案件管理ツールとプロジェクト管理ツールの違いとは?

 2022.01.14  株式会社システムインテグレータ

「案件管理」とは、営業活動において商談の進捗状況を見える化し、お問い合わせから受注、売上までのプロセスを最適化することで、売上を最大化するための管理手法です。
案件管理は一般的には営業プロセスの管理として、受注するまでの営業活動の管理に使われていますが、予定通り売上に計上するには受注した案件(プロジェクト)の進捗を適切に管理する必要があります。
本記事では、受注するまでを管理する案件管理ツールと受注した後を管理するプロジェクト管理ツールの役割の違いと、それぞれを連携するメリットについて解説していきます。

案件管理ツールとプロジェクト管理ツールの違いとは

Aerial View of Young Business Friends Discussing the Project at the Worktable.-1

案件管理ツールとプロジェクト管理ツールの違いは、管理するプロセスと管理の目的の違いにあります。
案件管理ツールの「案件」は主に提案中の案件、つまり商談を意味します。
商談の状況はどうなっているか、商談を前に進めるべきにはどうすべきかを管理するためのツールで、いわば「商談を制約させ、売上を最大化させる」ことを目的としたツールです。
一方プロジェクト管理ツールのプロジェクトは主に「受注後のプロジェクト(案件)」の進捗状況を管理するためのツールで、「プロジェクトを計画通りに効率よく実行し、利益を最大化させる」ことを目的としたツールと言えます。
ここからはそれぞれのツールの基本的な役割についてご紹介していきます。

案件管理ツールとは

案件管理ツールとは、CRM(Customer Relationship Management:顧客管理ツール)やSFA(Sales Force Automation:営業支援ツール)とも呼ばれる、営業活動および顧客や案件の状況を管理するためのツールです。
BtoBおよびBtoCにおいても案件管理ツールは利用されていますが、何を持って案件として管理するかはビジネスや営業手法によって若干異なります。
ある企業では、一度でも営業が接点を持った取引先を商談として管理することもあれば、その会社の一定の水準を満たした商談のみをツールで管理することもあります。

案件管理ツールでは主に以下のような項目を管理します。

・案件項目の管理(案件名、顧客名、担当者、受注情報、進捗、etc...)
・営業対応履歴
・提案書、見積書などのドキュメント

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールは、は「特定の目的を達成する為の業務・指標・リソース等を管理するツール」のことです。その観点においては「受注するまでに必要なtodoをプロジェクトとしてプロジェクト管理ツールで管理する」こともできますが、この目的に特化した案件管理ツールが使われることが多いため、受注するまでを案件管理ツール、受注してからがプロジェクト管理ツールという役割分担が一般的です。
後述しますが、営業段階でも受注可能な案件数や納期を確認するためにプロジェクト管理ツールのリソース情報が必要となりますし、未来のリソースを管理するにあたり案件管理ツールの商談の進捗情報が必要となる、といった関係になります。

プロジェクト管理ツールでは、特定のプロジェクトごとに、タスク・スケジュール・工数・コスト等を可視化することが可能で、以下の機能が含まれています。
・ スケジュール管理
・ タスク管理
・ ガントチャート(進捗管理表)の作成
・ 情報共有機能
・ レポート機能

案件管理の課題と案件管理ツールを導入するメリット

business documents on office table with smart phone and digital tablet and stylus and two colleagues discussing data in the background-4

案件管理はエクセルでも可能ですし、実際エクセルで行っている企業はまだまだ少なくありません。
ですが、専用のツールを入れることで案件管理の課題を解決することができます。
ここからは案件管理の課題と、案件管理ツールのメリットについてご紹介していきます。

案件管理の課題

案件管理が問題なくできている、という営業マネージャーは実際どのくらいいるでしょうか。
情報が正確じゃない、入力が遅い、集計が大変、手間が多くて教育やサポートに割ける時間に限りがあるなど、マネージャーを取り巻く課題は様々です。
案件管理が不十分だと、受注へのプロセス管理やデータ集計、データ活用がうまく行えません。
そもそも営業活動は担当者の裁量に任せきりで、受注獲得に必要な情報が共有できていないケースもあります。テレワークが加速した昨今、今まで以上にこうした属人的な管理手法に限界を感じている企業も多いのではないでしょうか。
代表的なものをいくつかご紹介していきましょう。

