エクセルでタスク管理はどこまでできるのか?

 2021.05.14  株式会社システムインテグレータ

エクセルにおけるタスク管理の限界をご存知でしょうか。エクセルはすでに慣れ親しんだツールではありますが、タスク管理を行う場面において、どこまで利用できるか知らない方が多いのが現状です。
単純な個人タスクやプロジェクト単位でのタスク管理は内容が変わってくる可能性があります。

今回はエクセルにおけるタスク管理の役割や実施する際の注意点、便利な機能の紹介から、エクセルでタスク管理するデメリットについて解説します。

エクセルにおけるタスク管理の役割とは

エクセルはほとんどの企業のパソコンに標準的に搭載されており、表計算の機能を用いることで、タスクの管理まで行うことができる優れたソフトウェアです。特に自分のタスク管理などを行う際には日付の機能を利用して進捗を見える化できます。

またエクセルを利用したことがある人口が多いことなどから操作に慣れていること、導入のハードルが低いことや、すでに導入されていること、カスタマイズが簡単なことが利点として挙げられます。

そのため一般的な小さなタスク管理などはエクセルを行って管理することが散見され、管理が可能な規模である場合は非常に効果的にタスク管理をすることができるといえます。

エクセルにおけるタスク管理において個人で実施するべきこと

エクセルにおいてタスク管理で実施するべきことは、更新する習慣を作ることと、オリジナルのファイルを無闇に複製しないことが大切なことです。これを実施することで、エクセルの管理が楽になりますし、問題が起きづらくなる利点があります。

更新する習慣を意識づけする

更新する習慣を意識づけることは非常に重要です。これを怠ってしまうとタスク管理になりません。タスクを管理するということは進捗を理解するためでもあり、すべてのタスクが消化されていることを確認するために行うべき重要な手順だからです。

タスクの状態はエクセルファイルによって管理し、同時にステータスが現状どの程度であるのか、遅延が発生していないのか、優先的なことがしっかりと理解できているのかどうか意識づけを各人が行う必要があります。
効果的にタスク管理をするうえでも重要になってくる点となりますので、更新する習慣は必ず意識づけするように徹底しましょう。

オリジナルファイルを複製しないようにする

エクセルによるタスク管理およびファイル管理において、性質上オリジナルファイルをコピーして利用する人がいますが、タスク管理の際には漏れが発生することや、どのファイルを見れば良いのかがわからなくなってしまいます。

特に多いのが、オリジナルファイルをコピーした後に、コピーファイルに対して日付をつけるなど、ファイル名の文末に最新、最新2などの最新を表す命名をする場合です。これは最も良くない例です。ファイルの更新時間を見てもこういったファイルはどれが最新かわかりづらくなる原因となりますし、最悪の場合デグレーションを引き起こし、タスク管理が全く機能しなくなるなどの問題を発生させます。

オリジナルファイルは複製せず、複製するとしてもバックアップフォルダを作成して、そちらに日付をつけて管理する程度に収めましょう。

タスク管理における便利な機能を紹介

エクセルでタスク管理を行う際に便利な機能といえば、条件付き書式を利用して可視性を高めることや、入力ミスや手間を簡素化するためのプルダウンの利用、関数を利用して優先度の順位を可視化するなどです。

タスク管理をより見やすくする

条件付き書式を利用することでタスク管理はより効率的になります。条件付き書式とステータスを紐づけて考えてみましょう。例えば終了したタスクに対して、ステータスを完了と入力するとします。その場合に条件付き書式が「完了」の行の色を灰色にするという書式設定をした場合、灰色になり、タスクが終了して完了したということは一目瞭然です。

また、ステータスによっては「重要」などの場合は赤にするなど、タスクの種類によって条件付き書式の設定を複数行っておくことで、タスク管理がより見やすく、そして管理しやすくなることは明白です。複数パターンの条件を設定しなければならないためステータスが増えたりすると修正が必要ですが、より見やすくすることが可能です。

入力する手間を簡易化する

プルダウンを利用することで逐一入力する手間を省くことができます。ステータスなどはすでに入力する条件が決まりやすい要素の一つです。例えば「未着手」「着手」「遅延」「保留」「完了」など、ステータスは複数の状態で推移していきます。毎回、手で入力してステータスを更新しているとタスクが100を超えている場合は100回入力しなければなりません。

