昨今、プロジェクトの進捗や社員のスケジュール管理に役立つさまざまなタスク管理ツールがそれぞれ有料・無料で提供されています。有料のサービスには、より豊富な機能を使用できたり各種制限が解除されたりといった利点がありますが、本記事では、低予算でタスク管理を実現したい企業経営者や担当者の方を対象に、無料ツールをご紹介します。代表的な特徴や機能についても解説するので、目的と照らし合わせて導入を検討してみてください。
タスク管理ツールの選び方
タスク管理ツールとは、個々の作業やプロジェクトなどの進捗を管理するツールです。ツールによって実装されている機能には違いがありますが、視覚的に進捗状況を確認できる工夫を凝らしたものが多く、コミュニケーションツールとしての機能を備えたものもあります。
タスク管理ツール導入の最大のメリットは、業務の円滑化を図れる点です。各プロジェクトメンバーの進捗を、パソコンやタブレット端末などで把握できるため、必要に応じてリソースの投入や分割ができます。また、コメントやチャット機能が備わっているタスク管理ツールであれば、システム内でメンバー間のやり取りができるため、コミュニケーションの活性化にもつながります。
現在は、数多くのツールがリリースされており、想定される利用シーンも多種多様です。製品を選ぶときは、目的とする用途や運用を実現するために必要な機能が搭載されているかどうかを重視してください。導入の検討段階で、どのような機能が必要なのかを洗い出しておくとスムーズにツール選びを進められます。また、他ツールとの連携ができるのか、ファイルや情報などの共有がしやすいのかなどもチェックすべきポイントです。
無料で使えるタスク管理ツール
タスク管理専用のツールもあれば、オプションとしてタスク管理を搭載しているツールもあります。そこで、ここでは無料で利用できるツールをいくつかピックアップして紹介します。
なお、以下の記事では無料版プロジェクト管理ツールを紹介しているので、気になる方は併せてチェックしてみてください。
無料プロジェクト管理ツール比較16選 ガントチャートもフリーで対応
Asana
プロジェクト管理だけではなくタスク管理、アジャイル管理、目標管理などあらゆるマネジメントを可能にするツールです。リストビューでは優先度の高いタスクを管理できるほか、タイムラインで今後のスケジュールもチェックできます。
また、オートメーション機能を使えば、定型化やルーチン化した作業プロセスを自動化でき、業務効率化を図れます。100を超えるツールとの連携もできるため、1つのプラットフォームで総合的に仕事を管理することを目的とした導入がおすすめです。
無料版の「Asana」では、個人のタスクやToDoを管理でき、最大15人のメンバーとのコラボレーションが可能です。有料版は、月間払いで1ユーザーあたり3,300円のBusinessプランと、1,475円のPremiumプランがあります。
出典：https://asana.com/ja
Backlog
大手広告代理店から新聞社まで、幅広い業界で導入されているツールです。プロジェクト管理に必要な機能を網羅しているほか、ガントチャートやマイルストーンで業務の進捗状況を的確に把握できます。また、視認性のよいシンプルなデザインと設計を採用しているため、直感的な操作が可能です。プランが段階的になっているところからも、初めてタスク管理ツールを導入して段階的に利用を拡大していこうと考えている企業に向いています。
導入の際に使用感を試せる無料版が用意されており、全機能を30日間無料で利用できます。1ユーザー月額2,640円のスタータープランをはじめ、12,980円のスタンダードプラン、21,780円のプレミアムプラン、55,000円のプラチナプランが用意されています。
出典：https://backlog.com/ja/
Brabio!
