突然ですが、あなたの会社では働き方改革は進んでいますか？
遅い時間まで働けなくなった、みたいな声がちらほら聞こえてきますが、どうやって生産性を上げようかというのは企業にとってもそうですし、従業員にとってもまだまだ課題です。
実際、衆議院調査局経済産業調査室の平成31年2月の最近の企業動向等に関する実態調査では22.4%の企業が働き方改革への対応を、現在直面している経営課題として挙げています。
企業規模別で見てみると、直面している経営課題として働き方改革を挙げたのは、
大企業：34.1％
中小企業：25.1％
小規模企業：12.2％
となっており、大企業ほど取り組んでいる反面、課題もまだまだあるといったように読み取れます。
今回は、受注業務効率化という観点でEDIとは何か、営業活動の効率化の観点でBtoB ECはどうあるべきなのかについて考えていきたいと思います。
EDIとは
EDI（Electronic Data Interchange）とは、直訳すると「電子データ交換」という意味で、取引先企業との間を専用回線で接続してさまざまな業務書類をやり取りする仕組みのことです。EDIでやり取りされるデータは、契約書・受発注書・納品書・請求書等さまざまな業務書類があります。
これらの業務書類をメール・FAX・郵送等でバラバラにやり取りすると非常に煩雑で手間や負担が生じますが、専用回線であるEDIを活用することで業務効率化・コスト削減・管理効率向上を図ることができます。
EDIの活用は、自社だけでなく取引先企業にとっても恩恵が大きいため、販売・物流をはじめ多くの業界で広く活用されています。
EDIが浸透する背景とは？
もとより大企業先行で活用されてきたEDIですが、現在は中小企業にもその波は広がり、EDIを活用する企業が増え続けています。ここでは、EDIが浸透する背景について考察します。
業務効率化を意識する企業が増えた
現代社会はビジネス状況の変化が非常に激しく、また企業間の競争も激しい時代です。EDI導入により業務効率化や競合との差別化に繋げようとする企業が増えたことが背景として考えられます。
EDI導入のハードルが下がった
従来のEDIは専用システムの構築が必要であり、導入コスト・ランニングコストも大きいという特徴がありました。
近年では、テクノロジーの進化により低コストでスムーズに導入・運用できるEDIが登場したことが、EDIの浸透を後押ししたと考えられます。
経営上EDI導入の必要に迫られる企業が増えた
周囲にEDI導入企業が増えてきたことにより、取引先との商取引にEDIが必要となった企業も増えたことも、EDI浸透の背景として考えられます。
EDIを導入していないと経営上遅れを取ってしまうため、必要に迫られて導入する企業は少なくありません。
EDIを利用するメリット
EDIは古くから利用され続けており、現在も利用する企業は増え続けています。
ここでは、EDIを利用することで得られる主なメリットについてご紹介します。
ペーパーレス化の推進
企業間取引では膨大な量の業務書類がやり取りされるため、紙ベースでの取引を行っていると非常に多くの紙代・印刷代・郵送代が必要となります。EDIを導入すれば、業務書類をデータ化することができるため、紙の使用量やコストを大幅に削減することが可能です。
近年では、コスト削減や業務効率化、テレワークの推進、環境保護といったさまざまな観点から社会全体がペーパーレス化を推進している動きもあります。
ペーパーレス推進を実践したい企業にとっては、EDI導入による業務書類のデータ化は、大きなメリットがある取り組みと言えるでしょう。
業務の効率化
従来の紙による企業間取引の場合は、業務書類の記入・作成・郵送・確認など工程が煩雑で、多くの人員による作業が必要となります。
EDIを利用すれば、入力したデータはコンピューターに登録されて取引に利用することができるため、業務書類の作成・郵送・受付手続など多くの工程を省くことができます。
また、登録したデータは他の業務書類の作成にも流用でき、手間と時間の大幅な削減になります。
データによる処理・取引により業務効率を劇的に改善できることは、EDIを導入・利用する最大のメリットと言えます。
ミス・トラブルの防止
紙による業務書類の処理は、工程が多く携わる人員も多いため、どうしてもミスやトラブルが一定の割合で発生してしまいます。人の手によるミス・トラブルを完全に無くすことは不可能であり、工程が煩雑で作業人員が多いほどミス・トラブルが発生する確率も高くなります。
一方、EDIでは手作業での業務書類記入・作成・郵送等が不要になります。取引データの管理などをシステム上で行うため、アナログで管理していた場合の入力ミスや記入漏れなどを極力減らすことが可能です。ミス・トラブルを防いで業務の品質・正確性の向上につながります。
EDI利用による業務品質・正確性は企業間取引の信頼性向上にも繋がるため、メリットは大きいと言えるでしょう。
EDIの種類について
EDIには、通信に用いるデータ形式や識別コードといったルールによって、いくつかの種類に分けられます。EDIを有効活用するためには、各種類のEDIの特徴を理解しておくことが重要です。
ここでは、現在活用されているEDIの種類とそれぞれの特徴についてご紹介します。
個別EDI
個別EDIとは、取引先ごとに通信形式や識別コードなどのルールを個別に設定するタイプのEDIのことです。企業間で高い自由度でルールを設定できる反面、取引先ごとに専用システムの用意やルール設定を行う必要があります。
