業務改善は、企業において欠かせない取り組みです。昨今では、人口減少による労働力不足や働き方改革の影響もあって、敏感な企業はITシステムを導入するなど、多角的な改善に取り組んでいます。
しかし、「業務改善は何から始めればいいのか」「どのようにして良いのかわからない」など、いざ実行しようとなると足踏みしてしまうこともあるでしょう。
そこで本記事では、
- 業務改善とは？
- なぜ業務改善が必要か
- 業務改善の考え方
- 業務改善のメリット
- 業務改善の進め方と3つのポイント
など、業務改善の必要性や考え方、メリットまで具体的に解説していきます。
まずは、業務改善についてしっかり理解しておきましょう。
業務改善とは？
業務改善とは、簡単に言えば健全な経営をするために行う業務効率化です。
業務の問題点を改善、分析・抽出し、課題を見つけ出します。その課題を解決していくことで、業務フローの改善や売上向上を目指し、経営を安定させることにつなげます。
業務改善をすることで、業務の見える化ができ、経営計画の目標達成に向け業務プロセスを最適にすることで、最終的に健全な経営へと結びつくでしょう。
他にもコスト削減、サービス機能の向上、業務の集約や設備投資、労働環境の改善、従業員のモチベーションをあげることにもつながります。業務改善は、何を・どこまで行うかを明確にすることが重要です。
業務改善と経費削減の違い
業務改善の結果経費が削減されることはありますが、業務改善＝経費削減を行うということではありません。
業務改善は経営効率化につながる全ての業務が対象となり、会社の体質そのものを変えることを目的としています。問題点は企業によって様々なので、取り組む改善点によっては長期化することもあるでしょう。
対して経費削減は、主にコストカットが目的となります。例えば、電気代を削減するために不要な機器の電源を切る、ランニングコストがかかるものを見直して改善するなど、経費を削減することで自社の利益につなげることを目的としています。
経費削減は削減できる場所が見つかれば、あとは実行するだけで100％達成できることです。行動した後の結果が思い通りにならないということにはなりません。
利益とは売り上げから経費を差し引いたものですから、経費をカットすればその分だけ利益率が向上するのです。業務改善の副産物、二次的な効果として経費削減につながることはありますが、目的が違うため別の改善業務といえるでしょう。
なぜ業務改善が必要か
業務改善が必要な理由、背景としては以下のことが考えられます。
- 生産性の向上
- 人手不足への対応
- 働き方改革から始まった短時間労働化への対策
業務改善を行うためには、問題点だけでなくより良い改善できる課題を抽出するところから始めます。業務改善は単純に改善すべき問題がある時だけ、行うことではないのがおわかりいただけるでしょう。仕事現場を現状の状態よりもさらに良くするために行うため、より企業の力を強固にすることができるのです。
また、人手不足への対応としても効果的といえるでしょう。少ない人数でも健全に業務をまわしていくための業務改善です。
日本の人口は現在減少傾向で、労働人口の減少が深刻化しており、働き手である若い労働力を確保することが困難となっています。さらに、その影響はどの企業も同じく直面している課題であり、何らかの業務改善を考えているはずです。
業務改善は職場環境の改善となり、人手不足の現状で優秀な人材を確保するためにも必要な取り組みといえるでしょう。業務フローも含めた環境を整えることで自社の作業効率も上がり、より良い職場環境が整えば優秀な人材を確保することにもつながります。
働き方改革で残業への認識がより厳しいものとなり、極端な話、仕事が終わっていないとしても従業員を帰らせなくてはいけない状況もありえるでしょう。しかし、現実問題、働き方改革によって法が厳しくなったからといって業務が減るわけではありません。
だからこそ、業務改善を行い、短時間で仕事を効率良くすることが、問題解決に繋がります。テレワークによる対応も、昨今環境に応じた業務改善といえるでしょう。
業務改善の考え方
業務改善を行うためには、自社の何を改善するのか問題点を洗い出さなくてはいけません。原因を把握し改善を行い、検証し、また改善といった形でPDCAサイクルをまわすように取り組んでいくことが必要です。
ここではまず、問題点を洗い出すために知っておくべき概念として「QCD」と「4M」の考え方について解説していきます。
QCDとは
まず、業務改善におけるQCDとは、「Quality(品質)」「Cost(コスト)」「Delivery(納期)」の頭文字をとった略語で、業務改善の成果を定量的に判断できる指標となります。QCDの3つは綿密に結びついており、それぞれの要素を向上させ連動させることが重要です。
