スケジュール管理で業務を効率化!管理できない原因とその解消方法を解説

 2023.01.11  株式会社システムインテグレータ

スケジュール管理がきちんとできていないと、生産性の低下やミスの頻発などさまざまなリスクを招きます。効率的に業務を遂行するためにも、適切にスケジュール管理を行わなくてはなりません。本記事では、スケジュール管理の重要性やメリット、デメリットなどについて解説します。 

 

 

スケジュール管理とは? 

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スケジュール管理とは、業務の予定や日程を管理し、設定された期限までに間に合わせることを指します。 
 管理の対象となるのは、実行すべきタスクや要するリソース、作業の順序など多々あります。これらを適切に管理することで業務を効率化でき、プロジェクトの成功につながります。    
 

以下の記事では「スケジュール管理」と「プロジェクト管理」の違いについて解説しています。
プロジェクト管理はスケジュール管理? 

スケジュール管理はカレンダーやExcelなどでも可能ですが、スケジュール管理ツールを用いるとより効率的です。ツールにより機能は異なるものの、多くの製品にはメンバーのタスクや予定を把握する機能が実装され、共有もできます。 
 
また、コミュニケーション機能やファイル共有機能などが実装されたツールであれば、スケジュール管理だけでなくチームで取り組む業務のさらなる円滑化を実現できます。 

スケジュールを管理するメリット

スケジュール管理により、仕事の効率化を実現できます。やるべき作業を漏れなく抽出し管理すれば、うっかり忘れてしまう心配がありません。抜けや漏れを回避できれば、二度手間の発生も防止でき、効率的に業務を進められるのです。 
 
時間を効率的に使えるのもメリットです。どの作業にどれくらいの時間がかかるかを把握しておけば、上手に時間配分を行えます。いつまでに何をすべきかが明確になっているため、効率的に業務へ取り組めるでしょう。 
 
また、取り組むべき仕事の優先順位が明確になるため、効率よく業務を遂行できます。あらかじめタスクを抽出して優先順位をつけておけば、どれから取り組むべきなのかを明確にできるため、スムーズに業務が進みます。後回しにできるタスクへ先に着手してしまい、急ぎの仕事が納期に間に合わない、といった事態も回避できます。 
 
そのほか、顧客や取引先からの信用を失うリスクを軽減できるのもメリットです。顧客との打ち合わせを忘れてしまった、納期を忘れていた、といったことが起きれば、企業としての信頼を失いかねません。きちんとスケジュールの管理を行っていれば、このようなリスクを回避できます。 

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スケジュール管理ができていない場合のデメリット

スケジュール管理がきちんとできていないと、業務効率が下がり、生産性の低下も招きます。たとえば、やるべきタスクを整理できていなければ、何から着手してよいのかわからず、時間を無駄にしてしまいます。 
 
また、手戻りによるミスが増える可能性があります。本来、優先的に取り組むべき仕事を後回しにしてしまい、期限に間に合わないからと慌てて取り組んだために、普段ならしないようなミスを頻発してしまう、といったことが考えられるのです。その結果、手戻りが増えれば時間を無駄にしてしまい、生産性の低下を招きます。 
 
集中力の低下を招くリスクもあるため注意が必要です。やるべきタスクを抽出・整理し、優先順位を決めていないと、作業中に「本当にこの仕事へ先に取り組んでもよいのか」と疑念も浮かぶ場合もあるかもしれません。その結果、集中力の低下を招き、ミスや漏れが発生するおそれがあります。 
 
時間と気持ちの余裕がなくなるデメリットもあります。行き当たりばったりで業務を進めてしまい、納期に間に合いそうにない、といったことになると、精神的にも追い詰められてしまいます。このような状態で業務を進めても、よい結果は生まれません。 

スケジュール管理ができない原因

スケジュール管理ができない主な原因として、まずタスクをきちんと把握できていないことが挙げられます。また、時間の見積もりが正確にできていない、優先順位をつけられていないなども、管理ができない原因のひとつと考えられます。 

タスクを把握できていない

タスク(やるべき作業)の内容を正確に把握できていないと、適切なスケジュール管理はできません。スケジュールを組む際には、どのタスクにどれくらいの時間がかかるか、どの程度の人員が必要か、といった情報が必要です。つまり、タスクが明確でないとスケジュールを組めないのです。 
 
