「業務効率化」や「経費削減」は、業務上課題となるテーマの1つです。しかし、具体的な業務プロセス改善方法がよくわからない方も、多いのではないでしょうか。
本記事では、業務プロセスを改善する手順について解説します。実際の成功事例も紹介しているので、具体的な改善イメージを固めたい方にもおすすめです。
業務プロセス改善とは？
業務プロセス改善とは、現状の業務のプロセスを改善し、業務効率化・経費削減を進めるための施策です。わかりやすく言うと、業務に関わる人、業務で扱う情報、業務フローなどを改善します。
業務プロセス改善の目的は、主に次の3つです。
- 業務時間の削減
- コストの削減
- IT化の促進
時間のかかる業務の効率化や、業務の自動化によってコスト削減を目指すのが目的です。また業務効率化・経費削減の手段として、IT化（システムや機械の導入）を同時に進めることもあります。
業務プロセス改善で高い成果を得るために重要なのが、「継続的に改善していく仕組み」です。わかりやすく言うと、PDCAを回して改善をすすめていくことが重要となります。
ただ、具体的な業務プロセス改善方法がよくわからない方も、多いのではないでしょうか。続いて、「業務プロセスを改善する手順」を解説します。
業務プロセス改善に向けた4つの手順
業務プロセスを改善するときは、次の4つの手順で進めます。
- 現状分析
- 改善案の作成
- 改善案の実施
- 評価・改善
1つずつ詳しく見ていきましょう。
1. 現状分析
業務プロセス改善を進めるときは、「現状の把握」がとても重要です。なぜなら現状がわからなければ、「課題」や「改善点」がわかりにくいからです。
現状分析するときは、以下2つの確認をしましょう。
- 業務内容や業務フローの確認
- 業務上の問題・課題の確認
業務内容や業務フローの資料がなければ、「BPMツール」を使って図化するのも手法の1つです。
たとえば、「Questetra（クエステトラ）」などのBPMツールを使えば、業務フローを直感的かつ簡単に作成できます。クラウド型で費用も低価格なので、おすすめです。
また、業務上の問題・課題を確認するときは、実際の担当者に確認することも重要です。担当者に確認するときは、以下どちらかの方法で進めましょう。
- ミーティングで、直接ヒアリングする場を用意
- Excelなどで、「ヒアリングシート」を作って現場に配布
まずは現状分析ができるよう、情報を集めるイメージです。
2. 改善案の作成
次に、具体的な改善案を作成しましょう。このとき、単純に問題・課題の改善案を整理するだけでなく、「有効性」と「現実性」も加味し整理しておくと良いでしょう。
- 有効性：「改善後に、どのくらい効果が得られるか」を示す指標
- 現実性：改善案を「実現できるか」を示す指標
これらを整理しつつ、優先度を決めていきましょう。目標の優先度が決まったら、目標達成のためにKPI（目標ための、中間的な数値目標）を設定します。
たとえば、「業務の時間を最小限に抑える」という目標だと、どこまで何をすれば良いかよくわかりません。しかし、「毎月30時間かかっている業務を、10時間に抑える」といったKPIを設定した場合、実際にかかった時間で目標達成率を判断しやすくなります。
このように、KPIを決めると実施後の評価がしやすくなるのです。
3. 改善案の実施
改善案から目標やKPIを決めたら、実際に実施しましょう。ただ、改善案を実施すれば必ずうまくいくとは限りません。
むしろ、業務の変更に伴い、新たな問題が起こることも多いでしょう。そのため、「改善案を実施した後、効果を得るための仕組み」を作っておくことをおすすめします。
わかりやすく言うと、以下のようにPDCAを回せるようにしておくイメージです。
- P（Plan） ：問題・課題を解決する改善案を決める
- D（Do） ：改善案を実施する
- C（Check） ：実施後の効果や、新たな問題が発生していないかチェックする
- A（Action）：このまま進めるか、別の案を考えるべきか方針を決める
ちなみに、最初は「改善後の効果が見えやすい施策」から始めると良いでしょう。なぜなら、実績が作れないと「経営層の理解」が得づらくなってしまうからです。
「無駄に時間のかかっている業務」など、実施して改善効果の出やすい業務から着手しましょう。
4. 評価・改善
PDCAを回して良い改善効果を得るために重要なのは、「Check」と「Action」の工程です。
まずは、改善案を実施する「期間」を決めます。2週間、1ヵ月などの期間を決めて、評価を行うイメージです。
実際に評価するときは、KPIを設定しておくのがおすすめです。KPIを設定しておくと、「目標」と「実際の結果」を比較して判断しやすくなります。
仮に、「3ヵ月で15%の業務改善を行う」というKPIを設定していたとします。1ヵ月実施した結果が、「7%の業務改善」だった場合を考えてみましょう。
このまま継続すれば、「3ヵ月で15%の業務改善を行う」という目標が達成できそうです。このように、達成できるか判断しやすくなるのです。方針が決まったら、Plan（計画）に戻りPDCAを回していく流れとなります。
ただ、改善できる業務をイメージしづらい方もいるのではないでしょうか。次に、業務プロセス改善で成功した事例を紹介します。
業務プロセス改善で成功した事例を紹介
今回は、業務プロセス改善で成功した2つの事例を紹介します。
- 事例1：ANA
- 事例2：ロイヤルホテル
1つずつ詳しく見ていきましょう。
ANA
1つ目は、航空会社「ANA」の事例です。ANAでは、以下の成功した事例があります。
- iPadの導入したペーパーレスの実現により、約4億円の経費削減
→経費の中から無駄なものを見極めて、解決した事例 - 荷物預かり業務ができる機械を導入し、カウンター人員を約70％削減
→時間のかかる業務を見極めて、解決した事例
特にペーパーレスの実現による約4億円の経費削減は、経費削減以外の効果も生んでいます。iPadの導入で情報共有がしやすくなり、情報連携にかかる時間を大幅に減らすことができたのです。
ロイヤルホテル
2つ目は、ホテル運営会社「ロイヤルホテル」の事例です。ロイヤルホテルでは、5S運動を実施した、業務プロセス改善の成功事例があります。
5S運動とは、以下5つに分けて作業環境を整備し、作業の品質・スピードを上げる施策です。
- 整理
- 整頓
- 清掃
- 清潔
- しつけ
現状分析、把握した上で進めていく点では、業務プロセス改善の流れに最も近いかもしれません。以下で詳しく解説されているので、興味がある方はご一読ください。
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
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バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
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まとめ
今回は、業務プロセス改善の概要、具体的な手順、改善事例について解説しました。
業務プロセス改善は、現状分析から効果が得られるまでに時間はかかりますが、紹介した事例のように、改善によって大きな効果を得られるケースもあります。
まずは、業務を振り返るきっかけとして現状をしっかりと分析し、改善点の洗い出しからはじめてみましょう。
