デジタル化・ペーパーレス化の進む現代の企業活動ですが、それは税務申告の分野においても同様です。2022年1月1日に電子帳簿保存法の改正によって電子保存が義務化されましたが、企業がスムーズに国税関係帳簿の電子化を進められるよう2年間の猶予期間が定められました。この2年間の猶予期間とはどのようなものなのでしょうか。
この記事では、法改正の背景と併せて2年間の猶予を受けるための条件や準備の進め方について解説します。また、準備の際のポイントや注意点についても紹介します。
電子保存の義務化に「2年間の宥恕措置」
電子帳簿保存法の改正においては、準備期間を設ける目的で「2年間の宥恕（ゆうじょ）措置」が取られました。まずは、電子帳簿保存法とは何か、宥恕措置とはどんな措置で、受けるためにはどうすればよいかを確認しましょう。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、電帳法と略されることもあります。
これは、1998年に施行された法律で、当時パソコンや複合機の普及でデジタル化しつつある社会に対応しようという目的で定められました。具体的には、従来の紙媒体でのみ認められていた国税関係帳簿書類の保存を、一定の条件を満たせば電子データとしての保存を認められるようにすることで、紙媒体で保存・申請する事務負担の軽減や、税務の適正な履行を図るというものです。
当初は保存形式が限られており、紙媒体で作成した書類をスキャンしてデータ化したものは不可などさまざまな制限がありました。しかし、関連法令の整備などが進み、現在ではスキャン保存が可能になるなど、技術革新や時代に合わせてアップデートされてきている法律でもあります。
なお、最新の電子帳簿保存法の概要については、こちらでも詳しくまとめています。併せてご覧ください。
【2022年最新版】電子帳簿保存法の改正、必要な対応とは？ポイントを解説
電子保存の義務化とは
パソコンやインターネット環境が個人・企業問わず普及し、電子保存の環境が整った現代における最新のアップデートとして、法改正がなされた電子帳簿保存法では電子保存を義務化しています。
電子帳簿保存法で対象となっている電子保存には、「帳簿書類の電子保存」と「電子取引情報の電子保存」の2種類があります。このうち、電子取引情報の電子保存が、今回の法改正で保存が義務化された電子データです。
電子取引情報とは、メールに添付された注文書や請求書など「取引にかかわる書類のデータ」のことです。従来は、こうした電子取引情報のデータから出力した書面の現物が保存されてさえいれば、必ずしもメールやPDFファイルといった元の電子データが保存されている必要はありませんでした。
しかし法改正後は、元の電子データ自体の保存が義務化されたため、メールや添付ファイルを含む電子取引の全てを磁気的記録に保存した上で、検索を容易にするとともに、正確性を期するため「日付」「金額」「取引先」を明記しておかなければならなくなったのです。
宥恕措置の内容とその背景
電子取引情報の電子保存の義務化を盛り込んで改正された電子帳簿保存法でしたが、全ての企業・個人事業主が万全の体制で対応できたわけではありませんでした。
前述の通り、磁気的記録には「日付」「金額」「取引先」の３項目を付与しなければなりません。これらは電子データそのものではなく、それを記録した磁気的記録にタイムスタンプとして付与されなければならないため、インターネット環境や一般財団法人日本データ通信協会が認定した事業者との契約、専用のソフトなどが必要になります。
こうした知識やインターネット環境を持たない家族経営や、個人事業主・中小企業といった事業者には、要件を満たすための知識や時間・費用の準備期間が不足しているとの指摘があったのです。
そのため、令和4年度税制改正大綱では、電子帳簿保存法の宥恕（ゆうじょ）措置が盛り込まれました。
宥恕措置の内容を要約すると「2022年1月以降の2年間は、電磁的記録の保存要件を満たせないやむを得ない理由がある場合には、従来通りの方法で処理してもこれを認める」というものです。これにより、電子保存のシステム導入が間に合わなかった中小規模事業者も、この2年の間に移行すればよいこととなりました。
宥恕措置を受ける方法
