プロジェクト管理をエクセルから脱却すべき7つの理由

 2017.07.18  株式会社システムインテグレータ

エクセルはあくまで“表計算ソフト”

ソフトウェア開発や製造現場において、古くから親しまれているプロジェクト管理ツールといえば、マイクロソフトの表計算ソフト“エクセル”とお答えになる方も多いのではないでしょうか?

最近ではGoogleスプレッドシートと呼ばれる、Web上で利用する表計算ソフトを使用している方も多いかと思います。

自由度が高く、表計算に留まらない活用方法により、エクセルこそプロジェクト管理に最適だと考えている方も少なくないでしょう。

しかし、エクセルはあくまで“表計算ソフト”ということです。そもそもプロジェクト管理を行うために設計されたソフトウェアではないので、エクセルでプロジェクト管理を徹底することはできません。ここでその理由と、プロジェクト管理ツールが、プロジェクト管理分野においてエクセルよりも優れていてる理由について説明します。

エクセルがプロジェクト管理に不向きな理由

初期計画の立案には良いが、計画変更に対応できない

セルの組み合わせと配列、そして背景色の変更など、ちょっとしたスキルがあればエクセルでプロジェクトスケジュールを作成することは、PCを利用する人であれば簡単です。しかしこうした“簡単さ”が、エクセルでプロジェクト管理ができると錯覚させる一つの原因かもしれません。

エクセルでプロジェクトスケジュールを作成することは簡単なので、初期計画の立案は非常にスムーズに進みます。作成したスケジュールはメールで、これまた簡単に送信できるので、一見プロジェクトが良いスタートを切ったと思います。

しかし、その後の計画変更に対してはどうでしょうか?初期計画通りにプロジェクトが進むということは非常に稀なので、ほとんどの場合途中で計画変更が生じます。変更の規模を問わず、それらはエクセルに常に反映しなければなりません。

実はこの作業が、非常に煩雑であったりします。プロジェクトの初期はまだいい方かもしれません。しかしある程度プロジェクトが進捗し多忙になったり、変更が頻発すると遂にはプロジェクト変更がまったく反映されなくなってしまいます。

また、エクセルでのプロジェクト管理では実績記録も面倒なので、変更をしっかりと反映していたとしても、最終的な実績記録があやふやなまま終わってしまうことも少なくありません。プロジェクトの変更に弱い。これこそ、エクセルがプロジェクト管理に不向きな、単純かつ最大の理由です。

レベルの低いガントチャート

縦軸にプロジェクトのタスクや課題を、そして横軸に時間と予定・実績を記録していくガントチャートは、プロジェクト管理における必須ツールです。これをエクセルで作成してプロジェクト全体や、個々のタスクを管理している方も多いでしょう。

しかしエクセルは前述のようにあくまで“表計算ソフト”です。作成するガントチャートも、それなりのものにしかなりません。エクセルでのガントチャートを「お絵かきレベル」と称する専門家もいます。

やはり、エクセルで作成したプロジェクトスケジュールの同様に変更に弱いというのが、最大の弱点でしょう。

タスク間の作業順序や関係性を設定できない

一つのプロジェクトに対し無数あるタスクは、予定と実績を管理するだけでなく、作業する順序も大切です。しかし、エクセルではその作業順序を、優先立てて設定することは難しいのが実情です。

作業順序を設定できないとプロジェクト進行がうまく進まない可能性もあり、適切に設定するための方法を模索しなければなりません。

チームメンバーごとの作業状況や負荷状況・利用状況が見えない

エクセルは共有の難しいソフトウェアです。共有ファイル上に保存されたエクセルをチームメンバーが共同で編集していても、編集ルールが曖昧だったり、そもそも計画変更が面倒なこともあって、正しい情報共有が実現しません。チームメンバーがエクセルに入力してくれているのか利用状況がわかりづらいこと、チームリーダーはその入力情報を集めづらく、見えないことも不向きな理由と言えるでしょう。

また、チームメンバーごとの負荷状況を管理しづらい側面もあります。プロジェクトリーダーとしてはチーム全体の負荷状況を常に把握し、余力のあるチームやメンバーに対して適切にタスクを振り分けていく必要があります。

