IT化が進む昨今、ビジネスで使われるツールにも様々なものが登場しています。例えば、タスク管理ツールや社内の連絡ツール、スケジューリングをスムーズにしてくれるものなど様々です。
こうしたツールは一部の業務セクションだけが切り取られ、一点に特化しているものが多いですが、会社として円滑にプロジェクトを進めるためには、複数の要素を横断的に管理できる仕組みが必要となります。
そんなときに役立つのが「プロジェクト管理ツール」です。
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトを進行・管理するためのスケジューリング機能や共有機能、タスク管理機能やアラート機能など、便利な機能が多数搭載されています。大規模のプロジェクトを進めるために、すでに活用経験のある方も多いのではないでしょうか。しかし、同じプロジェクト管理ツールとはいっても製品ごとの違いも多いので、自社にとって最適な製品を選ぶのは決して簡単ではありません。
「プロジェクト管理ツールを導入しようと思うけれどどれがいいかわからない」
本記事では、そんな悩みを解消すべく、クラウド対応のプロジェクト管理ツール18選をご紹介します。ここで各製品の特徴を知り、製品検討に役立てていただけたら幸いです。
プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進捗状況を可視化し管理・把握するためのツールです。工数からタスク管理まで、プロジェクトに関する情報を一元管理することによって、プロジェクト管理を効率化する目的で使用されています。
近年では、テレワークの普及にともない、プロジェクト管理ツールの重要性が認知され、メンバー間での進捗状況など情報共有の促進に活用されています。
プロジェクト管理の課題
プロジェクト管理では、様々さまざまな課題をクリアにすることが求められます。
プロジェクトを成功に導くためには、発生することが想定される課題を事前に把握することが大切です。以下は、よくある課題の一例です。
- コミュニケーション不足
- プロジェクト成功の定義が不明瞭
- リスクマネジメント
- 管理できない項目への対応
- プロジェクトメンバーの最適な配置
プロジェクト管理では、上記以外にもさまざま課題が起こり得ますが、こうした課題は、プロジェクトマネージャーの能力だけで解決するのは困難な場合がほとんどです。
そこで、プロジェクト管理ツールでプロジェクトに関わる情報を一元管理し、プロジェクトに存在する課題を解決する役割を果たします。
プロジェクト管理業務については以下の記事でも詳しくご紹介しております。
プロジェクト管理とは？成功のポイントと効果的なツールの活用方法
プロジェクト管理ツールのメリット
プロジェクト管理ツールには、プロジェクトの精度や業務効率を向上させるメリットがあります。
ここからは、プロジェクト管理ツールの導入メリットを具体的にご紹介します。
プロジェクトの進捗を可視化
プロジェクト管理ツールは、進捗や工数を集計し、可視化して出力することができます。
例えば、進捗状況を一目で把握できる「ガントチャート」は、プロジェクトメンバーの進捗状況をリアルタイムで管理することが可能です。ガントチャートを利用すれば、障害となり得る問題が発生していても直ちに対処でき、プロジェクトに及ぶ影響を最小限に留めることができます。
さらに、可視化されたプロジェクト全体を見通すことで、個々のメンバーにかかる作業負担も即座に把握できます。プロジェクト管理ツールの可視化機能で、過剰な負担や不要な作業を排除し、業務効率を飛躍的に向上させられるでしょう。
ガントチャートについてはこちらの記事で詳しく解説しています。
ガントチャートとは？WBSとの違いやメリット・デメリットを解説
プロジェクト情報の一元化
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトに関わるあらゆるデータの統合管理を実現します。プロジェクト情報の一元化によって必要な各リソースの管理を容易にし、プロジェクトマネジメントにかかる管理業務の負担を軽減してくれます。
また、検索機能やログ機能が搭載されているようなツールであれば、必要な情報へアクセスしやすく、作業の詳細な進捗状況も確認しやすいでしょう。