3要素のバランスをとることが必要で、どれか1つでも高すぎたり、低すぎたりすると、業務改善の必要が出てきます。例えば、品質をあげれば、コストがかかり納入にも時間がかかることになる、逆に納期を早めることに意識しすぎると、品質低下や高額な配送コストが生じる可能性があるといったことです。
健全な経営を目指すにはこのQCDを満たすことが必要で、QCDを満たすために必要な業務プロセスを遂行するために重要な要素が4Mと呼ばれるものになります。
4Mとは
QCDを改善するためには4Mという要素を考えることが必要です。4MとはMan(人)・Material(モノ)・ Machine(機械)・Method(方法)といった、製造業における品質管理を4つの要素です。
▼Man(人)
従業員、作業員に属する要素。価値観や能力、モチベーションなど。
▼Material(モノ)
人が活用する資材やソフトウェア。パソコンやツールなど。
▼Machine(機械)
資材とは別の設備関係や仕組みを表す。サーバーやネットワークなど環境に関係する要素。
▼Method(方法)
ワークフローなどの作業手順。
4Mという要素に対してQCDを適用することで改善点が見えてくるでしょう。日常的に意識して管理改善することでより効率化できる業務改善へとつなげることができます。
業務改善のメリット
業務改善を実現するためには、より効率的に業務を遂行するため無駄を削ることが必要です。コスト削減だけではなく、顧客に価値ある商品・サービスの提供、生産性の向上、タスク実行の効率化など、トータルして見直すことで以下のようなメリットが得られるでしょう。
- 生産性の向上
- コスト削減
- 働き方改革
以下、業務改善のメリットを解説します。
1.生産性の向上
正しい業務改善を行うことができれば生産性の向上につながるでしょう。QCD指標に基づいて改善を行えば、無駄がなくなりバランス良く生産を行うことができます。
生産性の向上は、保有する経営資源を最大限に有効活用し、最小限の投資で最大の成果を生み出すことです。無駄のない効率の良い仕事をすることで生産性が向上し、その結果、不要なコストも削減されるため、多少の業務改善でも大きな成果が見込めます。
生産性の向上は製造ラインに余力を持たせることができるので、一つ一つの仕事のクオリティが増して品質向上も期待できます。
2.コスト削減
生産性が向上できることに加えコスト削減もできます。無駄な業務をなくし、光熱費などの余分な費用、IT機器関連コスト、採用や育成に関わる人事コストなど、あらゆる業務を徹底的に見直すことで、コスト削減につながります。
生産性の向上とコスト削減には相互に作用し合う関係性があるともいえます。生産性が向上する業務改善が行われるからコストが削減され、逆もまたしかりです。
3.働き方改革
業務改善はそのまま働き方改革への対応にもなります。人手不足が深刻な中小企業・小規模事業者においては、生産性向上に加え、働き方改革による職場づくりは重要な命題です。
そもそも働き方改革の目的とは、
- 労働力の確保と生産性向上
- 長時間労働の是正・ワークライフバランスの向上
- 人材・働き方の多様化
- 労働者の増加に伴う税収増
などが掲げられていますが、これらの考え方は業務改善にも通ずるものがあります。働き方改革の具体例として、ITテクノロジーやツールを活用するなど、最も効率の良い方法へ転換することやフレックスタイム制度の導入など、業務改善を行い働き方改革への対応にもつながるでしょう。
業務改善のアイデア
業務改善には様々な方法があります。自社が抱える課題にフィットしたものを選ぶ必要がありますが、ここでは代表的な業務改善のアイデアをご紹介します。
業務をなくす
業務をよく見直してみると、実はそれ自体が不要である場合があります。誰も実施の理由が分かっていないが慣例的に続けていたり、承認フローが不必要に長かったりと、すべてではなくても一部でも削除できる部分があります。まずはその業務自体が本当に必要なのか、何を目的に実施しているのか、負荷を軽減できないかなどを考えましょう。
ツールやサービスを導入する
業務改善や業務効率化のためのツールやサービスが多数存在しています。自社の課題にあったツールを導入することで、業務改善が期待できます。
例えばタスク管理ツールやコミュニケーションツール、またはRPAを導入することで業務の自動化も可能になります。
業務マニュアルを整備する
業務のマニュアル化も業務改善の手段の一つです。
従業員ごとに業務のばらつきがあったり、特定の従業員しかその業務を行わなかったりといった業務の属人化が起きてしまっている場合があります。この場合は業務の進め方やルールなどを標準化し、マニュアルを作成することで、特定の従業員に依存した状態や、業務の粒度のばらつきを抑えることが可能になります。
業務フローチャートを作成する
