2022年1月1日より電子帳簿保存法が改正されました。この法改正によりこれまで紙で保管が必要であった証憑書類を処分できるようになりました。
書類を紙で管理するコストや手間は軽視できず、課題として認識している企業は少なくありません。そこでこの記事では、電子帳簿保存法の改正で何が変わるのか具体的に解説します。活用したい電子帳簿保存システムについても詳しくお伝えするので、ぜひ業務効率化の参考にしてください。
「電子帳簿保存法」の改正とは
電子帳簿保存法の改正によって何が変わるのでしょうか。この章では電子帳簿保存法について解説します。
電子帳簿保存法とは
そもそも電子帳簿保存法とはどのような法律でしょうか。電子帳簿保存法は国税に関する帳簿や書類を電子データで保存する際の方法について定めた法律です。帳簿や書類は原則として紙での保存が必要とされていましたが、保管スペースの確保や管理に手間がかかるため問題視されていました。
こうした紙からの脱却を促進して業務効率化を図るため、1998年に電子帳簿保存法が成立したのです。現在までに要件緩和などの法改正が行われてきており、書類の電子化を検討する企業が年々増えてきています。
ちなみに、この電子帳簿保存法の対象は大きく3つに分類できます。
1つ目は国税関係帳簿で、仕分帳・総勘定元帳・売掛帳・買掛帳などが該当します。
2つ目は国税関係書類で、決済関係書類の貸借対照表や損益計算書、取引関係書類の請求書や見積書などが当てはまります。
3つ目はメール添付やWeb送受信、インターネットなどによる電子取引です。請求書や見積書などのやり取りをしたら電子データ保存を行わなくてはなりません。
電子帳簿保存法改正の主なポイント
電子帳簿保存法改正の主なポイントは4点あります。法改正前と改正後の違いを確認しましょう。
事前承認の撤廃
法改正前の電子帳簿保存法では帳簿の電子保存やスキャナ保存をする際に、税務署長から事前承認を受ける必要がありました。そのため、これまでは電子化を始めるには、まず申請書を作成して税務署へ提出し承認を待たなければならなかったのです。
法改正後はこの事前承認の手続きが不要になり、一定の要件を満たしていれば電子保存を速やかに始められるようになりました。
タイムスタンプの付与期間の延長
これまでは帳簿のスキャナ保存にはスキャンをした際に受領者が自署を行い、3営業日以内にタイムスタンプの付与が必要でした。
法改正後は受領者の自署が不要になり、タイムスタンプの付与期間も最長で約2ヶ月以内と大幅に延長されました。データの訂正や削除の際にシステム上で電磁的記録を入力期間内に保存したと確認できれば、タイムスタンプの付与も省略できます。この改正によりスキャナ保存制度導入後に担当者にかかる負担が軽減されます。
適正事務処理要件の廃止
適正事務処理要件に手間がかかり苦労している企業も目立ちました。この適性事務処理要件とは相互けん制や定期的な検査、再発防止策に関わる社内規程整備などの業務で、企業が帳簿保存を円滑にするためのルールです。原本との照合や事務処理担当者が2名以上必要などの取り決めがあり、企業にとっての負担は少なくありませんでした。
法改正後はこの適正事務処理要件が撤廃されました。原本の保管や事務処理担当者を複数名配置する必要がなくなったのです。定期的な検査も不要となるため業務の負担が大きく軽減されています。
データの検索要件の変更
データの検索性に関して、改正前はさまざまな項目や条件による検索性を確保することが求められました。しかし、法改正後は日付・金額・取引先の3項目だけになりました。そのため、要件を満たしている会計ソフトウェアを導入しやすくなり、電子化のハードルが下がりました。
以下ブログでより詳細に解説しています。併せてご覧ください。
【2020年度改訂版】電子帳簿保存法のポイント
電子帳簿保存法はシステム導入での対応がおすすめ
電子帳簿保存法の対応はシステム導入がおすすめです。この章では電子帳簿保存システムとは何かを解説し、システム対応すべき背景を説明します。
電子帳簿保存システムとは
電子帳簿保存システムとは国税関係の書類を効率的に電子保存できるITツールです。電子帳簿保存システムを活用して国税関係の書類を管理できれば、保存・管理にコストや人的負担のかかる紙の書類から開放されます。パソコンやインターネット環境が整っていれば、かさばる国税関係の書類をすっきりと管理できるのです。現在ではさまざまなタイプの電子帳簿保存システムが登場しており、最適なサービス選定を行えれば企業の電子化を加速させられます。