また、これらの情報はリアルタイムで更新・共有され、プロジェクトに関する情報は常に最新の状態に保たれます。Excelなどの汎用ツールでは、そのようなリアルタイムでの情報共有は難しいといえます。
プロジェクトのスムーズに進行させるためには、こうしたツールを活用し、あらゆる情報をリアルタイムで一元管理してみましょう。
エクセルでの管理の限界についてはこちらの記事でも詳しく解説しています。
エクセルでタスク管理はどこまでできるのか？
プロジェクト管理ツールの比較ポイント
プロジェクト管理ツールは、利用可能な機能がツールやプランによって異なります。そのため、自社のプロジェクト管理に最適なツールを比較・検討する際には、事前に自社ニーズを把握しておくことが重要です。
ここからは、プロジェクト管理ツールを選ぶ際に重要なポイントについてご紹介します。
クラウド型か、オンプレミス型か
プロジェクト管理ツールは、クラウド型とオンプレミス型のいずれかに大別できます。
・クラウド型
クラウド型はインターネットを介して、システムを稼働させるものを指します。インターネット環境さえあれば利用できるため、社内外で情報共有が容易なこと、そして端末を選ばないアクセス性の高さもメリットでしょう。そのため、プロジェクト管理に最適とされており、現在はクラウド型のツールが主流となりつつあります。
・オンプレミス型
一方、オンプレミス型は、自社拠点内やデータセンターにサーバーを構築し、そこにインストールする形で使用します。オンプレミス型はクラウド型とは異なり、ネットワークがローカル接続になるため、セキュリティが強固な点がポイントです。
しかし、社外と情報共有する場合にはリアルタイムな情報共有が難しい点や、システムの導入・運用にかかるコストがクラウド型よりも高額になる点はデメリットといえるでしょう。
必要な機能は揃っているか
先述の通り、数あるプロジェクト管理ツールが持つ機能は料金プランなどで異なります。そして、小規模プロジェクトに向けて設計されたタスク管理型など、プロジェクト管理ツールは各社の設計思想によってある程度特徴が異なり、搭載される機能もさまざまです。
しかし、いくら多機能であってもプロジェクトの現場で活用できなければ、効果はありません。そこで、管理ツールを比較・検討する際には徹底的に導入目的を明確にしましょう。また、定めた目標から逆算してツールに求める要素を洗い出していくようにしてください。
例えば、ツールの中には利用人数が制限されているものもありますが、部門全体の業務効率化を目的とした場合、人数制限があるようなツールは好ましくないはずです。このように、システムのプランによって管理可能な範囲についても十分に検討する必要があります。
また、社内のみならず社外と協働でプロジェクトを進行する際には、強固なセキュリティ対策が施されていることも、検討すべきポイントでしょう。
・プロジェクトの目的に沿ったツールか
ツールによって機能や得意分野が異なるので、導入目的や解決したい課題を明確にして、それに合ったタイプのツールを選ぶと良いでしょう。
具体的には以下のようなシーンで役立ちます。
- 複数のタスクや課題の進捗を管理したい
- チームメンバータスクの量や進捗を把握したい
- タスクや課題の期限を管理し、期限が近づいたらリマインド通知をしたい
- 各課題のステータスや担当者を明確にしたい
- カレンダー（スケジュール）を共有したい
- プロジェクトに関する情報、書類などをわかりやすく保管・共有したい
- 承認フローを自動化したい
・利用人数は何人程度を想定しているか
特定のプロジェクトだけで一時的に利用するのか、社内の各種プロジェクトで継続的に利用するのか、または全社的な目標管理や人事業務などにも利用するのか…など、利用範囲によって利用料が大きく異なります。
特定のプロジェクトだけで利用する場合は、ユーザー数によって課金されるツールのほうが安価で済ませられます。一方、ストレージ容量に対して課金されるツールは、ユーザー数やプロジェクト数は無制限のものがあります。全社的にツールを利用するなど、ユーザー数が多い場合はストレージ課金タイプがお得です。
・セキュリティ対策は強固であるか