見込みがリアルタイムにわからない

マネージャーや部門長等の管理職はチームや部門の見込み(営業数字)に責任を持っています。
また、見込みの報告を行うにあたり、定期的に社内ミーティングを設け、営業一人一人に案件の状況を確認して
見込みの更新・修正を行う、ということはよくある光景です。その際、専用のツールがない場合はExcelなどの汎用ツールを利用することが多いでしょう。
しかし、営業職の人数が多い場合、ミーティング形式での案件管理のみですと非常に多くの時間を必要とします。大きく見込みが変わっていてもミーティングまでその状況が分からない場合、見えないところで事態が悪化しており、報告する見込みにズレが出て、再度修正を行う、という事が繰り返されてないでしょうか。
特にExcelなどで管理されている場合は、履歴の管理が煩雑で、更新作業に負荷がかかり、結果、上記のような課題に直面し、知りたい実態を把握できないということにつながりがちです。

営業活動のどこに課題があるのかわからない

営業メンバーが商談を進めるポイントを押さえられていると思っていても、マネージャーからすると考慮が足りていないことは少なくありません。ですが、案件管理が属人的になっていると、何に課題があり、何をすべきかが把握できないだけでなく、営業活動メンバーもわからないという状況になりがちです。
この場合、商談を戦略的に進めることができないだけでなく、「商談を進めるために何をすべきか」をメンバーが自身で振り返ることができないという教育上の問題も同時に起きています。

営業マンが独自のやり方をとってしまっている

優秀な営業ほど、ワンマンプレーヤーで案件管理のプロセスを共有したがらないという傾向はないでないでしょうか。また、個人で考えさせることを重要視して、報・連・相が手薄になっている営業はいないでしょうか。
いくら有益なノウハウやプロセスを持っていても、個人でしか把握していなければ意味がありません。その情報が共有されて初めて会社にとって有益となり、そこから新たな課題や問題点も見つかります。
チーム内で情報共有ができていないと、ワンマンプレーヤーが生まれるだけでなく、効率の悪い作業を繰り返したりとチーム全体の生産性低下につながります。

進捗状況が把握しづらい

Excel等で案件管理をしているという場合においては、日々の細かいコミュニケーションまでは管理されていないケースがほとんどです。入力が手間だからです。ですのでこの場合、いくらの商談がどれくらいある、どれくらいをいつくらいに受注できそう(受注したい)という案件の銘柄がどれくらいあるかは管理出来ていても、次のステップに何をするかや、これまでのコミュニケーションはどうなっているかは管理の対象外となっています。
これらの進捗状況を案件会議等にて口頭で報告させる運用もありますが、そのときまでは営業担当者にしかわからない状況になってしまい、適切なタイミングで適切な指示を出せないという課題があります。

タスク管理ツールの選定ポイント

案件管理ツールを導入するメリット

案件管理に関する課題を放置していると、戦略的な営業活動の実現ができず、メンバーの育成にも再現性がなく、マネジメントの無駄が多いため、売上を伸ばしづらい環境になってしまいます。
案件管理ツールを採用することで、これらの課題を解決することができます。

精度の高い見込みを立てることができる

案件管理の専用ツールでは、案件を登録し、その中に様々な情報を入れていく。というのが基本的な流れになります。
その中でも案件の金額、確率、時期の登録を行うことで、過去の実績値やKPIなどを参照し、「〇月に××円ほどの見込みになりそう。」と、精度の高い見込み(営業数字)を立てることができ、自動で計算してくれる機能があるツールを選べば、経営層への報告資料を作成する手間を大幅に減らすことが可能です。
また、この見込み=予測に対して結果を振り返り何故予測と変わってしまったのか、営業活動として効果的な手は無かったのか。と考えることで個人や組織の営業力向上にも役立ちます。

