【第10章】マイルストーンを単なる置物にしない:マイルストーンとは

 2017.04.27  株式会社システムインテグレータ

マイルストーンとは

マイルストーンとは「道しるべ」のことで、もともと1マイル(≒1609m)ごとに置かれたストーン(石)を頼りにゴールへと進むためのものです。プロジェクト管理においてもプロジェクト成功というゴールに向けてチェックポイントを設け、目標設定通りにプロジェクトが進められているかを確認しながら進めていきます。

実際のプロジェクトでは「マイルストーン」というPM用語ではなく、プロジェクト遂行上の「リリース日」、「レビュー」や「工程完了時チェック」といった具体的な名称で呼ばれることが多いようです。ガントチャート上でマイルストーンを設定することで、プロジェクトにおける主要なポイントを一目で分かるようにし、マイルストーンを道しるべにしてプロジェクトを遂行します。

また管理者がプロジェクトを俯瞰して管理する観点においても、マイルストーンは重要です。マイルストーンが予定通り実施できているかを判断するだけで、プロジェクトの状況をすぐに把握できます。

とはいっても、ガントチャート上にきちんとマイルストーンを設定しているプロジェクトは、実はそんなに多くありません。偉い人に「マイルストーンをしっかりと定義して……」と言われても形式的なこととしか思えず、「ガントチャートでタスクをしっかり登録していますので大丈夫ですよ!」と反抗したくもなります。(そう反発したくなるのは私だけではないようです)。各タスクを予定通り終わらせれば、きちんとスケジュールは守られるので、わざわざマイルストーンを設定する必要性が感じられないのでしょう。

しかし、実際のところ、マイルストーンというチェックポイントがないとスケジュールがだらだらしがちです。チャートだけが並ぶガントチャートでは、どこか重要なポイントなのかがわかりません。チャート上にマイルストーンが置かれたとたん、急にガントチャートが生き生きと輝き、スケジュールの要点が目に飛び込んでくるのです。

マイルストーンはプロジェクト遂行におけるナビゲートの役割をします。マイルストーンを頼りに、プロジェクト健康状態のチェックを行いながら歩んでください。マイルストーンは単なる置物ではなく、目標であり結果でもあります。時には今来た道でやり残しはないか振り返り、時には残り作業へのナビゲーションとして捉えることで、プロジェクトを成功に導きましょう。

プロジェクトにおけるマイルストーン

プロジェクトにおけるマイルストーンとは、具体的にどういったものがあるでしょうか。具体的なマイルストーンをあげてみます。

①出荷判定、納品判定

②工程完了時の品質保証チェック

③プロジェクト完了チェック

④工程内中間レビュー、中間フォロー

⑤納品日、リリース日

⑥キックオフ

⑦進捗会

⑧設計書レビュー(ユーザーレビュー、内部レビュー)

⑨顧客への訪問予定やヒアリング会実施

⑩反省会


このマイルストーンですが、2つのタイプにわけられます。
1つ目が「リリース日」や「進捗会」、「レビュー」のように期日を明確にして決められた日程の管理を行う「道路標識タイプ」。
2つ目が「出荷判定」や「工程完了時の品質保証チェック」のように出荷できる基準を満たしているか、次の工程に進んでも良いと判断できるレベルに達しているかを確認する「検問タイプ」です。  

1.png 図1:マイルストーンの具体例

下記にそれぞれの目的について記述します。

tit1.pngガントチャート上で、顧客やメンバーと重要なポイントを共有したい場合、マイルストーンを使います。「図1:マイルストーンの具体例」における「道路標識タイプ」ではガントチャート上のどの地点で何を実施しなければならないかを明確にし、メンバーと共有します。ガントチャートはプロジェクトのスケジュール帳にあたりますから、目印となるもの、締め切りについてもガントチャートを活用して管理します。

例えば「設計レビュー」で考えてみましょう。基本設計工程の期間が10/1~10/31だとします。設計レビューを10/24~10/25に実施するという「マイルストーン」を設定します。「図2:マイルストーン「設計レビュー」の設定」のようにガントチャート上にもマイルストーンを設定します。

2.png 図2:マイルストーン「設計レビュー」の設定

このようにガントチャート上でマイルストーンを管理することでどのような恩恵を受けられるか考えてみましょう。

・顧客に対して「基本設計工程」の終盤の時期にレビューがあることをガントチャート上でアピールできます。(このマイルストーンが日程通りに実施されないとスケジュールが遅れますので協力してくださいね。と捉えていただきます。)

