第8回OBPMユーザー会 開催のご報告

 2017.04.16  株式会社システムインテグレータ

OBPMユーザー会

昨年の第7回に続き今年も第8回OBPMユーザー会を開催しました。今回も多くのユーザー様にご参加頂き、様々なノウハウ共有、ご感想を頂きましたのでユーザー会レポートとして配信させて頂きます。

第8回OBPMユーザー会

昨年もお伝えしましたが、OBPMのユーザー会は、‘ユーザー参加型’という点が大きな特徴です。ベテランユーザー様、スターターユーザー様合わせ、50社80名の方にご参加頂き、ユーザー様主体のテーブルディスカッション、パネルディスカッションを行ない、プロジェクト管理向上のノウハウをお持ち帰り頂きました。  

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テーブルディスカッション

1回目のディスカッションでは、スターターユーザー様からベテランユーザー様に以下のような質門が投げられ、OBPM活用のノウハウの伝授が行なわれました。挙げられた課題はOBPMを使っていない企業様にも共通しているもののように思います。

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 課題/質門  解決策/回答
 OBPMを現場にしっかりと浸透させるための取り組みは? 運用ルールを決め、組織としてトップダウンで、ルールを守らせる動きが必要。また権限を持ったPMOの設置が重要。PMOが定期的に取り締まり、ルール違反者当人ではなく、ルール違反者の上長に連絡が行くようにしている。上長はPMOからの指摘が入るのが当然気持ちよくないため、普段からルールを守らせる意識が強くなっていく。またPMOは異常値をみつけて指摘するだけでなく、現場と会話することが重要。PMOチェックは現場を助けるためのもの。遅れを自ら言い出せないリーダを救ってあげることも重要。
 運用ルール策定において工夫していることはなにか?  プロジェクトを運用するためのルールと、プロジェクトが炎上しないためのルールを分けて設ける必要がある。運用するためのルールは現場が主体。炎上しないためのルールはPMOが主体になる。また、PJの規模に応じて運用ルールを段階的に設けることも重要。100万円のPJと3,000万円のPJに同じルールを適用してはいけない。また、運用の例外は設けないことが重要である。
 PMOをしっかりと機能させるためにはどうすればいいか?  先に述べているようにまずはルールを作ることが優先。そのうえでそのルールをもとに取り締りを行なう責任者がPMOなんだということを、社長等の権限社から周知してもらうことが重要。また、ルールに反した場合、必要に応じては社長から直接是正メールを送るなどして、PMOの定着をトップダウンで推進していく。
 OBPMの運用を開始するにあたってのアドバイスが欲しい。  まずは「何のためにOBPMを使うのか」という目的を明確にすること。OBPMは多機能なツールのため、最初から理想に近づけようとすると現場がついてこれなくなることがある。まずは‘使ってもらうこと’に重きを置き、段階的に利用機能を増やしていった方が良い。
 現場の反発を軽減するための工夫はあるか?  現場の状況を理解するために、定期的にアンケートを実施して課題や要望、不満などを吸い上げている。その内容をもとに運用ルールの見直しや、必要に応じてSI社に対して機能改善要望を投げている。

2回目のディスカッションでは、次の6つのテーマ毎にテーブルに別れ、より具体的なディスカッションを行なって頂きました。

1. 進捗報告から見えるもの
2. リスク管理はスタートが肝心
3. 問題プロジェクトの検知(2テーブル)
4. データ活用のすゝめ(2テーブル)
5. 実行予算はなんのためのもの
6. 何から始める?1年目のOBPM(2テーブル)

パネルディスカッション

テーブルディスカッションで取り上げられた各テーブルの内容、また事前アンケートの内容をもとに、ユーザー様3名にご登壇頂きパネルディスカッションを行ないました。 

 課題/質門  解決策/回答
 現場でOBPMを活用させるためにどのような工夫をしているか?  集合教育やマニュアル作成ではなかなか定着しないと考えている。プロジェクトの各局面におけるチェック等の作業を毎回、PM、PLに対して教育している。また、やはりトップダウンでのメッセージが重要と考えている。例えば”赤字プロジェクト撲滅!”など。各メンバに対して「OBPMを使わなければいけない」という意識を植え付ける。
 導入推進メンバーについて  現場への浸透は、トップダウンも重要だが、ボトムアップもやはり重要。導入推進者が間違えてはいけないのは、導入目的は‘OBPMを導入すること’ではなく、‘現場のプロジェクト改善、人材育成’なのだということ。
 テーブルディスカッションで特に印象に残ったことは?  OBPMのリスク管理機能を活用していないユーザーが多いのが意外だった。失敗PJというのはスタート時点にほぼ決まっているものであり、PJスタート前に、リスク管理機能にてリスクをリストアップすることで、弊社では失敗PJ削減の効果がでている。各人が見える場所にしっかり記録しておける事がOBPMのメリットではないか。
 失敗PJ削減のためのリスク管理は?  担当者からの報告がPJの実態と合わず、気づいた頃には失敗PJとなってしまうことがある。PJの実態を把握するためには、ツール以外にどうしても深く踏み込んでいかないと分からない場面があるのは事実。そういった点もOBPMのマイルストーン管理機能にてチェックポイントを設け、レビュー必須とすることで、リスク管理の強化を図っている。
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プロジェクトを成功に導くためには、知識やノウハウといった「①理論」、効率的に情報を収集するための「②ツール」、そしてそれらをしっかりと伝え定着させるための「③体制」の3つが必要です。OBPMが浸透しプロジェクト管理業務が明確に改善されているユーザー様に共通していることは「③体制」が特にしっかりしているという点です。

ツールの機能改善・強化はもちろんのこと、今後は「③体制」に対しても積極的に改善のご提案を進めていければと考えております。

(株式会社システムインテグレータ 三浦暁史) 

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