宥恕措置は例外であるため、受けるには原則として「保存義務の要件がやむを得ない事情で満たせない」という資料・証拠を保管し、税務署へ届出をする必要がありますが、特に難しく考える必要はありません。
というのも、改正大綱のただし書きには「当該電磁的記録の保存要件への対応が困難な事業者の実情に配意をし、引き続き保存義務者から納税地等の所轄税務署長への手続を要せずその出力書面等による保存を可能とするよう、運用上、適切に配慮することとする」とあります。
実際の運用上“対応できないという証拠”を提出したり精査したりするのは、手間も時間もかかりすぎて現実的ではありません。そのため、電子保存が義務化されたデータについても、出力可能な紙ベースで資料を保管・提示できる現状ならば、それを「電子保存化に対応困難である証明」として受理するので、特別な届出や資料作成は不要という扱いになるのです。
つまり宥恕期間中、対応できないものは従来通り紙ベースで保存し、提出すれば良いという認識で問題ありません。
電子帳簿保存法に違反した場合の罰則内容
宥恕期間中、税務手続きにおいて特別な対応が不要でも、悠長に構えている時間はないでしょう。なぜなら、義務化された書類の電子データ保存にはさまざまな要件が定められていることから、システムを期限ギリギリに導入したとしても、不慣れなまま扱ってミスが起き、意図せず違反してしまうケースもあり得るからです。
改正された電子帳簿保存法には罰則規定も存在するので、データ保存の要件から逸脱するあまり虚偽の申告とみなされてしまえば、費用をかけて環境を整備しても申告がスムーズに進まないばかりか、罰則を受ける可能性もあります。
罰則の中でも、青色申告の承認取り消しは多くの個人事業主の方々にとって痛手となるでしょう。罰則を受けると、事業所得・不動産所得に対する最大65万円の控除が受けられなくなり、家族などの専従者給与の経費計上が認められなくなってしまいます。加えて、当期欠損金の次期以降への繰越ができなくなり、白色申告化による推計課税が課される場合もあります。さまざまな要因が相まって、翌年以降の税負担が格段に重くなる可能性があり、事業を営む上でのデメリットは計り知れません。
そうならないためにも、宥恕期間のうちから新システムの選定・導入は早めに行い、帳票作成・保存形式の変化に戸惑うことがないようにしておきましょう。
猶予期間内に準備すべきポイント
実際に、猶予期間のうちに電子情報取引の電子保存の準備を整える際は、電子保存そのものへのシステム対応だけではなく、ペーパーレス化の推進や、2023年10月に施行を控えたインボイス制度への対応も並行して必要になってきます。ここでは、猶予期間内におけるそれぞれの対応のポイントを解説します。
電子保存への対応
電帳法の保存要件では、PDFで受領したり、スクリーンショット機能で保存してデータ化したりした契約書や請求書などの取引関係書類（証憑類）は、タイムスタンプを付与するか、訂正削除の防止に関する事務処理規程によって運用しなければなりません。
タイムスタンプの付与を取引先が行っていればそのまま保存することは可能ですが、そうでない場合は自社のシステムにて付与するか、相当する情報を自社で策定した訂正削除の防止に関する事務処理規定に従って手入力し、保存する必要があります。
また、保存方法だけでなく保存場所にも要件があり「検索機能が確保」されている必要があります。そのため、あらかじめ検索機能が搭載されている証憑保存が可能なシステムを利用するか、自社サーバーの専用フォルダに保存しましょう。特に、自社サーバーにて保存する場合は、検索機能を確保するために事務処理規定で定めたルールに従ってファイル名を統一した上で、索引簿を添付する必要があり、事務作業の工数が増えることに注意が必要です。
さらに、国税関係帳簿は原則７年間の保存期間が定められているため、保存領域が不足しないよう十分なサーバー容量を確保しておかねばなりません。システムを利用する場合は、不足時に追加の容量が購入できるかどうか、バックアップ体制は整っているかなども考慮に入れておきましょう。
ペーパーレス化の推進
改正電帳法への対応を急ぐあまり、システムを導入せず、証憑となる取引関係書類回りだけを電子化するつもりで限定的にペーパーレス化を進めていくと、紙ベースの書類と電子化された書類の事務処理が混在することとなります。そこに事務作業の工数増加も重なれば、混乱による事務ミスや業務効率の低下は避けられないでしょう。