営業活動を改善する気付きを得られる

案件管理ツールでは金額の登録だけでなく、日々の営業活動も登録することができます。
「○○をしました」という単なる日報ではなく、案件単位での活動内容やヒアリング内容、競合情報や評価プロセス、キーマンの内容を登録し、残していくことで、自身で抜け漏れを発見し、他者からの指摘やアドバイスを貰いやすくなります。
口頭で進捗状況をヒアリングするだけでなく、登録内容をもとに確認を進めることで案件管理の質そのものを改善し、チームとしてノウハウを蓄積し、営業組織を成長させることにつなげることができます。

営業活動を標準化し、効率化することができる

また、案件登録を行う内容を組織で統一する機能を持ち合わせているツールも多く、自社の営業活動から培った知見を共有し、自社のビジネスに合った営業のステップ、活動内容、おさえておくべきヒアリング項目等の標準を作ることができます。
新入社員が入社した際にも、早期からある程度適用して貰えるような準備にもなりますし、プロセスごとのKPIを確認することで、その社員の得意不得意を可視化した上でマネジメントすることができます。
標準化し、横並びで評価できるようにした上で、ハイパフォーマーとの違いを明確にすることで、営業活動のさらなる効率化を組織として進めることができるようになります。

進捗状況を確認することができる

主観的な状況報告ではなく、組織として統一された営業ステップや進捗の%等で現在の進捗状況を報告・管理することができるようになります。
報告や入力を営業一人一人が行うことで、管理職は影響度の低い進捗共有の時間を減らし、詳しく確認しておきたい事項に重点をおいて、状況把握やアドバイスをしたりとより、案件受注に向けたフォローに注力することができるようになります。

案件管理ツールの機能

案件管理ツールの機能は、案件として「いつ」「(自社の)誰が」「(顧客の)どなたに」「何を聞き」「何のサービスを」「どうやって」「提供し、受注するか」ということを入力し、「見える化」することが基本的な機能です。
案件の登録方法や、登録する項目の作成・修正、案件金額の計算、進捗確認の見え方、活動記録・知見共有等の
方法を確認することが自社に合った案件管理ツールの選定方法です。
また、現在企業向けに販売されている案件管理ツールは、上記の機能に加え、受注した後の顧客として長期的な利益向上に向けた管理を行うCRM機能や、メール送付機能や、個人のタスク管理・カレンダー機能、蓄積されたデータの分析機能等で差別化を図っています。 

■案件管理ツールの主な機能一覧
・ 案件管理
・ 商品別案件管理
・ 案件シナリオ
・ 商談管理
・ スケジュール管理
・ 日報管理
・ 予実管理
・ 顧客情報管理
・ 名刺OCR・デジタル化人脈管理
・ データ分析機能
・ 各種でデータ連携機能

案件管理ツールの例

様々な製品が販売されている案件管理ツールの中で、代表的な3つのツールについて、概要や特徴をご紹介します。

Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales CloudはSFAとして最も有名な製品の1つです。
非常に多機能で、権限設定や承認機能等を細かく設定できることや、システム連携・オプションの多様化等
サービスの幅を広げているのが大きな特徴です。
幅広い要件に合わせたプランが用意されているため、案件管理ツール導入の目的に合ったプランを知りたいと、1番目の問い合わせ先となることも少なくないようです。

eセールスマネージャーRemix

ソフトブレーン株式会社が提供するEセールスマネージャーは国産の案件管理ツールとして、多くの企業が導入している製品です。
案件管理ツールとしての機能が取り揃っている上で、国内導入実績や口コミが多い為、様々な比較サイトにも掲載されています。
顧客満足度、定着率が高く、導入後のサポートに実績があり、画面構成等の見え方についても馴染みやすいという企業は多く、根強い人気があります。

Dynamics 365 Sales

Dynamics 365はMicrosoft社によって提供されている案件管理ツールです。
最大の特徴としてはMicrosoft製の様々なソフトウェア(「Microsoft Outlook」「Office 365」等)と密接な連携が可能という部分です。
他のソフトウェアの利用が業務に密接に関わっている場合や、費用を抑えながら自分たちで利活用を推進していくことが得意な企業・部署での採用が多いようです。

