工程管理であっぱれ!ソフト開発にもたらすメリットとは!(Vol.46)

 2018.12.28  株式会社システムインテグレータ

はじめに(工程管理がソフト開発にもたらすメリットについて)

工程管理” 誰もが一度は耳にしたことがある言葉だと思います。
あなたは”工程管理”と聞いてなにを思い浮かべますか。
工場の製造ラインでしょうか。Excelで描かれた工程表でしょうか。はたまた頑固でうるさい現場のベテラン勢でしょうか…。

なんとなくイメージはできるけれど、工程管理を行う目的はなにか。具体的にどういったものなのか。あまりピンとこない方もいらっしゃると思います。

今回は、工程管理の概要から重要性を説きつつIT業界(ソフト開発)における工程管理の方法についてお話ししたいと思います。

工程管理とは?

「予算1万円で夕方までにイスを4つ作ってくれ」
たとえばこんなことを言われ、あなたがイスを作ることになったら、まずどうしますか。

スマートなあなたは、いきなりイスを作り始めることはしないはず。
手戻りを避けたい気持ちと効率的に作業したい気持ちが相まって一度考えてから行動に移すと思います。
頭の中でイスの全体像、一連の作業項目、必要な材料や道具、費用や納期などについて考えを巡らせます。
そして頭の中のプランに従って手を動かすことで、効率的にイメージ通りのイスを完成させるのです。
途中、不測の事態が起きたとしても全体の作業進捗と残された時間を鑑みながら作業内容を微調整してイスを完成させます(いずれにしてもQCDを満たした完ぺきなイスを完成させます!)

この頭の中のイメージから実際にイスが出来上がるまでの過程で行う作業の微調整が、いわゆる”工程管理”になります。

どういうことかというと
工程管理とは、製品のQCDを保つために、工程を常に効率の良い状態で維持することです。
そのために、工程の進捗・コスト・人を管理します。

前述のイスの例では、コスト(必要な材料や道具、費用)とスケジュール(納期)を満たすように工程管理(作業項目と作業進捗を管理)し、製品(イス)を完成させたと言えます。
不測の事態が起きても納期とコストを超えないように、その場で思いつく一番効率的な方法を実施し、作業全体を微調整することでQCDを保てたのです。
今回はイスを1人で作成しましたが、複数名で作成するような場合は、工程管理の1つとして人の管理も必要になります。

工程管理の概要についてお分かりいただけましたでしょうか。
イスで例えてみましたが、これが製造業であれば受注生産や量産開発などにおける大日程に紐づく各工程(フェーズ)になります。
※工程の粒度は様々です(機械別、部品別、組織別の工程など)IT業界であれば、請負案件に代表されるソフト開発です。
一般的なウォーターフォール型のソフト開発であれば、要件定義/設計/製造/テストなどがそれぞれ工程にあたります。

工程管理がソフト開発にもたらすメリットとは?

工程管理の概要はお話ししました。
ここからはソフト開発に限らず、工程を管理するメリットについてお話しします。

工程管理を行うことで下記のメリットが考えられます。

1.見える化(コスト/人/進捗)

工程を管理する=コスト+人+進捗を管理することになるため、正しい管理ができていれば、プロジェクトの見える化に繋がります。
常にプロジェクトの状況を把握することが容易にできるため進捗遅延が起きる前やコスト超過が起きる前の兆候をキャッチできます。
メンバの負荷状況も同様に把握できるため、特定の人に負荷が集中してしまうことを避けられます。

2.意思決定の迅速化

1 の見える化によって意思決定が迅速になります。また、これによる変更に対応することが容易になります。
たとえば、作業進捗が遅れていて増員する場合を考えると負荷情報が見える化されているのでその情報をもとに調整ができます。
一から要員全体の負荷情報をかき集める必要はありません。

3.生産性の向上

工程管理によって、作業者は効率的に作業を進めることが求められます。
作業者が効率的な作業を意識することで生産性の向上に繋がります。
また、生産性を数値化し公開することで作業者の意識を変えるきっかけになり得ます。

4.品質の向上(顧客満足度の向上)

最適な工程管理がされていると品質と生産性を保つことができます。
品質を維持することにより、手戻りや余計なコストもかかりません。
その結果、顧客満足度を高めることにもつながります。

工程管理を行うことでこれら4つものメリットを享受できます。
ここまでの話を聞くと工程管理をしない手はないように思うかもしれません。
しかし、工程管理の概要とメリットまでわかったところで実際の管理方法が分からなければ実践できないかと思います。
では、実際にどのように工程を管理したらいいのでしょうか。

ソフト開発の工程管理をしてみよう!