しかし、取引関係書類には請求書・領収書以外にも見積書・注文書・契約書・納品書といった多くの種類があり、スキャンによるデータ保存の要件が緩和されてはいるものの、全てを一度にペーパーレス化することは容易ではありません。
その場合は、受領分の請求書・領収書のデータ保存から取り組んでいきましょう。送られてきた帳票のデータを保存するという取扱数の多い業務に慣れておけば、それを足がかりにして他の帳票の電子化やデータ保存の対応に踏み出す際にもスムーズに移行できるためです。
また、ペーパーレス化を推進することで、取引先企業から電子データで受け取った書類は紙ベースを介さずデータのままで申請・承認に回せることや、会計処理へ持っていくことができるようになり、結果としてスピード感のある顧客対応が可能になります。
電帳法への対応だけでなく、それをきっかけとして業務フロー全体の効率化を図る意味でも、全体のペーパーレス化を見据えたシステム導入は効果的といえるでしょう。
インボイス制度への対応
ペーパーレス化を推進する上で忘れてはならないのが、2023年10月より施行されるインボイス制度との関係です。
インボイス制度の下では、仕入税額控除に必要となる適格請求書の発行のため、経理部門の業務は以前にも増して煩雑となることが考えられます。紙ベースでの取り扱いによる誤記や事務ミスに起因して適正なインボイスが発行できない事態になれば、取引先からの信頼を損なうことにもつながりかねません。それだけでなく、自社の税務申告における情報の正確性などコンプライアンスにも関わってくるため、会計監査や税務調査で疑義を抱かれてしまう可能性もあります。そこで、請求書や会計関連を電子化しておくことで、そうしたリスクの低減効果が期待できます。
インボイス制度への対応においては、ペーパーレス化を早期に実現するとともに、総合的に社内システムに連携し、経理部門の負担を軽減しておくことが重要になるでしょう。
電子帳簿保存法改正への対応スケジュール
3つのポイントを踏まえ、宥恕期間中にペーパーレス化を進めるスケジュールをどのように定めていけばよいのかを検討します。この際、電子化と並行してインボイス制度への対応を進めることを考慮して決めましょう。
宥恕期間が終了し、証憑の電子データ保存が完全義務化されるのは2024年1月からです。電子化システムの導入に要する期間としては、運用検討・サービス選定に1〜3ヶ月程度、導入後の部分稼働に3ヶ月程度、その後全社での本稼働という流れを想定し、計4〜6ヶ月程度を目安とします。
一方インボイス制度は、2023年10月からの施行となっています。完全義務化との間に3ヶ月の期間こそあるものの、インボイス施行後は経理部門の繁忙が考えられるため、電帳法対応の準備期間としては期待せず、インボイス制度対応のフォロー期間と捉えると良いでしょう。
また、企業によって時期は異なりますが、決算期も繁忙のため電子システム化・インボイス対応準備に人手を割けないことが見込まれます。
そのため、少なくともインボイス制度開始前、可能であればその直近の決算期までに６ヶ月程度はシステム導入の移行期間を確保しておき、新システムの全社稼働を確実なものとしてから、残りの期間をインボイス対応に充てるのが得策といえるでしょう。
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まとめ
電子化対応のため2年間の猶予期間が与えられた電子帳簿保存法ですが、2024年からは電子取引情報保存の完全義務化が運用開始になります。インボイス制度への対応も考慮すると、これから対応に取り掛かる企業が実際に確保できる期間は限られています。
2022年度の決算・申告については宥恕措置でと考えている事業主も、業務フローに混乱が生じたり罰則を受けたりしないよう早めのシステム導入を検討する必要があります。ペーパーレス化が加速する社会に対応するとともに、新制度を万全の体制で迎えられるようにしましょう。
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電帳法対応ソリューション
電子データ保存オプションにおける 電帳法対応
