テレワーク時代に求められるERP像を考える

 2020.09.07  株式会社システムインテグレータ

新型コロナの影響により企業における日々の業務処理のさまざまな場面で、従前の業務処理手順、仕組み、システムなどの弊害が顕在化しました。多くの企業においてテレワークが推進される中、これまで当たり前のようにオフィスで実施されてきた業務が、テレワークだと生産性の低下を招き、業務処理そのもののやり方を変更せざるを得ない状況にもなっています。

このような状況下においてERPをはじめとする基幹業務システムも様々な課題に直面しました。本ブログでは、当社が直面したテレワーク環境下での業務における弊害とそれに対する改善策を例にあげ、テレワーク環境におけるERPの利用方法についてご紹介します。

テレワーク環境で当社が直面した現状と課題

当社は2020年3月の緊急事態宣言発令後から原則全社員が強制的にテレワークで業務を行うことになりました。オフィスに出社できず在宅での勤務を強いられたことで、多くの場面で業務課題が顕在化しました。

業務

その時点の状況

課題

請求書の発行・送付

紙に印刷して人が押印、郵送

・請求書への押印ができない

・現物の郵送ができない

注文請書の発行・送付

紙に印刷して人が押印、郵送

・注文請書への押印ができない

・収入印紙が貼れない

・現物の郵送ができない

検収依頼書の発行・送付

紙に印刷して人が押印、郵送

・検収依頼書への押印ができない

・現物の郵送ができない

<課題となった業務処理>

主に、「紙に出力 → 人が押印 → 郵送」をしていた各種書類に関わる処理においてとても非効率な状況となりました。

当社はERPパッケージ「GRANDIT」を基幹システムとして利用していますが、この時点では表中の各種書類はPDFデータで出力はできるものの、押印や郵送は人が実施しており早急な業務処理およびシステム処理の見直しが必要になりました。テレワーク業務中心となったことで紙書類での業務処理が大きな課題となったのです。

当社が実施したERPを利用した業務の電子化

このような直面した課題に対して、当社では「社内業務電子化ワーキンググループ」を組織して段階的な電子化を推進することを計画しました。

<業務電子化のステップ(案)>

まずはSTEP1として「紙」の書類を「電子データ」にすることから始めました。前述の請求書、注文請書、検収依頼書はPDFデータにより電子化はされていましたが、押印処理は人が行っていました。いわゆる「紙にハンコを押す」行為です。

これをERPの電子承認ワークフロー機能を利用して、承認処理がされた時点で自動的に出力される各種書類に社印の印影を表示させました。さらに顧客への郵送を廃止し、全て電子メールにPDFファイルを添付し送付しました。これは一番単純かつ簡単な方法でしたが、各業務を滞りなく実行することができるようになりました。

また、現在はSTEP2として取引先との書類の授受をメール添付で行うのではなく、外部クラウドサービスを利用して行うことを検討しています。例えば請求書データを基幹システムからクラウド上のサービスにアップロードすることで、受領者はWeb画面からの書類データの受領、添付ファイルとしてメールで受領、そのほか、従来のFAXや郵送でも請求書を受領することができます。クラウドサービスでこれらの処理がされるため、ユーザーはテレワーク環境でも問題なく業務を行うことができます。

<書類発行・送付クラウドサービス利用イメージ>

最終的にはSTEP3として会計帳簿だけでなく、各種取引伝票についても電子帳簿保存法に対応させる仕組みを構築することでペーパーレス化を実現し、完全テレワークでも業務が滞りなく実施できる仕組みづくりを計画しています。

ERPを利用したテレワークへの対応

ERPを導入すれば、テレワーク環境下での業務効率を格段に上げられるわけではありませんが、導入するERPによっては、通常時のオフィス業務であってもテレワーク環境であっても業務効率を大きく落とさずに対応することができます。その一例が以下のような業務です。

・ERPを利用した伝票承認処理

伝票承認処理はいまだに多くの企業が紙ベースで実施している業務のひとつです。紙で決裁書類を回覧することで、承認者不在による決裁の遅れや、膨大な紙書類の保管で悩まされている企業も多いのではないでしょうか。

伝票承認ワークフローに特化したシステムを導入することも解決手段ではありますが、ERPに本機能が実装されていれば、「伝票入力 ⇒ 申請 ⇒ 承認 ⇒ 伝票発行」の一連の処理を一つのシステムの中で完結することができます。さらに承認された伝票に自動で社印押印されれば、請求書などの各種伝票を取引先に電子ファイルで即時送付することができます。

・ユーザー端末を選ばないシステム環境

スマートクライアントやC/S型のシステムで伝票処理をする場合、ユーザーは専用端末やアプリケーションがインストールされた環境を利用する必要があります。テレワーク環境において自宅に専用端末を用意することが困難な状況下にあると、結果として出社を強いられることもあります。

これに対し、Webに対応しブラウザのみで稼働するERPの場合、セキュアなネットワーク接続環境さえ用意できれば、ユーザー端末が変わってもオフィス環境と同じように業務を行うことができます。

まとめ

当社が販売するERPパッケージ「GRANDIT」は、完全Webに対応しブラウザのみで利用できます。また、電子承認ワークフロー機能も内包されているため、あらたにワークフローシステムを導入する必要はありません。

この「GRANDIT」を基幹システムの中核に据え、さらに伝票授受を行うクラウドサービスや、契約書の締結手続きをすべてクラウド上で行うサービスと組み合わせて利用することで、業務を効率化するとともに、テレワーク環境における業務を滞りなく行うことができます。

おそらく新型コロナが拡がる現在の状況が落ち着いた後も、テレワークはどんどん進んでいきます。その時の基幹システムとして、ERPパッケージ「GRANDIT」は大きな貢献ができるものと考えます。基幹システム見直しのご検討をされている際には、お気軽に当社にご相談ください。

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