プロジェクトの大切なデータを扱うプロジェクト管理ツール選定の際には、システムのセキュリティとデータのバックアップ体制についても確認しておく必要があります。
大切なデータを守るために、プロジェクト管理ツール導入前に以下の点を確認しましょう。
- データをやり取りする通信はSSLなどで暗号化されているか
- データの保存場所はどのような所か（クラウド型の場合）
- データに適切なバックアップ体制は取られているか
- 外部からの不正なアクセスを遮断するファイヤーウォールなどは導入されているか
どんなにスケジュール管理が効率化されても、大切なデータが流出したり、紛失してしまったのでは、プロジェクト管理ツール導入の意味がありません。見落としがちなポイントですが、セキュリティとバックアップ体制は入念にチェックしておくべきです。
導入費用はどの程度か
プロジェクト管理ツールの中には、無料プランが設定されている場合もあり、導入費用を抑えてツールを利用することも可能です。しかし、無料プランは機能制限や利用期間が設けられていることもあります。また、先に少し触れたように、利用可能な人数や同時接続人数には制限があり、運用時の利便性が高いとはいえません。
しかし、無料版は操作性や搭載される機能を確認する目的では非常に役に立ちます。実際の使用感を無料プランで確かめ、プロジェクト管理に必要な機能などをあらかじめ確認した上で有料プランに切り替えるとよいでしょう。
搭載機能や操作性、連携性、サポート体制など、さまざまな視点でツールを比較し、自社にとって最も費用対効果が高いものを選ぶようにしてください。
対応言語は目的に沿っているか
細かいニュアンスや言葉の使い方を考えた時は、慣れるまでは日本語に対応しているアプリケーションや、日本人が作ったアプリケーションを利用していくことをお勧めします。非常に評判のいい英語のアプリケーションがあったとしても、英語で使わなければならないことが心理的な壁となって、ツールを開くことが億劫になってしまうことがよくあります。毎日使うツールなので、できる限りストレスのかからない環境を整えたほうが良いでしょう。
インターフェースは目的に沿っているか
まず、ITエンジニアの方とのやり取りが多くなるプロジェクトでは、タスク管理とスケジュール管理の自由度や記入欄が多いものをお勧めします。 リモートワークが多い環境では、メッセージ機能やチャット機能が見やすく、スケジュールの記入もリアルタイムで反映されるといったツールがよいです。 他社の人が参加しているようなプロジェクトの場合、今まで話し合ったことや決まったことが手戻りしてはまずいので、決まったことをいつでも確認できるような仕組みのあるツールがお勧めです。 機能とインターフェースは切っても切り離せない問題ともいえます。自分が進めていくプロジェクトの特徴に合わせて、使いやすい見やすいインターフェースを見つけてください。
機能が豊富なプロジェクト管理ツール9選
OBPM Neo
「OBPM Neo」は、組織のプロジェクト管理能力を高めるための統合型プロジェクト管理ツールです。日本で初めてPMBOK（※）に準拠し、品質・コスト・スケジュールのQCD3要素から、メンバー管理・リスクマネジメント・情報共有・リソース管理まで、さまざまなプロセスの統合管理を実現します。
クラウドデータベース上でプロジェクトを一元管理するOBPM Neoは、プロジェクト進捗の可視化とリアルタイムでの情報共有をプロジェクト現場にもたらします。クラウドサービスのOBPM Neoはいつでも・どこでもプロジェクトの実態を把握ができ、Excelなどのローカルツールよりも遥かに効率的なプロジェクト管理が可能です。
また、数百社以上の導入実績で培ったノウハウが標準機能として組み込まれています。完成度が高いOBPM Neoの機能をプロジェクト管理で即座に取り入れられるように、実効性の高い導入サポートも提供されます。確かな導入実績による導入サポートによって、確実にツールを運用できる体制の構築が可能です。
（※）米PMI発表のプロジェクトマネジメントの世界標準）
Asana
「Asana」はプロジェクト管理ツールの上位レイヤーに位置する、ワークマネジメントプラットフォームです。