スケジュール管理においては、タスクの内容や手順などを明確にし、把握することが大切です。作業の内容や手順が明確であれば、どの程度の時間を要するかが判断できます。 
 
時間の見積もりができていない

スケジュールを組み立てる際には、タスク完了までに要する時間と期限、そして着手するタイミングを明確にする必要があります。これらの3要素を明確にすることで、正確なスケジュールを組み立てられます。 
 
これら3要素のうち、どれが欠けてもスケジュール管理はうまくいきません。たとえば、タスクの所要時間と期限が明確であっても、着手するタイミングがはっきりしないと、いつ取り掛かってよいのかわからず、作業開始が遅れてしまう可能性があります。 
 
また、所要時間と着手するタイミングを設定しても、最終的な期限が曖昧な状態では、大幅に納期が遅れてしまうかもしれません。このように、時間の見積もりがきちんとできていないと適切な管理は行えないため、タスクの所要時間・期限・着手タイミングの3要素をしっかりと意識することが大切です。 
 
優先順位を決めていない

やるべき作業をきちんと洗い出していても、優先順位を決めていないと、スケジュールの崩壊を招きます。たとえば、期限が差し迫っている作業を後回しにしてしまう、次工程に回さなくてはいけない作業を後ろ倒しにしてしまう、といったことが発生し、プロジェクト全体が遅れてしまうおそれがあるのです。 
 
上記のリスクを避けるため、スケジュール管理ではやるべき作業の優先順位をきちんと決めなくてはなりません。期限が差し迫っている、次工程に回す必要があるといった緊急性の高い作業や、重要性が高い業務の優先度を高くし、予定を組んでいくとよいでしょう。 

スケジュール管理のポイント

スケジュール管理で大切なポイントは、きちんと優先順位をつけて管理をすることです。また、スケジュールにはある程度余裕をもたせ、定期的に見直すことも大切です。チームで仕事に取り組む場合は、個々のタスクや予定を共有することもスケジュール管理のポイントです。 

優先順位をつけて管理する

タスクの優先順位をつけずにスケジュール管理を行っても、高い確率で失敗します。仕事の進め方が非効率になり、期限に間に合わなくなるおそれもあります。一つひとつのタスクを精査し、優先的に取り組むべき順番を決めることこそ、スケジュール管理を成功させるコツです。 
 
タスクに優先順位をつける前に、まずは取捨選択をしましょう。漏れなく洗い出したタスクのなかには、優先的に取り組まなくてよいものが含まれている可能性があります。本当にその作業が必要なのかどうかを考え、必要な作業のみをピックアップしましょう。 
 
優先順位をつける際には、緊急度と重要度で考えることが有効です。緊急度が高いとは、期限が差し迫っている、次の工程で待っている人がいる、といった状態です。一方、重要度が高いタスクとは、売上やプロジェクト全体の成否に関わるようなものを指します。 
 
ひとつのタスクを緊急度・重要度の2軸で捉え、優先順位をつけていきましょう。基本的には、緊急度と重要度の双方が高いものから最優先に取り組みます。2軸を用いたマトリクス表を活用すると、視覚的に優先順位を把握できるためおすすめです。 

定期的にスケジュールを見直す

スケジュールは一度組み立てておしまいではなく、定期的な見直しが必要です。正確に予定を立てたつもりでも、当初の予想以上にタスクの所要時間が増え、後ろに少しずつずれこんでいく、といったことも起こり得るためです。 
 
定期的にスケジュールを見直し、必要に応じて修正を行いましょう。タスクが予定通りに進んでいるか、不要な作業がないかなどをチェックし、随時修正を行います。 

スケジュールに余裕を持たせる

スケジュールにはある程度余裕をもたせないと、イレギュラーな事態が発生した際に対応できません。特に大きなプロジェクトでは、急遽やるべき作業が増える、リソースが足りなくなり手待ちの時間が生じる、といったことも起こり得ます。 
 
このような事態が発生したとき、スケジュールに余裕が全くないと対応できず、期限にも間に合わなくなってしまうでしょう。そのため、スケジュールを組み立てる際には、ある程度の空白時間を設けておくことが大切です。 

チームで予定を管理・共有する

チームで取り組むプロジェクトなら、メンバーと予定やタスクを共有することも大切なポイントです。誰がどの作業を進めているのか、どの程度進んでいるのか、といった情報を共有していれば、より効率的にプロジェクトを進められます。 
 
