WBS（Work Breakdown Structure：ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー）は「作業分解構成図」といって、プロジェクトの全体を細かい作業に分解し、構成図を作ることで全体としてやるべき作業を洗い出すのに役立つフレームワークです。
プロジェクト管理の現場では、必要工数の見積もりが甘かったり、プロジェクトに必要なリソースを十分に確保できなかったりといった理由から、プロジェクトが遅延し予算を達成できないといった問題が日常的に起きています。その原因の多くが、WBSを十分に作成できなかったことに関係しています。
まず大切なのは「WBSの重要性を十分に理解すること」。そして、「組織に適合したWBSツールを活用すること」です。本稿では、WBSの基本からWBSツールについて、それから代表的な製品とその特徴をご紹介します。
WBSを徹底するメリット
WBSの重要性を理解していたくために、プロジェクト管理においてWBSを徹底するメリットについてご説明します。
1.プロジェクトに必要な細かいタスクを明確にできる
WBSはトップダウン方式でタスクを洗い出していくため、プロジェクト全体のタスクを階層構造で表せられます。タスクを思いつくまま並べるのと違い、脳内を整理しつつタスクの洗い出しが行えるため、必要なタスクの整理漏れを防止できます。
2.ガントチャートを用いて正確なスケジュールが組める
WBSで洗い出したタスクはそのままガントチャートに落とし込むことで、正確なスケジュールが組めるのが特徴です。分解したタスクの役割分担や作業手順も明確になるため、プロジェクトの最初にしっかりとしたスケジュールを作成できます。
3.プロジェクト・メンバーに適切なタスクが割り振れる
WBSで作業分解を実施して細かいタスクを洗い出すと、プロジェクト・メンバーごとに適切なタスクを把握でき、それぞれにタスクを割り振れます。細かい役割分担を決めることで責任範囲が明確になり、プロジェクト・メンバーのモチベーションも向上します。
4.工数見積が正確になりプロジェクトの遅延を防げる
プロジェクトとは得てして規模の大きいものであり、最終的な成果物からプロジェクトに必要な工数を見積もることは非常に難しい作業です。しかし、正確な工数見積が無ければプロジェクト遅延等の問題を招き、企業に大きな損害を与えてしまいます。WBSで細かいタスクを明確にして、各タスクを積み上げて全体の工数を見積もることで、より正確な工数見積が可能になります。
5.より正確な進捗管理が可能になる
WBSを落とし込んだガントチャートを活用すれば、タスクがどれくらい完了しているかの進捗管理が容易になり、かつ正確な進捗を把握できます。タスク完了率をもとにプロジェクトを調整することで、利益追求も行えます。
6.プロジェクト全体のスコープが明確になる
「○○業務システムを作る」というスコープだけを管理しても、高品質なプロジェクトは実現しません。プロジェクトとは各プロセスのスコープを積み上げて、最終的な成果物を完成させられます。プロジェクト全体を通じて各プロセスのスコープ管理が可能になることから、質の高い成果物が完成します。
いかがでしょうか？WBSを徹底することで、プロジェクト管理においてこれだけのメリットを享受できます。WBSの重要性を理解することで、プロジェクトによくある問題を解決する糸口を見つけることができ、さらにWBSツールによって体系的にWBSを取り入れることが可能です。
WBSツールとは？
WBSを実践するにあたりITの力を借りない企業は皆無でしょう。しかし、多くの企業は残念ながらWBSに特化したソフトウェアではなくExcelを利用しているのではないでしょうか。Excelはほとんどの企業で標準利用しているアプリケーションですし、自由度が高いことからWBSを作成したりガントチャートを作成したり、プロジェクト管理に必要なドキュメントを用意できます。しかし、Excelにはプロジェクトの成功を阻むいくつか問題があります。
＜ExcelでWBSを作成する際の問題点＞
- 最新ドキュメントの管理が難しく、同じようなWBSファイルがいくつも作成されたり何が最新で正確な情報なのか分からなくなる
- 誰かがWBSファイルを編集し続けていると他のメンバーが編集できないため、進捗反映が遅くなる
- メンバーが抱えるタスクごとにWBSファイルを管理し、定期的に総合ファイルに統合する場合、入力ミスからトラブルが起きやすくなる
WBS及びそれを落とし込んだガントチャートはプロジェクト・メンバー全員で共有するものなので、高い更新性や共有性を必要とします。その点においてExcelは問題であり、組織的なWBSに向いていないのです。
一方、WBSツールは組織的に利用することを目的としているため、ネットワークに接続された端末から自由に操作し、変更内容をリアルタイムに反映でき、かつ共働作業も可能なことからより正確なWBSを実践可能です。
WBSツールの代表的な製品とその特徴
それでは最後に、WBSツールとして提供されている製品及びWBS機能を有するプロジェクト管理ツールの代表製品と、その特徴をご紹介します。
1.SI Object Browser PM
弊社、株式会社システムインテグレータが提供する統合型プロジェクト管理ツールです。日本で唯一PMBOKに準拠し、作業タスクの作成を効率良くまとめたり、能力成熟度モデル統合（CMMI）レベル3を達成したりすることをサポートします。シンプルなインターフェースと操作性から、WBS作成を簡素化し、作成したWBSはそのままガントチャートへと落とし込めるため、工数見積をスムーズに実施できるのが特徴です。
SI Object Browser PMを活用することで、企業はプロジェクトの標準化・見える化を実現することが可能になり、現場で使いやすいインターフェースをリンクさせた統合型ツールを使うことで、現場での重複仕事を排除し、報告を簡素化できるため煩雑になりがちなプロジェクト管理の更新作業から解放されます。
2.Wrike
クラウドベースで提供されているプロジェクト管理ツールであり、端末やネットワークを問わずに利用できるのがメリットです。プロジェクトを完了するのに必要なあらゆる要素を一ヵ所に整理でき、中央からプロジェクト・マネジメントを実施できる特徴があります。
https://www.wrike.com/ja/tour/
3.MA-EYES
プロジェクト管理に必要な機能を網羅し、プロジェクトの見積から契約管理、プロジェクトメンバーのアサインや作業実績の管理、費用の予実対比、分析レポートの出力などが標準で用意されており、プロジェクトに関する全ての情報が各プロジェクトに蓄積されます。標準機能以外にもWBSによる進捗管理などのオプション機能や様々な拡張実績があり、企業にマッチしたプロジェクト管理を実現できます。
4.EXCEL
WBSを引いて管理していくための圧倒的No.1のソフトウェアと言え、様々な現場で活用されています。すぐに利用できて、誰でも活用できるところはメリットを言えます。しかし、WBSは遅れがちになるもので、スケジュールをずらす時にチャート変更と日付変更が連動しなかったり、タスクの追加や担当者変更に手間がかかったりと、悩んでいる現場は多くあります。また１つのプロジェクトWBSを１名のプロジェクトリーダーで管理する利用シーンには適していますが、複数のプロジェクトWBSを横断的に見たり、チェックすることには向いていません。
環境に合ったWBSツールを！
WBSツールを導入する際に大切なポイントは、自社に適した製品を選ぶことです。それぞれに特徴があるため、十分な比較検討を行った上で、自社に最適なWBSツールを選択しましょう。その際にはシステムインテグレータにお声がけいただければ嬉しいです。弊社のWBSツールは「成果物の進捗WBSとコストの進捗を一緒に見きたい現場＝EVMの活用」と「複数のプロジェクトWBSを横断的にウォッチやチェックしたい現場」に向いています。
WBSについて詳しく解説する資料もご用意していますので、こちらもぜひご覧ください。