業務マニュアルと併せて、業務の流れを明記したフローチャートを作成するのも業務効率化に有効です。業務マニュアルが各業務の進め方を記載しているのに対し、フローチャートは業務全体の流れや、1日を通してどのような業務があるのか、どう進めていくのかを説明するものです。業務の内容が分かっていても全体の流れが分かっていないと業務を円滑に進めることが難しくなります。
アウトソーシングする
業務自体を社外へアウトソーシングするのも有効です。特にイレギュラーな対応が必要ない定型業務についてはアウトソーシングしやすいでしょう。
給与計算業務や請求書入力業務など、バックオフィス業務はアウトソーシングすることで従業員の負荷を減らすことも可能です。場合によってはコスト削減もつながり、社員をより重要なコア業務に注力させることもできます。
業務改善の進め方【3つのポイント】
業務改善のよるメリットを享受するためには、従業員一人ひとりの意識と行動を変えていくことが必要になります。進めていくために必要となる考え方は以下の3つです。
- 業務の見える化
- 改善納期を決めておく
- 業務システムの見直し
1.業務を見える化する
業務の見える化は、仕事の属人化を改善するのが目的です。
ワークフローを改善し業務を細分化し、仕事量と質の適正化を図ることで、今まで意識されていなかった不合理なルールを見直します。業務の見える化を行うことでナレッジの属人化を防ぎ、社員間での相互理解も深まるでしょう。
互いに関係する情報を共有し、社内に蓄積されたデータを分析することで問題の把握が容易になります。
2.改善納期を決めておく
納期問題を改善するに納期に関わるリードタイムを短縮することが大切です。また、リードタイムを短縮するためには、顧客への納期、自社の納期、仕入れ先からの納期など、状況別の納期があることも忘れてはいけません。
リードタイムには調達・製造・出荷といった3つの分類があります。調達は原材料や部品が届くまでの時間、製造は製品が完成するまでの時間、そして完成した製品を届けるまでの時間です。
大きく捉えるよりも、3つの項目ごとに細かく改善した納期設定をすることが重要です。細かく捉えて改善する方がより現実的にリードタイムを縮めることにつながるでしょう。
3.業務システムの見直し
課題点を洗い出し業務改善を行うためには、何よりも現場の状況把握を正確に行う必要があります。そのためには、人の力でアナログに行うには限界があるので、業務改善システムを導入する、もしくは見直すと良いでしょう。
既存のシステムがある場合、新たなシステム構築、業務システムの見直しは、手間やコストがかかるため後回しにされがちです。しかし、業務システムの見直しを図ることで「実はワークフローの変化によって使い勝手が悪くなっていた」、「IT機器の処理が遅くて困っている」など課題を抽出することにつながります。
業務改善を行う際の注意点
現場のヒアリングを丁寧に実施する
実際の業務を行っている現場の意見を必ず丁寧にヒアリングして取り込みましょう。外部のコンサルタントに改善を依頼する場合や、管理職の人たちが導入するツールを決定することもありますが、実際に改善を行っていくのは現場になります。現場の人に理解してもらい、協力を得られるようにきちんとコミュニケーションをとりましょう。
優先順位を明確にして取り組む
企業によってどの業務をどの順番で改善していくのが良いかは異なります。業務の改善には終わりがないため、自社が現在抱えている課題を踏まえてどう改善を進めていくのか、優先順位を決めて一つずつ取り組みましょう。
短期的な効果を求めすぎず、長期間継続的に取り組む
業務改善ですぐに効果が出てほしいところですが、ご説明した通り業務改善は、業務自体の必要性の確認や、全体の業務フローの確認など、全体的な見直しが必要になっています。そのため効果が出るのも概ね時間がかかる傾向にあります。
改善は1回やって終わりではなくて、改善を続けることでより良くなっていきます。長期間継続的に取り組むという気持ちで改善を続けましょう。
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
当社はERPをはじめとする情報システムの豊富な導入実績をもとに、お客様一人ひとりのニーズに合わせた最適な改善策を提案します。業務の洗い出しや問題点の整理など、導入前の課題整理からお手伝いさせていただきます。
バックオフィス業務にお悩みをお持ちの方は、お気軽に株式会社システムインテグレータまでご連絡ください。
まとめ
業務とは何らかのシステムを使って行われるので、業務改善にはシステムの見直しとセットで検討されることが多いです。部分最適化でなく、全体の最適化には個別のシステムの採用ではなくERPが適しているといえるでしょう。
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