工程管理といえども管理の仕方は多種多様です(ネットで検索してみると数多くヒットします)。

Excelを使った管理、専用ツールを使った管理、ホワイトボードを使った管理等々、これといって正解はありません。
これから工程管理をするプロジェクトの規模や管理内容、予算等に鑑みてマッチしたものを選ぶのが無難です。

プロジェクト管理に関するお役立ち資料

弊社のプロジェクト管理ツール「SI Object Browser PM(OBPM)」も工程管理ができるツールの1つです。
ソフト開発を想定したデモ画面をお見せしながら、ソフト開発の工程管理について管理方法をご紹介します。

1.ガントチャート

工程管理といえばガントチャートをイメージする方が多いのではないでしょうか。
現に担当しているプロジェクトをガントチャートで管理しているという方もいらっしゃるかと思います。
弊社のOBPMは、下図のような画面から工程を管理します。
チャート上に稲妻線や進捗率が表現されるため、視覚的にどの工程もしくはタスクでどれだけ進捗遅延が発生しているかなど簡単に確認できます。
また、タスクの進捗率や遅れ日数(定量的な情報)も画面上に表示されています。
進捗の遅れがパッと一目で把握できるので、気付かないうちに巻き返せない程の遅れが発生していた…なんてことは防げます。

▼ガントチャートに進捗遅れなどが表現されている

また、複数のプロジェクトをグルーピングし、1つの画面で進捗状況を確認することが可能です。
たとえば、ソフト開発を契約単位でプロジェクト管理している場合(それぞれ要件定義、基本設計、製造&テストなど)にグルーピング設定を行うことによってガントチャートを1画面に並べて表示できます。
プロジェクトが異なってもガントチャートの確認を別々に行う必要はありません。

▼1画面にグルーピング設定されたプロジェクトが表示されている

他にも、担当者の視点でガントチャートを確認することが可能です。
指定した担当者が割当てられているタスクがプロジェクトを跨いで一覧表示されます。
ある担当者の作業進捗や担当タスクを一覧確認したい場合などに使えます。

▼担当者別のガントチャートがプロジェクトを跨いで表示されている

2.リソースヒストグラム

要員計画を行う画面です。
OBPMはプロジェクトごとにリソース計画を立てます。
リソースは工程単位に入力し管理します。(月別/日別入力可能、人月/人日/人時切替可能)

▼リソースヒストグラム画面

3.開発メンバアサイン状況

各プロジェクトのリソースヒストグラムで組んだ予定工数からアサイン状況全体(負荷状況)を俯瞰できます。
表示の切替が3種類(担当者のみ/個人別/プロジェクト別)あるため、自由な角度から負荷状況の確認ができます。
予定工数とあわせて工数実績の表示もできるため、1つの画面で予実の確認が可能です。
また、閾値を超えた部分は色がつきます(高負荷だとピンク、低負荷だとブルー等)
高負荷な部分などが直観的に分かります。

▼各メンバの負荷状況がプロジェクトを跨いで表示されている

4.要注意アラーム

状況の悪いプロジェクトをアラート(びっくりマーク)として表示します。
アラート項目は、進捗遅延が起きている場合やコスト超過が起きている場合などいくつか用意されています。
アラート項目にそのプロジェクトが該当するとプロジェクトの一覧画面に表示され、問題が起きていることを知らせてくれます。
これにより気付かぬまま問題のあるプロジェクトが放置されることを防ぎます。

▼問題のあるプロジェクトはアラート表示される

5.マイルストーン管理

各工程やタスクの作業進捗を把握するために定期的な進捗の報告会や成果物のレビューを行います。
OBPMでは、ガントチャート上にマイルストーン(進捗を管理するために途中で設ける節目)を置くことで、この進捗報告会やレビューの実施を表現できます。
ガントチャート上にマークとして表現されることで直感的に実施の有無がわかるため、常にマイルストーンを意識したスケジュール管理が可能になります。
また、マイルストーンにはレビュー機能と品質基準機能が備わっています。
そのため、ソフト開発における設計書のレビューや品質のチェック結果をOBPMの中に記録として残すことができます(一元管理できます)
レビュー機能と品質基準機能にはOBPMの外で行ったExcelなどによるチェック結果を添付することもできます。
したがって、きちんとアップしておけば、後々ファイルの所在が分からなくなる事態は回避できるでしょう。

▼ガントチャート上に表示されるマイルストーン

▼レビュー機能と品質基準機能

ご紹介したこれら5つの機能を有効活用することで工程管理が可能になります。
また、OBPMには今回ご紹介できなかった機能が数多くあります(採算の管理など)
今回は、工程管理にフォーカスしましたが、他の機能もフルに活用することでプロジェクトの全体最適化を行えるツールになっています。
もしご興味がありましたら、お気軽に資料請求をお申しつけください。

最後に (工程管理がソフト開発にもたらすメリットについて)

工程管理についていかがでしたでしょうか。

冒頭の質問ですが、私は工程管理と聞くと製造業が頭をよぎります。
ムダを徹底的に排除し、最も短い時間で効率的に造ることを目的としたトヨタ生産方式(「自働化」や「ジャスト・イン・タイム」など)は工程管理の類になるかと思います。

工程管理がきちんと行われているかどうか周りを見渡してみると管理の方法が組織単位でバラバラ、もしくは担当者毎にバラバラで統一できていないという状態が往々にしてあります。
それゆえに一元管理ができず、プロジェクトの状況がわからない。定期的にプロジェクトの進捗報告を受けるが、その数値に根拠がなくて困っている等々はよくあるお話です。
うまく回っているうちはよいかもしれませんが、いつか限界が訪れると私は思います。

限界がきてからもっと早くからやっておけばよかったと後悔する前に脱属人化、脱Excelについて一度ご検討いただくのもよいかもしれません。
工程管理をしっかりと行い、高い品質を保つことで顧客満足度を上げましょう。
そしていつの日かお客様から「あっぱれ!」と言われることを目指して…。

今回ご紹介した工程管理について少しでも皆さまのお役に立つことと弊社のOBPMにご興味を持って頂ければ誠に幸いです。

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