取引先が少ない場合には適していますが、取引先が多いと個別にシステムを用意するコストや個別対応の労力が必要となる点がネックです。規模の小さな企業にとっては大きな負担となるでしょう。
また、発注者優位でルールが決められやすい傾向があるため、中小企業・下請企業は条件面で不利になり負担が増えやすいという課題もあります。
標準EDI
標準EDIとは、取引規約・運用ルール・フォーマット・データ形式・識別コード等のルールが標準化されたEDIのことです。一般的な標準EDIには、業務用アプリケーションと連携するためのデータ変換システムが搭載されているため、受信した取引データをそのままダウンロードして処理することができます。
同一規格の標準EDI同士であれば、取引相手のシステムの仕様を気にせずに取引できるため、個別EDIよりも大幅に導入・運用の負担を軽減できることがメリットです。また、ルール管理がシンプルであるため、複数企業との取引を容易に行うことができます。
代表的な標準EDIには、流通事業者が利用する流通BMS・中小企業間取引に標準化された中小企業EDI・業界単位で一般化された標準EDI等があります。
業界VAN（標準EDI）
業界VANとは、ネットワーク技術を活用して異なる機種間での接続が可能な、特定の業界仕様に合わせて標準化されたEDIのことです。標準EDIの一種に分類されます。
業界VANでは、業界共通で使用される商品コード・取引先コード等を含めて標準化されているため、同じ業界であれば非常にスムーズに取引を行うことが可能ですが、他の業界との取引が難しくなります。
代表的な業界VANには、酒類・加工食品業界VAN・食品軽包装業界VAN・日用家庭用品業界VAN・商品流通VAN等があります。
近年注目される「Web EDI」について
近年では、上記の各種EDIに加えて、インターネット回線を用いたWeb EDIというタイプも登場しています。専用システムが不要で導入・利用が手軽なため、新規でEDIを導入する企業にWeb EDIが選択されるケースも増えてきています。
ここでは、Web EDIの概要・導入メリット・注意点についてご紹介します。EDI導入を検討している方は、選択肢のひとつとしてぜひ参考にしてみて下さい。
Web EDIとは？
Web EDI(Electronic Data Interchange)とは、従来のEDIが使用していた専用回線・電話回線の代わりに、インターネット回線を使用して企業間取引を行う仕組みのことです。
Web EDIには、データの通信にブラウザを用いるブラウザ型と、サーバーを介してファイルをやり取りするファイル転送型の2種類があります。一般的には、クラウドで提供されるブラウザ型のWeb EDIが主流となっています。
Web EDIは、電話回線の随時廃止・ISDN回線のサービス終了や近年のインターネット回線の広範化・高速化に伴い、従来のEDIに代替する新しい仕組みとして普及しつつあります。
Web EDIの導入メリットは？
Web EDIには、従来のEDIとは異なるさまざまな導入メリットがあることが特徴です。代表的な導入メリットについてご紹介します。
低コストで導入・運用を行なうことができる
Web EDIの多くはクラウドで提供されているため、専用システムの構築・保守・運用の必要がありません。
そのため、従来のEDIよりも圧倒的な低コストで導入・運用できるを行なえることが大きなメリットです。
導入や試験運用のハードルが低い
クラウドベースで提供されるWeb EDIは、システムの互換性や規格といった障壁が無いため、導入に必要な時間や手間が少なく非常に導入ハードルが低いことがメリットです。
Web EDIを試験運用することも容易であるため、導入の失敗リスクも低減することができます。
高速でデータ通信を行なうことができる
Web EDIは、従来の電話回線や専用回線を遥かに上回る速度で通信を行なうことができます。
少ない時間で大量の情報をやり取りできるため、業務のスピードアップ・業務効率化を図ることができます。
従来のEDIよりも利便性が高い
Web EDIでは、従来のEDIでは画像や漢字などのデータを扱えないケースが多かったのですが、Web EDIではもあった画像・漢字等も問題なく送受信することができます。
そのため、不必要な仕様によるミス・トラブルを気にすることなくスムーズに業務を行なえることがメリットです。
Web EDIは標準化されていない？
Web EDIは、現時点ではまだ前章でご紹介した現行EDIのように標準化が行われていないため、取引先とEDIシステムの仕様やルールが異なる場合は利用することができません。
いずれのWeb EDIもインターネット回線を利用するという点では共通していますが、ネットワーク通信規格である通信プロトコルが複数存在しており、プロトコルが異なるWeb EDI同士では取引を行うことはできません。このような通信プロトコルが乱立している状況も、Web EDIの標準化を難しくしている大きな要因と言えるでしょう。
そのため、導入にあたっては、事前に取引先企業に対して通信プロトコル・EDIの仕様・ルールの確認を行ない、利用可能な製品を選定することが必要となります。Web EDIには複数の通信プロトコルを取り扱えるサービスもあるため、なるべく柔軟に対応できるサービスを選定することで、通信プロトコル・標準化の課題を少しでも緩和することができます。