・メンバーは、設計レビューの日程をガントチャート上で確認でき、リミットを意識できます。(事情により少々遅れてもいいけど、この日までには間に合わせてくださいね。と締め切りを明確にしましょう。)

・管理者がガントチャートをみることで、適切な時期にレビューを実施しているか判断できます。(スケジュールに問題があるなら指摘してくださいね。と管理責任を果たしていただきましょう。)

このようにガントチャート上でマイルストーンという重要なイベントを示すことで、プロジェクト関係者に合意をとり、共に進めることができます。

そして、マイルストーンを実施した場合、チャート上のマイルストーンも完了にします。この際、マイルストーンの色も変更すれば一目で未完了かどうかわかります。OBPMではレビューを行った場合には、その結果をマイルストーンと関連付けすることもできますので、レビュー結果も共有できています。 

3.png

tit2.png

では検問タイプのマイルストーンとはどういったものでしょうか。
「工程完了時の品質保証チェック」の実施方法を紹介します。
品質保証チェックは、品質管理担当といったプロジェクト関係者以外の第3者によってプロジェクトが適切に遂行されているかチェックをします。予め「チェック内容」を定めておき、これが全てOKであれば、次の作業(工程)に進んで良いですよといったものになります。NG項目があれば再チェックします。

4.pngチェック内容は標準化されており、必要に応じてプロジェクトごとに追加・変更して使います。例えば「用語定義が作成されているか」といったチェック項目により、用語定義が漏れなくそろっているかの確認ができます。

また忘れてはならないのが、これらは工程完了時だけではなく、これから実施する作業について何をしなければならないか予め理解するためのものだということです。次の工程で実施する品質保証に対する取り組みを、こうしたマイルストーンによりチームで共有するのです。共有した上で各自が作業を進めることにより、作業に対して品質を作りこむことが実現できるのです。

品質は、完成したものを検査することに目が行きがちですが、実は品質を作りこむことの方がもっと重要です。そして品質を作りこむには、工程完了ポイントにマイルストーンをおいて、どのような品質チェックを行うかの目標を定めて共有することが必要なのです。

多くの人がついつい今まで通りの仕組みや、その場しのぎの対応をしてしまいがちです。スポーツ選手が試合前に精神統一するように、作り始める前に良い品質を作りこむためにすべきことを、マイルストーンにおけるチェック(品質基準)を利用してチームで共有するのが良いと思います。
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もしかして、「工程完了時の品質保証チェック」を面倒だと思っていませんか?
そう感じる場合、プロジェクトがうまくいっていないかもしれません。プロジェクトが思うように進んでいる場合、この品質チェックを受けることで、作業漏れや考慮不足について気づくことができます。

また、第3者によって品質が保証されているという証になります。実は私も面倒とは思いますが、きちんとプロジェクト管理を実施するためには必要なものと心得、厳しい品質担当者のいうことをクリアするようにしています。

ある品質担当者が「プロジェクトがうまく回らないようになると私を避けます!避けられてもプロジェクトをサポートしチェックするのが品質担当の仕事です。うまくいくプロジェクトのリーダーはいつも品質担当に協力的です。」と言っていました。実は、私もこれを聞いてから、品質チェックを怠らずチェックNGの部分は素直に対応しようと思いました。

小心者な私は検問を受ける際は、何も悪いことをしていなくてもちょっとドキドキするのですが、検問を実施している警察官のおかげで安心して堂々と前へ進めると思うのです。 一般的にマイルストーンは「道標」と呼ばれていますが、「検問タイプ」のマイルストーンの重要性も理解していただければと思います。

プロジェクト管理に関するお役立ち資料

マイルストーンはプロジェクトの品質保証の仕組み

マイルストーンは、ガントチャート上の重要なチェックポイントです。このチェックポイントが予定通り実施できているか、基準は満たしているかを確認することは、プロジェクトの品質そのものに関わってきます。

そのため、プロジェクトを外からみて、このマイルストーンがしっかり管理できているということは、プロジェクトがうまく進んでいるという証にもなります。逆にマイルストーン通りにプロジェクトが進んでいない場合、今すぐにでもプロジェクトを立て直しする必要があるかもしれません。

プロジェクトごとの単なる置物にせず、組織的にマイルストーンを管理することで、その組織の成果物品質が決まるのではないでしょうか。

(株式会社システムインテグレータ 羽佐田奈津美) 

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