営業活動の効率化はいつの時代にとっても企業の重要な課題です。
さまざまなシステムの導入が進み、紙での営業管理は少なくなりましたが、営業管理のシステムは入っているもののあまり有効に使えていないという企業は多いのではないでしょうか？
本記事では営業支援ツールであるSFAについて、機能やメリットから選定のポイント、導入を成功させる秘訣まで詳しく解説します。
SFAとは？
SFA（Sales Force Automation）とは、営業活動を効率化し、売上向上を目指すために開発されたシステムのことです。
SFAは、営業チームのデータ管理や活動履歴の共有、顧客情報の一元化、営業プロセスの自動化など、企業の営業業務を支援する機能が多数備わっています。
これにより、営業担当者はデータ入力や状況確認などの時間を短縮し、より効果的な営業活動に専念できるようになります。
また、企業全体で営業データを共有し、マーケティングや顧客対応の改善にも活用できます。
SFAとCRM・MAの違いと連携による相乗効果
SFA、CRM（Customer Relationship Management）、MA（Marketing Automation）は、いずれも企業の営業・マーケティングに関連するシステムですが、それぞれ異なる目的や機能を持っています。
SFAは営業効率の向上を、CRMは顧客関係の管理・改善を、MAはマーケティング活動の効率化を目的としています。しかし、これらのシステムを連携させることで、相乗効果が生まれます。
例えば、SFAで集めた顧客情報をCRMで分析し、MAを用いて的確なマーケティング活動を行うことができます。
また、SFAとMAの連携により、営業活動とマーケティング活動の効果を相互に高めることができます。
なぜ企業はSFAを導入するのか
営業上の課題はない、という会社はほとんどないでしょう。
売上を伸ばすための営業活動の質と量、両方に課題を持っている企業がほとんどです。
営業が個人商店化してしまっている
営業活動がその営業個人に完全に依存してしまっていて、組織化されていないという課題は、依然として企業を悩ませています。
- 個人で閉ざされてしまっているので状況がわからない
- 状況がわからないので課題もわからない
- 結果が出ていればいいが、そのノウハウも共有されるわけではないのでチームとして機能していない
- その営業が辞めてしまったら、もう何もわからない
一つの組織、チームなのに、営業がそれぞれ個人商店化してしまっていると、営業上の様々な問題が発生します。
気合と根性だけでは解決できなくなった
訪問数や商談数は重要な指標ですが、朝から晩までやみくもに活動さえしていれば数字を作れる時代ではありません。
そんな時代はもともとなかったかもしれませんが、お客様主導で情報が集め検討が進められる今、やみくもに活動だけ増やしても結果にはなかなかつながりません。
どういった顧客に、どういったタイミングで、何を提案し、どんなステップを踏むと受注確度が上がるのか。
営業プロセスを分析しながら改善を続けないと、今や計画的に売り上げを作ることはできません。
リモートワークが普及し、マネジメントの難易度が上がった
これまでは近くに部下がいたので、状況を伺い知れましたし、経験からアドバイスすることもできました。
しかりリモートワークとなってしまうと、途端に状況がわからなくなります。
例の案件の状況はどうなっているのか、今日期日の提案書はどこまで進んでいるのか。
上司が状況を把握することが難しくなっただけでなく、それを補うために部下に細かい報告を求めるようになった、という企業は少なくないでしょう。
こうした背景から効率的な営業マネジメントを実現する仕組みが必要となってきました。
SFAの機能
SFAシステムには、営業活動を支援する多くの機能が備わっています。
主な機能には、リード管理機能、案件管理機能、営業報告機能などがあります。
これらの機能を活用することで、顧客対応から商談までのプロセスを効率化し、営業成績の向上に寄与します。
また、システムに蓄積されたデータは、分析や予測にも役立ちます。
リード管理機能
リード管理機能は、見込み客の情報を一元管理し、営業チームが効果的なアプローチができるようサポートする機能です。ここでいうリード（見込み客）とはまだ具体的な検討段階まで至っていない、潜在層のことです。リードの状況や進捗を可視化し、適切なタイミングでのフォローアップや次のアクションを実行することで、案件を増やすことが期待できます。
