スケジュールやタスクを管理するエクセル活用術

 2021.05.14  株式会社システムインテグレータ

スケジュールやタスクを管理するエクセルの活用術をご存知でしょうか。エクセルを利用するシーンではなにかと「管理」する場面に利用されることが多いでしょう。
スケジュールおよびタスクを効率的に管理するためにはエクセルを活用することがコストパフォーマンスの面では重要であるといえます。

今回はスケジュールやタスクを管理するためのエクセルの活用方法について取り上げ、同時に問題点やエクセルでの管理を行う限界について解説します。

スケジュールやタスクを管理するエクセルの活用方法

エクセルの活用で重要なのが利用シーンにあったテンプレートの選択です。タスクであればタスクリスト、スケジュールならガントチャートを利用するなど、エクセルのテンプレートをうまく活用するのが良いでしょう。

テンプレートから利用シーンにあった方法を選択する

マイクロソフト社から提供されているエクセルにはテンプレートが豊富に搭載されています。エクセルを活用するというのは、このテンプレートを適した利用シーンで活かすことにあります。

マイクロソフト社のサイトでは、Officeテンプレート一覧を参照するサイトが存在しているため、そちらのページで「タスク管理」と検索することで、チャートやタスク管理のテンプレートのおすすめが表示されるようになっています。

当然タスク管理にはTODOリストや単純な作業リスト、タスク管理のテンプレートが存在し、スケジュール管理ではガントチャートやマイルストーンなどのテンプレートが存在しています。利用シーンにあったテンプレートを選択することで、効果的な管理が期待できるでしょう。

週間タスクリストのテンプレートを選択する

タスクに対してどのようなテンプレートを選択するか考えてみましょう。例えば、週間タスクリストのテンプレートを選択することです。タスクは月間で管理することもありますがTODOレベルのことや週ごとにタスクを管理したい場合は習慣タスクリストのテンプレートを利用することが効果的であるといえます。

習慣レベルのテンプレートのため、すぐにタスクを入力した段階でタスク管理を始めることができることや、週単位でテンプレートをブック管理することで、不要にシートを増やすこともなく、日付をタイトルにすればいつでも、どの週になんのタスクをこなしたのかを確認することができるでしょう。もちろんテンプレートは編集が可能なため、個人の考えにそった方法で編集するのがおすすめです。

ガントチャートのテンプレートを利用する

ガントチャートのテンプレートを利用することで小規模な開発やプロジェクトでは大きな効果を発揮します。例えば全員のタスクがひと目で確認でき、個人個人が自分のタスクを明確にすることが可能となるでしょう。また、ガントチャートは日付の締め切りも設定が可能なため、緊急性が高いスケジュールの優先度をあげたり、人員を足し込んだりするなどのリスクを管理することが可能です。

このガントチャートのテンプレートもすぐに導入することが可能になっているため、テンプレートに従って入力するだけで簡単に管理を始められるという利点があります。規模感を見ながらガントチャートを利用していくことで効果的な管理ができるでしょう。

エクセルでスケジュールやタスクを管理する問題点

エクセルにおいて管理を行う場合には問題点があります。更新頻度が必ずしも高いとはいえないことです。また、規模が大きくなるとスケジュールの共有が難しくなることや個別に持っていることで管理が難しくなることがあるのです。

更新頻度が下がる

エクセルを更新するというのはエクセルを起動して、ファイルを選択し、シートがあれば対象シートを開いて、日付を確認して間違わないように更新するという一連の流れがあります。これは手間がかかりますし、シートが増えるごとにエクセルは重くなっていきます。この状態では更新する気力が削がれる人員が発生することがあります。また、パソコンのスペックによってはフリーズするなどの問題もあるため、更新頻度が余計に低下していきます。

本来であればこまめに更新することでスケジュールは管理されるのですが、このように更新頻度が下がってしまうことで、本来のスケジュール管理が機能しないことや進捗状況が進んでいるのか遅れているのか、把握できないという問題が発生するのです。

スケジュールの共有が難しい

例えばスケジュール管理を一つのブックにせず個人個人で管理してもらう形式にすることで、軽量化を計り、更新頻度を確保したとします。その場合、プロジェクトマネージャーは全てのスケジュール管理ファイルに対して目を通す必要があります。
これはスケジュール共有の点から時間がかかり効率的とはいえません。

かといって、一つのエクセルファイルを共有して更新することで、誤ったセルへの情報の更新が行われてしまうことや、同時更新ができないことなどによるスケジュール更新の遅延、共有の難しさが露見してしまうでしょう。更新頻度を下げないためにブックを分割したのにエクセルではスケジュールの共有が難しいというデメリットが大きく出てしまうのです。

エクセルでスケジュールやタスクを管理することの限界とは

エクセルにおいてスケジュールやタスク管理を行うことの限界は、モバイル対応が遅いことや同一ファイルを同時に確認することができないなどの問題です。効率的に業務を行う際にこの問題は大きな障害となります。

大きなエクセルファイルはパソコンで確認が必要

スケジュールをクラウド上で管理するのはすでにどこの企業でも行っている場合が多いでしょう。例えば自社サーバーに置いてあるスケジュールファイルをVPNなどの安全な通信を介して外部から確認しようとした際に、タブレット端末では非常に大きなエクセルファイルを開くマシンスペックがない可能性があります。

タブレット端末で難しいものがスマートフォンでできる可能性は低いでしょう。外部からの確認や管理は向いていません。
また、モバイルへの対応が遅いことから入力や確認はどうしてもパソコン作業となってしまうことも挙げられます。

同一ファイルを同時に確認することができない

同一ファイルを複数人で同時に確認することができません。これは更新する際にもいえることですが、一つのブックに対して、一人のユーザーしかアクセスできません。つまり同一ファイルを同時に確認・更新したいと思っていても難しいというのが現状です。

結果的にファイル分割という手段を取ることになるのですが、ファイル分割を行うということは個々人の作成したファイルを逐一確認するなどの手間が発生することや更新のタイミングが同時とは限らないなどの問題が発生し、整合性が取れなくなるなどの問題が発生することが考えられるでしょう。

「OBPM Neo」を利用することによるメリット

プロジェクト管理ツールである「OBPM Neo」を利用することで、エクセルの問題点を解決することが可能です。まずOBPM Neoの利点として、Webブラウザで利用が可能であることです。これはPCへのインストールが不要であることを表しています。
Webブラウザで確認できるということはタブレットなどの複数のプラットフォームにおいて、Webブラウザを介して確認することが容易に可能です。

また、全員の情報がリアルタイムに更新されることが可能です。これは個別のタスク管理や入力が同時にできることなどから全員が同時に更新をかけても問題がありません。それによってプロジェクトマネージャーは一度の確認を行うだけでスケジュール管理を効率よく済ませることが可能となるでしょう。

まとめ

スケジュールやタスク管理におけるエクセル活用のポイント、実際に管理する際の問題点や限界点について解説しました。エクセルには多彩なテンプレートが用意されており、低コストで簡単に管理を始められることが利点ではありますが、管理を行うという点においては非常に効率が良くないということは明白です。

エクセルによる管理に悩みを抱えている場合は、圧倒的な機能と、業務効率化を約束してくれる、OBPM Neoの導入を検討してみてはいかがでしょうか。


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