このように概要を挙げただけでも、製品毎に特徴があるため、ツール導入の検討軸を持っておくことは重要です。現状と理想を踏まえ、自社に一番適したツールを選定することをおすすめします。

プロジェクト管理の課題とプロジェクト管理ツールを導入するメリット

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プロジェクト管理は、計画通りプロジェクトを進行し、成功させるためのマネジメントです。
ここからはプロジェクト管理における課題と、プロジェクト管理ツールを導入することのメリットについて解説いたします。

プロジェクト管理とは

プロジェクトは目的達成のために構築する計画です。納期や売上目標、受注計画などの明確な目的を定め、計画的にタスクを実行する業務のことを指します。また、受注後のプロセス管理に用いる場合もあります。
プロジェクトは社内でチームを構成して実行するものから、企業単位でチームを組み協働で実行するものまで様々です。

プロジェクト管理の課題

プロジェクト管理は、その要件・納期・予算を達成するために、コスト管理、スケジュール管理、要員管理といった様々な作業があります。その管理手法は様々ですが、複数人で進行するプロジェクトで発生しうる課題について以下で解説いたします。

進捗が把握しづらい

Excel等で管理しており、登録ルールがきちんと決められていない場合、人によって作業の進捗登録頻度がまちまちになり、正確なスケジュールを把握しづらいというようなケースは少なくありません。
現時点の進捗が知りたいのに、入力されているのは先週末時点の情報であったり、進捗を最新化してもらうのにも時間がかかったりと管理者としては悩ましいばかりです。
全体の大まかな進捗がわかっていても、部分的な進捗がしっかり把握できていなければ、結局プロジェクト全体の遅延につながってしまいます。また報告自体はあったとして、進捗報告の基準が無く「○○まで終わっています」という定性的な報告ばかりでは全体感を把握することが困難です。定性的ではなく、数値で報告を行ってもらったとしても基準が明確でなく、人によって「80%」の定義が異なっていればあまり意味がありません。

属人化してしまっている

プロジェクトマネージャーによって管理方法が異なっているというケースは少なくありません。
その場合複数のプロジェクトを横断した管理が困難で、属人化しているため後進の育成も属人化してしまうという課題があります。
同じメンバーが複数のプロジェクトに関与している場合、企業としては横断的に管理ができないとリソースの最適化が行えません。また同じ社内であっても人によって管理方法が異なると、メンバーもアジャストする労力が必要となりスムーズに作業することができません。

採算が合っているかわかりづらい

プロジェクトは労務費や経費、委託費等の複数の要素で、構成されているため、Excel等でバラバラに管理していると、採算管理が複雑になり、どんぶり勘定になってしまうことも少なくありません。
計画の作成時だけでなく、進捗が進んだ際のチェックや、状況が変更になった際に採算状況に問題が無いかチェックできないと、プロジェクトの後半で赤字リスクが発覚し大慌てしたり、プロジェクトが完了したタイミングで、予定よりも採算が悪くなっており、計画より利益が出なかった等の問題につながってしまいます

問題のプロジェクトが発見しづらい

プロジェクトは多くの要素が関係するため、課題の発見は簡単ではありません。大きなトラブルが露見した際には問題だと分かりますが、特に問題らしき報告が上がっていないように見えても、見直しやチェックを行ったら実は進捗が遅れていたり、採算が悪化していた、ということが隠れている(ように見える)場合があります。
予定と実績を対比できる仕組みが無いと現在の状態を正しく認識することができません。実際にプロジェクトを管理する専任者や現場を取り仕切るリーダーは日々の課題解決の為に多忙です。
大きなトラブルにつながる前に問題のあるプロジェクトを発見するには、発見するための仕組みが必要です。

プロジェクト管理ツールを導入するメリット

プロジェクト管理の課題は、すべて状況の把握ができないことに起因しています。
プロジェクト管理ツールを導入することで、プロジェクトを取り巻く状況を可視化し、適切かつ効率的にプロジェクトを管理することができます。