さらに、リード情報の共有でチーム全体が連携し、効率的な営業活動を実現することができます。
案件管理機能
案件管理は営業プロセスマネジメントにおいてもっとも重要です。
案件それぞれの状態や進捗を一元管理することで、営業パイプラインの最新状況を把握することができます。
また、案件の段階に応じて実施すべきことを管理することで、営業活動の抜け漏れをなくし、受注率を向上させることができます。
案件管理機能には受注までのノウハウを蓄積し、共有するという側面もあります。
活動管理機能
SFAには、活動管理機能があります。この機能を活用することで、営業チームの行動履歴を一元管理し、効率的に営業活動を行うことができます。
具体的には、電話やメール、商談などの情報を一覧表示し、営業担当者の活動量や中身を把握することが可能です。
活動が可視化されることで、より効率的な時間の使い方やアプローチの改善を進めることができます。
予実管理
見込や実績の管理だけでなく、目標の管理もできるため、受注・売上の目標達成まで順調に推移しているかをリアルタイムで把握することができます。
またSFAによっては、目標は売上だけでなく、訪問数や、電話数など営業プロセスごとに設定することもでき、プロセスのどこに問題があるかも容易に発見することができます。
分析機能
各種データを見やすくグラフなどで表示する分析の機能が備わっています。
データを出力し加工する必要がないので、誰でもかんたんに現状を把握することができます。
部門別、チーム別、人別、商材別などさまざまな角度から営業の状態を分析可能です。
SFAの活用のメリット
SFAを活用することで、企業内の営業上の課題を解決し、売上拡大を進めることができます。
代表的なメリットを3つご紹介します。
情報共有が促進される
営業に関する情報が一元管理されるので、複数入力や報告の手間を大きく削減することができます。
こうした省力化もSFA導入の大きなメリットですが、本質的なメリットは情報共有可能な場所で蓄積されることです。
SFAがなく情報が蓄積されてない状態で営業が退職した場合、その営業が持っていた情報はすべて失われてしまいます。
また、退職しなくとも部署異動があった場合、いつまでもその人に聞かないとその顧客のことがわからないという状態になってしまいます。
SFAに情報を蓄積することで、こうしたロスをなくすことができます。
商談進捗の可視化による営業戦略の最適化
SFAを活用し、商談の状況を整理することで次のアクションが明確になり、質の高い営業活動を行うことができます。
ですが、商談情報を可視化することの最大のメリットは、組織単位で営業活動に取り組めるようになることです。
一人の力には限界があります。
一人で営業するより、チーム単位、組織単位で取り組んだ方が効率的に売り上げを伸ばすことができます。
情報が分断されている状態では組織単位での活動は難しいですが、SFAで営業に関する情報が統合されていれば誰でも状況を容易に把握できるので、上司だけでなく周囲のサポートを受けながら営業活動を進めることができます。
トップセールスの動き、考え方を標準化
トップセールスの動きや考え方を標準化することは、営業チーム全体の能力向上につながります。
SFAやCRMツールの導入により、トップセールスがどのようなアプローチを行っているのか、どのようなタイミングで顧客に連絡しているのかなど、その行動パターンや戦略を明確に把握することができます。
これをデータとして共有することで、他の営業担当者も同じような戦術を取り入れ、成功事例を繰り返しやすくなります。
SFAの選び方
SFAを選ぶ際には、まず自社の営業フローに合った機能や使いやすさを重視することが大切です。
また、導入費用や維持費用、導入後のサポート体制なども考慮に入れることで、自社に適したSFAシステムを見つけられるでしょう。
自社に必要な機能が揃っているか
SFAはたくさんありますが、基本的な機能はほとんど差がないと言っていいでしょう。
実際HPを見比べても大きな差を見つけることは困難です。
ですが、実際の画面で細かいところまで見ていくと、Aというシステムにはこれがない、Bシステムにはこれがある代わりにこれがない、など小さな違いがでてきます。