これまで20万社以上に導入された実績を持つクラウド型プロジェクト管理ツールです。ガントチャート作成やマイルストーン管理などが可能で、工程管理やスケジュール管理、進捗管理を1つのツールで行えます。
初心者専用とアピールしていることからもわかるように、操作性の高さが特徴です。マウスをドラッグさせるだけで簡単にガントチャートを作成できるため、初めての方も問題なく扱えるでしょう。4つのユーザーモードを搭載し、セキュリティを保ちながら社内外との情報共有がしやすいのも特徴です。グループ単位で料金が発生することから、プロジェクトごとに他社のメンバーとチームを作成する企業が、プロジェクト別の管理を目的として導入するのに適しています。
5人までなら永遠に無料で利用できるのも、多くの企業に選ばれている理由でしょう。有料版はグループ単位で料金が発生します。10ユーザーまでのグループだと3,300円/月、20ユーザーで6,600円/月、50ユーザーで16,500円/月といった塩梅です。最大のプランが、300ユーザーで99,000円/月ですから、中規模程度の企業におすすめです。
出典：https://brabio.jp/
Googleカレンダー
Googleがリリースしているスケジュール管理ツールです。カレンダーとしてごく一般的な使い方ができるほか、ToDoリストの作成もできます。ほかのGoogle系サービスとの連携ができる点が主な特徴といえるでしょう。さらに、Gmailのアカウントを持っている人と情報共有ができるほか、プライベートと仕事用のスケジュールを分けて管理できます。
Google系のツールやサービスを利用している企業が、ToDoリストやスケジュールなど最低限の情報共有を目的として導入するケースで特に活躍します。もちろん、ZoomやGoToMeetingといった外部アプリとの連携など、ある程度の拡張性があるので、用途が限定されるわけではありません。このように優れた機能が充実しているにも関わらず、無料で利用できます。
JIRA
アジャイルチームにおける利用実績No.1を誇る、ソフトウェアの開発ツールです。開発チームがスムーズかつスピーディにプロジェクトを進められるように設計されており、業務の可視化や進捗状況の確認、視覚的なデータに基づくパフォーマンスの改善が可能です。
また、強制二段階認証の設定や3,000以上の拡張機能を備えたセキュリティと拡張性の高さも特徴です。特にカスタマイズ性の高さは群を抜いており、自社の仕事の進め方や管理体制に応じて柔軟なタスク管理ツールを導入したい場合に適しています。
Freeプランは10ユーザーまで利用できますが、高度な権限やプロジェクトロール、リリース管理などの設定はできません。有料プランは利用人数が多いほど1人あたりの価格が下がり、1ユーザーあたり月額441～840円のStandard、1ユーザーあたり691～1670円のPremiumがあるほか、要見積もりのEnterpriseがあります。
出典：https://www.atlassian.com/ja/software/jira
Jooto
約1,500社の導入実績がある、タスク・プロジェクト管理ツールです。カンバン方式のプラットフォームを採用しており、直感的な操作が可能です。業務の進捗が一目でわかるガントチャート機能をはじめ、ダッシュボードでは複数のプロジェクトを一括して管理できます。
カンバン方式でタスク管理ができ、操作もドラッグ＆ドロップだけと簡単です。専門的な知識がない方でも使いこなせるため、タスク管理ツール使用していない企業が、効率化を目的として導入する際に効果を発揮してくれるでしょう。
無料プランは4人まで利用でき、すべての基本機能が使えるのも特徴です。有料プランは4ライセンスを超えたライセンス数の分だけ支払う形で、スタンダードプランは1ライセンスあたり月額500円、エンタープライズプランは1ライセンスあたり1,300円がかかります。
出典：https://www.jooto.com/
Microsoft To Do
Microsoftが提供しているToDoアプリです。ToDoリストをオンラインで管理でき、リストの共有もできる優れものです。タスクの進行をサポートしてくれる期日設定機能や、リマインダー機能も実装しています。
Microsoftのツールであるため、信頼性の高さが特徴であり魅力です。優先的に手をつけるべき業務が何なのかスピーディに把握できるため、業務効率の向上も期待できるでしょう。こちらは各社員がどのような仕事を抱えているのかを確認して、新規の仕事を割り振ったり、タスクを調整したりするツールとして導入したい場合に向いています。また、Microsoft ToDoは無料で利用できるので、コストが気になる企業にもおすすめです。
出典：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app?rtc=1
Redmine
チームでプロジェクト全体のタスク管理ができる、オープンソースのツールです。特徴的な機能としては、チケットの存在が挙げられます。項目ごとにタスクを整理してやるべき業務の取捨選択ができ、自分の担当している項目だけを表示させることも可能です。
また、プロジェクトチームメンバーとの情報共有を容易にするニュース機能も実装されています。加えて、掲示板のように、伝えたいメッセージを掲載できる機能は、利用者間のスムーズな意思の伝達と情報共有を促します。