進捗がわかりやすい

スケジュール管理は大きく分けて、スケジュール設定(計画)と進捗管理(実績)があります。プロジェクト管理ツールのガントチャート機能はこの2つをカバーしており、そこで登録した進捗は「進捗積み上げ計算」ロジックにより進捗報告時に数値化された形で表示されます。
プロジェクトの監視・コントロールをしっかりやるには、進捗報告が重要です。プロジェクト管理ツールでは、進捗報告もカバーしており、進捗報告された内容は履歴で保存管理されるようになっています。
また、進捗の状況はEVMグラフ化されますので、一目でプロジェクトの進行状況を把握することもできます。

管理方法が標準化され、効率化される

プロジェクト担当者が同じツールで標準化されたルールで原価、進捗、課題や障害、人員を管理し、プロジェクトの状況やノウハウも全社で共有することができるので標準化を実現できます。
プロジェクト管理ツールで運用していれば、「◯◯さんに聞かないとわからない」といった状況をなくすことができ、プロジェクトに関する情報が集約することができます。
また、標準化された運用でノウハウも蓄積されてくるので、ベテランのPM/PLと若手も同じようなプロジェクト計画や、WBS、見積、リスクを共有することができます。もちろん、部門だけのノウハウ共有ではなく、全社でノウハウを共有して全社でプロジェクト管理レベルを上げ品質向上、赤字プロジェクトを減らし、成功プロジェクトを増やしていくことも可能になります。

どれくらいのコストがかかっているかすぐ確認できる

プロジェクト管理ツールを導入することで、標準原価によるコストマネジメント、間接費の自動配賦、原価差異を把握できます。
標準化された運用かつ、リアルタイムの進捗を確認することができるので、採算悪化の早期発見、リカバリーにつなげることができます。
正確なコスト管理ができる仕組みがあることで、見積の精度を上げることもできるようになります。
精度の高い見積ができることで、無駄なコストをカットした見積にした上で、さらに安定的に利益を確保できるようになります。

問題のプロジェクトをすぐに発見し、改善できる

プロジェクト管理ツールを導入し、社内のプロジェクトが一元管理できていれば、どこのプロジェクトにどんな問題が発生しているのか、管理者は報告を待たずに発見することができるようになります。
部門長やPMO、経営層は全社の各プロジェクトの状況を「緊急度が高いプロジェクト」「契約金額が大きいプロジェクト」など見たいプロジェクトを瞬時に同じ指標で見ることができます。
これにより今までわかりにくかった問題発生する前の予兆も把握することができるので先に手を打つことも可能になります。

プロジェクト管理ツールの機能

上記のような課題を解決するプロジェクト管理ツールの機能は品質、コスト、スケジュールというQCD3要素を達成する機能はもちろん、要員管理、リスク管理、コミュニケーション、調達管理などのプロセスも管理できる機能までさまざまです。

機能の一例

・コスト管理
見積、勤怠・工数、採算を管理

・調達管理
調達/仕入先選定、契約、委託先の管理

・リスク管理
リスク、課題を管理

・スコープ管理
プロジェクトスコープ(何を行うか)と成果物スコープ(何を作るか)の2種類

・要員管理
プロジェクトメンバの管理やリソースヒストグラム、組織変更など

・コミュニケーション管理
メンバー間のやりとりを管理(質問回答)

・スケジュール管理
EVM、ガントチャートを駆使した進捗の見える化

・品質管理
品質基準の登録や障害登録、テスト予実実績管理

プロジェクト管理ツールの例

プロジェクト管理ツールはExcelファイルの共有や対面のコミュニケーションだけでは難しいプロジェクトやタスクの管理を効率良く行うためのツールです。赤字プロジェクトを生み出さないため、常に採算を意識するため、プロジェクトメンバーの作業負担を平準化するためなど様々な目的で利用されます。
いくつか例をご紹介いたします。

OBPM Neo

プロジェクト管理の原典とも言うべき〝PMBOK(Project Management Body of Knowledge)ガイド” 。OBPM Neoは日本で初めてPMBOKに準拠した製品です。PMBOKは10個の知識エリアと5個のプロセス、それと3個のパートによって細かくプロジェクト管理を実行するための知識体系が整っています。

