ERPとは、企業の基本となる「ヒト・モノ・カネ」といった経営資源をまとめて管理し、適切に分配するシステムです。従来、ERPは主に大企業が導入を進めていたシステムですが、昨今では中小企業にも導入が広がっています。
この記事では、中小企業がERPを導入すべき理由やメリット、導入時の注意点など、企業がERPの導入を考える際に必要な情報について解説します。
中堅・中小企業にERPは必要か
ERPは従来、大企業への導入が中心でした。もちろん中小企業が利用するのに適していないというわけではありません。ERPは業務の効率化やコスト削減などを目的としたもので、大企業よりも組織の構造がシンプルな中小企業にとっては、最適化しやすいシステムといえます。シンプルな組織構造により柔軟な経営を可能とする中小企業がERPを導入することで、中小企業ならではの経営活動による長所を伸ばすことができるでしょう。
後の章でより詳しく説明しますが、従来のERPはオンプレミス型が主流となっており、導入には長い期間がかかり費用も高額になりがちでした。そのため、従来の費用感では中堅・中小企業が導入をしても、かけたコストに対して効果が見合わないことが多かったのです。
しかし近年ではERPは、より使いやすくバリエーション豊かに進化を続けています。中小企業が利用しやすいERP製品も増えてきているので、まだ導入をしていない企業は導入を検討することをおすすめします。
ERPとは
ERPとは、「ヒト」「カネ」「モノ」「情報」という経営資源を一か所に集めて管理し、有効活用するための計画や概念を指します。また、近年ではこのような状態を実現するためのシステムのこともERPと呼んだりします。
資源をまとめて管理することで、分析や企業全体の状況把握が容易になり、経営判断に役立つ指標にもなります。また、ほかのシステムと連携することで業務の効率化をはかることも可能です。
ERPのシステムには人事や生産、販売に会計、営業などを管理する機能が統合されているのも特徴です。ERPは全ての機能がバランス良く備わっているとは限らず、業種によって特化される機能もあるため、業務に合ったERPを選定する必要があります。
ERPは主に、「オンプレミス型ERP」と「クラウド型ERP」の2つがあります。オンプレミス型ERPは、自社のサーバーでシステムを構築し運用します。一方、クラウド型ERPはクラウド上にシステムを構築するため、サーバーを管理する手間がなく、比較的短期間での導入が可能です。クラウド型ERPが普及する以前はオンプレミス型ERPが主流であったため、現在も使用している企業は多く存在します。しかし、最近では最新技術を用いつつ、低コストなクラウド型ERPを利用する企業が増加傾向にあります。
なお、ERPは基幹システムと混同されるケースもあります。基幹システムとは、主要な業務の効率化を目的としており、生産管理や会計管理などがそれぞれ独立したシステムです。ERPの場合は、複数の経営資源が統合されて管理される形となっているため、基幹システムはERPに含まれる要素の一つとみて良いでしょう。
ERPの詳細については、こちらの記事で解説しております。ぜひ、併せてご覧ください。
ERPとは？意味や導入のメリット、基幹システムとの違いも解説
中堅・中小企業ならではの課題
中小企業が抱える課題はさまざまあり、特に労働人口の減少や生産性の低下、後継者不足、システムの導入遅れなどが重要な課題といえます。
労働人口の課題においては、あらゆる業界・業種で慢性的に減少しており、中小企業の充分な人材確保が難しい状況です。そのため人材を確保しつつ、効率的な業務遂行が求められています。
また、労働生産性が低下している点も問題です。中には、業務に関するツールを導入し、単純作業の簡略化を狙う企業もいるでしょう。業務の自動化を行うツールはメリットもありますが、各種ツールの運用を担う人材も必要となるため、適切な人材配置などを行いシステムがしっかり活用されるようにしなければなりません。
さらに、中小企業の中には後継者不足に悩まされている企業も増えています。後継者がいないために事業継続ができず、廃業する中小企業も少なくありません。
そして最後にシステムの導入遅れや老朽化といった問題も深刻です。多くの企業では経営管理にITツールを活用していますが、まだアナログ管理が残っていたり、システムを利用している場合でも長年同じシステムを使っていて業務の最適化ができていなかったりという場合も多くあります。利用しているシステムが現在の業務に最適化されていないと、結果として生産性の低下を招いてしまうリスクがあります。最適化を図るためにも、定期的に業務を見直し、システムを導入したり刷新したりといった作業は欠かせないのです。
