エクセルを使ったガントチャートで工程管理を効率化

 2021.05.14  株式会社システムインテグレータ

エクセルを使ったガントチャートの利点をご存知でしょうか。ガントチャートを利用することで工程管理は格段に効率化されます。
特に企業の端末にはマイクロソフト社の提供するOfficeが入っていることが多いため、コストを気にせず、ガントチャートを使って工程管理が可能です。

今回はガントチャートによる工程管理の利点、便利な機能、エクセルを使うことによるデメリットや限界点など、エクセルを使ったガントチャートによる工程管理の詳細について解説します。

ガントチャートによる工程管理の利点とは

ガントチャートを利用することによって、工程管理は効率的になります。また、エクセルを利用するガントチャートはOfficeが導入されている企業が多いことから、最小限のコストで済むという利点があるのです。
効率的になる理由やコスト面についての利点は以下のようにまとめられます。

  • 工数や作業内容が見える化されるため、直感的に理解できる
  • エクセルを利用したガントチャートは導入コストが低い
  • 開発費用や初期費用、維持費のコストが最小限で済む

ガントチャートはプロジェクトの進捗管理に対して非常に効果的です。これはプロジェクトの計画から、実行、そしてその後の管理についても一貫して管理をすることが可能になるためです。プロジェクトの全体像が、一つのシートによって可視化されるため、全体の把握が容易になり、工程管理を行う際にはうってつけといえるでしょう。

ガントチャートを作るときの便利な機能とは

エクセルを利用することでガントチャートを作成することが可能です。日付の入力だけで簡単に作成できることや、グラフを利用した時短ガントチャートの作成など、エクセルには便利な機能が備わっています。

日付の入力だけでチャートができる

エクセルの本来の機能は表計算です。つまり関数などの計算機能を用いて計算を行うことや、複雑な計算をミスなく行うために利用すること、帳簿をつけることなどに特化したソフトウェアです。ガントチャートを作成する際には以下の情報と関数を利用して容易に作成ができます。

  • 開始日
  • 終了日
  • 日付
  • タスク
  • IF関数
  • AND関数
  • 比較演算子

4つの情報に対して、2つの関数、そして条件を比較するための演算子を利用することでガントチャートを作成する関数式が完成します。関数による表示のため、日付の修正だけで簡単に修正が可能です。

・IF(AND(設定するセルの位置 >= 開始日のセルの位置, 設定するセルの位置 <= 終了日のセルの位置),“設定する文字”,””)

この関数式を設定することによって日付の入力だけで表の上に、設定する文字がプロットされ、自動的にガントチャートが作成されます。

入力した日付の範囲を自動で塗ることができる

エクセルには条件付き書式という自動で任意の書式を設定する機能が備わっています。任意の書式を設定するために必要なのが、書式の内容とその書式を設定するための数式です。表として必要な情報は以下です。

  • 開始日
  • 終了日
  • 日付
  • タスク

この条件で書かれた表に対して条件付き書式を利用することで、ガントチャートを作成することが可能です。関数ではIF文を利用しましたが、条件付き書式はIF文が担当していたプロットの部分を、設定した書式が代わりに行うため必要がありません。

・AND(設定するセルの位置 >= 開始日のセルの位置, 設定するセルの位置 <= 終了日のセルの位置)

この条件式を満たす場合に、任意の書式を設定するというのが条件付き書式の機能です。例えば任意の書式を「黄色に塗りつぶす」と設定していれば、日付を入力した期間が塗られガントチャートが作成されます。個別の人員に対して別の書式を設定することで色を変更することも可能です。

簡単なガントチャートを作成できる

エクセルにはグラフ機能が存在しており、ガントチャートを作る際に非常に役に立ちます。グラフで利用する機能は積み上げ横棒グラフとなっており、必要な情報は以下の4つだけで良いため非常に簡潔にガントチャートが作成できます。

