Web受発注システムの機能・導入メリットとは?選定のポイントも解説

 2022.01.13  株式会社システムインテグレータ

デジタルトランスフォーメーションや働き方改革の文脈で注目の集まるWeb受発注システム。これまで紙ベースやメールで行われていた受発注をインターネット上で行えるようにすることで、作業を効率化し、生産性を向上することができます。
本記事ではWeb受発注システムの基本や導入のポイントについて詳しく解説していきます。

ECサイト構築基本ガイド

Web受発注システムとは?

Two creative millenial small business owners working on social media strategy using a digital tablet while sitting in staircase-2

Web受発注システムとは、企業間で行われる受注・発注といった取引業務をオンライン上で行えるようにするシステムのことです。

従来型の企業間取引は、電話・メール・FAXといったアナログな方法で行われることが多く、発注書・見積書・納品書・請求書といった帳票類の種類も多いため、業務が煩雑になりやすくミスも発生しやすいという課題があります。

Web受発注システムでは、システムの支援により取引のプロセスをシンプル化できるため、業務効率化・業務負荷軽減・ミス削減といった大きな効果があることから、BtoBビジネスを行う多くの企業で導入が進められています。

Web受発注システムを含むBtoB EC市場は拡大を続けている

Web受発注システムに対するニーズは年々高まっており、BtoB受発注専用システムを含めたBtoB-ECシステムの市場規模は2020年時点で344兆円以上を記録しています。EC化率(全商取引におけるECが占める割合)は33.5%を超えており、全商取引の1/3以上がオンラインで行われていることとなります。

電子商取引に関する市場調査

出典:経済産業省「令和2年度産業経済研究委託事業(電子商取引に関する市場調査)

 同年のBtoC-EC全体の市場規模が約18兆円であることから、いかに巨大な市場が形成されているかイメージできるのではないでしょうか。

近年はデジタル化の波もあり、Web受発注システムを導入する企業も増加傾向にあるため、市場規模は今後もさらに拡大し続けるでしょう。

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Web受発注システム・BtoB ECサイトの主な利用目的

Close up of human hand drawing career ladder with chalk-1

Web受注システムはBtoB ECサイト、B2B受注サイト、Web-EDI、Web受発注サイトなど、様々な言われ方をしていますが基本的には同じシステム用語です。
呼び方も様々ですが、構築する目的や求めるものもお客様によって様々です。

寄せられるご要望の中から代表的なものをいくつかご紹介致します。

1. FAX、電話注文の代替として

取引規模の大きい得意先とはEDIを構築しているが、それ以外の得意先は電話とFAXで受注している。各営業は外回りから帰社後に基幹システムへ受注の入力を行っているが、その時間を顧客開拓に使いたい。
といった悩みはどの企業も抱えておられるのではないでしょうか。
弊社もこういったご相談を受けることが一番多いです。

このケースでは、それほど多くのSKUを得意先は注文しませんので、できるだけ直感的に、多くの操作が必要なく目的の商品、製品にたどり着けるWeb受注システムが必要になります。
また、繰り返し同じ注文を行う得意先が多いので、“お気に入り商品の登録機能”、セット商品の組み合わせで注文が行える“定型注文機能”、SKUと数量入力でダイレクトに注文できる“型番注文機能”などを用意することが必要です。

また、得意先別商品別に仕切りの変更が行える機能は必須です。
仕切りといっても、仕切率で管理している場合、ダイレクトに仕切り値で管理している場合もあります。
あと、大事なのは、基幹システムで管理されているので、同システムから仕切データをWeb受注システムに取り込める仕組みもないといけません。

また、得意先は掛売というビジネス形態が多いと思いますので、ECサイト上では決済は行いません。

実は世の中にはBtoB ECサイトのASPやSaaSシステムが多くあるのですが、なぜか掛売対応ができないシステムが多いので、注意が必要です。

また、パッケージ型であっても、もとはBtoC向けのシステムをBtoB向けにカスタマイズしたパッケージが多いため、必要ない機能が多く、見た目もBtoCサイトに近いシステムが多いです。

