会計ソフトとは、会社で必ず行う経理業務を補佐するためのシステムです。
1960年代から70年代の汎用コンピュータの時代から活用され、現在でも多くの企業で使用されています。ただし会計は企業の基幹業務のため、最終的に他のシステムからデータを収集し、会計ソフトに二重入力するという手間がありました。
そこで登場したのがERP（Enterprise Resources Planning）です。
ERPとは企業資源計画という概念を意味します。その概念が反映されたERPシステムを利用することで、わざわざ他のシステムからデータを収集する必要がなくなり、効率的かつ正確に組織全体の業務を管理することができるようになりました。
本記事では、会計ソフトとERPの違いや、それぞれのメリット・デメリットなどについて詳しく説明していきます。
ERP（Enterprise Resource Planning）とは？
ERPという言葉自体はITシステムではなく概念を表しています。保有している経営資源を有効的に活用するために、統合化や効率化を図るための計画・概念のことです。
ERPは経営基盤を安定させ強化する考え方であり、特定の現場業務を効率化する基幹システムとは異なります。ERPパッケージとは、基幹業務も含めた会社全体の作業、原価、設備などをデータベースで一元管理し、広い視野を持って経営判断をサポートしてくれるシステムのことです。
ERPでできること
ERPパッケージは、大きな特徴として様々な業務システムを統合した形で提供しています。
例えば、GRANDITは、業務の統合度や操作の一貫性が非常に高い、中堅・大企業向けの純国産パッケージソフトウェアです。下記のシステムを統合した形で提供しており、製造業、流通・卸売業における全業務範囲をカバーしています。
会計管理だけでなく、生産管理、在庫管理、購買管理、販売管理、顧客管理、勤怠管理、といった様々な管理システムや営業支援システムなどです。
すべてのシステムが密に連携しているため、特定の業務システムに入力した情報が即座に業務システム全体に反映され、共有することができるでしょう。
ERPを導入すれば、業務全体の情報をリアルタイムで共有し把握することができるため、常に最新の情報をもとにした経営判断をすることが可能になります。
会計ソフトとは？
会計ソフトとは、会社で動く資金のすべてを管理、集計して決算書作成まで行うことができるシステムのことです。
システム上で集計されるため、決算書も試算表も自動で集計されます。常に会社の財務状況を確認することができ、PCのみで管理することが可能なため、会社で最も利用されているITシステムの一つです。
また、近年ではクラウド化された会計ソフトが普及してきており、ますます利便性は向上してきています。会計ソフトはIT技術の進歩とともにより効率化をしており、経理業務においては欠かせないシステムともいえるでしょう。
主な機能
基本的に、会計ソフトを使用すれば帳票・伝票入力、仕訳、資金管理、予実管理、財務分析、決算等をスムーズに行うことができます。
勘定科目を自動で仕分けし選択することで、見やすいフォーマットで帳票出力することが可能であり、会社の経理状況をレポートとして出力することが可能です。そのため、事業計画や経営計画を立てる際の判断材料としても役立つでしょう。
また、決算の際には、伝票入力機能で入力したデータを基に、会計情報を最終的に決算報告書としてまとめることもできます。税務申告用の書類も作成可能であり、財務会計においては会計ソフトがあれば滞りなく業務を行うことが可能になるでしょう。
経理業務を効率化するシステムである
経理業務は営業と異なりある程度ルーチン化されているため、会計システムを導入することで大幅な効率化を図ることができます。業務時間を短縮し迅速に処理できるようになるため、経理業務が煩雑であればあるほど会計システムを利用する価値が高まるでしょう。
経理にかかわる業務を一元管理できるため、請求書発行、経費精算、入金管理などを迅速に行うことが可能です。また昨今のIT化によってクラウド化も進んでおり、利便性が増しています。
例えば、金融機関やクレジットカードとのデータ連携が可能になったため、わざわざ手打ちでデータ入力をする必要がなくなりました。今後もIT化が進むにつれて、会計ソフトの機能もより向上していくでしょう。
会計ソフトの一例
会計ソフトの一例として、クラウド化されたものであれば、例えば「freee」や「かんたんクラウド会計」等があげられます。
freee
個人事業主、中小企業向け会計ソフトです。クラウドソフトのためどこでも何人でも使用可能であり、経理にかかわる業務を一元管理することができます。また、経営状況を可視化することも可能です。
「freee」https://www.freee.co.jp/lp/accounting/
かんたんクラウド会計
小規模事業者向け会計ソフトです。同じくクラウドソフトのため、インターネット環境さえあれば利用できます。業務に合わせて選べるサービスを提供しており、それぞれ会計、給与ごとにシステムが分かれているのが特徴です。
「かんたんクラウド会計」https://www.mjs.co.jp/feature/kantan_cloud/
ERPと会計ソフトとの違い
それではERPと会計ソフトの違いはどのような点にあるのでしょうか？
まず両社が大きく異なる点の一つは、ERPが複数の業務をカバーできるシステムであるということです。ERPは複数業務に対応することができますが、会計ソフトが対応できる範囲はあくまで経理領域に限ります。
例えば、ERPパッケージであるGRANDITは、製造業、流通・卸売業における全業務範囲をカバーできる統合型のシステム。グローバル対応もしており、多通貨、多言語、海外取引などの機能に標準で対応し、企業の海外進出をサポートします。
また、一つのシステムで全業務範囲をカバーしているため「業務アプリケーションの一元管理」が可能となり、会計ソフトのように一部の業務だけでなくすべての業務を統合して管理ができるため、組織全体の業務を管理することができるのです。