なお、Redmineはオープンソースのツールであるため、利用するのに費用がかかりません。クラウド版「My Redmine」は費用がかかりますが、1000ユーザーまで月額8,800円で利用できます。
出典：https://redmine.jp/overview/
Todoist
スマートフォンやタブレット端末で使用できるタスク管理ツールです。シンプルな画面デザインが印象的で、本当に大切な業務をリストで整理でき、次に何に注力すべきかが一目でわかります。
タスク画面をある程度自由にパーソナライズ化できるため、使用しやすいインターフェースへのカスタマイズも可能です。メールやカレンダーなどとの連携機能もあり、業務進捗状況を可視化する機能も搭載しています。
タスク管理とは別に、個別の目標を設定して達成していくといった、人材育成やモチベーションアップを狙った運用を目的とする企業での導入に向いています。
無料プランは、5アクティブプロジェクトまで使用でき、1プロジェクトあたり5人の共有者を追加できます。有料プランのプロは1ユーザーあたり月額448円、ビジネスは678円で利用可能です。
出典：https://todoist.com/ja/home
Toodledo
Googleカレンダーとの連携も可能なタスク管理ツールです。設定したタスクは、ドラッグ＆ドロップの簡単な操作で組み換えができるなど、操作性は高いと言えます。リストの階層化や同じタスクの繰り返し設定、タグの設定機能もあります。
パソコンだけでなく、スマートフォンでも使用できるため、外出先でも手軽にタスクの確認が可能です。身近な端末でタスクを管理できるため、優先順位の高い業務を忘れる心配がありません。
英語表記のため、英語圏の従業員が多い企業や、グローバルなメンバーとプロジェクトを進める際のタスク管理を目的として導入するとよいでしょう。無料プランのほか、月額2.99ドルで利用できるStandardプラン、月額4.99ドルで利用できるPlusプランがあります。
出典：https://www.toodledo.com/signin.php
Trello
チームの生産性向上に寄与するプロジェクト管理ツールです。視認性のよいボードでは、タスクや進捗状況を管理でき、業務に関連するさまざまな情報を仲間と共有できます。自動化機能を使えば、作業の割り当てやリストの移動など、定型化している業務を自動化でき、余力を重要度の高い仕事へ割り振ることもできます。自動化を設定するうえでコードの知識は不要です。
ToDoリストや進行確認、完了したタスクの確認を同一画面で行い、状況を視覚化することで業務の円滑化を目的とする場合に効果を発揮するでしょう。無料で利用できるFreeプランでも機能が充実しており、2要素認証も利用できます。有料版は1ユーザー月額5ドルのStandard、12.50ドルのPremiumと、人数によって料金が変動するEnterpriseがあります。
出典：https://trello.com/home
Wrike
ガントチャートやカンバン方式で、プロジェクトの全体像を的確に把握できるツールです。コミュニケーションツールの側面もあり、複数部門で取り組む業務でもリアルタイムにやり取りをしつつ、プロジェクトをスムーズに進められます。また、カスタマイズ性が高く、業種や業界を問わず利用できます。Office365やDropBoxなど、400以上のツールと連携できるのも特徴といえるでしょう。
認証システムや暗号キーの保管、アクセス制御などマルチなセキュリティによって、クラウド仕様にも関わらずオンプレミス並みの安全性を誇ります。そのため、クラウドの手軽さを保持しつつ重要な情報をやり取りしなければならないプロジェクトのタスク管理を目的として導入するとよいでしょう。
Freeプランはタスク管理の一元化をはじめ、基本的な機能の大部分を使用できます。有料のProfessionalは1ユーザーあたり月額9.80ドル、1ユーザーあたりBusinessは24.80ドル、Enterpriseは価格問い合わせとなっています。
出典：https://www.wrike.com/ja/
プロジェクト全体を統合管理するならOBPM
無料のタスク管理ツールにも優れたものはありますが、やはりできることには限界があります。特に業務最適化の実現を図る場合、コストや人員、品質管理などトータルでのマネジメントが必要になるため、シンプルなタスク管理ツールだけでは機能が足りません。その一方で、タスク管理ツールの上位互換であるプロジェクト管理ツールなら、原価や採算、要員などの管理も可能となり、プロジェクト全体の効率化を実現できます。
特に、PMBOKに準拠した統合型のプロジェクト管理ツールである「OBPM Neo」は、調達管理、コスト管理、リスク管理などプロジェクトを成功へ導くあらゆる管理機能を備えています。そのため、管理コストに悩む企業の手助けとなるソリューションサービスとして注目されています。
まとめ
タスク管理ツールを活用すれば、業務効率化や業務の進捗確認が可能です。ただし、本記事でもお伝えしたように、無料のタスク管理ツールではやれることに限界があり、トータルでの業務最適化は難しいでしょう。効果的な業務最適化を目指すのなら、「OBPM Neo」など有料のプロジェクト管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ツール比較の詳しい資料もご用意していますので、こちらもぜひご活用ください。