2. 新製品や売りたい製品を紹介して受注したい

このケースは上記1.にレコメンドを加えた要件です。
サイトがない現状では、得意先は分厚いカタログをベースに目的の商品を注文しますので、自社が売りたい、または紹介したい商品をおすすめすることが困難です。
そこでBtoCと近しいイメージでレコメンドを表示したり、メールマーケティングを行ったりすることが要件に加わります。

このケースでは、上記1.のWeb受注システムが基本要件なのですが、販促にかかわるマーケティングの要件が付随するので、BtoC ECサイトの要件も含まれます。

実際の構築の際には、数あるBtoBかBtoCのECサイトから自社の要件に近しい製品を選定し、ギャップとなる部分はカスタマイズで補う必要が出てきます。

3. 新規顧客を獲得したい

このケースは、ほぼBtoC ECサイトの要件となります。
顧客を管理する項目が企業、会社になる程度のイメージです。
基幹システムにも登録されていない顧客の獲得が要件となりますので、顧客で一律の仕切り値ですし、与信の問題があるので基本的には入金ありきの取引となります。

世の中のBtoB ECサイトのASPやSaaSシステム、パッケージが一番対応できている要件ですので、より金額、機能がマッチするシステムを選ぶことができると思います。


4. BtoBtoB ECサイト

このケースは多くのパターンがあり、すべてをご紹介できないのですが、一番オーソドックスな要件をご紹介します。

メーカー>販社>顧客という商流を前提とします。
メーカーは販社の囲い込みと、販社の営業活動を把握、サポートする目的としてのサイトを構築します。
少し複雑なのでそれぞれのステークホルダー別に何ができるサイトなのかを整理したいと思います。

顧客

商品をどの販社から購入するか決定できます。販社ごとに決済条件や取引条件、取扱商品、金額などが異なります。
また、商品に役務や保守サービスが付随している場合は、顧客住所により対応可能な販社が絞られるケースも多くあります。

販社

サイトオーナーの商品だけでなく、自社が取り扱っている他のメーカー商材もサイトで販売することが可能です。
自社でBtoB ECサイトを運用することなく、ECビジネスが可能です。もちろん商品の販売価格などは自由に設定可能です。

メーカー

販社が別の競合メーカーと付き合う機会を軽減することが可能な仕組みです。
また、メーカーは直販を行っていないため、これまで流通経路の把握が困難でした。
この仕組みによりマーケティングに必要なデータの取得も行えます。
販社が顧客へ適切なサービスを提供しているか(例えば見積依頼を放置していないかなど)も把握できます。

この仕組みを保持した製品、サービスは、少なくとも国内には存在しないので、スクラッチ開発かカスタマイズが得意なECパッケージを選定することになります。

5. 修理、保守サービスまで提供したい

これは製造業メーカーの要件によくあるケースです。
販売後に得意先の専用ページにて、購入した製品、部品の稼働期間の把握が可能で、いつメンテナンスが必要かなのかがわかり、それに必要なオイルなどの部材の購入も簡単に行うことができます。

メーカーは、保守メンテナンスの定期売上により、ストック売上の最大化を狙っています。

これは上記1.のケースにアドオンで保守メンテナンスと定期購入機能をつけることでシステム構築します。
基幹システムとの連携も密に行う必要があるため、多くの企業は運用している基幹システムベンダーに相談しているのではないでしょうか。

 

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Web受発注システムの主要機能

Hand holding tablet with global database concept-1

Web受発注システムについて検討しているけれども、具体的にどのような機能があるのか分からない方もいるのではないでしょうか。導入を検討する際には、やはり主要機能についてはしっかりと理解・把握しておくべきです。