そのような手間を取らなくて良いように、簡略化することができるのがプルダウンの良い点です。また、入力内容が統一化されている場合はエクセル標準のソート機能によって順序を変えることもでき、終了したタスクを表示しないなどの表示に関しても見やすさの追求をすることができます。

優先度の順位を数値化して見える化する

ステータスが決まっていることで、関数を利用して優先度が高いステータスをカウントすることができます。例えば優先度のステータスを作り、「最優先」「優先」「普通」「非優先」「不要」などの分類を作成します。タスクに対して優先度を設定し、カウントを行うことで、いま最優先するべきタスクがいくつあるのか、タスクの遅延が起きる前にタスクをすべてこなすように人員を増やすことで、対応の順序を変更して柔軟に対応することが可能になるでしょう。

優先順位を数値化して管理することは効果的なタスク管理の一つです。タスクが遅れないようにするべきタスク管理において、優先度がわかることはマネージメントするための大きな要素となるでしょう。

エクセルでタスク管理をするデメリットと限界

エクセルでタスク管理をするデメリットとしてはタスクの優先度のステータスは設定できますが、優先順序は設定できないことです。また、プロジェクトごとに入力内容が異なるために、入力や作成に手間がかかるなどの問題があります。

タスクの優先順序を設定することができない

タスク管理において優先度が設定できることは大切なことです。問題を解決するにも順序が必要となる場合が多く、エクセルにおいて優先度は設定できても優先順序を設定することができないなどの問題があります。

なにをどの順番で消化する必要があるのかを簡易に入れ替えることができないというのは効率が悪いため、優先順位がわかりづらい、設定できないのはタスク管理を行う際の効率の悪さを招きかねません。

もちろんセルに順序を書き出していくという方法もありますが、何百とあるタスクに対して優先順位がどうあるのか、新規追加のタスクが入った場合の採番などは非常に手間がかかるでしょう。
優先度だけではなく順序を確認するのも大切なタスク管理の一環です。

プロジェクトごとに入力内容が異なるため手間がかかる

プロジェクトごとに入力内容が異なる場合があり、効率的に表を作ることができなければ、手間がかかります。毎回同じ内容を入力する場合にも効率化される必要があり、毎回設定を作っているのでは効果的とはいえません。

そのほかにもプロジェクトによって入力内容が異なっている場合は再度作成する場合に手間がかかってしまいます。
テンプレートを作成しても修正が必要になってしまっては意味がありません。

効率的なタスク管理を行うためにはプリセットの状態からすぐに管理がしやすいことやそのための機能が備わっていることが理想的です。
エクセルにはテンプレートがありますが、あくまで外見のテンプレートであり、内容まで踏み込んだテンプレートとは訳が違うため、注意が必要でしょう。

エクセルでのタスク管理の限界をカバーできる「OBPM Neo」

「OBPM Neo」を利用することでエクセルでのタスク管理の問題点や限界点をカバーすることができます。OBPM Neoの基本機能として、リスク管理機能があること、また、進捗の状態がわかることなどから、容易に優先順位を再設定することが可能となっています。タスク管理においてはプリセットの状態ですぐに利用できることが望ましいと述べましたが、OBPM Neoはスケジュールの作成も簡単に行うことができ、プリセットの状態で様々な項目が設定することが可能です。つまり、初期状態から抜けがなく設定することが可能であるということがいえます。

また、OBPM Neoはリスク管理についての機能が一つの機能として大きく発達しており、リスク管理のテンプレートが最初から搭載されている点が挙げられます。この機能によって、標準的なリスクからリスクの洗い出しが行われるため、残管理などを徹底的に行うことが可能となっています。また課題管理の機能も搭載されているため、リスクと課題の両面から問題にアプローチすることが可能です。

まとめ

エクセルにおけるタスク管理がどこまで可能なのか、その役割から注意するべき点、エクセルで可能な便利な機能、そして管理の限界について解説しました。タスク管理がうまくいかなければ、問題の先送りが発生してしまします。またリスクと課題という危機管理の面で後れを取ってしまうでしょう。

「OBPM Neo」のようなITツールを活用することで、これらのリスクや課題に対して常に危機感を持って業務にあたることができます。リスクを総合的に見極めることができ、タスク管理に力を入れたい場合は導入を検討してみてはいかがでしょうか。


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