現行の個別EDIほど煩雑な手間は必要ありませんが、Web EDIの導入・利用にあたっては、個別EDIと似たような性質を持つという点に留意しておきましょう。
BtoB EC市場とEDI
電子データのやり取りで発注出来るのがEDIなのですが、これも電子商取引、つまりECに含まれます。
ECと聞くと楽天やAmazonのようにWebサイトで商品を選んで買う、みたいなものをまずイメージされると思いますが、EDIでの注文データのやり取りもECに含まれます。
我が国のBtoB EC市場は2017年時点で約317兆円の規模となり、BtoC EC市場の16.5兆円と比較してとても大きな市場なのですが、繊維や金属、化学薬品のなどのEDIでの取引が含まれて約317兆円なのです。
AmazonのようなWebサイトでのお買い物のように繊維や金属を買っていて約317兆円、というわけではありません。
そういった観点では、Webサイト上での情報の提供から見積などのコミュニケーション、発注、請求まで行えるBtoB ECサイトでの取引はEDIでの取引量と比べるとまだまだ小さいのかもしれません。
EDIで出来ないこと・ECサイトで出来ること
もともと紙のやり取りを電子化しましょう、というのがEDIの発想なので、受発注や請求の効率化という範囲は得意ですが、それ以外については得意ではないと言えるかもしれません。
例えばECサイトではたくさんの中から商品を検索したり、商品の詳細な情報をたくさんの画像で確認したり出来るのは当たり前ですし、あなたにはこんな商品がオススメですよ、みたいなレコメンドをしてくれるのも一般的です。
こういったBtoC ECのような見せ方をする考え方がEDIの方にはあまりないので、発注するものが決まってからは十分ですが、発注する前までの部分はEDIにとって不得意と言っていいでしょう。
ですからEDIは受発注や請求などのいわゆる事務作業を効率化してくれますが、受注に至るまでの営業活動の効率化はしてくれません。
BtoB ECの文脈で考えるとわかりやすいのですが、ECサイトとは単なる販売チャネルではなく、Web上での顧客とのコミュニケーションのハブという側面があります。
SFAやMA製品の導入という形での営業活動の効率化は進んで来てはいますが、Webサイトを活用した情報提供から購買に至るまでの体験をデジタル化出来ている企業はまだあまり多くありません。
働き方改革の名の下EDIによる受注業務の効率化はこれまでのように進んでいくと思いますが、こういったBtoB企業のデジタルマーケティングの文脈でBtoB ECサイトの普及も進んでいくのではと考えています。
今後のEDIとBtoB EC
今後IoTが今よりも普及することを考えると、発注自体を機械が勝手にやってくれるなんてことも期待できます。
わかりやすいところでいうと、複合機のトナーの残量が少なくなってきたらインターネット回線を通じて自動で発注してくれる、みたいなイメージですね。
精密機械の部品に取り付けられたセンサーがパーツの消耗を感知して、そろそろメンテナンスをしてはどうか、みたいな通知から新しいパーツの購入に進める、なんてことも進むかもしれません。
これまでのEDIとBtoB ECサイトと異なる概念の発注が増えていくのは間違いないでしょう。
ただし実際には企業の購買プロセスを考えると、なんでもかんでも自動で発注してもOKとはならないので、購買を進めるためのコミュニケーションはゼロにはなりませんが、見積を依頼するのも受け取るのもWebサイト上で当たり前に行われるようになる未来はそう遠くないのかもしれません。
企業の発注権限者にデジタルネイティブの世代が増えてくると、むしろデジタルでやり取り出来ないことがストレスに感じられる、なんてこともあるかもしれません。
今ほとんどの企業が紙ではなくても見積書をメールに添付して送付、みたいなことをしていますし、実際私もそうなのですが、もう少し双方簡単でわかりやすいコミュニケーションが出来るといいですよね。
効率的なコミュニケーション、というと味気ないやり取りになってしまうような気もしますが、より便利なコミュニケーションにしていくという風に考えると、今よりもよく出来ることはたくさんあるのかもしれません。
そのコミュニケーションに向いているのがEDIなのかECサイトなのかは重視する内容によりますが、自社の働き方改革だけを目的にするのではなく、お取引先様とよい関係を築くために、と考えるとやるべきことがスッキリ腹落ちするような気がします。
まとめ
企業間取引で発生する膨大なやりとりをデータ化できるEDIは、紙の使用量やコストが不要となるだけでなく業務効率化・ミス低減等のさまざまなメリットがある仕組みです。
近年ではインターネット回線の発達に伴いクラウドで提供されるWeb EDIも登場してきており、従来のEDIを上回るメリットがあるとして注目を集めています。また、EDIに代替する手段として高度なマーケティングが可能なBtoB ECに注目する企業も増えつつあります。
EDIやBtoB ECによる企業間取引の業務効率化や信頼性向上を検討している方は、まずは知識的地盤を固めて、自社の状況に適した製品を選定することをおすすめします。
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