しかしこれが出来ないということは、特定のメンバーに負荷が偏ったりして、チーム内の不協和音やプロジェクトリーダーに対するフラストレーションを生んでしまうことに繋がります。

複数のプロジェクトを横断して管理できない

プロジェクトリーダーやチームメンバーによっては、複数プロジェクトに平行して参加していることも少なくありません。このとき、ほとんどの人が「一画面で複数プロジェクト管理ができればいいのに…」と考えています。また経営層やマネジメント層であれば、部門や会社のプロジェクトを横断して確認したいものです。

エクセルでのプロジェクト管理現場では、複数プロジェクトを同時進行している場合、プロジェクトごとにエクセルを何個も起動したり、時にはファイル置き場がわからなくなったりするでしょう。これではプロジェクト管理が面倒になるばかりか、ストレスが溜まって正しい管理もできなくなってしまいます。

また、複数プロジェクトを統括するマネージャーや経営者としても、複数のプロジェクトを横断して管理するための環境は必須と言えるでしょう。

実績の記録、収集や計画との差異分析などが難しい

計画変更に弱いエクセルでは、実績の記録や収集も正しく行われることが稀です。従って計画との差異分析を行うこともできず、せっかくプロジェクトで得たノウハウや失敗からの教訓も、次に活かすことができなくなってしまいます。古いエクセルでマクロを組んだお化けエクセルを、最新版のエクセルに移行したら、ちゃんと動かなくなることも最近は多いようです。

いつまで経っても同じプロジェクト管理、同じ失敗を繰り返し、管理体制を継続して改善していくことはできないでしょう。

組織視点で横串しにプロジェクトを俯瞰できない

プロジェクト管理を成功に導くためには、たくさんの要素を管理する必要があります。多くの人々がプロジェクト管理=スケジュール管理と間違えて捉えることが多いのですが、それ以外にもコスト管理や調達管理、リスク管理、スコープ管理、要因管理、コミュニケーション管理、品質管理、ステークホルダー管理などが必要になります。また、複数プロジェクトを統合管理する機能も必要になるでしょう。

このようなプロジェクトを組織視点で横串しに捉えるためには、それぞれの管理が連動する必要があります。エクセルでは、これらを俯瞰して管理することが不向きという問題があるのです。

プロジェクト管理に関するお役立ち資料

プロジェクト管理ツールがエクセルより優れている理由

ここまで説明した理由から、エクセルはやはりプロジェクト管理に不向きだと言えます。特に会社において重要なプロジェクトであればあるほど、エクセルによるプロジェクト管理はリスクを伴ったものになります。

では、エクセルに対してプロジェクト管理ツールはどの点に優れているのか。プロジェクト管理において専用ツールを使うことで、次のような利点があります。

  • ドラッグドロップで計画変更が簡単にできる
  • プロジェクト管理に特化したガントチャートで、予定と実績を直感で理解できる
  • タスク間の作業順序を設定できる
  • メンバーごとの負荷状況をグラフなどで表せる
  • 複数プロジェクトを統合して管理できる
  • 実績の記録、収集、計画との差異分析が簡単になる

これらの利点は、シンプルなプロジェクト管理ツールを利用した場合のものなので、製品によってはこれ以上のメリットを多数得ることができます。それこそ、プロジェクト管理ツールを利用するだけで、今まで上手くいかなったプロジェクト推進が成功したり、赤字プロジェクトを大幅に減少させたりと、企業にとって非常に大きな利益を獲得できるのです。

例えばSI Object Browser PMでは、PMBOKに準拠しているためプロジェクト管理を成功に導くためにスケジュール管理、コスト管理、調達管理、リスク管理、スコープ管理、要因管理、コミュニケーション管理、品質管理、ステークホルダー管理などを統合的に管理できる特徴を有しています。

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まとめ

エクセルでのプロジェクト管理は、ごく小規模なプロジェクトであれば問題なく機能するかもしれません。しかしチームメンバーも増えていき、中大規模なプロジェクト管理になれば、エクセルはまったく機能しなくなってしまいます。そこでは、単なる表計算ソフトになってしまうのです。

プロジェクト管理ツールを導入することでエクセルからの管理環境から脱却し、正しく質の高いプロジェクト管理推進と、利益の拡大を図っていただけるようになるのです。

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プロジェクト管理ツール:OBPMイラスト図解でよくわかるガイド

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