キックオフミーティングとは？実施する意味や進め方は？開催における注意点も解説

キックオフミーティングは、新しいプロジェクトを始める際に最初に行われるミーティングを指します。通常のミーティングとは異なり、目標と目的を確認するために行われます。

キックオフミーティング無しでプロジェクトを進めると、明確な目標や目的が共有できず、その後の開発効率が悪くなる可能性があります。

本記事ではキックオフミーティングの概要や目的、実施方法やポイントなどをご紹介します。

キックオフミーティングとは

キックオフミーティングとは新規のプロジェクトを開始する際に最初に行うミーティングです。プロジェクトの目的などによってもキックオフミーティングの内容は異なります。

社内のメンバーのみで行われることもありますが、業務委託先、システム開発会社の人が参加するものなどさまざまです。

キックオフミーティングの必要性

キックオフミーティングは、主に共通の目標・目的を確認するために行われる会議です。具体的な目標・目的を共有することで円滑にプロジェクトを進められます。

キックオフミーティングは通常、すべての関係者の準備が終わった後に行います。これから取り組むべき作業を確認し、全員がどのように協力するかを決定し、共通のゴールを確認します。

また、今後のコミュニケーションの方法やプロジェクトの進行の障壁となる可能性となるものやそれを回避する方法について話し合うことも必要です。

キックオフミーティングの目的

キックオフミーティングにはさまざまな目的があります。目的を理解してキックオフミーティングに臨めば効率的に会議が行えるでしょう。

キックオフミーティングには主に以下の3つの目的が挙げられます。

プロジェクト概要の共有

一番の目的は、新規プロジェクトの概要をメンバー全員で共有することです。プロジェクト憲章とも呼ばれ、プロジェクトの内容やメンバー、スケジュールなどをメンバー全員でしっかりと理解しておく必要があります。

また、プロジェクトに関する疑問や不明点などもここで解決しておきましょう。

詳しくはこちらで解説しています。
プロジェクト憲章の意味と、その実践方法とは？（Vol.26）

メンバーの顔合わせ

キックオフミーティングでは、プロジェクトに関わるメンバーの顔合わせの意味も含んでいます。メンバーは社内の人だけとは限らず、社外の人も関わる可能性があります。また社内の人でも、部署などが違えばよく知らない場合もあるでしょう。

キックオフミーティングでメンバー同士の顔やその人が持つスキルなどを知れば、プロジェクトを安心して進められるようになります。

信頼関係を持つためにも最初にメンバーの顔合わせをすることは重要とされています。

モチベーション向上

キックオフミーティングはメンバーのモチベーション向上にもつながると言われています。

新しいプロジェクトを始める際に意欲的になっているメンバーも多いのではないでしょうか。キックオフミーティングをして全員が同じ目標を共有することで、モチベーションアップが期待できるでしょう。

キックオフミーティングの実施方法

キックオフミーティングは対面だけでなく、Web会議システムを使ったオンラインで行う方法もあります。ここでは対面とWeb、それぞれの実施方法についてご紹介します。

対面で行う方法

社内の会議室などで、実際に対面形式で行う方法です。

直接顔を合わせる分、メンバーの一体感やモチベーション向上につながりやすいでしょう。

ただし、メンバーの中にテレワークや遠方の人がいると招集が難しくなります。その場合はWeb会議システムの利用などを検討しましょう。

Web会議システムを使う方法

昨今ではキックオフミーティングの実施時にWeb会議システムを利用するケースも増えています。集まる必要がないため、交通費などさまざまなコストを削減できます。

また遠方のメンバー同士でも問題なく会議に参加できます。その際、できる限りカメラオンで参加することを心がけましょう。相手の顔（表情）が見える、見えないではコミュニケーションの質に大きな差が出ます。

ただし、システムによっては一度に接続できる人数が限られています。そのため、導入しているシステムの同時接続数を確認しておく必要があるでしょう。

キックオフミーティングの進め方

ここでは、キックオフミーティングの一般的な進め方についてご紹介します。

スケジュール共有とコミュニケーション

通常、プロジェクトマネージャー・リーダーがスケジュールを設定し、プロジェクトメンバーに通知してミーティングを行います。その際、プロジェクトの規模や重要度などを考慮し、会議体（対面で行うか、オンラインで行うかなど）を決定します。
キックオフの前段階からプロジェクト間のコミュニケーションは始まっています。メンバーが気持ちよくスタートを切れるように、プロジェクトマネージャー・リーダーはその配慮が必要です。

プロジェクトの共通目的（ゴール）を決める

キックオフミーティングでは、メンバー間でプロジェクトの方向性の確認を行います。プロジェクトの目標や目的について、まずシンプルに説明しましょう。メンバーがプロジェクトの方向性に悩んだ時などに、共通設定したゴールを思い出すことで方向修正がしやすくなるでしょう。

ここでは複雑な目的や方向性を提示してしまうと、メンバーから理解されづらく忘れられがちです。そのため、常に思い出しやすいシンプルなものに設定するのがおすすめです。

体制の共有

キックオフミーティングでは、円滑に作業を進めるために具体的な体制の説明も行いましょう。

「自分の役割は何か」「責任の所在は誰にあるのか」「問題がある場合は誰に相談すればいいのか」などについて共有しておきましょう。

メンバーが自分の役割を理解することで、作業を効率的に進められるようになります。

さらに他のメンバーの役割を知っておけば、迷った時に誰に相談すればいいのかが分かりやすいでしょう。

またいつでも体制について確認できるように、体制図を作っておくことをおすすめします。体制図があれば相談する相手を間違えることがなくなるでしょう。

さらに、ステークホルダーの特定を行います。ステークホルダーとは、プロジェクトの関係者のことです。関係者とは、顧客や協力会社、経営者、プロジェクトメンバーなど社内社外を問いません。プロジェクトを円滑に進めるには、こうしたステークホルダーとの関係を管理する「ステークホルダーマネジメント」も重要とされています。

ステークホルダーマネジメントについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

【第15章】ステークホルダーマネジメントを意識しよう：ステークホルダマネジメントとは

現状の課題や必要事項の共有

現状で判明している課題や必要事項の共有を行いましょう。一覧で確認できる資料があればより分かりやすくなります。課題はプロジェクトの円滑な進行を妨げるものですので、早期解決が必要です。メンバー全員で共有することで、解決策が見つかりやすくなるでしょう。

また課題をメンバー全員で共有することで、リーダーには見えていなかった課題が出てくることもあります。課題の内容といつまでに解決しなければいけない課題かを共有しておけば、現場の混乱を抑えられるでしょう。

メンバー間の自己紹介

キックオフミーティングでは、プロジェクトメンバーの自己紹介も行いましょう。特に社内複数の部署からメンバーが集まっていたり、社外の人が多かったりする場合は、自己紹介を行うことでコミュニケーションを円滑にすることが期待できるでしょう。

自己紹介をすることで、話し方や表情から相手の人となりがある程度分かります。メンバー同士がお互いの人となりを知ることで親近感が湧き、プロジェクトを良い雰囲気で進められる可能性が高くなるでしょう。

ただし大人数で自己紹介をするのには時間がかかるため、人数がそこまで多くない場合のみ全員で行うことをおすすめします。大人数の場合はプロジェクトの責任者やリーダーのみが自己紹介をしましょう。

質疑応答

キックオフミーティングの最後には質疑応答の時間を設けましょう。プロジェクトの不明点や疑問点は、質疑応答でできるだけ早めに解決しておくことをおすすめします。

質疑応答によってしっかり意見を出し合うことができれば、メンバー間の雰囲気も良くなるでしょう。

キックオフミーティングのポイント

キックオフミーティングを始める前には開催のポイントについて知っておきましょう。ここではポイントを5つご紹介します。

資料など事前準備を徹底する

キックオフミーティングを行う際には、事前に資料などの準備をしっかりしておきましょう。準備が徹底されていないと、プロジェクトを実施する目的や目標が理解しにくくなります。また認識のズレがおき、円滑にプロジェクトを進められない可能性があります。

資料にはプロジェクトの目的とゴールを明確にした「プロジェクト憲章」を作成することがあります。プロジェクト憲章について詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事を参考にしてください。

プロジェクト憲章の意味と、その実践方法とは？（Vol.26）

開催時期を見極める

キックオフミーティングは開催時期を見極めることも大切です。キックオフミーティングは一般的にプロジェクト開始の1週間前までに実施しましょう。開催時期が決定したら、できるだけ早くメンバーに日時を通知します。

参加人数が多いと日程調整が難しく、開催時期が遅くなってしまいがちです。全員の日程調整に慎重になるあまり、キックオフミーティングの開催時期を逃すという失敗もあります。全メンバーの参加が難しい場合は、主要メンバーだけに絞る等、プロジェクトスタートのタイミングを逃さずにミーティングを設定しましょう。

プロジェクトが進んでからキックオフミーティングしても、メンバーに「今さら感」が漂い、モチベーション向上には至らないでしょう。

そのため、プロジェクトが決定したらキックオフミーティングに向けてできるだけ早く動き出す必要があります。

最適な方法で開催する

キックオフミーティングには、対面、Web会議システム、チャットツールなどの中から最適な方法を選択しましょう。メンバー全員の顔合わせのためには対面式が理想とされていますが、状況によっては難しいこともあります。

遠方のメンバーやテレワークのメンバーがいても開催しやすいように、Web会議システムやチャットツールの利用も検討しておきましょう。

会議中は議事録を取る

キックオフミーティング中は議事録を取りましょう。議事録は見るだけでミーティングの内容が理解できるようにポイントを押さえてまとめます。

主に以下の内容を記載しましょう。

・会議名
・日時/場所
・出席者
・要旨、議事内容
・決定事項

ミーティング中に議事録をまとめるのは難しいため、まずは要点を押さえたメモを取りましょう。メモは議事録の流れに沿って書きます。また誰が言ったのか分かるように発言者もしっかり記録しましょう。

議事録はミーティングに参加していない人が読むことが多いため、読み手がすぐに理解できるように適度に話し言葉や書き言葉を加えます。

ミーティング終了後にメモの情報を整理し、議事録の体裁を整えましょう。
キックオフミーティングに限った話ではないですが、参加することが目的ではなく、発言内容や決定事項をしっかりと記録しておきましょう。

キックオフミーティングにおける注意点

キックオフミーティングは、プロジェクトの目的や目標について共有し、メンバーのモチベーション向上のために必要とされる会議です。

まとめ

キックオフミーティングは、プロジェクトの目的や目標について共有し、メンバーのモチベーション向上のために必要とされる会議です。

今回はプロジェクト開始時のキックオフミーティングにフォーカスしてお話ししましたが、プロジェクト管理については詳しい資料もご用意しております。ぜひご覧ください。