仕事を効率的に進めるためには、複数の仕事を並行して進める「マルチタスク」を活用することが重要です。そこで本記事では、マルチタスクの概要やシングルタスクとの違い、メリット・デメリット、そして具体的なやり方や役に立つコツ、テクニックを分かりやすく解説します。仕事を効率的にこなすための参考としてぜひご覧ください。
マルチタスクとは？
マルチタスクとは、文字通り複数の仕事を同時に、または短時間で切り替えつつこなす作業方法を指します。たとえば、電話をしつつ書類チェックをしたり、会議の議論に加わりながら議事録の作成をしたりすることなどが挙げられます。同時にいくつもの案件を中長期的に担当している状態も、広義のマルチタスクとして捉えることが可能です。
マルチタスクとシングルタスクの違いとは？
一方、一度にひとつの作業のみに集中して取り組むのがシングルタスクです。一般にマルチタスクが時間効率を追求するのに対し、シングルタスクは質の高い仕事を追求する際に適している作業方法です。
どちらの方法が最適かは、個々のタスクの性質、個々人の能力や性格、そして具体的な状況によります。したがって、自分自身の仕事内容やワークスタイルなどに鑑み、適した方法を選択することが重要です。
マルチタスクに適した仕事の例は、短時間の作業が重なる仕事や、個々の作業に必要なリソースが少ない仕事、カスタマーサービスや営業など待ち時間が頻繁に発生する業務などです。
一方、シングルタスクに適した仕事は、ミスが許されない作業や、高度な専門知識や技能が必要な作業、長時間集中することが求められる作業などです。
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マルチタスクによるメリット
同時進行でスピーディーに仕事を進められる
マルチタスクのメリットの1つは、複数の作業を並行して進めることで時間効率が良くなり、仕事全体をスピーディーに進められることです。
業務の中には、待ち時間や中断が頻繁に発生するようなものも少なくありません。また、定型的な作業など、さほど集中を要さない仕事なら、ひとつの仕事のみに専念している状態は退屈で、かえって集中力が削がれることもあります。
その点、マルチタスクによって複数の仕事を同時並行して進めることで、時間を無駄にすることなく効率的に作業を進められます。また、常に複数の仕事に対処するのに慣れていると、突発的な仕事などにも対応しやすくなります。
複数の仕事を行うことで全体像がつかめる
第二のメリットは、複数の仕事を同時に行うことで仕事の全体像がつかめる点です。ひとつの作業だけに集中していると、そこに没頭しすぎて他の重要な仕事や全体の流れを見失いがちです。
しかし、複数の作業を並行して進めていると、それぞれの作業が全体の目標や戦略にどのように関連しているのか、俯瞰的な視点を保ちながら作業を進めやすくなります。この全体像の理解は、業務全体の効率化や戦略的な意思決定をする際にも重要です。
また、複数の作業を手がけることで、各作業間の相関性を見つけ出し、新たなアイデアや解決策を思いつく可能性もあります。これは、ひとつの仕事にのみ専念している場合には得られない恩恵です。
マルチタスクによるデメリット
集中しづらく作業が中途半端になりやすい
一方で、それぞれの仕事に対して集中するのが難しく、作業が中途半端になりやすい点はデメリットです。複数の作業を同時に進めようとしたのが裏目に出て、どれも完全には終わらせられず、結果として生産性が下がる可能性があります。また、集中力が散漫になってミスが増えるケースにも注意しなければいけません。
キャパオーバーになりやすい
マルチタスクでは複数の仕事を同時に行うため、オーバーワークになりやすいのもデメリットです。特に、複数の仕事で納期が重なったり、同時にミスやトラブルが生じたりしてしまうと、慌ただしく対応しなければならなくなります。その焦りからさらにミスが連鎖的に起きたり、オーバーワークのために体調を崩したりするリスクがあることも注意すべき点です。
マルチタスクが向かない人の特徴
マルチタスクは必ずしもすべての人に適している作業方法ではありません。特に以下のような特性を持つ人は苦手とする傾向があります。
- こだわりが強い人
こだわりが強い人は、目の前の作業に深く没頭する傾向が強いです。その結果、適当なところで目処をつけて他の仕事に移るのが難しくなることがあります。特に、仕事の細部まで追求する性格の人は、一度取り組んだ作業から離れるのが難しいため、複数の仕事を同時進行させるのは向かないかもしれません。 - 完璧主義の人
完璧主義の人は、ひとつの仕事に集中し、それを最高の状態に仕上げようとする傾向があります。そのため、複数の仕事を同時に進めていくと、それぞれの仕事に対して満足のいく成果を出すのが難しく、ストレスを感じやすいかもしれません。
とはいえ、これらの特性を持つ人でも、作業の切り替えなどを工夫することで効率的にこなせる可能性はあります。
マルチタスクのやり方
スタンフォード大学の研究によれば、もともと人間の脳は一度に複数の作業をこなすには不向きであることが指摘されています。したがって、上手に使いこなすためには、以下の方法や手順を用いて仕事の仕方を工夫することが重要です。
参照元：Why multitasking does more harm than good
- シングルタスクに分解して作業する
第一に重要なのは、複数の仕事に漫然と取り掛かるのではなく、細かく分解・整理してから作業をすることです。複数の案件を抱えている場合でも、「案件Aのこの仕事は午前中にこなそう」「その後で案件Bの雑務を14時までにこなしてから、案件Aの残務処理をしよう」と、仕事を細分化して順番調整や作業などをする形です。こうすることで、作業の柔軟な切り替えと個々の作業への集中を両立しやすくなります。 - すぐに終わるものから時間を決めて作業していく
タスクの優先順位を決める際の指針のひとつが、「すぐに終わるものから着手すること」です。短時間で完了する作業から始めて、その後で複雑な仕事をした方が、より作業への集中力を高められます。
また、1時間や2時間など作業時間を事前に設定しておくと、その時間内に終わらせるために集中力を高めやすくなります。これは「タイムボクシング」と呼ばれるタイムマネジメント手法です。
仕事でマルチタスクを行うテクニック
マルチタスクの効率を高めるには、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールなどのITツールを活用することが効果的です。
これらのツールでは、やるべき業務、各業務のスケジュールや期限、進捗状況などの情報を、チャートなどを用いて可視化できます。これにより、どの仕事にどの程度の時間を割り当てるべきか、どの仕事の優先順位が高いか、今どのくらい仕事が進んでいるかなどを簡単に把握可能です。その結果、作業の漏れを防げます。
プロジェクト管理ツールについては、以下の資料もぜひご覧ください。
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まとめ
マルチタスクとは複数の仕事を同時に、もしくは時間で区切って切り替えながら進める作業方法であり、適切に行えば一度に多くの仕事をこなす強力な武器となります。しかし、その一方で集中力の散漫や進捗管理の難しさなどデメリットも存在します。そのため、自身の性格や仕事の内容を考え、適切に使いこなすことが求められます。また、処理漏れなどのありがちなミスを防ぐには、プロジェクト管理ツールなどのITツールを活用するのがおすすめです。
プロジェクト管理全般に関する資料もご用意していますので、こちらもぜひご活用ください。
