導入事例：株式会社ユニリタ

運用管理・データ活用などのパッケージ・サービスを提供している株式会社ユニリタ（以下、ユニリタ）。
プロジェクト管理の標準化や習慣化への取り組みについてお伺いしました。

株式会社ユニリタについて

システム管理のコアテクノロジーを提供

1982年に設立され、運用自動化パッケージソフトA-AUTOを中心としたシステム運用事業を展開してきたビーエスピーと、データ活用を主とするビーコンITが2015年に合併し、現在のユニリタが誕生しました。両社の強みを活かした相乗効果を狙い、パッケージの周辺開発や導入支援を行うカスタマーサービス部の設立から、組織再編・社内融合が進みました。データ活用ツールのWaha!Transformarやサービスデスク管理ツールのLMIS等を加え、顧客との相互成長を続けています。強みである「情報活用」「サービスマネジメント」「クラウドプラットフォーム」の3つのコアテクノロジーを使って、社会課題の解決および、企業のDXを加速させるユニリタグループの中核会社となっています。

抱える課題

システム統合とプロジェクト管理の見直しが急務

合併後、両社の業務管理に大きな違いが明らかになりました。主に「月報システム(工数集計)」と「プロジェクト管理」の2点です。 月報システムは一方がExcel、他方は新人研修で製作された自社システムでした。統合化の為に、Excelへの移行を試しましたが、うまくいきませんでした。

また、プロジェクト管理についても、ベテランPMOが1人で各プロジェクトの集計を属人的に行っており、手法が確立されていない状況でした。 個々のプロジェクトの工数や採算管理の精度もPM担当者毎にバラつきがあり、報告上では順調に進行していても、実際には遅延・赤字が発生し、検知や対策が遅れることで手戻りが発生し、課題は山積みでした。まさに改革が急務な状態でした。

問題解決のために

２社バラバラのやり方をひとつにしたかった。不安はなく必然と感じた。やるしかなかった。

工数集計とプロジェクト管理の２社のやり方を統一すべく、金子氏はツール検討に入りました。最後に残った2社のうちの1社に過去提案を受けていたOBPMがありました。もう1社は工数管理とガントチャート機能がメインでしたが、原価管理や採算管理の機能が不十分でした。将来的にはプロジェクトを正確に把握するだけでなく、OBPMのように工数・原価管理を中心にプロジェクト管理機能を統合する必要があると感じていました。プロジェクトの切り口以外に個人の工数管理にも対応、機能も豊富でもう１社に比べサポートも充実し、プレゼンを見た技術部門長からも高評価でした。また６年前から２度も提案をもらっていたOBPMに不安はなく、必然を感じていたことも事実でした。２社のやり方を統一するためには、OBPMでやるしかなかった、と金子氏は当時の決意を振り返ってくれました。

OBPMで変わったこと
導入効果について

１）問題プロジェクトの素早い検知で組織が動く

OBPM導入以前は、プロジェクトの終わり間際に問題プロジェクトが発覚し、その後の収束状況も見えにくい状態が常でした。OBPM導入後は進捗遅延率とコスト超過率で問題プロジェクトが検知できることで、組織もその値を見て動くようになりました。OBPMからデータ出力をした情報を「部門横断資料」としてレポート化することで、経営メンバーと現場が意識して、プロジェクトを見る習慣がつきました。そして問題プロジェクトの発覚後の対策も早く打てるようになり、大きく削減ができました。

２）２社初めての取り組みはツールがあるからできた

ユニリタでは「場の活動」という組織の改善活動があります。２社が合併されてから初めての大きな改善活動がOBPM導入でした。文化や管理手法がまるで違う２社がOBPMをうまく使うようになるまでは１年かかりましたが、標準化がベースになっているツールだからこそ実現できました。日々の工数入力や進捗率入力の定着、プロジェクト週報５営業日以内の提出も経営層のいる会議の場で現場や部門長に働きかけ続けることで習慣づけができました。

３）分析レポートの迅速な対応は、社員の気づきへ

直接工数の開発プロジェクト以外の社内活動にかかる間接工数も全て1人月で入力しています。トラブル対応が増えていないか、社内の打ち合わせやプリセールス活動にどれくらい時間をかけているかをOBPMで簡単に分析でき、様々な情報提供が社員の気づきに役立てられています。社員や委託先の工数も汎用データ出力で経理部門と簡単に連携でき、給与計算や売上計上の情報としても活用しています。

これから取り組んでいくこと

自社クラウドサービス：ITサービスマネジメント運用ツール「LMIS」で保守運用とつなげる

ヘルプデスクやサービスデスクとインシデント管理や変更・構成管理をクラウドで提供できる自社サービスの「LMIS」。今後、LMISを活用し自社の運用保守管理を強化することで、OBPMのプロジェクト管理とつなげたマネジメントを行っていきたいと、児玉氏は語ってくれました。

少ない人数で品質保証室が運営できているのはOBPMのおかげとのこと。その時間を今後はもっとプロジェクトデータの分析に費やしていきたいそうです。具体的には部門プロジェクト損益の見える化や、大型プロジェクトの早期リスクヘッジ指摘、経営者向けの分析レポートに取り組んでいきます。これからも製品・サービスや開発を中心としたクラウド・サブスク事業を拡大していくユニリタは、プロジェクト管理を強化しながら挑戦を続けていきます。