企業としては2022年1月から電子取引情報の電子保存が義務化されるため、電子帳簿保存法の必要要件を満たしたシステムの導入は急務です。ただし、やむを得ない事情があるなど電子化の対応が間に合わない場合は、2023年12月31日までの2年間の猶予期間が定められています。
システム対応すべき背景
システム対応で電子化を進める企業が増えている背景にあるのは法改正だけではありません。
まず、企業はインボイス制度の開始への対応を求められます。インボイス制度は消費税納税の透明性を図るための制度で、2023年10月より運用が開始される予定です。取引内容・消費税率・消費税額などの記載要件を満たした書類を保存しておく必要があり、経理処理など事務作業の負担増加が予想されます。事務担当者の負担を軽減し業務を適正に処理するためには、システムの電子化が欠かせません。
また、SDGsの観点からもシステム対応による電子化は重要な取り組みです。SDGsとは、2030年までに持続可能でより良い世界を目指すための国際目標です。17のゴール・169のターゲットから構成されています。環境保護に関する目標を達成するためにも、無駄な紙の使用は減らしていかなければなりません。とにかく紙で印刷して保存するという企業の文化は変えていかなければならないのです。
電子帳簿保存システムの主な機能
電子帳簿保存システムは企業の業務を効率的に行うために欠かせません。電子帳簿保存システムの代表的な機能について見ていきましょう。
- 認定タイムスタンプなどによる真正性の担保
- 日付・金額・取引先などでの検索機能
- スキャナ保存制度の要件を満たしたスキャン機能
- 画像の文字情報を認識し、データ化するOCR機能
なお、電子帳簿保存法の対象となる国税関係の書類には、契約書・見積書・注文書・納品書・検収書・請求書・領収書などがあります。ただし、システムによっては管理できる書類の種類や範囲が異なるため、対応範囲を必ず確認しましょう。
電子帳簿保存法の対応におすすめのシステム
帳簿の書類別に電子帳簿保存法の対応におすすめのシステムをご紹介します。
領収書などの精算
領収書・クレジットカード・電子マネーでの決済は「経費精算システム」の導入を検討しましょう。領収書の画像データをシステムへアップロードしたり、クレジットカードのWEBサイトとシステムを連携させたりすることで自動的に電子帳簿保存法対応の電子保存を行えます。
請求書の発行と送付
紙で請求書の発行を行う際には、電子帳簿保存法に対応した「販売管理ソフト」および「販売管理システム」を利用しましょう。要件として定められている訂正削除履歴が保存されるデータの作成が可能です。対応ソフトやシステムを使用してデータの内容を確認できれば電子保存は完了です。
また、メールやWeb上で請求書を電子発行する際には、電子帳簿保存法に対応した「クラウド請求システム」の導入がおすすめです。電子帳簿保存法の要件を満たせるため、同法に対応した電子データの作成ができます。
請求書の受領
紙の請求書を受領した際にはスキャンした画像データを保存して、これにタイムスタンプを付与します。ただし、このケースでは、請求書などの画像データのほかに関連した書類やデータの保存も必要です。領収書などの精算に対応するシステムを活用することで、電子帳簿保存法の要件を満たした電子保存が可能です。
取引先が電子発行した請求書を受領したケースでは、タイムスタンプを付与すればそのまま電子保存できます。ただし、社内において作業を完了させる場合には、後からデータ内での検索を可能にするなどデータのファイリングが必要です。
会計データ作成
帳簿の電子化には電子帳簿保存法の要件を満たした「会計ソフト」や「クラウド会計システム」を活用しましょう。例えば、出納帳などの内容を会計ソフトへ入力すれば、仕訳日記帳が作成され、これを集計すると総勘定元帳・貸借対照表・損益計算書が作成されます。電子帳簿保存法に対応した会計ソフトの使用で、これらの帳簿間の関連性も確保されます。
電子帳簿保存法の対応にシステムを導入するメリット
電子帳簿保存システムの導入は、電子帳簿保存法への対応以外にもメリットがあります。この章では3つのメリットをご紹介します。
書類管理の効率アップ
書類を電子保存するようになればファイリングをはじめ保管・管理などの作業が不要になり、電子取引情報を印刷して管理する手間も減らせます。さらに、全国の支社にある書類を集約するのにかかっていた時間を省くことも可能です。紙で帳簿などを保存している場合だと過去の請求書の確認に長い時間を要しますが、電子保存であれば日付や取引先名から簡単に検索できます。
