第九回目のテーマは「進捗管理」です。「あるタスクが90％終わっています。」と報告を受けてから2週間経っても進捗が全くないという経験はありませんか。メンバーはよく頑張っているが、「タスクはいつ終わるか」と聞くと、「２日後に終わる予定です」と返事が返ってきて、２日後にまた聞くと「２日後に終わる予定です」と返事が返ってくる。いろいろ状況について質問すると確かにやむを得ないと思うのだが、計画からの乖離が大きくなると不安ばかりが膨らみ、進捗管理を行っているのに管理が徹底できない経験はありませんか。
進捗管理は、計画の予実を管理するだけではありません。進捗管理の目的を明確にしてプロジェクトマネージメントにおける進捗管理の方法について考えていきます。
目的
進捗管理をする目的は、当然ですがプロジェクトを計画通りに進めることです。計画を見ながら進捗を確認して、プロジェクトの終了へ向けて進んで行くことです。多くの場合、途中でリスクが顕在化し計画を変更してプロジェクトの終了に向かいます。 つまり、進捗管理を行う上で２つのことを目的とすべきです。
１．進捗率（現時点は、プロジェクトのどの地点にいるのか）
２．着地点（このまま進んだ場合、プロジェクトの納期に間に合うか。遅延が発生しているとすればどの程度の遅れか）
進捗管理のサイクル
目的が分かったところで、どのように進捗管理のサイクルを回すべきでしょうか。進捗管理のためには、計画を作成し、現時点の位置（進捗率）を確認します。適切な頻度で完了予測（プロジェクトの着地点の予測）を行います。それをベースに補正を行います。
では、このようなサイクルを確立させるにはどうしたら良いでしょうか。あの漠然とした不安を取り除き、計画からの乖離を最小限に防ぐ方法や仕組みが必要です。
メンバーも納得する仕組み
メンバーも納得できる仕組みが必要です。まずは、計画そのものをメンバーと共有することが重要です。その計画に対して作業の結果を報告して、分析することを次に行います。特に計画と大きく乖離している部分はメンバー全員で分析すべきです。
開発そのものをスムーズに進めるためには、このような「進捗管理のサイクル」と「仕組み」が必要になります。
具体的には
進捗管理について述べてきましたが、もう少し具体的に考えたいと思います。計画を作ることで重要なことは、何でしょうか。全員が納得できる計画であるとはどのような計画でしょうか。乖離が発生した時に積極的に分析してくれるためには、どうすれば良いでしょうか。
これらの共通点は、「透明性」だと思います。敢えて言うならばシステム化されたもので、進捗管理を行いそれをメンバー全員がいつでも共有することができる仕組みが最も必要です。
理想的な進捗管理を行うには、システム化されたもので計画を策定してメンバーに開示、その後進捗報告をメンバーに随時入力して頂き、定期的に分析を行い、メンバーを入れて対策を立てて方向修正を行い、プロジェクトのゴール（着地点）をメンバー全員が常に意識していれば、できることでしょう。
ツールを上手く活用しよう
このように進捗管理を上手く進めていくためには「システム化されたもの」すなわちツールの存在も重要になります。多くのプロジェクトでは、進捗管理にEXCELのような汎用的なツールや最近だとフリーで利用できるツールを利用しているのではないでしょうか。先に述べたようにツールに各メンバーが進捗報告をして、PMやPLが状況を把握して、プロジェクト全体で状況を共有することが必要になります。EXCELやフリーのツールだと手軽に利用できる反面、すぐに情報がわかりにくい、標準テンプレートが崩れてしまった、どれが最新Verになっているのかわからないなどの課題も散見されます。解決のためにお金をかけてプロジェクト管理に特化したツールの導入を検討してもよいのではないでしょうか。
ただし、良いツールを入れたらそれで良いということではなく、進捗管理の目的、進捗管理のサイクル、進捗管理の仕組みをしっかりと各メンバーが理解して、組織で共有した上で、そこに上手くツールを当てはめて進捗をしっかりと管理していくことがとても重要になります。
進捗管理のポイントをまとめた資料もご用意していますので、こちらもぜひご活用ください。