ここでは、Web受発注システムの主要機能について、発注側・受注側に分けてそれぞれご紹介します。

発注における主な機能

まずは、Web受発注システムの発注側の主な機能についてご紹介します。

発注書の作成・送付機能

Web受発注システムには発注書の自動作成機能が備わっているため、メール・FAXといった従来の発注方法と比べて発注書作成の手間や時間を大幅に削減することができます。

また、発注手順も標準化・シンプル化されるため、発注書の作成・送付に伴うミスも低減できます。

マルチチャネル機能

取引先によっては、従来のようにメールやFAXでの発注を希望される場合もあります。

Web受発注システムでは、発注書作成後にメールやFAXに自動変換して送付できる機能が備わったものもあるため、従来の発注方法とシステムによる発注方法を混在させることも可能です。

注文履歴からの再発注機能

Web受発注システムでは、過去の発注履歴から数量や納期を変更して再発注を行う機能が搭載されています。

そのため、定期的な発注や再発注については大幅に手間と時間を削減することが可能です。

発注情報管理機能

Web受発注システムでは、システム上で利用したデータを発注手段に関わらず一元管理することができます。

従来型の管理方法ではメール・FAX等の発注手段別に管理する必要がありましたが、Web受発注システムではまとめて管理できるため、管理の手間・時間を削減することができます。

また、受発注データをエクスポートすることで、別のツールやシステムで管理することも可能です。

受注における主な機能

続いて、Web受発注システムの受注側の主な機能についてご紹介します。

マルチチャネル受注対応機能

Web受発注システムの最も基本的で重要となる機能が、受注対応機能です。BtoBビジネスでは、店頭・Webサイト・メール・電話・FAX・専用システム等さまざまなチャネルから受注が行われるため、受注対応・処理も煩雑なものとなります。

Web受発注システムではこれらをひとつのシステムで対応することができるため、受注対応を効率化・一元化することが可能です。

取引先ごとに提示する商品・金額等の切り替えも可能であるため、個別対応・販売促進・受注促進もスムーズに行うことができます。

受注管理機能

BtoBでは、取引先によって発注チャネル・発注方法・発注日等が異なるため、処理が煩雑になりがちです。Web受発注システムを活用すれば、現在の受注状況をリアルタイムで一括管理することができます。

全体の状況を一覧で確認したり、日付やステータス(処理状況)での絞り込み等も可能であるため、受注処理の効率化・時間短縮・ミス低減を図ることができます。

メール配信機能・メール自動配信機能

Web受発注システムでは、受注にともなうサンクスメール・確認メール・発送メールといった各種メールをスムーズに配信する機能が備わっています。

テンプレートや定型文のほか、特定のタイミングで自動配信する機能も搭載されているため、受注に伴う連絡の負荷軽減を図ることができます。

在庫管理機能

Web受発注システムでは、受注データと出荷データからリアルタイムで在庫を管理できる機能が備わっています。

正確な在庫を把握することにより、機会損失や売れ残りロスを防ぎ、適正な在庫を維持することができます。

出荷指示・帳票作成機能

受注を受け付けた後は商品の出荷を行う必要がありますが、Web受発注システムには発注数・在庫・納期といった受注データから自動で出荷指示を行える機能が搭載されています。また、出荷に必要な出荷指示書・納品書といった帳票類も自動で作成することができます。