OBPM Neo はそのすべてをカバーし、プロジェクトを成功へと導くためのノウハウが詰まったプロジェクト管理ツールです。機能としては原価管理、進捗管理、要員管理、品質管理を中心として、プロジェクト管理に必要な機能が揃った統合プロジェクト管理ツールです。
https://products.sint.co.jp/obpm

backlog

シンプルで直感的に使えるデザインが特徴であり、開発者はもちろんマーケターやデザイナーなどのチームメンバー全員がすぐに使いこなせるプロジェクト管理ツールです。ユーザーはウェブ制作、ソフトウェア開発、大手広告代理店、新聞社などさまざまな業種に及びます。
使い勝手がいい反面、原価管理などの機能はなく、あくまで進捗管理に特化したプロジェクト管理ツールとなっています。
https://backlog.com/ja/

redmine

オープンソースのプロジェクト管理ツールです。タスク管理、進捗管理、情報共有が行え、ソフトウェア開発やwebサイト制作等のITプロジェクトをはじめ、汎用性が高いため幅広い用途に活用されています。
http://redmine.jp/

案件管理ツールとプロジェクト管理ツールを連携させるメリット

案件管理ツールは受注するまでを管理するツール、プロジェクト管理ツールは受注してからを管理するツールですが、それぞれを連携させることで、双方の管理をより効率化することができます。

二重入力の手間がなくなる

受注した案件の情報は案件管理ツールに存在しますし、プロジェクト管理ツールにも必要です。連携させることで、受注案件の二重入力の手間がなくなり、受注からプロジェクトの開始までシームレスに進めることができるようになります。

見込み案件に対して要員を調整できる

受注してから要員を調整するようでは、うまくいきません。提案段階から納期について回答する必要があるため、提案段階で要員状況を確認しないということはありませんが、システム間連携しておらず案件管理ツール側の見込みが、要員管理する側のプロジェクト管理ツールで管理できていないと、適切な管理が煩雑となります。
案件とプロジェクト(要員管理)を紐付けて管理することで、あらかじめ要員のコントロールができ、リソース不足を防止し、過剰に負荷がかかってしまうことを回避することができます。

開発案件を含めた予実管理を実現できる

案件管理ツール側のプロセス管理としては受注するまでの管理が一般的ですが、営業のKPIマネジメントの一環として売上の管理も行うこともあります。
プロジェクト型の案件の場合、売上見込みの金額や時期、利益はプロジェクト管理ツール側で管理されています。
案件管理ツール側で営業のKPIとして売上と利益を管理するには、プロジェクト管理ツール側で管理している実績の情報が必要なります。
連携させることで二重入力の手間がなくなり、またリアルタイムで実績が反映されるようにできるので、営業側の予実管理を効率的に行うことができるようになります。

案件管理ツールとの連携に適したプロジェクト管理ツールOBPM

近年のシステム構築では、すべての機能を単一のアプリケーションで実現するのではなく、各種クラウドサービスと組み合わせて実現する手法が一般的になってきています。
プロジェクト管理ツール OBPM Neoでは一部のクラウドサービス向けに限定的に提供していたWeb APIを拡充し、案件管理ツール、会計システムや勤怠システム、SFA、CRMなど様々なシステムと連携できるように機能強化を進めています。案件管理ツールと連携することで、本ブログでご紹介したような様々なメリットを得ることができます。

まとめ

案件とプロジェクトの違い、その管理手法と連携する意味をご理解いただけましたでしょうか。それぞれの目的を改めて理解し、適した管理を行うことがQCD実現への第一歩です。
また、案件管理ツールとプロジェクト管理ツールについてもそれぞれご紹介いたしました。

弊社ではプロジェクト管理のノウハウを解説したホワイトペーパーをご提供しております。
・プロジェクト管理力強化 入門ガイド
・プロジェクト管理手法入門ガイド

QCD達成のためにぜひご活用ください。

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