 ガントチャート
OBPMのようなシステムであれば、先ほど登録した工程タスク成果物をもとにスケジュールを引くことができます。Excel管理だとできない、検索機能もあるので遅れているタスクがすぐに判明できますし、タスク単位で計画工数を見たい条件で確認することができます。また、ドメイン（テンプレート）で進捗率の定義もできるので、各メンバーのあいまいな報告ではなく、プロジェクトの基準に基づく進捗状況を把握することがシステムで実現できます。
工程管理機能4 マイルストーン
工程管理システムでは必ず工程チェックを実施します。Excelでチェックシートを作って実施することもできますが、ガントチャートと別のExcelになってしまいます。OBPMのようなシステムであれば、ガントチャート上にマイルストーンを設定して、品質や成果物のレビューができるので、一つのシステム上で完結できます。ガントチャート上でも実施の有無がわかりますし、マイルストーン一覧からレビュー状況がすぐに把握することができるのでPMOやプロジェクトマネージャーも管理が楽になります。
工程管理システムを導入して成功プロジェクトを増やす
工程管理システムを導入することで、Excelや紙で管理するよりも格段に管理が簡素化され見える化、標準化が実現できることがわかっていただけたと思います。工程管理はプロジェクトの成功を左右する重要な管理です。最新技術や開発手法も変化する中でいかに効率的にプロジェクト管理を進めていくのかが競合に勝つためにも重要となります。
工程管理システムという強力な武器を持つことでシステムに合わせた体制や運用ルールも含めて強化することもできます。これから工程管理システムをお探しの方がいらっしゃれば、先ほどご紹介した当社のOBPMの製品ページを見ていただくか資料をダウンロードしてみてください。システム開発向けと製造業向けのシリーズもあります。
また、OBPM Neoについてイラストを交えてわかりやすくご紹介する資料もご用意していますので、ご興味をお持ちいただけましたらこちらもぜひご覧ください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