内部統制強化
電子帳簿保存法は書類の真正性の担保を要件として求めています。電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することで、書類の改ざんや差し替えなどの不正が行われるリスクが減ります。さらに、原本を確認するためにわざわざ会社に出社する必要がなくなったり、災害が起きた際にデータを紛失してしまうリスクを低減できたりと管理体制の健全化を図れるのです。
原本の保管にかかる負荷軽減
これまでは帳簿などの紙の書類を7年間保存しておく必要がありましたが、電子保存が正しくできていれば破棄が可能になりました。そのため、社内で保管スペースを確保するためのコストや、書類を紛失してしまうリスクを軽減できます。
電子帳簿保存システムを選ぶポイント
電子帳簿保存システムを選ぶ際に、どのような点に気を付ければ良いのでしょうか。この章では電子帳簿システムを選ぶうえでのポイントをご紹介します。
目的に応じたタイプ選び
電子帳簿保存システムは導入の目的に応じて3つのタイプに分けられます。それぞれの特徴を見ていきましょう。
専用タイプ
さまざまな書類を電子帳簿保存したい場合は、専用タイプをおすすめします。専用タイプは、請求書や領収書をはじめ、契約書・発注書・送り状なども含めて、幅広い書類の電子保存が可能です。電子帳簿保存法の改正を機に、ペーパーレス化をトータルで推進してしまうことも一つの手です。また、電子保存にのみ特化しているシステムは値段が比較的安い商品が多く、無料で利用できるシステムもあるため気軽に試してみましょう。
請求書受領タイプ
受領する請求書を中心に電子帳簿保存する場合は、請求書受領タイプが向いています。最近では紙の請求書をOCRで読み取って、データ入力から保管までを代行してくれるサービスも登場しました。そして、請求書受領タイプを導入する際には、JIIMA認証のシステムを選ぶようにしましょう。JIIMA認証とは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が、市販されているソフトウェアやソフトウェアサービスが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満たしていると判断された証です。
経費精算タイプ
経費精算で領収書を中心に電子保存したい場合は、経費精算タイプを選定してみましょう。領収書や請求書など経費精算に必要な書類を効率的に電子保存したいなら、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムがぴったりです。書類の電子保存のみならず経費精算業務まで効率化が期待できます。
自社の既存システムとの連携
電子帳簿保存システムを導入する際に、自社の既存システムと連携ができると便利です。例えば、請求書・見積書・納品書などをデジタル化して一括で管理する場合、基幹システムと連携させれば管理だけでなく帳票データの活用も捗ります。
バックオフィス業務改善ならシステムインテグレータ
多くの企業で人手不足が大きな課題となっていますが、バックオフィス業務にはいまだに属人化した作業やアナログ業務が残っており、企業の成長と発展を阻む大きな壁となっています。
バックオフィスの業務プロセスを最適化することで、コスト削減や属人化の防止だけでなく企業全体の生産性向上にもつながります。
当社はERPをはじめとする情報システムの豊富な導入実績をもとに、お客様一人ひとりのニーズに合わせた最適な改善策を提案します。業務の洗い出しや問題点の整理など、導入前の課題整理からお手伝いさせていただきます。
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まとめ
電子帳簿保存法の改正により、ペーパーレス化がさらに促進されます。従来の国税関係の書類を紙で管理する方法は、手間とコストに大きな問題がありました。電帳法改正による要件緩和で、制度導入のハードルは下がりました。システムを導入する際は、目的に応じたシステムであり、自社の既存システムとの連携ができるかといった点を考慮しましょう。
システム導入においては、ERPの利用も選択肢の一つです。ERPの導入について詳細をまとめた資料もありますので、こちらも併せてご覧ください。