もちろんたくさんの機能が揃っているに越したことはないのですが、一般的に多機能なほど高額になります。
必要な機能を取捨選択するには、「自社にとって何が必要か」が明確でないとなりません。
情報収集という観点でまず見てみるのはいいですが、「自社の営業フロー上、自社の課題上、必ずこれがいる」といった機能を洗い出したうえで機能については評価することが重要です。
営業でも簡単に使えるか
SFAを使うのは営業です。営業が使えないと意味がありません。
現代の営業はPCもスマホも使えて当たり前になりましたが、リテラシーが高いか低いかは会社によって大きくバラつきがあります。
自社の営業がかんたんに使えるかどうか、は運用を成功させるためにも重要な評価ポイントです。
スマホに対応しているか
今やノートPCが支給され、スマホのテザリングでどこからでもインターネットや社内システムにアクセスできるのが普通になりましたが、わざわざノートPCを広げるのも手間です。
SaaSであれば、スマホのブラウザで表示させることもできますが、理想はブラウザではなく使いやすくスマホ用のUIになっているスマホアプリがあることです。
訪問先からの帰りのエレベータ内でスマホで活動の登録が終わるのか、どこかでPCを広げて記録しなくてはならないのかでは、使い勝手に天と地の差があります。
採用したSFAがネイティブなスマホアプリを提供しているかどうかは確認するようにしましょう。
MAや販売管理などのシステムと連携できるか
SFA単体で利用することはもちろん可能ですが、リードジェネレーションを管理するMAや受注後の管理をする販売管理システムと連携できると、さらに営業効率、業務効率が向上します。
そのほかにも名刺管理システムなど営業に関する情報はいくつかのシステムに分散している場合があるので、それぞれのツールと連携できるのが理想です。
自社で必要なシステムと連携が可能かはしっかり確認するようにしましょう。
サポートは充実しているか
もしSFAがシステムトラブルで丸一日使えなくなったら、営業の現場は大混乱です。基本的にそうしたトラブルが起きないように管理はされていますが、運用する中でトラブルをゼロにすることは実際には困難です。
そういったトラブルが発生した際に迅速に対応してもらえる体制があるかどうかは、安心して運用できるかどうかに関わってきます。
またトラブルがなくとも、使い方や質問にすばやく答えてもらえるかも重要です。
現場の営業から質問をもらっているのに、その回答に何日も要するようでは、やはりうまく運用が定着しません。
今では電話やメール以外にもすばやくやりとりできるチャットの窓口を用意しているサービスもあります。
そうしたQA対応だけでなく、運用に関する伴走型のサポートがあると、定着のスピードを加速させ、より早く効果を出すことができます。
他社のノウハウ共有など、効果的な運用を実現するためのさまざまなメニューがあるかどうかも重要なポイントです。
価格だけで判断しない
高いものを選べばいいというわけでもないですし、安ければいいというものでもありません。
導入の目的は自社の営業上の課題を解決し、売上を伸ばすことです。
そのための費用対効果で判断すべきですが、見えないコストにも注意する必要があります。
使い勝手はなかなか費用対効果で表現しづらいですが、使われないと意味はありませんし、使いづらいということはその分無駄に時間がかかるということですので、その時間分の労務費が無駄になっているということです。
優先順位を整理したうえで、お金をかけるべきポイント、かけないポイントを明確にしたうえで、トータルのコストで判断しましょう。
SFA導入を成功させるポイント
自社にあったツールを選んだとしてもそこで終わりではありません。まだなにも始まっていません。
社内で運用を浸透させ、営業上の課題を解決して初めてその導入は成功したと言えます。
導入を成功させる6つのポイントをご紹介します。
関係者全員と目的と課題を合意する
まず、SFAの導入を成功させるためには、関係者全員と目的と課題を明確にして合意することが大切です。
SFAは、営業プロセスを効率化するだけでなく、顧客データの一元管理や業務の効率化など、様々な目的があります。
