基幹系システムとは、企業の業務そのものを処理し、その情報を管理するための重要なシステムのことを指します。
一方、情報系システムとは、企業の業務には直接的には関係のない部分を、円滑に進めるためのシステムです。
この2つのシステムは混同されやすいものですが、前述したようにそれぞれ明確に違いがあります。
本稿では、その混同されやすい基幹系システムと情報系システムの違いについて、徹底的に解説していきますので、ぜひ最後までご覧下さい。
基幹系システムとは？
基幹系システムとは、企業の基幹業務と直接関わる重要なシステムです。
具体的に、どのようなシステムなのか見ていきましょう。
基幹系システムの特徴
小売、卸売業などであれば「販売管理システム」、製造業であれば「生産管理システム」や「在庫管理システム」、また人材に関する情報を管理をするための「人事給与システム」など、企業経営に直結するシステム全般を基幹系システムといいます。
例として挙げたように、決まった枠組みやパッケージがあるわけではなく、業種や業界によって基幹システムは異なり、または1つではなく複数の基幹系システムを活用する場合も多くあります。
基幹系システムを導入することで、業務の効率化が図れたり、手作業で行う処理に比べてエラーやミスを削減できたりと、さまざまなメリットが期待できます。また、基幹系システムで情報を一元的かつ効率的に管理することで、重複する作業を削減できるなどの効果もあるでしょう。
基幹系システムは、企業の根幹を担う業務に関係するため、何らかの理由で使えなくなってしまうと、経営に大きな影響を与えてしまう恐れがあります。
そのため、他のシステムよりもより堅固なセキュリティ管理が求められます。
基幹系システムの種類
先ほども簡単に触れましたが、基幹系システムとは具体的にどのようなものを指すのでしょうか。ここでは、いくつか基幹系システムをいわれるものをピックアップしてご紹介します。
在庫管理システム
商品や原材料、生産した製品など、売れる前の在庫品を管理するためのシステムを「在庫管理システム」といいます。
在庫は、現金化される前の商品であり、お金と同等のモノとして扱われます。
在庫管理システムを活用することで、要求されたモノを必要な場所へ適切に供給しやすくなり、適性な在庫量も管理しやすくなります。
業務の標準化、入出荷業務の正確性向上などにも役立ち、データを活用することで過剰在庫の抑制などコスト削減にも役立つでしょう。
販売管理システム
見積りや受発注など、販売に関わる業務を一元管理できるものを「販売管理システム」といいます。
「お金の流れ」と「物の流れ」を管理するシステムであり、機能としては、受注管理、出荷管理、請求管理、仕入管理、在庫管理などがあり、それぞれの機能が連動して処理ができるような仕組みになっています。
人事給与システム
勤怠管理、給与計算、入退社手続きなどの労務管理的な機能と、役職や待遇、人事評価、社員個々の資格やスキルの管理など人事管理的な機能を持ち合わせたものが「人事給与システム」です。
人事給与システムではマイナンバーを含めた個人情報を扱うことになりますので、セキュリティ機能を重視したシステムが求められています。
財務会計システム
経理処理や帳票、財務諸表の作成などができるシステムが、「財務会計システム」です。
ステークホルダーや経営判断のための情報として、タイムリーに経営指標をアウトプットすることができます。また、入力処理や帳票作成も効率的に、少ないエラー率で作成することができます。
売掛金、買掛金の管理や、請求業務など幅広い業務に対応してくれるシステムです。
情報系システムとは？
続いて、情報系システムについて、どのような特徴と種類があるか見ていきましょう。
情報系システムの特徴
情報系システムは、企業経営の根幹には直接的に関係のないものの、諸々の業務の効率化や最適化を実現することができるシステムの総称のことです。
基幹系システムとは違い、もしそのシステムが使えなくなったとしても、企業経営が滞るようなことはありません。そのシステムを使わずとも、他のツールやシステムで代替可能だからです。
そして、情報系システムのほうが基幹系システムよりも、低コストで運用できる傾向があります。
次に、情報系システムにはどのような種類があるのか、具体的に例を挙げていきます。
情報系システムの種類
情報系システムは、コミュニケーションツール、業務系システム、部門別システムなどと呼ばれることもあります。