中堅・中小企業がERPを導入すべき理由
ERPを導入することで、経営資源となる情報を一括で管理し、経営の効率化を図れます。ERPの導入は、大企業だけでなく中小企業もメリットを得やすいといわれています。大企業とは異なり企業の組織構造や業務構造がシンプルな中小企業は、ERPによる業務の最適化を行いやすいためです。
昨今では、企業全体が内部統制の強化を進め、コンプライアンスの遵守に努めています。ERPを活用して内部統制の強化を推し進めることで、不正を防ぐ体制の構築が可能です。
また、中小企業で働く労働人口が減少傾向にある現在では、従業員の生産性をいかに向上させるかが課題です。ERPの導入で業務全体を見通せるようになることで、業務体制を円滑に整えられるでしょう。直接利益に影響しないバックオフィス業務では、従業員の負担を抑えることで人件費の削減につなげられます。
ERPシステムは、クラウド型のものが増加しています。以前はオンプレミス型ERPが主流で、導入にかなりの時間がかかってしまったり、初期費用や運用コストが高額になってしまったりといった点が、中小企業の導入において大きな障害となっていました。しかし、近年では低コスト・短期間で導入できるクラウド型ERPが増えたことにより、従来抱えていた障壁は取り払われたのです。
中堅・中小企業がERPを導入するメリット
企業の経営資源を一元管理できるERPには、さまざまなメリットがあります。経営資源とは「ヒト」「カネ」「モノ」を指しますが、ERPはこれらの情報をタイムリーに視覚化するため、常に最新の情報を共有することが可能なのです。この最新のデータを把握できる点は、経営における意思決定の支援につながります。また、情報が統合されることでデータの漏れや重複を防げるので、アクセス権限の管理にも効果的です。ERPの導入にはある程度の費用がかかりますが、企業全体の最適化を目指すうえでは必要なシステムです。
では、中小企業がERPを導入するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。中小企業ならではのERPによるメリットを5つ解説します。
業務の効率向上
ERPを導入すると、他部署のシステムとの連携が可能になります。他部署や他業務との連携によって、企業全体の業務を効率化できるでしょう。人手不足に悩む企業であれば、無駄な作業を省いて業務の効率をアップさせることは必須です。ERPの導入でうまく連携できれば、少人数での業務遂行が可能になり、時間をかけて行っていた業務も作業時間を短縮できます。
部署間でシステムを連携し、データベースを統一することで必要な情報を何度も入力する手間が省けます。システムが独立していた場合に発生していたデータの移行や手入力がなくなることでデータの重複や入力ミスなどを予防することができます。
データの一元管理
データを一括にまとめて管理するメリットは、経営資源を含むさまざまな情報を可視化できる点です。全てのデータがリアルタイムで更新・常に最新の状態を把握できるため、意思決定に必要な情報を迅速に得ることができ、スピーディーな経営戦略構築に役立つでしょう。また、情報を一か所に集中させることで、情報の検索性向上も期待できます。
経営状況の可視化
ERPは人事や財務、会計などの経営情報を全方位で可視化することが可能です。経営状況の見通しが良くなることで、「ヒト」「カネ」「モノ」といった経営資源が効率良く運用できます。ERPの導入により、限りある経営資源を無駄なく活用できるでしょう。つまり、経営資源の無駄のない活用を行うことで、企業の利益率向上やコストダウンを図れるのです。また、中小企業が抱える人手不足の問題解消など、経営上の課題解決にもつながるでしょう。
業務の属人化を防ぐ
ERPは業務の属人化を防ぐ効果も期待できます。属人化とは、特定の従業員に仕事の手順やノウハウといった業務全般を依存してしまうことを指します。つまり、その従業員以外では対応が難しい状態になるということなので、不在の際に業務が滞ったりミスや不正に気付かなかったりというリスクがあるのです。属人化の進行は特定の従業員に対して依存を深めてしまい、円滑な業務の実施を妨げてしまいます。
ERPによって作業の平準化が進めば、誰でも同じ水準で業務を実施でき、属人化の予防も見込めるのです。属人化を防ぐことで、人材が流出した場合の引継ぎや、新しい人材を採用した場合の教育などをスムーズに行うことができます。
コスト削減につながる
ERPの導入には、初期費用やランニングコストが発生します。ERPを導入する際は、ある程度の費用を用意しなければなりません。一方、ERPを活用することで企業全体のコスト削減を目指すことが可能になります。ERPにより経営に関する意思決定の流れが効率的になり、利益アップや人材の確保が期待できるでしょう。また、業務が一元管理されることで無駄な作業が削減され、間接業務にかかる人件費を抑えられます。
