受注管理業務は、受注した注文を確定して商品の生産・出荷に繋げる役割を担う業務です。企業活動をスムーズに行うためには、受注管理業務の効率化を図ることが非常に重要となります。
当記事では、受注管理の業務効率化に役立つ業務管理システムについて、概要・機能・メリット・選定方法を解説しています。受注管理システムの導入を検討している方や、現状の受注管理に課題を抱えている方は、ぜひ参考にしてみて下さい。
受注管理とは
受注管理とは、自社の顧客からの注文を受けてから出荷するまでの一連のプロセスを処理・管理する業務のことです。企業活動において受注管理はビジネスの入り口となる部分であると同時に生産や出荷といった業務に繋げる部分でもあるため、正確性・効率性が重視される業務となります。
近年ではBtoBにおいてもBtoCにおいてもビジネスのEC化率が高まりつつあるため、受注管理業務にもITシステムが活用されるのが一般的となってきています。
BtoB-ECについては、以下の記事にて詳しく解説していますので、ぜひご参考下さい。
BtoB ECとは？BtoC ECとの違いと成功のポイント
受注管理の手順
受注管理について理解を深めるには、基本的な受注管理の流れを把握しておくことが重要です。ここでは、BtoC・BtoBそれぞれにおける受注管理の手順・流れを解説します。
BtoC
- 注文内容の確認・登録
- 注文確認メールの送付
- 決済方法の確認・処理
- 各種帳票類の作成
- 出荷指示書と送り状の作成・出荷指示
- 出荷作業
- 出荷完了メールの送信
BtoB
- 見積書・契約書の作成
- 書類の送付
- 契約締結
- 受注内容の確認・登録
- 在庫確認
- 出荷日時・納期の連絡
- 帳票類の作成（受注伝票・注文請書・出荷指示書・納品書等）
- 出荷処理・出荷作業
- 発送完了の連絡
BtoCよりもBtoCの方が商取引の手順が複雑であるため、受注管理のプロセスも多くなります。
受注管理システムとは
受注管理システムとは、受注管理業務の一連のプロセスを自動化することで、業務効率化・負荷軽減を図るためのシステムです。メール・電話・FAX等による一般的な受注に対応した製品から、ECサイトの受注に対応した製品までさまざまなものがあります。
従来型の受注管理業務は、人の手により行われるアナログな作業が多く、手順も煩雑であることから多くのリソースを要しますが、受注管理システムでは多くの業務をデジタル化することで、効率的かつスピーディーな業務を可能とします。
近年では企業間電子商取引であるBtoB-ECや複数のチャネルで販売を行うオムニチャネル・OMOの普及・発展にともない、受注管理システムの導入を活用する企業は増え続けています。
受注管理システムと関連性の高いシステムには、OMS（Order Management System：注文管理システム）があります。
以下の記事で解説していますので、併せてご参考下さい。
OMSとは？メリットと導入のポイントについて解説
受注管理システムの主な機能
受注管理システムを導入して業務改善や業務効率化を図ろうと考えている方は、実際どのような機能が搭載されているのか知りたいのではないでしょうか。
ここでは、受注管理システムに搭載されている主な機能について解説します。
受注管理
受注管理システムの中心となる機能が、受注管理機能です。顧客からの注文内容の確認・確認メールの送信・決済方法の確認・帳票作成・出荷データの作成といった受注業務の一連の流れをシステム上でまとめて処理・管理することができます。
データの処理・管理を一元化することができるため、他部門との情報共有・連携・調整もスムーズに行いながら業務を進めることも可能となります。
出荷管理
出荷管理機能とは、受注管理業務の最終フェーズである出荷作業を管理するための機能です。出荷指示書・納品書・領収書等の帳票の発行や、送り状の作成・ピッキング・出荷の指示などをシステム上からスムーズに行うことができます。
受注情報・在庫情報と連動させて出荷業務を行うことができるため、効率化が図れるだけでなく出荷ミスや梱包ミスも低減することが可能です。
在庫管理
受注管理システムには在庫管理機能が備わっており、受注情報と在庫情報を紐づけることで、リアルタイムでの在庫管理と在庫状況に応じた受注を行うことが可能です。
複数のチャネルで販売を行っている場合においても、受注管理システムの在庫管理機能を活用すれば在庫情報を一元管理することができるため、在庫の確認不足による欠品・受注ミス等も防ぐことができます。
在庫管理業務については、以下の記事でも詳しく解説していますので、併せてご参考下さい。
EC・実店舗の在庫管理業務とは？効率化のポイントも紹介
受注管理システムのメリット
受注管理システムの導入を検討するにあたり、まずは具体的にどのようなメリットが得られるのかを把握しておきましょう。
受注業務の効率化
受注管理システムを導入する最大のメリットは、受注業務を大幅に効率化できることです。
同システムには受注業務を自動化するためのさまざまな機能が備わっており、業務効率化・工数削減・負担軽減を図ることができます。また、人の手による作業の比率も大幅に低減されるため、ミスや抜け漏れも防ぐことが可能です。受注業務が効率化されることにより、コストの削減や人手不足の解消にも寄与することができます。