情報の共有ができていないと、タスクの担当者や進捗状況がまったくわからず、非効率を招きます。都度ほかの従業員に聞くことになり、作業の手も止まってしまいます。 
 
タスクや進捗状況を共有できていれば、チームで助け合いつつスムーズにプロジェクトを進められるでしょう。進捗が遅れている人がいれば素早くフォローに回ったり、反対に自身が困っているときは助けてもらったりできます。
 

メンバーの進捗管理については、以下の記事も参考にしてください。 
プロジェクト管理のスケジュールと進捗のとらえ方(Vol.3)

スケジュール管理ツールやアプリを使う

スケジュール管理専用のツールやアプリを利用すれば、より効率的な管理を実現できます。スケジュールをひと目で把握できるほか、日程調整の自動化や進捗管理を行えるツールもあるため、うまく活用すれば業務効率化につながります。ツールによって実装されている機能が異なるため、あらかじめどのような機能があるのかチェックしておきましょう。 
 
代表的な機能としては、リマインド機能が挙げられます。期限をすぎないよう事前にリマインドしてくれるため、納期遅れのリスクを回避できます。また、視覚的にタスクを整理できる機能やチャット機能、ファイル共有機能などを備えた製品もあります。 
 
ツールやアプリを利用すれば、情報共有も容易です。オンラインで予定やタスクを容易に共有でき、チームでの活動を強力にバックアップしてくれます。 

スケジュール管理ツールの選び方

スケジュール管理が可能なツールはいくつもリリースされており、製品によって機能や特徴、強みなどが大きく異なります。そのため、選定時にはさまざまな部分を比較する必要がありますが、基本的には値段や機能、使いやすさなどを軸に選ぶとよいでしょう。 

費用で選ぶ

スケジュール管理ツールの値段もさまざまです。無料利用できるツールも多々ありますが、ビジネスでの利用であればあまりおすすめはしません。有料ツールに比べ、どうしても機能が少なく、いつ使えなくなるかわからないリスクもあるためです。そのため、基本的には有料ツールの利用をおすすめします。導入する目的や実装されている機能などにより選ぶべきツールが変わるため、じっくり検討したうえで選定しましょう。 
 
なお、ツールの導入形態によって費用が大きく変わる点には注意が必要です。導入形態には、大きく分けてクラウドとオンプレミスの2種類があります。 
 
製品によっては、複数の料金プランを設けているケースも少なくありません。無理に高額なプランを選ぶのではなく、必要な機能を利用できるかどうかで選ぶとよいでしょう。 

機能で選ぶ 

実装されている機能も多種多様であるため、比較しつつ選定を進めましょう。多機能や高機能な製品ほど価格も高くなりがちですが、大切なのは自社に必要な機能が備わっているかどうかです。 
 
多機能なツールを導入しても、不要な機能が多いのであれば宝の持ち腐れです。自社の課題解決や、目的の達成に必要な機能が実装された製品を選びましょう。 

また、外部ツールとの連携に強みをもつツールもあります。外部のカレンダーアプリやメールソフトなどと連携し、高度なスケジュール管理を実現できます。連携を重視するのなら、事前に自社のシステムやツールと連携ができるかどうか確認しておくと安心です。 
 
チャット機能を搭載したツールであれば、情報共有が容易です。チームのメンバーと容易にコミュニケーションを取れるため、時間を有効に使えます。 
 
使いやすさで選ぶ

ツールの使いやすさも、選定で重要なポイントです。高機能や多機能な製品を導入しても、現場の従業員が使いこなせなくては意味がありません。システムが複雑だったり、機能が多すぎたりすると、別途教育の時間も必要となるため、運用までに多大な時間がかかります。 
 
現場で働く従業員のITスキルも考慮しつつ、使いやすい製品を選びましょう。製品によっては操作性や見やすさなどを重視したものもあるため、このようなツールであれば比較的安心です。 
 
理想的なのは、トライアル利用ができる製品です。ツールのなかには、一定期間無料でトライアル利用できるものがあります。このような製品であれば、実際に従業員が試用できるため、本導入前に使いやすいかどうかを判断できます。 
 
トライアル利用できる製品を実際に試用してもらい、使いやすいかどうかなど現場の声を拾い上げたうえで導入の可否を決めるとよいでしょう。ITやツールの利用が苦手な従業員でも、問題なく使いこなせるようなツールであれば安心です。 

まとめ

適切なスケジュール管理は業務効率化につながり、ツールを利用すれば、より効率的かつ容易に管理を行えます。

プロジェクト管理力強化に関する資料もご用意していますので、こちらもぜひご活用ください。


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