プロジェクト管理アプリ、導入していますか？
多くの企業は大小問わず多くのプロジェクトを抱えています。そして、それらのプロジェクトは様々な方法で管理されている実情があります。
あるプロジェクトは、マイクロソフトの “エクセル”で管理されていたりしていることでしょう。
では、プロジェクト管理を徹底して行い、プロジェクトを成功へと導くためには、どのようなツールを活用すればいいのでしょうか。その答えが”プロジェクト管理アプリ”です。
プロジェクト管理アプリはその名の通りプロジェクト管理に特化した専用ツールですので、プロジェクトごと、そしてプロジェクトリーダーやチームメンバーごとの管理業務を円滑に行うための機能が備わっています。
今回は、プロジェクト管理アプリを導入することで、組織やチームにもたらすメリットをご紹介します。
プロジェクト管理アプリ導入のメリット
1.プロジェクト計画の立案、計画変更に対して柔軟な対応ができる
プロジェクト管理の前提として、計画変更に対して柔軟に対応できる体制が必要になります。なぜなら、ほとんどのプロジェクトが初期計画通りにはいかず、頻繁な計画変更が起きることは往々にしてあるからです。
では、エクセルでこうした計画変更には対応できないのか。答えは「イエス」で、エクセルでは度々起こる計画変更に対し、柔軟に対応することができません。
エクセルでは計画変更が発生したとき、手作業によって一つ一つの変更を反映していって、かつ全体のスケジュール調整も見直さなければなりません。マクロを使用して自動調整するスケジュールを作成するのも現実的ではないでしょう。
そのせいもあり、エクセルでのプロジェクト管理は初期計画の立案はまだ良いものの、計画変更が正しく反映されずに、最終的に置き去りにされているといったケースも少なくないのです。
プロジェクト管理は正しいスケジュール管理あってのものなので、計画変更に対して柔軟に対応することはやはり必須です。
その点プロジェクト管理アプリではドラッグドロップで計画変更を簡単にできたり、全体のスケジュール調整などを自動で行ってくれるので、計画変更への対応もシンプルで簡単です。
プロジェクトの最後までスケジュールを正しく管理できるので、計画と実績の管理が行いやすくなります。
2.レベルの高いガントチャートを使用して進捗管理ができる
エクセルでガントチャートを作成している方も多いでしょう。特に新入社員などは、ガントチャートを作成したこと自体に満足しているケースも少なくありません。しかしそのガントチャートを使用するごとに気付くはずです。「これ、正しくスケジュール管理できてるのか」と。
前述のようにエクセルは計画変更に対して弱い傾向にあります。すなわち、ガントチャートにおいても変更に弱いということです。
ガントチャートはそもそもプロジェクトの進捗を直感で管理するためのものなので、計画変更やタスク変更は、正しく反映されていなければなりません。エクセルではそれが難しいので、チャートを作成して終わり、ということが非常に多いのです。
プロジェクト管理アプリで作成するガントチャートは見やすさ、柔軟さ、そして操作のしやすさなどエクセルに比べて細かい部分まで設計が行き届いています。そもそもプロジェクト管理専用ツールなのでそれも当たり前のことなのですが、その当たり前が円滑なプロジェクト管理において大切なことなのです。
3.タスク間の作業順序を設定し、正しいプロジェクト推進をサポートする
プロジェクトを正しく進行していくためには、タスク間の作業順序を整理して、正しく進めていくことが大切です。また、作業順序を体系立てて管理できれば、プロジェクトの進行を阻害しているボトルネックを洗い出すこともできます。
そうした意味でも、プロジェクト管理アプリによる作業順序管理は、円滑なプロジェクト推進をサポートしてくれるメリットです。
4.プロジェクトリーダーはチームメンバーごとの負荷状況が見える
プロジェクトチームには多数のメンバーが関わっていますが、作業負荷は常に一定ではありません。タスクごとの作業量を正確に把握できないこともあってか、初期計画ではうまくタスクを分散していたとしても、結果的に特定のメンバーに負荷が集中してしまうことは少なくないのです。
プロジェクトリーダーとしては、チームメンバーごとの負荷状況を正確に把握し、必要の応じて負荷を調整しなければなりません。しかし、メンバーの中には多大な負荷がかかっていたとしても、それを報告しない者もいます。
そうなるとプロジェクト全体が遅延してしまったり、間接費が増加して利益率が下がってしまうといった問題が生じます。
プロジェクト管理アプリではチームメンバーごとの負荷状況をグラフによって表すことができるので、プロジェクトリーダーは負荷状況を正確に把握することができます。
5.複数のプロジェクトを統合して管理し、全体の計画調整を行える
組織規模が大きくなると、複数のプロジェクトが同時進行することも少なくありません。また、一つ一つのプロジェクトが独立しているのではなく、最終的に一大プロジェクトとして統合される、というケースもあるでしょう。
このとき、複数プロジェクトを統合して管理することができれば、全体の計画調整も可能になります。
例えば複数の部品を寄せ集めてひとつの製品を作る場合、個々の部品開発が独立したプロジェクトとして動いていると、最終的な組立時に問題が生じます。こうした問題を避けるためには、複数のプロジェクトを統合して管理し、全体の計画調整を常に行うことが必要です。
プロジェクト管理アプリの中にはこうした統合管理を実現するツールもあり、統括マネージャーや経営者のプロジェクト管理を支援します。
6.システム上で円滑なコミュニケーションを促進する
プロジェクトが失敗する原因として、コミュニケーションが円滑に行われなかったという問題が往々にしてあります。複数のプロジェクト、部門間、プロジェクトリーダー同士、チーム内など、様々な場面でコミュニケーションを円滑に運ぶための仕組みが必要です。
プロジェクト管理アプリの多くは、システム上でのコミュニケーション管理をサポートしています。メールではなくデータベースでQ&Aを管理したり、チャットツールを使用して迅速なやり取りを行えば、組織全体のコミュニケーションを活発にすることができるでしょう。
まとめ
プロジェクト管理アプリは様々な製品が提供されているので、導入することでのメリットはこの限りではありません。例えばSI Object Browser PMであれば、PMBOK 10の知識エリアに対応した質の高いプロジェクト管理を実施することが可能です。
現在プロジェクト管理を専用のアプリケーションで行なっていない場合には、ぜひプロジェクト管理アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