  • タスク名
  • 開始日
  • 終了日
  • 日数

上記データを表にまとめ、タスクと開始日を選択して積み上げ横棒グラフを選択することで、開始日の情報とタスクの情報がプロットされ、グラフが作成されます。その後日付を追加でグラフにプロットし、補助目盛線の追加をすることで1日ごとの表示が可能です。

軸の書式設定から、横軸のメモリが日付に合うように最大値、最小値を設定し、最後に、作業以外の設定された軸の色を無色にすることで、作業する日付分だけの色がプロットされるため、ガントチャートが作成されます。

簡素なガントチャートのため、プレゼン資料などに利用することに適しているでしょう。

エクセルを使ったガントチャートのデメリットや限界とは

エクセルを利用したガントチャートにはデメリットがあり、情報共有がリアルタイムにできないことです。それによって、メンバーとの認識にズレが発生してしまうことが問題となります。大規模になればなるほどズレも大きくなるでしょう。

メンバーとの認識がズレる

エクセルにデータを入力する際は個人個人でファイルを編集しなくてはなりません。つまり、リアルタイムで更新する誰かがいる場合は、ファイルを編集することができなくなります。順番待ちが発生するためリアルタイムな情報を共有することができません。

また、当然すべての入力が終わってからプロジェクトマネージャーが確認を行い、課題の精査や情報更新を行います。その間メンバーは課題について知ることができないため、自分の持ち分が完了した、あるいは課題がないと考えて次の作業に着手します。

結果的にプロジェクトマネージャーが見つけ出した課題や共有するべき情報を展開するまで認識にズレが生じるため、エクセルにはリアルタイムな情報共有が難しいという欠点があります。

状況の把握やリスク管理が難しい

プロジェクトの規模によって状況の把握やリスク管理の難易度が変わっていきます。当然大規模プロジェクトとなれば工数の振り分け、現在の遅延状況などのリスクなどをプロジェクトマネージャーが管理しなければなりません。しかしエクセルのガントチャートでは大規模になればなるほど、リスク管理が難しくボトルネックが発生していることに気づきづらいという欠点が存在しています。

これは入力が個人個人の単位で行われなければならないことなどから、実際の進捗状況に乖離が発生してしまいます。それにも関わらずプロジェクトマネージャーがそれを把握するのは入力後になるため、状況が把握しづらく、リスク管理の難易度が上がってしまうのです。

「OBPM Neo」を利用することでエクセル管理の限界を解消できる

「OBPM Neo」を利用することによって、エクセルのデメリットを解消することができます。OBPM Neoは統合型プロジェクト管理ツールのことで、日本で唯一PMBOKに準拠しており、作業タスクなどのサポートが可能です。特徴として、リアルタイムに状況を入力することで、情報が即座に更新されるため、効率よくプロジェクトマネージャーが状況の把握と修正を行うことができます。また、開発メンバーへのアサインの状況を簡単に把握することができるため、進捗の状況からリスク管理を簡単に行うことが可能です。

また、メンバーは自分のタスクだけを表示することが可能なため、大規模な情報になっても自分の作業を間違うこともなく、進捗状況をリアルタイムに反映することができる利点があります。

エクセルでは限界があった状況の把握やリスクの管理について、効果的、効率的に行うことができるためボトルネックについてもすぐに把握することができ、業務の改善・効率化を推進することが可能でしょう。

まとめ

エクセルを使ったガントチャートの作成の内容から実際に利用した際のデメリットやエクセルでの限界点、「OBPM Neo」による解決策について解説しました。
エクセルでの工数・スケジュール管理はコスト面を抑えることはできますが、遅延などが発生した場合に結果的にコストを高めてしまいます。

すでに管理体制に限界を感じている場合や、デメリットが大きいことを改善したいと考えている場合はPMBOKに準拠しているOBPM Neoを導入し、業務の徹底的な改善を検討してみてはいかがでしょうか。


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