煩雑な出荷業務の多くを自動化できるため、正確でスピーディーな出荷が可能となり、業務効率や受注数の向上が期待できます。

請求書作成・発行機能

Web受発注システムでは、過去の受注データから自動で請求書の作成・送付を行うことができます。担当者が行うことは、基本的に請求データ確認と作成後の確認のみです。

請求書作成の手間と時間を削減できて、ミスも防ぐことが可能となります。

システム連携機能

Web受発注システムは、業務システムや会計システムとの連携機能が搭載されているシステムもあります。

自社の環境に合わせたシステムを導入すれば、業務システムや会計システムにデータを移行することができるため、入力の手間やミスを削減することが可能です。

Web受発注システムを導入するメリット

Modern cyber soldier with target matrix eye concept

ここでは、Web受発注システムを導入することで得られる主なメリットをご紹介します。導入を検討している方は、どのようなメリットがあるのかぜひ確認しておいて下さい。

業務効率化・業務負荷軽減

Web受注システムを導入する最大のメリットは、同システムの機能でご紹介したように、取引に伴う業務効率化や業務負荷軽減を実現できることです。

入力・確認・問い合わせ対応といった人力で行わなければならない作業量を大幅に低減できるため、コスト削減や人手不足解消といった効果も期待することができます。

クレーム・トラブルの低減

Web受発注システム導入により取引のプロセスがシステム化されることにより、人為的なミスが大幅に低減します。また、システム上でいつでも受発注履歴を確認することができるため、取引先との齟齬も減らすことができます。

このようなシステム特性により、不要なクレームやトラブルを未然に防ぎ、取引先とも円滑に取引を行えることが大きなメリットです。

取引先の利便性・業務効率を向上できる

Web受発注システムを導入すれば、システムに慣れると時間や場所に関わらずスムーズな発注が可能となるため、取引先の利便性・業務効率を向上させることができます。

導入初期こそ取引先に負担をかけますが、結果的に満足度向上に繋げることができるため、長期に渡って良好な関係を築くことができます。

このようにWeb受発注システムを導入することで、自社も取引先も大きなメリットを得ることができます。

BtoBビジネスに特有の煩雑な受発注業務に悩まされている方や、ビジネスを加速したい方には非常におすすめのシステムと言えるでしょう。

Web受発注システムを導入するデメリット

Midsection of businesswoman with binders at office

Web受発注システムの導入には、デメリットとなる側面もあります。ここではどのようなデメリットがあるのか、具体的にご紹介します。

初期費用・月額費用が高額となる場合がある

Web受発注システムはパッケージ製品やクラウドサービスをそのまま利用できる場合はコストを低く抑えることができます。しかし、完全オリジナルのフルスクラッチ開発が必要な場合は、初期費用・月額費用ともに高額となる点がデメリットです。

取引先企業の合意や協力が必要となる

Web受発注システムは、自社だけでなく取引先企業にも導入・利用してもらわなければ運用することができないため、導入時には合意を得なければなりません。

システムを導入してくれない取引先が多いと、わざわざWeb受発注システムを導入しても期待した効果を得られない場合もあります。このように自社都合だけでは導入できないことが、Web受発注システム導入の大きなデメリットです。

導入初期はレクチャーやサポートに労力がかかる

Web受発注システム導入時には、取引先に対してのシステムの利用方法や業務フローについてのレクチャーやサポートも必要となります。担当者の習熟や慣れも必要となるため、導入初期はスムーズな取引が難しくなる可能性もあります。導入初期にはある程度の労力を覚悟しなければならない点もデメリットと言えるでしょう。

Web受発注システムの導入にはこのようなデメリットがありますが、いずれも初期段階のものです。導入時の障壁さえクリアできれば、長期的には自社にとっても顧客にとっても大きなベネフィットとなります。

Web受発注システムの導入が検討段階で止まるよくある原因

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ここでは、FAX、電話注文の代替として立ち上げるWeb受注システム・BtoB ECサイトに絞った話をします。

10年以上前からこのケースでのご相談を数多くの企業、しかも東証一部に上場しているような大企業からいただきます。
しかしながら、多くの企業は弊社からご提案するまでもなく途中で検討が止まってしまいます。
なぜでしょうか。
弊社で検討状況のヒアリングを行った結果の一部をご紹介します。

  • まだ、予算化はできていない。
  • 構築かかる費用が全くわからないので、多くのベンダーに話を聞いている。
  • 商品、在庫、受注といったデータを基幹システムと連携することが必要。
  • システム部門とはなにも話をしていない。
  • どの程度の得意先がFAXや電話からサイトへ移行してくれるのか、どの程度のFAX伝票数が減るのか想定できない。
  • 得意先のインセンティブ(Webでの注文のメリット)が考えられていない。