コミュニケーションツールの具体的な例は、スケジュール管理、グループウェア、メールシステム、ビジネスチャットの社内SNS、Web会議システムなどがそれにあたります。
業務系、部門別システムの具体例は、CRM（顧客管理システム）、SFA（営業支援ツール）、MA（マーケティングオートメーション）ツール、BI（ビジネスインテリジェンス）ツールなどが含まれます。
CRMは、その名の通り顧客の属性情報や、顧客との接点や営業活動の履歴を一元的に管理するためのシステムです。
SFAは、CRMと機能が似ている部分がありますが、どのような営業活動がより効果的かを戦略的に判断できる情報を蓄積し、データ化してくれるシステムのことを指します。
MAツールは、同様にCRM、SFAと機能的に被る部分がありますが、マーケティングという視点で情報を一元管理し、分析情報を提供してくれるシステムです。
BIツールは、前述した3つのシステムよりも広義の概念で、企業内のあらゆるデータやノウハウ蓄積、管理し、それらのデータを意思決定や業務活動に活かすためのシステムです。
このように、経営活動を加速させるために有用かつ便利な機能を持っているのが情報系システムです。
基幹系システムと情報系システムの違いまとめ
ここまで、基幹系システムと情報系システムについてそれぞれ詳しく解説してきましたが、改めてその違いを整理してみましょう。
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基幹系システム |
情報系システム |
|---|---|---|
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主なシステム |
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用途 |
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重要度 |
経営活動に直接的に関係する |
経営活動に直接的には関係しない |
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導入障壁 |
高い |
比較的低い |
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導入、運用コスト |
高い |
比較的低い |
この比較でもわかる通り、基幹システムのほうが経営に欠かせないシステムだといえると同時に、導入に関するハードルが高いという課題があることもわかります。
そこで、次章からは基幹系システムの導入方法などについて見ていきましょう。
基幹系システムの導入方法は？
基幹系システムを導入する際には、どのような手順で、どのような準備をすればいいのか、解説していきます。
基幹系システム導入の準備
まず、導入の準備段階として検討すべきことは、基幹系システムの導入を企画化することです。
企画化する手順としては、まずは経営課題を洗い出します。
その際に、3年～5年などの中長期的な目標と比較して、現状がどのような状況なのかを整理していくと、課題がより見えやすくなるでしょう。そこで見つかった経営課題の中から、基幹系システムの導入によって解決することができる、経営課題を抽出していきます。また、あわせてどの程度解決を目指すのかという目標の設定も行います。
そこまで明確にできた段階で、どのようなシステムを、どのような形態で導入するかという絞り込みを実施、マッチするシステムの選定を行っていきます。
また、基幹系システムは基本的に全社的に関わるシステムであるため、各部門のメンバーを選定してプロジェクトチーム化することで、それぞれの部門の意見を吸い上げるながら役割分担をして推進することで、より実務的に役立つシステム導入を進めやすくなります。
その中で導入推進の音頭をとるプロジェクトリーダーを選出し、プロジェクトチームの役割分担や行程を明確にするマネジメントを行うことで、より計画的に導入プロジェクトを進めることができます。
このように、導入の方向性を決定し、体制を整えることが基幹系システム導入のための準備段階となります。
要件定義
次に、システムの要件を定義していく行程に入ります。
システムを導入した際に、現状の業務オペレーションと適合しない部分が出てくるはずなので、そのギャップを解消する作業が必要です。
解消する方法としては、業務オペレーション自体をシステムに合わせるか、システムをカスタマイズしてオペレーションに合わせたシステムにするのかの2つの方法があります。