受注量が多い企業や受注処理に課題を抱えている企業は、受注管理システムの導入により大幅な業務改善が期待できるでしょう。
複数のチャネルからの注文を一元管理できる
受注管理システムの大きなメリットが、楽天・Yahoo!・Amazonといった複数のモールや自社サイトで使用しているECカート、または店頭などのそれ以外のチャネルからの受注を一元管理できることです。
個別に受注処理・管理を行う必要が無くなるため、効率的かつスムーズに業務を行える体制を構築することができます。煩雑さが無くなることによって抜け漏れなどのミスも低減することが可能です。
複数のチャネルを利用している企業にとっては、受注管理システムの導入は必須と言えるでしょう。
さまざまなシステムと連携できる
受注管理システムは、販売管理システム・在庫管理システム・経理システムといった他のシステムとの親和性が高く、連携性に優れているのが大きな特徴です。自社で使用しているシステムと連携することで、受注業務に限らず他の業務も含めた業務効率化・負荷軽減が図れます。
製品により連携できるシステムは異なるため、連携によるパフォーマンス向上を視野に入れるのであれば、自社で使用しているシステムと連携が可能なシステムを導入することがポイントとなります。
顧客満足度の向上
受注管理システムを導入すれば、業務が効率化されることにより、スムーズかつスピーディな商品発送・顧客対応が可能となります。また、受注業務がシステム化されることにより、従来型の受注よりも柔軟できめ細やかな対応を行うこともできます。
このようなリードタイム短縮や対応のレスポンス向上により、最終的には顧客満足度の向上にも繋がるといえます。
受注管理システムの導入を選ぶポイント
受注管理システムを導入する際には、自社の環境や課題に合わせて製品を選ぶことが非常に重要です。
ここでは、受注管理システムを選ぶ際に必ずチェックしておきたいポイントについて解説します。
連携可能なシステムを確認
受注管理システムは、製品によって標準で対応している連携可能なシステムが異なるため、自社が使用しているシステムに対応した製品を選ぶことが必須です。
また、受注管理システムは販売管理システムや在庫管理システムなど他のシステムと連携することでより高いパフォーマンスを発揮できるため、製品を選ぶ際には連携可能なシステムの確認を行っておくことも重要となります。
対応するシステムや連携可能なシステムは、製品選びの前提となる部分であるため、最初に確認するようにしましょう。
料金体系
受注管理システムの料金体系は、大きく分けて従量課金制と月額定額制の2種類があります。それぞれ特性やおすすめの利用シーンが異なるため、自社に合った料金体系を選択することがポイントとなります。
従量課金制
受注件数に応じて課金が行われる。受注件数が少ない場合や件数が安定しない場合におすすめ。
月額定額制
受注件数に関わらず一定の料金で利用できる。受注件数が多いほどコストパフォーマンスを発揮できるため、件数が多い方やこれから増やしていく予定の方にはおすすめ。
実際にはさまざまなプランが用意されていますが、料金体系のベースとなるのは上記の2種類です。受注管理システムの料金はシステムを使い続ける限り発生するため、長期的視点で考えて自社に最適なプランを選択するようにしましょう。
サポート体制
受注管理システムを運用している際には、分からないことやトラブルが発生する場合もあります。そのため、何かあった際にも速やかに問題を解決できるように、サポート体制が充実した製品を選ぶことが重要となります。システム運用体制の変更や追加が発生した際にも、サポートが充実している製品であればスムーズに対応することが可能です。
製品を選ぶ際には、サポート範囲・対応時間・サポートの内容などについて細かくチェックしておきましょう。
使いやすさ
受注管理システムを選ぶ際には、機能・性能に優れているだけでなく使いやすいシステムを選ぶのも重要なポイントです。なぜなら、操作方法が分かりにくかったり使い勝手が悪かったりすると、操作ミスが起こりやすくなったり、そもそもシステムの利用が促進されなかったりといった理由で業務効率改善に繋がらない場合があるからです。
そのため、受注管理システムを選ぶ際には、自社の従業員のITリテラシーやシステムの操作性の確認を行い、できるだけ使いやすい製品を選ぶ必要があります。
自社が求める要件を満たしているシステムであったとしても、操作性・利便性に難がある場合は再度検討を行った方が良いでしょう。
まとめ
受注管理システムは、煩雑な受注業務を自動化することで業務効率化や業務品質の向上を図ることができるシステム。さまざまなチャネルからの受注をデジタル化することで、一元管理することができます。
ECサイトで利用する場合においては、販売管理・在庫管理・顧客管理といった他のシステムとの連携を行うことで、更なる利便性や効率性を追求することも可能。機能や製品を選ぶ際には、当記事でご紹介したポイントもぜひ参考にしてみて下さい。
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