Asanaはプロジェクトだけではなく、社内の業務を横断的に管理・可視化し、最適化を促します。Facebook創業者が開発に携わっており、Facebookをルーツにしたタイムライン機能など様々な機能が充実しています。
Lychee Redmine
「Lychee Redmine」は、オープンソースソフトウェア「REDMINE」の拡張プラグインです。
Lychee RedmineはRedmineよりもプロジェクト管理に必要な機能が多数搭載され、より使いやすくなっている点が特徴です。
特にガントチャートはREDMINEよりも編集機能が強化され、操作性が向上しています。
monday.com
「monday.com」はイスラエルのスタートアップ発のビジネス管理ツールです。
タスク管理や進捗管理を全て同一プラットフォーム上で行い、生産性の向上をサポートしてくれます。ビジュアルとカスタマイズ性に優れ、プロジェクトの実態を直感的に把握することが可能です。
ヒューマンエラーを防止する自動化処理機能など、業務に集中するため機能が多数備わっています。
出典：https://monday.com/lang/ja/
My Redmine
「My Redmine」は、オープンソースのプロジェクト管理・課題管理ソフトウェア「Redmine」をクラウドで提供しているサービスです。
プロジェクトに合った管理項目の追加が可能で、柔軟なワークフローの構築でプロジェクトや問い合わせ管理を実現します。My Redmineは安価で導入しやすい料金プランが特徴です。
出典：https://hosting.redmine.jp/
Notion
「Notion」はプロジェクト管理やタスク管理、メモ、Wiki、データベースなどさまざま機能を備えたツールです。システム開発から営業、マーケティング、人事まで幅広い分野で活用されています。
プロジェクトとタスクはそれぞれ、テーブルやボード、タイムライン、カレンダー、リストなどさまざまな形式で表示することができ、ステータスや期日、タグなどで絞り込み・グループ化することもできます。
ステータスやスケジュール、ページ内のテキスト・画像など、ドラッグアンドドロップで感覚的に操作でき、AI機能を活用してドキュメント作成などの効率化も可能です。
出典：https://www.notion.so/ja-jp
Taskworld
「Taskworld」は、プロジェクトの規模に関係無くさまざまなニーズを解決するために設計されたプロジェクト管理ツールです。
プロジェクトメンバー間のシームレスな情報共有をサポートする機能を豊富に備えており、タスク管理で発生するさまざまな問題を解決に導きます。
また、ダッシュボードによってプロジェクト状況は一元管理され、状況の把握と分析に役立てることが可能です。
Time Krei
「Time Krei」は、グループウェアとプロジェクトマネジメントをオンライン上で一元管理を実現する独自性の高いプロジェクト管理ツールです。
プロジェクト管理機能と予定・実績管理機能の連携や実績等の入力によって、プロジェクトメンバーの稼働状況を詳細にチェックできます。
出典：https://timekrei.tenda.co.jp/
ZAC
株式会社オロが提供しています。プロジェクト別の工数・原価・損益の可視化が可能。
ZACはプロジェクト型ビジネス（案件、契約、プロジェクト単位で業務が進行するビジネス）に最適化されたシステムです。1つのプロジェクトの売上に対して外注費や仕入費、労務費、経費などの関連コストをすべて紐付けることができるため、プロジェクト別の収支を一目で把握することが可能になります。
- プロジェクト着地見込みをタイムリーに把握し利益体質の組織へ
- 外注費・労務費など全てをプロジェクトに紐づけ原価計算を省力化
- スケジューラー、ガントチャートと連動した工数管理を実現
特化型のプロジェクト管理ツール7選
タスク管理に特化したプロジェクト管理ツール
Backlog
「Backlog」は、シンプルで直感的なUIが特徴的なタスク・プロジェクト管理ツールです。Backlogは開発者からマーケター、人事や総務まで様々な職種で活用されているツールで、Web制作、ソフトウェア開発、大手広告代理店などで導入されています。