このように、業務オペレーションとシステムにギャップがある部分を洗い出し、2つの解消方法を組み合わせながら、新たな業務オペレーションプロセスを定義していきます。
現状のオペレーションと大幅に変わってしまうと現場に負荷がかかり、システム自体をカスタマイズしすぎると、今度は導入や運用コストが増加してしまいます。
そのバランスを考えながら、要件を定義していく必要があります。
また、今までとオペレーションが変わることは間違いないため、新たなオペレーションを周知徹底するための社員教育も重要になります。
運用開始
要件の調整ができ、新オペレーションプロセスとシステムが完成したら、運用を開始していきます。
ただし、導入後スムーズに運用開始できるとは限らないため、問題なくシステムとオペレーションが稼働するまでは、ベンダーから支援をしてもらうようにしましょう。
また、準備段階で現状の課題解決指標を設定しているため、基幹系システムの導入によってその課題解決につながっているのか、定点観測をする必要があります。
その効果測定の結果によって、引き続きベンダーと協力しながら引き続き業務改善を進めるようにします。
基幹系システムで懸念されること
前述した通り、基幹系システムの導入には準備段階を含めてかなりの時間とコストを要します。
経営課題の解決のためのシステムですが、、基幹系システムの導入で懸念される点が1つあるとすれば、業務やその他の必要なシステムの見直しや整理を並行して行わないと、かえって業務が煩雑化してしまう可能性がある点です。
例えば複数の基幹系システムを利用していると、情報がバラバラになり管理が煩雑化し、逆に業務効率の悪化してしまう可能性などが懸念されます。
そのような課題を効果的に解決してくれるシステムが「ERP」です。
ERPは、「Enterprise Resource Planning」の略で、直訳すると企業資源計画ですが、簡単にいうと基幹系システムの集合体のことです。
基幹系システムの機能を連携、統合させて、それらのデータを一元化することで、業務プロセスや情報の重複を防ぎ、より広範囲の統一化された情報を手に入れることができます。業務効率がさらに向上し、経営判断もより早く正確に行うことができるようになるのです。
最近では、一般的な基幹系システムを網羅してパッケージ化されたERPが増えており、オンプレミスよりもクラウド化サービスが増えてきているという特徴もあります。
ERPパッケージ「GRANDIT」
弊社が提供する「GRANDIT」は、クラウド環境でも利用可能な純国産の完全統合型ERPです。
業務適応力とシンプル仕様のバランスを保持しており、経理、販売、在庫、製造、人事、資産管理、などの合計10モジュールにより構成。基本となる基幹業務を網羅したモジュールで構成されていますが、組み合わせは自由に変えていただくことができます。
基本モジュールに加えて「生産管理アドオンモジュール」「工事管理アドオンモジュール」「プロジェクト管理アドオンモジュール」「継続取引管理アドオンモジュール」などを独自開発しており、さまざまな業種への適用範囲を拡張しています。
大手企業を始めとして、多く企業様に導入いただいております。
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
当社はERPをはじめとする情報システムの豊富な導入実績をもとに、お客様一人ひとりのニーズに合わせた最適な改善策を提案します。業務の洗い出しや問題点の整理など、導入前の課題整理からお手伝いさせていただきます。
バックオフィス業務にお悩みをお持ちの方は、お気軽に株式会社システムインテグレータまでご連絡ください。
まとめ
基幹系システムと情報系システムの違いについて解説してきましたが、基幹系システムは企業経営において重要なシステムでありながら、バラバラの基幹系システムを利用してしまうと、業務がバラバラになりむしろ非効率になってしまうなどの可能性があることが懸念されます。
その懸念を解決してくれるのがERPであり、GRANDITは日本のユーザー系SI企業が業務ノウハウと運用経験を結集した、コンソーシアム方式でリリースした純国産ERPパッケージを提供しています。
弊社ではGRANDITが提供する基本モジュールに加え、独自開発した追加用モジュールも多数ご用意し、様々な業種への適用範囲を拡張しています。
弊社ノウハウを取りまとめた、ERPに関連する資料も多数ご用意してありますので、ぜひご覧ください。
