第13回【要員管理(リソース管理)】:プロジェクトマネージメント連載シリーズ

 2015.06.04  株式会社システムインテグレータ

第十三回目のテーマは「要員管理」です。要員管理の中でも特にリソース管理についてお話をさせて頂きます。プロジェクトを遂行する上で会社全体の要員を効率的に活用するためには、マトリックス組織(異なる組織構造をミックスし、指揮命令系統を多次元的にデザインした組織のこと)になることです。今回はこのマトリックス組織を採用することを前提に要員管理について考えていきます。 

マトリックス組織

マトリクス組織は複数の目標を同時に実現するための組織形態で、例えば「プロジェクト別」「組織別(人事上の所属部門)」の2つの軸からなるマトリクス組織です。プロジェクトを成功に導くことが「プロジェクト別」の組織の目標であり、組織の売上を向上させることが「組織別」の組織の目標になります。 

通常、プロジェクト(案件)が立ち上がると一人のPMがプロジェクト別の組織(予算)を作ります。サブシステム毎にサブPMを自分が所属する組織以外から採用したり、サブPMに選ばれた人は必要な要員を自分の所属に関係なく採用します。 

このような組織体系で運営するとプロジェクトの効率的な開発が進み、それに伴ってスキルも向上します。また、会社全体の売上向上も図られて会社の売上も伸びます。 

マトリックス組織の課題

マトリックス組織は完璧なものでしょうか。
マトリックス組織の課題は3つに分けて考えることができます。 

一つ目は働いている人にとっての課題です。マトリックス型組織で働いたことがある人は分かると思いますが、レポートラインが軸の数と同じになります。今回の例ではプロジェクトに関するものはPMに、勤怠など人事に関するものは自部門の組織のマネージャに報告することになり、2箇所に報告することになります。日々の作業、つまりプロジェクトの報告は一般的に滞る事無く行われますが、人事に関わる報告は忘れがちです。 

二つ目の課題は組織にとっての課題です。部門長になったつもりで考えてみてください。部門長は「自部門のメンバー(自部門の売上)」と「自部門のPMが管理しているプロジェクト」を管理しています。自部門の売上と自部門のプロジェクトを管理するとは、どのようなことでしょうか。 

自部門の売上を上げるためには、自部門のプロジェクトで自部門の人を採用することは当然ですが、他部門のプロジェクトのために自部門の人を貸し出すことも重要です(簡単に言うと自部門で遊んでいる人を作らないことです)。また、自部門のプロジェクトを成功裏に終わらせるためには、他部門の人を借り受けることも重要です。特に自部門にないスキルを持った人を借りてくることは、プロジェクトの成功には不可欠です。 

三つ目の課題は、情報の多くはプロジェクトの実施時に入力されます。プロジェクトを行いながらメンバーは多くの情報を入力しなければなりません。また、この入力を怠るとPMは当然ですが、部門長も情報を得ることができなくなります。PMが入力をするように催促することになりますが、プロジェクト管理ツールとしてシステム化されていないと厳しいことになります。 

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プロジェクト管理に関するお役立ち資料

リソース管理

リソース管理で重要なことは、プロジェクトの情報と他部門を含むリソースの管理を他部門と一元管理することです。 

各プロジェクトがどのような状態なのか。部門長としては他部門のプロジェクトも含めてプロジェクトの状況を把握しておくことが必要です。また、同様にリソースに関しても他部門も含めて把握しておくことが必要になります。 

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リソース管理の一元化

リソース管理の一元化を図るためには、統合されたプロジェクト管理ツールが必要です。当然ですが他部門を含め情報を管理する訳ですから、参照権限などデータのアクセス管理も重要になります。
このようなシステムを利用することで、部門長もPMもメンバーも効率的なプロジェクトの運営が実現できます。 

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