そのためERPを導入する際は、その導入によって期待される効果とコストのバランスをよく考える必要があります。ERPの導入コストを抑えたい場合は、クラウド型ERPの導入を検討しましょう。以前はオンプレミス型ERPが主流でしたが、オンプレミス型は費用の負担が大きく、中小企業にとって障害となっていました。クラウド型であれば、オンプレミス型よりも初期費用や運用費を抑えることができ、短期間での導入も可能です。
加えてクラウド型ERPは、インフラの調達をしなくてもシステム環境を構築できます。クラウド上でサービスを利用するため、オンプレミス型ERPとは違い基本的に運用保守にかかる費用は発生しません。そのため、クラウド型ERPは比較的安価で運用できるシステムといえます。
中堅・中小企業がERPを導入する際の注意点
業務の効率を向上させたり、企業のコスト削減につながったりなど、ERPを導入することでさまざまなメリットを得られます。しかし、ただERPを導入すれば良いというわけではありません。より効果を得るためには、導入前に目的を明確にし、運用体制を整えておく必要があります。
課題と対策の明確化
費用をかけてERPを導入するのに、漠然とした目標では機能を充分に使いこなせません。ERPを効果的に運用するためにも、導入したい理由や改善したいこと、課題点などを明らかにしましょう。解決したい課題や構築したい対策を明確にすることで、ERPをどのように運用していくべきか分かるようになります。
また、ERPの機能全てが自社に適しているわけではありません。ニーズに合う機能が搭載されているERPを取り入れるためには、システムの適用範囲も明確にしておく必要があるのです。
運用体制の構築
ERPを導入しても、適切な運用ができなければコストだけかかってしまったという結果になりかねません。導入後の運用をスムーズに行うためにも、IT知識に優れた従業員を配置し適切な運用体制を構築しましょう。具体的には、IT管理者を含めたチームを作ることがおすすめです。ただし、担当者だけに丸投げするのではなく、従業員全体で運用方法を確認する必要があります。
また、現場の従業員が操作性を確認することも大切です。導入したいERPにトライアル期間があれば、実際にテスト運用してみるのも良いでしょう。操作性に問題を感じる場合は別のERPを試すなど、使いやすい製品を見極めていくことがERP導入の成功につながります。
どのようなサポートを受けられるのかも事前に確認しておきましょう。自動バックアップやパッチの適用などが付いているか、電話でのサポート体制や運用におけるレクチャーなどがあるかなど、自社の導入後の運用体制を踏まえ、事前にチェックしておきましょう。
中堅・中小企業向けのERPとは
ERPには人事や生産管理などの基本機能が搭載されていますが、自社の業種に特化して運用する場合はカスタマイズが必要です。大規模なカスタマイズであれば費用も大きくなり、導入までの期間も長くなります。その際は、特定の業種に特化した機能を持つERPを導入しましょう。利便性も向上し、コストも抑えられます。
また、大企業向けのERPは機能が充実したものが多いのですが、中堅・中小企業の場合使わない機能が多く含まれている場合もあります。基本的に、機能が多いほどERPの導入費用は高額になります。ERPを選ぶうえでの基準としては、必要な機能を見極め、コストとのバランスが取れているかどうかが重要です。
具体的なツールの比較については、以下の記事を参考ください。
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
当社はERPをはじめとする情報システムの豊富な導入実績をもとに、お客様一人ひとりのニーズに合わせた最適な改善策を提案します。業務の洗い出しや問題点の整理など、導入前の課題整理からお手伝いさせていただきます。
バックオフィス業務にお悩みをお持ちの方は、お気軽に株式会社システムインテグレータまでご連絡ください。
まとめ
中堅・中小企業においては、人材不足やそれによる業務の属人化など様々な課題が存在しています。従来型のERPは、大企業が採用するものという考えもありました。しかし、現在では比較的導入が容易であるERPや安価なERPも存在しており、中堅・中小企業でのERP導入が進んでいます。まだERPを導入していない中堅・中小企業は、積極的に導入し経営の効率化を目指しましょう。
なお、中堅・中小企業で導入が進むSaaS型ERPについて、詳しく解説した資料をご用意しております。こちらも併せてご覧ください。