無料で試せるフリープランやSaas版のエンタープライズプランなど多彩なプランが提供され、プロジェクト規模に合わせた利用が可能です。
Jooto
「Jooto」は、クラウドサービスのタスク・プロジェクト管理ツールです。
シンプルでユーザビリティに優れたUIを備え、ドラッグ＆ドロップを基本とした操作で、誰でもすぐに利用できます。ガントチャートによって進捗状況が可視化され、複数のプロジェクトであっても1つのダッシュボードで一元管理することが可能です。
無料で利用できるフリープランもあり、外部ツールとの連携も簡単に行えます。
Stock
「Stock」は、チームに必要な情報を簡単に管理できる情報共有・タスク管理ツールです。
多くの情報が入り乱れて必要な情報さえ流れてしまうチャットツールに代わり、Stockを使用すれば、さまざまな情報を管理しやすくなります。
情報を残すノートの作成は非常に簡単で、情報共有・蓄積を促進させられるでしょう。
出典：https://www.stock-app.info/
Trello
「Trello（トレロ）」は、世界でおよそ百万を超えるプロジェクトで利用実績がある管理ツールです。
デスクトップアプリやWebブラウザから簡単に利用でき、まるでホワイトボードに付箋を貼っているかのような利便性・操作性の高さが特徴的です。
直感的な操作がしやすいUIによって、複数人でも誰のタスクがどこまで進んでいるか一目で判別できます。ITツールの操作が不慣れなメンバーが多い場合でも、安心して利用できるでしょう。
「誰が、何を、いつまでに」が可視化でき生産性UPに繋がります。
- ドラッグ＆ドロップ操作を基本とした優れた操作性
- 企業向けプラン（56ユーザー～）ならセキュリティも安心
- 多彩で便利な機能拡張を実現！タスク管理の可能性を無限に広げる
工数管理に特化したプロジェクト管理ツール
クラウドログ
「クラウドログ」は、直感的なインターフェースを備えたプロジェクト管理・工数管理ツールで、収益算出の可視化など多数の機能が搭載されています。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどの外部サービスと連携し、ドラッグ＆ドロップ操作でスケジュール・タスク管理の実施も可能。
さらに、クラウドログは勤怠管理機能を備えているため、詳細な工数を把握できます。
Pace
「Pace」は、工数管理に特化した業務管理ツールです。
Paceで納品にかかった時間の総量を管理することで、赤字の発生原因の特定や管理業務自体の効率化と生産性向上を図れます。Paceは日報ベースで工数管理を行うため、メンバーのバックオフィス業務が負担にならない点もポイントでしょう。
また、工数管理をリアルタイムで可視化することで、より現実的な経営判断が可能になります。
原価管理に特化したプロジェクト管理ツール
MA-EYES
株式会社ビーブレイクシステムズが提供しています。プロジェクトごとの予実管理に特化したシステムです。MA-EYESは、プロジェクト管理に必要な機能を網羅しています。プロジェクトの見積から契約管理、プロジェクトメンバーのアサインや作業実績の管理、費用の予実対比、分析レポートの出力などが標準で用意されており、プロジェクトに関する全ての情報が各プロジェクトに蓄積されます。また標準機能以外にもWBSによる進捗管理などのオプション機能や様々な拡張実績があり、企業にマッチしたプロジェクト管理を実現できます。
- システム自由度が高く、運用環境に合わせた利用が可能
- 人員アサイン管理や売上管理等、プロジェクト全体を見える化！
- 社内共通情報プラットフォームで業務効率化の実現！
無料で使えるプロジェクト管理ツール4選
Bitrix24
「Bitrix24」はユーザー数・プロジェクト数・タスク数を無制限で利用できるプロジェクト管理ツールです。無料で使える機能は限られますが、タスク管理・プロジェクト管理に必要な基本機能は含まれるため、大型なプロジェクトや複雑なプロジェクトでなければ十分活用できるでしょう。
有料プランではマーケティングや人事向けの機能、ドキュメントの共同編集、社内掲示板などの機能も利用でき、企業のワークスペースとして使うこともできます。また、有料のオンプレミス型も提供しています。
Brabio!