いかがでしょうか。このような状況では検討が前に進まないのは一目瞭然です。大企業ですらこのような状況が多いのです。

サイトを立ち上げても得意先が利用してくれないサイトだとプロジェクトは失敗です。
また、費用対効果としてシステム構築、保守にかかるコスト以上に、事務作業の軽減コストが減らないと失敗です。
ですので、システム企画の初期段階、少なくともベンダーに相談する前にプロジェクト成功となるKSF(Key Success Factor)を定めておく必要があります。
そうすることで投資可能なコストもある程度、見える化することができます。

また重要なのは、情報システム部門などの社内のステークホルダーを検討段階からプロジェクトに参画させておくことです。
システム部門では基幹システムの入れ替えの最中でBtoB ECサイトとの連携など考えられるタイミングでないというケースもありました。

Web受発注システム選定のポイント

Light bulb and drawing business strategy at background-1

Web受発注システムの導入を検討しているけれども、どのように選べばよいか分からない方もいるのではないでしょうか。

ここでは、Web受発注システム選定時に見るべきポイントをご紹介します。

導入実績が豊富であるか

多くの企業に導入されているシステムであれば、性能・機能・汎用性・サポート体制に優れている可能性が高いため、できるだけ実績が豊富なシステムを選ぶのがポイントです。

実績だけですべてを判断することはできませんが、失敗のリスクを減らす大きな目安となります。

自社が求めている機能が搭載されているか

Web受発注システムはさまざまな製品がリリースされています。最も重要なポイントは、自社が求めている要件を満たせる機能が備わっている点です。

評判や実績だけで選ぶと失敗するため、必ずチェックするようにしましょう。

カスタマイズ性・連携性に優れているか

Web受発注システムを標準機能だけで導入できるケースは少なく、基本的に自社の業務形態・商習慣に合わせてカスタマイズを行う必要があります。そのため、システムのカスタマイズ性の高さや自社に合わせたカスタマイズが可能か、必ずチェックしておきましょう。もし業界特有の商習慣がある場合などは、同じ業界への導入実績などを確認するのも有効です。

また、自社の業務システムや基幹システムとの連携が可能であるかも確認しておく必要があります。

操作性に優れているか

いくら優れた性能・機能を有したシステムでも、使いこなせなければ意味がありません。特にWeb受発注システムは自社だけでなく取引先の担当者が使用するものであるため、操作性に優れていることは非常に重要です。自社・取引先の担当者が無理なく扱えるように、操作が分かりやすく扱いやすいシステムを選定しましょう。

無料プラン・無料トライアルが可能なシステムで事前にチェックしておくと安心です。

マルチデバイスに対応しているか

現代のWeb受発注システムは、パソコンだけでなくタブレットやスマホで操作できることが当たり前となっています。マルチデバイス対応のシステムを選ぶことで、自社も取引先も受発注の利便性を高めることができます。

取引の機会を増やすためにも、マルチデバイス対応のシステムを選定するようにしましょう。

サポート体制が充実しているか

Web受発注システム導入後に、操作が分からなくなったり障害・トラブルが発生したりすることが無いとは言い切れません。専門的な知識・技術が必要な場合は、自社内での復旧は難しい場合もあります。

そのため、もし何らかのイレギュラーが発生してもスムーズに復旧できるように、サポート体制が充実したベンダーを選定することも重要なポイントです。

まとめ

近年ではAI OCRのテクノロジーにより、FAX受注を基幹システムへ入力する業務はなくすことが可能になりました。
どの程度の得意先がECサイトに移行してくれるのかという課題も、仮にFAX受注が残った得意先はAI OCRでデータ化したものを基幹システムに自動取込するという方向性であれば、業務軽減という観点ではプロジェクト成功です。
得意先の深耕、新規に得意先を増やすなど売上の向上と業務軽減を「BtoB ECサイト× AI OCR」の組み合わせで検討してみてはいかがでしょうか。

 

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