関係者全員と話し合い、自社の目的や課題を明確にし、期待する効果を共有しましょう。
また、それぞれの立場や役割に応じた利用方法や機能を理解しておくことも重要です。
入力ルールを徹底させる
データが入力されなければ、意味がありません。
ですが、現場の営業の多くはデータの入力を嫌がる傾向にあります。
SFAにデータを入力する意義を説明することで納得して使い始める営業ももちろんいますが、それでも使わない営業がいるのが現実です。
ルールはルールだからと割り切って、淡々と伝え続けるのも一つの方法ですが、この後ご説明する営業マネジメントとその評価をSFAでしか行わないとすることも入力ルールを徹底させるのに役立ちます。
営業マネジメントはSFAの画面を使う
せっかくSFAを導入したのに、営業のミーティングはエクセルでやっている、となってしまっては意味がありません。
二重管理になってしまいますし、どうせSFAで管理されていないのであれば入れなくてもいいと考える営業も出てきます。
そうならないためには、SFAに入っているデータで、SFAの画面を使って営業マネジメントを行うことを徹底する必要があります。
実際に訪問してようが、SFAで訪問したデータがなければ評価上は訪問していないものとして扱う、電話していたとしてもしていないものとして扱う、といった形でとにかくSFAで管理をするんだ、というのを浸透させましょう。
案件の状況確認もSFAの画面に従って確認をすることで、SFAの利用も浸透できますし、受注率を上げるためのポイントも体系立てて伝えることができますので、とにかくマネジメント層がSFAをしっかり使うというのが重要です。
プロセスごとのKPIを設定する
営業上の課題を解決するためにSFAは導入されているので、KGIである売上はもちろん、KPIとなる営業プロセスにおいても目標値を設定したうえでモニタリングする必要があります。
むしろ課題解決の進捗においてはプロセスのKPIのモニタリングこそ重要です。
営業活動の量なのか、質なのか（ファネルの転換率）、企業によって課題はさまざまなですが、プロセスに目標を立てて、どこに課題があるのか、改善点はどこなのかがわかるようにしましょう。
スタッフ向けの研修とサポート体制の構築
SFAを利用するのは一部のメンバーだけでなく、営業活動に関わる全員です。導入時にしっかりと使用方法や運用方法に関する研修を実施することはもちろん、スムーズに運用できるよう社内体制を構築することも重要です。
理想はチームに1人詳しいメンバーがいることですが、当社は導入担当にサポートの依頼は集中するでしょう。
スムーズに運用がスタートできれば問題ありませんが、効率的な社内サポートを実現するには、社内用のマニュアルを整備することをおすすめします。
ツールのメーカーが用意する基本的なマニュアルとは別に、社内ルールや社内の運用に合わせたマニュアルを用意し、まずはそれを見て自己解決できるようにしておくと、問い合わせを減らすことができます。
社員の入れ替わりもありますので、こうしたマニュアルはスムーズなオンボーディングに有効です。
また、運用後も伴走してサポートしてもらえるサービスが提供されている場合は、その利用も検討しましょう。
PDCAを回す体制を作る
一度運用に乗ったらそれで終わりかというとそうではありません。
自社を取り巻く環境はどんどん変化していくので、営業も新しい課題に直面することになります。
こうした新しい課題に対応する、あるいは解決できていない課題を解決するためにも、PDCAサイクルを回す体制とスケジュールを決めておくことが重要です。
売上が伸びているからいいや、ではなく、プロセスごとに問題はないか定期的に確認し、さらに売上を伸ばせるようにしていきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
SFAは営業を行うすべての会社にとって重要なツールです。
データを活用して、顧客の状況や検討プロセスに合わせた適切な提案を行うことが、安定的に売り上げを拡大するうえで重要です。
アナログな接点の情報だけでなく、Web上のデジタルな顧客行動を組み合わせて活用できる状態を作り上げることで、さらに高度な営業活動、取引の効率化を実現することができます。
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