ERPの基本機能についてはこちらの記事で詳しくご紹介しておりますので、合わせてご覧ください。
財務・管理会計をカバーしきれない
会計ソフトでは財務・管理会計をカバーしきれない部分もあります。
そこで、財務・管理会計とは何か、会計ソフトの限界はどこまでなのかについて解説していきます。
財務・管理会計とは
企業の財務会計には、代表的な2つの会計業務が存在します。それが「財務会計」と「管理会計」です。
財務会計
ステークホルダーに対して企業の経営状況を開示するために必要な業務です。企業には、特に外部ステークホルダーである株主、債権者、取引先、仕入れ先など事業関係者に対し、情報を開示する義務があります。
管理会計
企業が所在している自治体や自社従業員も含めた内部ステークホルダーに対し、企業の経営状況を提示するための業務です。特に経営者や上層部が経営戦略をするうえで必要な情報になります。
この二つが大きく異なる点は「会計業務を行う責務が発生するか否か」です。管理会計は財務会計と異なり義務ではありません。ではなぜ管理会計は義務ではないのでしょうか。
それは、財務会計が外部ステークホルダーに対して情報を開示するのに対し、管理会計は内部ステークホルダー(特に経営者)に向けて情報を提示するために行うものだからです。そのため、財務会計と異なり特定のルールが存在しません。
しかし、企業は管理会計を行うことにより経営状況をリアルタイムで把握し経営戦略に活かすことができるため、管理会計は行った方が良いといえるでしょう。
会計ソフトの限界
会計ソフトは財務会計においては問題なく使用することができますが、管理会計ではリアルタイムに経営状況を把握し、会計情報を提示できる環境を作る必要があります。
その場合、可能な限り組織全体の業務状況を把握し、いついかなるときでも、迅速に重要な意思決定をできるように設計されたシステムが必要です。
会計ソフトは経理業務に限定されたものであるため、ERPのように複数業務に対応したシステムを使用することで、管理会計をより強固なものにし、最適な経営判断をすることが可能になります。
ERPに移行するメリット
ERPはシステム上で様々な業務システムを統合化された形で利用可能にし、情報を一元管理することを可能にします。つまり「複数業務を一括して管理」でき、「経営データ分析に役立てる」ことができるのです。
さらに、システム上で効率よく膨大なデータを管理・分析できるため、「トータルコストを抑える」ことにつながるでしょう。
そこで、今までの章で述べた事実をもとに、改めてERPのメリットについて解説していきます。
複数業務を一括して管理できる
複数業務に対応しているERPだからこそ、組織全体の業務を一括して管理、つまり一元管理することができます。ERPを使用することによりヒト・モノ・カネ・情報などの経営資源すべてを一元管理することが可能になります。
こうしてシステムや管理方法を統一することで、作業時間を大きく短縮することができ、無駄なコストや時間を省き、効率化を図ることができます。管理方法が一つのシステムに統一されていることで、組織全体がデータを管理、運用しやすくなるのです。
経営データ分析に役立つ
現代ビジネスでは、顧客データを筆頭に企業が収集できるデータの量が急激に増えています。ERPはこの膨大なデータを可視化することができ、システム上ですべての業務情報や経営情報を把握することが可能です。
また、統合したデータを分析するにはBI機能が必要であり、ERPにBI機能が標準搭載されているGRANDITであれば、Excel等のツールを利用して容易に分析できます。ERPの導入により、自動データ分析や客観的な未来予測の実現もできるため、経営判断を予算管理・予実管理をする際にも役に立つでしょう。
さらに、広範囲で事業を展開する際には、リアルタイムでデータを共有できるため、事業範囲を拡大するか否かといった重要な経営判断にも役立てることが可能になります。
トータルコストを抑える
ERPを導入することで、統合された業務システム環境を構築できるため、非効率なデータ管理を大幅に改善できます。
また、各モジュールが密連携している統合型ERPのため、一つのデータベースに業務の情報が集約されています。そのため、複数に散在したデータを統合する作業が必要なく、無駄な作業やコストを抑えることができます。
ただし、ERPは簡単に入れ替えのできるものではないため、導入前にカスタマイズやアドオン開発に柔軟に対応できるかどうかは確認しましょう。例えば、GRANDITはコードレス開発ツールなどが用意されており、容易にカスタマイズすることが可能です。
また、ユーザにて簡易画面や帳票が簡単に作成できるアドオン開発ツールも提供することができます。導入後にその都度ベンダーに依頼すると追加の開発コストがかかるため、簡単なものであれば自社で必要な機能を追加できるよう配慮してくれるベンダーを選びましょう。
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
当社はERPをはじめとする情報システムの豊富な導入実績をもとに、お客様一人ひとりのニーズに合わせた最適な改善策を提案します。業務の洗い出しや問題点の整理など、導入前の課題整理からお手伝いさせていただきます。
バックオフィス業務にお悩みをお持ちの方は、お気軽に株式会社システムインテグレータまでご連絡ください。
まとめ
ERPを導入すれば、会計ソフトだけでは補いきれない経理業務以外の業務をカバーすることができます。会計ソフトにも様々な種類がありクラウド化もされ利便性は上がっていますが、ERPの導入によって様々なメリットを享受することができるでしょう。
個別に会計システムを入れるという選択肢とERPの会計機能を使うという選択肢がありますが、統合型Web-ERPのGRANDITは密連携した会計機能を用意しています。
また、グローバル化の対応も容易であり、多通貨・多言語対応、海外取引の対応も標準装備されています。
資料をご用意したので、ぜひご検討にお役立てください。