「Brabio!」は、ガントチャートをスピーディーかつ簡単に作成してプロジェクト管理を行うツールです。
日本製のツールであるため、操作や問い合わせがスムーズな点は非常に魅力です。作成可能なプロジェクトには制限が無く、複数プロジェクトの横断的な管理を実現します。
この機能を利用することで、複数のプロジェクトを兼任しているメンバーの負担量を可視化し、把握することが可能です。
Jira Software
「Jira Software」は、世界中のプロジェクトに採用されているプロジェクト管理ツールです。
高いユーザビリティを備え、1つのウィンドウにタスク関連の情報を集約した管理体制を提供します。
また、リアルタイムで更新されるビューウィンドウを使い、高い精度で情報共有と分析を可能にします。
さらに、カスタマイズ性にも優れ、表示項目を簡単な操作性で設定することもできます。
出典：https://www.atlassian.com/ja/software/jira
Wrike
「Wrike」は、多言語に対応した共同作業管理用プラットフォームです。
視覚的な操作が可能であるにもかかわらず、無料プランでもユーザー数無制限で利用できる点が特徴です。
クラウドに保存するデータの安全性も強固に確保され、クラウドの利便性とオンプレミスさながらのセキュリティを兼ね備えている点もポイントでしょう。
出典：https://www.wrike.com/ja/vj/
プロジェクト管理ツール導入時の注意点
さて、ここまでご紹介してきたように便利なプロジェクト管理ツールですが、導入に際していくつか注意すべきこともあります。ここからは導入時に気を付けたいポイントを一つずつ確認してみましょう。
運用ルールを明確にする
運用ルールを明確に設定することは、プロジェクト管理ツールを導入するうえで非常に重要です。
運用ルールが明確になっていないと、せっかくプロジェクト情報が可視化されても、「入力したメンバーにしか分からない」といった属人化が起こり得ます。
そこで、メンバー全員が運用ルールに則り共通のプロセスでツールを使用することで、正確なプロジェクトの状況を把握することが可能になるのです。
導入スケジュールを明確にする
プロジェクト管理ツールの導入時には、従来のプロジェクトの実態を把握する必要があります。この作業は煩雑になる場合が多く、明確なスケジュール管理の下で遂行しなければ導入スケジュールの遅延などにつながりかねません。そこで、先述した運用ルールの設定も含め、導入スケジュールの準備を進め、運用開始時に余計な混乱を招かないようにする必要があります。
まずは、導入スケジュールの期限を設定し、そこから逆算してみましょう。
十分な教育期間を設ける
前章で紹介したプロジェクト管理ツールの多くがシンプルで、操作性の良い点が特徴でした。
しかし、いくらシンプルな操作性であっても、ITツールがどうしても苦手というメンバーにとっては、高いハードルになってしまうことも考えられます。
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトに関係するメンバー全員が利用しなければ、精度の高い状況把握ができません。そのため、導入に際しては十分な教育期間を設けてツール利用への理解を深めるようにしましょう。
運用が定着しているかチェックする体制を用意する
プロジェクト管理ツール運用が定着しない理由のひとつが、入力する情報が多すぎてツールの利用が定着しないケースです。
主に、入力が求められる項目が多いツールで起こりやすい問題とされていますが、こうしたツールの多くは精度の高い状況把握を目的としているため、正確な情報入力が必要不可欠です。
そのため、情報入力を定着させるためにプロジェクト管理の重要性をアナウンスしたり、入力チェック機能を活用したりすることで、ツール運用を定着化させる体制の整備が必要になります。
導入効果を定量的に評価する仕組みを用意する
プロジェクト管理ツールの導入効果を定量的に評価することで、ツールへの投資によって利益が得られているかを確認できます。
限られたリソースでコストメリットを最大化する目的があるプロジェクト管理ツールにとって、導入効果が得られなければ継続的な運用は困難です。
また、プロジェクト管理ツールの導入効果の定量的な評価は、柔軟な経営判断を行うための重要な材料になります。このような理由から、プロジェクト管理ツール導入時には定期的に導入効果を測定する体制を整える必要があります。
自社にとって最適なプロジェクト管理ツールを選ぼう！
いかがでしたでしょうか？
各プロジェクト管理ツールにはそれぞれ特徴があり、何を目的に導入するかで最適な製品が決まります。
まずは「なぜプロジェクト管理ツールが必要なのか？」を整理した上で、最適な製品を選んでいきましょう。
統合型プロジェクト管理ツール「OBPM Neo」にご興味をお持ちいただけましたら、わかりやすくご紹介する資料を用意していますので、こちらもぜひご覧ください。
